Exportation des Contacts

Introduction

Artshell vous permet d'exporter les « Contacts s » présents dans votre compte au format Excel, afin de pouvoir les gérer, les analyser ou les intégrer à d'autres outils externes.

Lors de l'exportation, les données sont automatiquement réparties sur plusieurs feuilles, chacune étant consacrée à un type d'information spécifique : données personnelles, adresses, e-mails, numéros de téléphone, liens, etc.

Ce guide vous accompagne étape par étape tout au long du processus consistant à :

sélection des fichiers « Contacts » à exporter,
configuration des options d'exportation,
regroupement des données dans une seule feuille de calcul (facultatif), ce qui permet d'obtenir une vue d'ensemble complète pour chaque contact.

Important : pour garantir le bon téléchargement des fichiers exportés depuis Artshell, vérifie que les paramètres de ton navigateur autorisent le téléchargement automatique des fichiers.

Dans les options d'exportation, vous trouverez des boutons que vous pouvez activer ou désactiver pour inclure ou exclure certaines fonctionnalités ou certains détails situés à côté d'eux.

Regardez ci-dessous la courte vidéo explicative:

Sélectionnez les « Contacts » à exporter

L'exportation commence toujours par la sélection des fichiers « Contacts » à inclure à l'aide de l'icône en haut à droite. Pour une explication plus détaillée de cette fonctionnalité, consultez l'article « Introduction » de la section Contacts.

Une fois que vous avez sélectionné les Contacts, le panneau de menu s'affiche automatiquement à droite Gérer. Si le panneau n'apparaît pas (en raison de la petite taille de l'écran), cliquez sur l'icône en haut à droite :

Cliquez sur l'onglet « Excel », puis configurez les options d'exportation :

le nom du document
la langue
quelles informations inclure lors de l'activation des commutateurs

Chaque bouton correspond à une feuille du fichier Excel. En activant les boutons, vous pouvez inclure les données suivantes :

Détails: comprend toutes les données de la fiche de contact, à l'exception des informations déjà présentes dans les autres onglets. (Par exemple, vous trouverez ici : Type de contact, Poste, etc.)
Adresses
E-mail
Téléphones
Lien
Envoyé par: cette feuille n'apparaît que si vous avez utilisé Inviter, une fonctionnalité supplémentaire d'Artshell, avant de créer vos événements.

Si vous souhaitez consulter les éléments sélectionnés ou modifier votre sélection, cliquez sur « Éléments » dans le menu de navigation à gauche, puis sélectionnez « Gérer la sélection » pour ajouter ou supprimer Contacts.

Enfin, cliquez sur le bouton « Générer un fichier Excel » pour télécharger le fichier. Le fichier généré présente la structure suivante :

Remarque si vous utilisez Artshell Inviter :

Dans le fichier Excel exporté, un même contact peut apparaître sur plusieurs lignes s’il a reçu plusieurs invitations au fil du temps. C’est le cas, par exemple, lorsqu’un contact reçoit une invitation, puis bénéficie par la suite de mises à niveau, par exemple de VIP à SUPER VIP.

Artshell garde une trace de chaque invitation reçue et de chaque mise à niveau dont bénéficie le contact: si un contact a reçu au total trois invitations à la même adresse e-mail, trois lignes associées à cette adresse e-mail apparaîtront dans le fichier exporté.

Cette structure permet de conserver l'historique des invitations et des surclassements, sans écraser les informations précédentes.

Regroupez les données dans une seule feuille

Lorsque vous exportez les « Contacts » depuis Artshell, les données sont organisées en plusieurs feuilles au sein du fichier Excel, chacune étant dédiée à un type d'information spécifique (comme les coordonnées personnelles, les adresses, les e-mails, les numéros de téléphone, les liens, etc.).

N'oubliez pas que seules les feuilles correspondant aux informations que vous avez sélectionnées au moment de l'exportation seront incluses. Par exemple, si vous choisissez d'exporter uniquement les feuilles « Détails » et « Numéros de téléphone », le fichier ne contiendra que ces deux feuilles.

Pour obtenir une vue d'ensemble de toutes ces données, il faut créer une feuille récapitulative – que nous appellerons « Union » – dans laquelle regrouper les informations principales, en combinant des opérations manuelles et des formules automatiques. Actuellement, cette opération n'est pas effectuée automatiquement par Artshell ; nous allons donc vous guider étape par étape à l'aide des formules d'Excel.

Structure des données

Dans le fichier Excel exporté, vous trouverez une ou plusieurs feuilles, selon les options sélectionnées lors de l'exportation. Chaque feuille contient un type d'informations spécifique :

Détails: prénom, nom, entreprise, informations sur le poste, remarques, date de naissance.
Adresses: adresses physiques.
E-mail: adresses e-mail.
Téléphones: numéros de téléphone.
Lien: URL.

Toutes les feuilles contiennent une colonne commune intitulée « Artshell ID », qui correspond au code d'identification unique de chaque contact. Cet identifiant servira de référence pour le regroupement des données.

De plus, chaque feuille indique, dans les deux dernières colonnes, la date de création de la donnée et la date de sa dernière mise à jour, ce qui permet de suivre les éventuelles modifications au fil du temps.

Introduction : gestion des données en double

Certains Contacts s peuvent comporter plusieurs lignes dans des feuilles telles que « E-mails », « Adresses » ou « Numéros de téléphone » (par exemple, si un contact possède deux adresses e-mail). Dans ces cas-là, les formules de fusion afficheraient la valeur Erreur.

