Organizza i contatti con i Tag e le Liste

Introduzione

I Tag e le Liste ti permettono di organizzare i contatti, segmentare il tuo database e ritrovare rapidamente le persone che ti interessano.

In questo articolo scopri come creare, assegnare e rimuovere i tag, oltre a organizzare i contatti in liste manuali e automatiche.

Un sistema di tagging ben strutturato ti permette di:

filtrare rapidamente i contatti;
creare segmentazioni mirate;
pianificare azioni di comunicazione e follow-up;
trasformare la tua rubrica in un vero strumento di gestione relazionale.

Prima di iniziare

Se non conosci ancora il funzionamento di Tag e Liste, consulta questi articoli:

Prima di creare i tuoi tag

Evita di creare tag che duplicano informazioni già presenti nell'anagrafica del contatto (ad esempio Città, Nazione, Posizione o Tipologia di contatto).

Utilizza i tag per aggiungere informazioni utili alla segmentazione del database e all'organizzazione dei contatti.

I tag dovrebbero aggiungere un livello strategico di classificazione, non replicare dati strutturati.

Di seguito trovi alcune categorie utili da cui puoi partire. Naturalmente puoi adattarle alla tua organizzazione e al tuo metodo di lavoro.

Gruppi strategici	Team, Family, Amici, Inner Circle, VIP, Cliente (Attuale), Cliente (Potenziale), Ex-Cliente, Partner, Fornitore, Collaboratore, Ex-Collega. Puoi anche distinguere tra Contatto regolare e Contatto sporadico.
Demografici	Ad esempio per generazione: Silent Generation (1928–1945), Baby Boomers (1946–1964), Gen X (1965–1980), Millennials / Gen Y (1981–1996), Gen Z (1997–2012), Gen Alpha (2013–2025)
Interessi professionali	Fintech, Finance, Legal, Marketing, Moda, Architettura, AI, ecc.
Interessi personali / hobby	Sport (Golf, Tennis, Vela) e passioni (Enogastronomia, Musica, Volontariato, Pet lover, ecc.).
Interessi artistici	Artista, Medium, Tecnica, Periodo, Formati, Range di prezzo, Frequenza d’acquisto (alta, media, bassa).
Fonte di acquisizione / referral	Stand fiera, Evento in presenza, Introdotto da [Nome], Social media, Form del sito, In viaggio, ecc. Puoi utilizzare la sezione Note per spiegare maggiormente il tag.
CRM (Customer Relationship Management)	Ad esempio: Lead (Nuovo), contattato, in trattativa, proposta inviata, cliente acquisito, cliente perso o non interessato. Stato di interazione: da contattare, follow-up in [Data], in attesa di risposta.

Gestisci i Tag

Con i tag puoi etichettare e categorizzare i contatti per facilitarne la ricerca, l'organizzazione e l'esportazione.

Nota: Le procedure descritte di seguito utilizzano il pannello Gestisci. Dopo aver selezionato uno o più contatti, il pannello compare automaticamente sulla destra. Se dopo la selezione non lo visualizzi, clicca l'icona in alto a destra.

Crea un nuovo tag

Puoi creare un nuovo tag dalla scheda di un contatto oppure dal pannello Gestisci.

Dalla scheda contatto

Seleziona un contatto e poi clicca l'icona in alto per entrare in modalità modifica.
Nel campo Aggiungi un tag, digita il nome del nuovo tag.
Premi INVIO dalla tastiera.
Clicca Salva in alto per confermare.

Dal pannello Gestisci

Questo metodo è consigliato se vuoi assegnare il nuovo tag a più contatti contemporaneamente.

Seleziona i contatti con l'icona .
Nel pannello Gestisci che vedi comparire a destra clicca Aggiungi tag.
Clicca + Crea tag.
Inserisci nello spazio indicato il tag che vuoi creare e poi clicca Crea tag. Clicca Annulla per tornare indietro.
Clicca il tasto Aggiungi in basso a destra per applicare il tag creato ai contatti selezionati.

Nota: Il numero tra parentesi accanto a ciascun tag indica a quanti contatti è assegnato.

Suggerimento: Prima di creare un nuovo tag, verifica tramite la barra di ricerca che non ne esista già uno con lo stesso nome o con un nome simile.

Aggiungi un tag esistente

Seleziona i contatti con l'icona .
Nel pannello Gestisci che compare a destra clicca Aggiungi tag.
Cerca il tag tramite la barra di ricerca.
Spunta la casella accanto al tag per selezionarlo.
Clicca Aggiungi in basso a destra per applicare il tag ai contatti selezionati.

Rimuovi un tag

Puoi rimuovere un tag dalla scheda di un singolo contatto oppure da più contatti contemporaneamente.

