Organizzazione dei contenuti: i Tag e le Liste
Introduzione
Uno degli aspetti più importanti nella gestione di un database è riuscire a organizzare le informazioni in modo che siano facili da ritrovare e da utilizzare nel tempo. In Artshell questo è possibile grazie a due strumenti complementari: Tag e Liste.
Anche se vengono spesso utilizzati insieme, hanno funzioni diverse. I Tag servono a classificare gli elementi attraverso parole chiave personalizzate; le Liste, invece, permettono di raggrupparli in base a criteri definiti da te.
Comprendere la differenza tra questi due strumenti ti aiuterà a organizzare il database in modo più efficace e a sfruttare al meglio la barra di ricerca di Artshell.
Se non hai ancora familiarità con la ricerca avanzata, ti consigliamo di leggere prima l'articolo dedicato alla Barra di ricerca, che rappresenta la base del funzionamento di Tag e Liste:
Tag o Liste?
Anche se possono sembrare simili, Tag e Liste rispondono a esigenze diverse.
| Se vuoi... | Usa |
|---|---|
| Classificare un'opera come ad esempio "Importante" | Tag |
| Identificare tutti i collezionisti VIP | Tag |
| Preparare le opere da esporre a una fiera | Lista |
| Creare un gruppo di destinatari per una newsletter | Lista |
| Creare una lista che raccolga automaticamente tutti i contatti VIP | Tag + Lista |
Cosa sono i tag
I tag sono etichette composte da uno o più termini che puoi associare ad artisti, opere, contatti, eventi e insight per organizzarli in modo efficiente.
Servono ad aggiungere informazioni che ti permettono di classificare e ritrovare rapidamente i contenuti del database.
Qui di seguito vedi un esempio di tag all'interno di una scheda opera:
Come utilizzare correttamente i Tag
Per ottenere un database ordinato è importante definire una logica coerente prima di iniziare a creare nuovi tag.
Utilizza i tag solo quando necessario
Prima di creare un nuovo tag chiediti se quell'informazione è già presente in un campo specifico di Artshell.
Ad esempio, non è necessario creare un tag come:
- Michelangelo
- Disponibile
- Milano
Un errore comune è quello di utilizzare i tag per informazioni che sono già presenti in campi specifici del database. Questo può portare a ridondanza, incoerenza e confusione. I tag ti permettono di aggiungere metadati flessibili e soggettivi.
I tag sono più utili per classificare informazioni trasversali, come:
- temi;
- tipologie di collezionisti;
- interessi;
- categorie personalizzate.
Mantieni una struttura coerente
I tag funzionano meglio quando seguono una logica condivisa.
Ad esempio puoi organizzare i movimenti artistici in modo progressivo, dal generale al particolare:
Prima di iniziare ad archiviare, prenditi del tempo per riflettere sulle categorie principali che desideri utilizzare, considerando i diversi aspetti del tuo database e della tua collezione.
Fai attenzione agli errori di battitura
Anche un piccolo refuso genera un nuovo tag. Fai attenzione alle maiuscole/minuscole, singolare/plurale e abbreviazioni. Prima di creare un nuovo tag verifica quindi che non ne esista già uno equivalente.
Come inserire i tag
I tag possono essere utilizzati nelle sezioni:
- Artisti
- Opere
- Contatti
- Eventi
- Insight
Per Opere e Contatti è possibile anche impostare i tag dai rispettivi file Excel di import.
Per gli insight, invece, i tag possono essere assegnati solo manualmente, uno alla volta.
Consulta gli articoli dedicati per approfondire:
Cosa sono le liste
Le Liste sono contenitori che raggruppano gli elementi del database in base a determinati criteri da te definiti. Le liste possono essere create, eliminate, organizzate e riordinate secondo le tue esigenze.
A differenza dei tag, non descrivono un elemento ma permettono di raccogliere più elementi per uno scopo specifico.
Ad esempio puoi creare una lista per:
- una mostra;
- una fiera;
- una selezione di opere;
- una newsletter;
- un evento dedicato ai collezionisti.
Artshell mette a disposizione due tipologie di liste:
Liste automatiche
Le Liste automatiche si chiamano in questo modo perchè si aggiornano in tempo reale, in base a regole e filtri definiti da te. Ogni volta che un elemento soddisfa quei criteri entra automaticamente nella lista; quando non li soddisfa più, viene rimosso.
Assegni il tag #ITA ai contatti italiani e #ENG a quelli internazionali.
È come avere un filtro intelligente che seleziona i contatti in base a un criterio specifico. Questo tipo di organizzazione è molto utile anche se usi la Newsletter di Artshell, così da avere due bacini di utenti sempre aggiornati a cui indirizzare le comunicazioni in lingue diverse.
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Lo stesso principio può essere applicato anche alle opere.
Ad esempio puoi creare una lista automatica che unisca dei criteri:
- opere dell'artista Boldini Giovanni;
- con stato Disponibile;
- presenti nel luogo Milano.
Ogni modifica alle opere aggiornerà automaticamente anche la lista.
Liste manuali
Le Liste manuali sono contenitori statici e, a differenza delle liste automatiche, il loro contenuto non cambia finché non intervieni manualmente. Sono molto utili nel caso di eventi temporanei o esclusivi come fiere, mostre o cocktail party oppure se si vuole dedicare una comunicazione a un determinato segmento di utenti.
Ad esempio puoi creare una lista per:
- le opere da esporre alla prossima fiera;
- una selezione da inviare a un curatore;
- gli invitati a un evento esclusivo;
- i destinatari di una comunicazione specifica.
Gestire le liste
Dove trovo le liste?
Le liste sono disponibili cliccando sul nome della sezione (ad esempio Opere, Artisti o Contatti) nella parte superiore sinistra dello schermo.
Consulta gli articoli dedicati per approfondire:
Come visualizzo il contenuto di una lista?
Nel pannello laterale delle liste, ogni lista mostra il numero di elementi che contiene. Cliccando sul nome della lista, il contenuto della sezione si aggiorna mostrando solo gli elementi contenuti in quella lista. Il nome della lista selezionata apparirà in alto a sinistra al posto della voce generale.
Per tornare alla vista completa è sufficiente selezionare Tutte le opere, Tutti gli artisti, Tutti i contatti, ecc
Come posso riordinare le mie liste?
Puoi modificare l'ordine delle liste trascinandole verso l'alto o verso il basso.
Ecco una breve dimostrazione:
Come ri-nomino o elimino una lista?
Entrambe le operazioni sono disponibili dal menu posto accanto al nome della lista.
Clicca la voce Rinomina lista, per dare un nuovo nome alla lista e premi INVIO dalla tastiera per confermare.
Clicca la voce Cancella lista per eliminare la lista.
Attenzione: eliminare una lista non elimina gli elementi che contiene. Verrà rimossa soltanto la lista, mentre artisti, opere, contatti o eventi resteranno invariati nel database.
Conclusioni
Tag e Liste sono due strumenti complementari.
I Tag servono a descrivere e classificare gli elementi del database.
Le Liste servono invece a organizzarli e raccoglierli in base a uno scopo specifico.
Utilizzati insieme, permettono di costruire un database ordinato, semplice da consultare e facile da mantenere nel tempo, rendendo più rapide le ricerche, la preparazione delle newsletter, la gestione degli eventi e la selezione dei contenuti.
Per approfondire il funzionamento di Artshell ti consigliamo di leggere anche: