Organizza i contatti con i Tag e le Liste
Introduzione
Artshell mette a disposizione due strumenti fondamentali per organizzare e gestire in modo strategico la tua sezione contatti: i Tag e le Liste.
In questo articolo trovi come creare, assegnare e rimuovere uno o più tag dai tuoi contatti e come organizzarli in liste manuali o automatiche, così da segmentare il tuo pubblico in modo efficace e personalizzato.
Un sistema di tagging ben strutturato ti permette di:
- filtrare rapidamente i contatti;
- creare segmentazioni mirate;
- pianificare azioni di comunicazione e follow-up;
- trasformare la tua rubrica in un vero strumento di gestione relazionale.
Prerequisiti e suggerimenti
Prima di iniziare a creare ed assegnare tag, ti consigliamo di leggere i seguenti articoli preparatori e seguire i nostri suggerimenti:
Come prima regola, evita di creare tag che duplicano informazioni già presenti nei campi dell’anagrafica del contatto e già ricercabili (ad esempio Città, Nazione, Posizione o Tipologia di contatto).
I tag dovrebbero aggiungere un livello strategico di classificazione, non replicare dati strutturati.
Di seguito trovi alcune categorie utili da cui puoi partire. Naturalmente puoi adattarle alla tua organizzazione e al tuo metodo di lavoro.
| Tag per gruppi strategici |
Team, Family, Amici, Inner Circle, VIP, Cliente (Attuale), Cliente (Potenziale), Ex-Cliente, Partner, Fornitore, Collaboratore, Ex-Collega. Puoi anche distinguere tra Contatto regolare e Contatto sporadico. |
| Tag demografici |
Maschio, Femmina, Altro Generazione: Silent Generation (1928–1945), Baby Boomers (1946–1964), Gen X (1965–1980), Millennials / Gen Y (1981–1996), Gen Z (1997–2012), Gen Alpha (2013–2025) |
| Interessi professionali | Fintech, Finance, Legal, Marketing, Moda, Architettura, AI, Sostenibilità, ecc. |
| Interessi personali / hobby |
Sport (Golf, Tennis, Vela), Passioni (Enogastronomia, Musica, Volontariato, Pet lover, ecc.). |
| Interessi artistici | Artista, Medium, Tecnica, Periodo, Formati, Range di prezzo, Frequenza d’acquisto (alta, media, bassa). |
| Fonte di acquisizione / referral | Stand fiera, Evento in presenza, Introdotto da [Nome], Social media, Form del sito, In viaggio, ecc. Puoi utilizzare la sezione Note per spiegare maggiormente il tag. |
| Tag CRM (Customer Relationship Management) |
Stato di interazione
|
Crea e gestisci i Tag per i contatti
I tag ti permettono di etichettare e categorizzare i contatti per facilitarne la ricerca, l’organizzazione e l’esportazione.
Di seguito trovi le azioni che puoi compiere con i tag:
Clicca i titolo per espanderli:
Crea un nuovo tag
Ci sono due modi per creare un tag:
-
Dalla scheda contatto:
- Seleziona un contatto e poi clicca l'icona in alto per entrare in modalità modifica.
- Nel campo Aggiungi un tag, digita il nome del nuovo tag e premi INVIO dalla tastiera.
- Clicca Salva in alto per confermare.
-
Dalla sezione Gestisci (consigliata se desideri aggiungere il tag a più contatti):
Artshell ti permette di assegnare un tag anche a molti contatti contemporaneamente:
- Seleziona i contatti con l'icona .
- Nel pannello Gestisci che vedi comparire a destra clicca Aggiungi tag. Se non vedi apparire il pannello (ad esempio, a causa di una dimensione ridotta dello schermo) clicca l'icona in alto a destra.
- Clicca + Crea tag.
-
Inserisci nello spazio indicato il tag che vuoi creare e poi clicca Crea tag. Clicca Annulla per tornare indietro.
Nota Il numero tra parentesi accanto a ciascun tag indica quanti contatti sono collegati a quello specifico tag. - Clicca il tasto Aggiungi in basso a destra per applicare il tag creato ai contatti selezionati.
Aggiungere un tag esistente a una selezione di contatti
- Seleziona i contatti con l'icona .
- Nel pannello Gestisci che compare a destra clicca Aggiungi tag. Se non vedi apparire il pannello (ad esempio, a causa di una dimensione ridotta dello schermo) clicca l'icona in alto a destra.
- Usa la barra di ricerca per cercare il tag che vuoi assegnare, poi spunta la casella accanto al tag per selezionarlo.
- Clicca il tasto Aggiungi in basso a destra per applicare il tag ai contatti selezionati.
Rimuovere un tag
Puoi rimuovere un tag in due modi:
-
Dalla scheda del contatto:
- Seleziona un contatto e poi clicca l'icona in alto per entrare in modalità modifica.
- Clicca l'icona X accanto al tag che vuoi cancellare per eliminarlo.
- Clicca Salva in alto per confermare.
- Dal pannello Gestisci (consigliata se desideri rimuovere il tag da molti contatti):
- Seleziona i contatti con l'icona .
- Nel pannello Gestisci che compare a destra clicca Rimuovi tag. Se non vedi apparire il pannello (ad esempio, a causa di una dimensione ridotta dello schermo) clicca l'icona in alto a destra.
-
Usa la barra di ricerca per cercare il tag che vuoi rimuovere, poi spunta la casella accanto al tag per selezionarlo (puoi anche rimuovere più tag contemporaneamente).