Dalla scheda contatto

Seleziona un contatto e poi clicca l'icona in alto per entrare in modalità modifica.
Clicca l'icona a forma di X accanto al tag che vuoi cancellare per eliminarlo.
Clicca Salva in alto per confermare.

Dal pannello Gestisci

Seleziona i contatti con l'icona .
Nel pannello Gestisci che compare a destra clicca Rimuovi tag.
Usa la barra di ricerca per cercare il tag che vuoi rimuovere, poi spunta la casella accanto al tag per selezionarlo (puoi anche rimuovere più tag contemporaneamente).
Clicca Rimuovi in basso a destra per rimuovere il tag.

Nota: Nell'elenco vengono mostrati solo i tag presenti nei contatti selezionati.

Importante: Un tag viene eliminato definitivamente solo quando non è più associato ad alcun contatto. Per maggiori informazioni consulta l'articolo Come eliminare un tag non più in uso.

Gestisci le Liste

Le liste ti permettono di raggruppare i contatti in base ai criteri che preferisci.

Esistono due tipi di liste:

Manuali, che aggiorni tu manualmente.
Automatiche, che si aggiornano automaticamente in base ai criteri impostati.

Per visualizzare tutte le liste create, clicca il nome della sezione Contatti in alto a sinistra.

Liste manuali

Le liste manuali rimangono invariate finché non le modifichi.

Crea una lista manuale

Seleziona i contatti con l'icona .
Nel pannello Gestisci che vedi comparire a destra clicca Aggiungi a lista.
Dato che la lista alla quale vuoi aggiungere i contatti non è ancora stata creata, clicca + Crea lista.
Inserisci nello spazio indicato il nome della lista che vuoi creare e poi clicca Crea lista. Clicca Annulla per annullare l'operazione.
Clicca il tasto Aggiungi in basso a destra per inserire i contatti selezionati nella lista appena creata.

Aggiungi contatti a una lista manuale

Seleziona i contatti con l'icona .
Nel pannello Gestisci che compare a destra clicca Aggiungi a lista.
Usa la barra di ricerca per cercare la lista a cui vuoi aggiungere i contatti, poi spunta la casella accanto alla lista per selezionarla.
Clicca il tasto Aggiungi in basso a destra per aggiungere i contatti alla lista selezionata.

Nota: Il numero tra parentesi accanto a ciascuna lista indica quanti contatti contiene.

Rimuovi contatti da una lista manuale

Seleziona i contatti con l'icona . Se vuoi rimuovere molti contatti, ti consigliamo di aprire direttamente la lista manuale da modificare.
Nel pannello Gestisci che compare a destra clicca Rimuovi da lista.
Usa la barra di ricerca per cercare la lista dalla quale vuoi rimuovere i contatti, poi spunta la casella accanto alla lista per selezionarla.
Clicca il tasto Rimuovi in basso a destra per rimuovere i contatti dalla lista selezionata.

Liste automatiche

Le liste automatiche si aggiornano da sole: quando un contatto soddisfa i criteri della lista viene aggiunta automaticamente, mentre viene rimossa quando non li soddisfa più.

Crea una lista automatica

Utilizza la barra di ricerca nella sezione Contatti per impostare uno o più criteri di ricerca.
Premi INVIO.
Clicca l'icona di Salva ricerca.
Inserisci il nome della lista.
Clicca Salva lista.

Suggerimento: includi nel nome della nuova lista automatica anche i criteri che hai utilizzato per crearla. Questo ti aiuterà a identificarla rapidamente in futuro. Ad esempio un nome per la lista creata nell'immagine precedente potrebbe essere: " Contatti vip di milano - tag 'vip' + in 'Milano'".

Aggiungi contatti a una lista automatica

Per includere un contatto in una lista automatica, assicurati che rispetti i criteri stabiliti durante la creazione della lista. Il contatto verrà aggiunto automaticamente non appena soddisferà tali requisiti.

Rimuovi contatti da una lista automatica

Allo stesso modo, non è possibile rimuovere manualmente un contatto da una lista automatica. I contatti vengono rimossi automaticamente dalle liste automatiche quando non soddisfano più i criteri definiti.

Ordina le liste

Puoi modificare l'ordine delle liste in qualsiasi momento.

Clicca il nome della sezione Contatti in alto a sinistra.
Porta il cursore sopra una lista fino a visualizzare l'icona di trascinamento.
Trascina la lista verso l'alto o verso il basso per posizionarla dove preferisci.

Conclusioni

Ora sai come utilizzare Tag e Liste per organizzare i contatti in Artshell.

I tag ti aiutano a classificare e ritrovare rapidamente i contatti, mentre le liste ti permettono di creare raccolte manuali o automatiche in base ai criteri che preferisci.