Nota Nell’area Rimuovi tag compaiono solo i tag presenti all’interno delle schede dei contatti che hai selezionato. - Clicca Rimuovi in basso a destra per rimuovere il tag.
Nota: Per rimuovere definitivamente un tag non più in uso, devi eliminarlo da tutte le schede in cui è stato applicato. Per i passaggi completi, consulta l’articolo: Come eliminare un tag non più in uso.
Crea e gestisci le Liste per i contatti
Con Artshell hai la possibilità di organizzare e raggruppare i contatti in un numero illimitato di liste. Come hai già visto nell'articolo introduttivo Organizzazione dei contenuti: i Tag e le Liste le liste possono essere di due tipi: Manuali o Automatiche.
Puoi accedere all'elenco delle liste create cliccando il titolo della sezione in alto a sinistra.
Crea le liste
Clicca i titoli per espanderli:
Crea una lista Manuale
Per creare una lista manuale - ovvero una lista statica nel tempo:
- Seleziona i contatti con l'icona .
- Nel pannello Gestisci che vedi comparire a destra clicca Aggiungi a lista. Se non vedi apparire il pannello (ad esempio, a causa di una dimensione ridotta dello schermo) clicca l'icona in alto a destra.
- Dato che la lista alla quale vuoi aggiungere i contatti non è ancora stata creata, clicca + Crea lista.
- Inserisci nello spazio indicato il nome della lista che vuoi creare e poi clicca Crea lista. Clicca Annulla per annullare l'operazione.
- Clicca il tasto Aggiungi in basso a destra per inserire i contatti selezionati nella lista appena creata.
Crea una lista Automatica
Per creare una lista automatica - ovvero una lista che si aggiorna nel tempo - inizia utilizzando la barra di ricerca della sezione contatti.
Inserisci uno o più criteri che vuoi compongano la tua lista e poi premi INVIO dalla tastiera. La ricerca prodotta può essere ora salvata cliccando l'icona
in alto a destra.
Qui di seguito vedi un esempio in cui sono stati cercati i contatti contrassegnati il tag vip e che si trovano a Milano.
Dopo aver cliccato l'icona
, scegli il nome della lista automatica. Infine, clicca Salva lista.
Gestisci le liste
Clicca i titolo per espanderli:
Aggiungi elementi a una lista esistente
Aggiungi contatti a una lista Manuale:- Seleziona i contatti con l'icona .
- Nel pannello Gestisci che compare a destra clicca Aggiungi a lista. Se non vedi apparire il pannello (ad esempio, a causa di una dimensione ridotta dello schermo) clicca l'icona in alto a destra.
- Usa la barra di ricerca per cercare la lista a cui vuoi aggiungere i contatti, poi spunta la casella accanto alla lista per selezionarla.
Nota: Il numero tra parentesi accanto a ciascuna lista indica da quanti contatti è composta quella specifica lista. - Clicca il tasto Aggiungi in basso a destra per aggiungere i contatti alla lista selezionata.
Aggiungi contatti a una lista Automatica:
Per includere un contatto in una lista automatica, assicurati che rispetti i criteri stabiliti durante la creazione della lista. Il contatto verrà aggiunto automaticamente non appena soddisferà tali requisiti.Rimuovi elementi da una lista
Rimuovi contatti da una lista Manuale:
- Seleziona i contatti con l'icona . Se vuoi rimuovere molti eventi ti consigliamo di aprire direttamente la lista manuale da modificare.
- Nel pannello Gestisci che compare a destra clicca Rimuovi da lista. Se non vedi apparire il pannello (ad esempio, a causa di una dimensione ridotta dello schermo) clicca l'icona in alto a destra.
- Usa la barra di ricerca per cercare la lista dalla quale vuoi rimuovere i contatti, poi spunta la casella accanto alla lista per selezionarla.
Nota: Il numero tra parentesi vicino a ogni lista indica da quanti contatti è composta quella specifica lista. - Clicca il tasto Rimuovi in basso a destra per rimuovere i contatti dalla lista selezionata.
Rimuovi contatti da una lista Automatica:
I contatti vengono rimossi automaticamente dalle liste automatiche quando non soddisfano più i criteri definiti. Per rimuovere un contatto, ti basta assicurarti che non rispetti più i requisiti della lista desiderata.
Personalizza l'ordine delle liste
- Clicca il nome della sezione Contatti in alto a sinistra.
- Posiziona il cursore sopra una lista per vedere apparire l'icona a forma di mano.
- Trascina ogni lista in alto o in basso per organizzarle nell'ordine che preferisci.
Conclusioni
Saper utilizzare al meglio Tag e Liste all'interno del tuo indirizzario in Artshell è essenziale per mantenere una gestione strutturata, efficiente e personalizzata dei tuoi contatti.
Questi strumenti ti permettono di categorizzare facilmente le persone e le organizzazioni con cui collabori, di creare gruppi mirati per invii, comunicazioni e campagne, e di ritrovare rapidamente i contatti più rilevanti in base alle tue esigenze operative. Che tu abbia bisogno di una selezione statica per una comunicazione specifica o di un'organizzazione dinamica che si aggiorna automaticamente nel tempo, investire tempo nella configurazione dei Tag e delle Liste ti aiuterà a risparmiare risorse, migliorare l'efficacia del tuo lavoro e mantenere il tuo database sempre ordinato e aggiornato.