C'est pourquoi il est essentiel de traiter manuellement les doublons avant d'utiliser les formules.

Étape 1: Identifiez et isolez les « Contacts » dont l'Artshell ID est en double

Sélectionnez, dans la première feuille, la colonne contenant les identifiants Artshell.

Accédez à la page d'accueil >> Mise en forme conditionnelle >> Règles de mise en surbrillance des cellules >> Valeurs en double. ( Consultez l'article de Microsoft pour plus d'informations)

Validez la règle de mise en forme en cliquant sur OK. Vous pouvez également conserver la règle par défaut avec un remplissage rouge.

Répétez cette opération pour chaque feuille (E-mails, Adresses, Numéros de téléphone, Liens).

Dans notre cas, la feuille « Détails » ne contient pas de doublons, tandis que dans les autres feuilles, certains « Contacts » apparaissent sur plusieurs lignes, car un même Artshell ID est associé à plusieurs données (par exemple, deux adresses e-mail ou plusieurs numéros de téléphone).

Pour chaque contact apparaissant sur plusieurs lignes (c'est-à-dire avec un Artshell ID en double), choisissez une seule ligne à conserver : par exemple celle qui contient les informations les plus pertinentes ou les plus récentes.

Les lignes en double que vous ne souhaitez pas inclure pour l'instant peuvent être déplacées vers une feuille distincte — intitulée par exemple «Doublons »— afin de pouvoir les gérer ou les consulter ultérieurement.

Une fois ce nettoyage effectué, nous vous recommandons de supprimer les lignes vides qui pourraient subsister dans les feuilles d'origine, afin d'éviter toute erreur ou confusion lors de la phase de fusion des données.

Étape 2: Créez la feuille « Union »

Une fois la vérification des données en double terminée, vous pouvez passer à la création de la fiche récapitulative dans laquelle seront regroupées toutes les informations principales concernant les Contacts.

Cliquez sur le symbole « + » situé en bas de la barre des feuilles pour créer une nouvelle feuille.
Donnez un nom à la feuille, par exemple «Union». Si vous préférez, vous pouvez choisir un autre nom.
Dans la nouvelle feuille de calcul, collez dans la colonne A la liste complète des identifiants Artshell figurant dans les feuilles que vous avez incluses lors de l'exportation (par exemple : Détails, Adresses, E-mails, Numéros de téléphone, Liens).
Une fois les identifiants collés, sélectionnez toute la colonne A. Il est important que chaque identifiant n'apparaisse qu'une seule fois, afin d'avoir une ligne pour chaque contact.
Utilisez la commande Données >> Supprimer les doublons pour éliminer automatiquement les identifiants en double. (Consultez l'article de Microsoft pour plus d'informations)
Enfin, dans la ligne 1 de la feuille, saisissez les en-têtes des colonnes que vous souhaitez utiliser pour organiser les données à extraire (par exemple : Prénom, Nom, E-mail, Pays, etc.). Cela vous aidera à créer une feuille de fusion claire et bien structurée.

Vous obtenez ainsi une liste propre et unique d'identifiants Artshell, qui servira de point de départ pour établir le récapitulatif des données à l'aide des formules décrites à l'étape suivante.

Étape 3: Regrouper les données à l'aide de la formule RECHERCHEV (VLOOKUP)

Une fois la liste des identifiants Artshell saisie dans la feuille « Union », vous pouvez commencer à extraire automatiquement les informations des feuilles sources (Détails, Adresses, E-mails, etc.) à l'aide de la formule RECHERCHEV (en anglais : VLOOKUP).

Cette formule vous permet de rechercher une valeur (dans ce cas, l'ID du contact) dans une plage et de renvoyer le contenu d'une colonne spécifique sur la même ligne.

Structure de la formule (EXEMPLE)

=ERREUR(RECHERCHE.VERT($A2;Feuille!Plage;Colonne;FAUX);0)

Présentation des composants

=SI.ERREUR (...)	Il sert à gérer les erreurs (par exemple, ID introuvable).
RECHERCHER.VERT	recherche une valeur dans une colonne et renvoie une donnée associée dans une ligne correspondante.
$A2	La cellule dans laquelle se trouve l'identifiant à rechercher. Le symbole `$` bloque la colonne pendant la copie.
Feuille ! Plage	Le nom de la feuille et la plage de cellules dans laquelle effectuer la recherche, par exemple `Détails !$A$2:$M$31` . Les symboles `$` Ils verrouillent la colonne et la ligne pendant la copie.
Colonne	Le numéro de la colonne dans laquelle extraire la valeur.
FAUX	Cela indique que l'on souhaite une correspondance exacte.
;0 ou ; ""	Indique la valeur à renvoyer en cas d'erreur (0 (zéro) ou une cellule vide).

Important ! La plage A2:Z31 doit couvrir toutes les lignes de la feuille contenant des données. Si le nombre de lignes varie, nous vous recommandons d'étendre la plage, par exemple : A2:Z1000 ou A:Z pour inclure toute la colonne (mais en veillant aux performances).

Sélectionnez la cellule à laquelle vous souhaitez appliquer la formule, puis saisissez la formule directement dans la cellule ou dans la barre de formule située en haut, à côté de l'icône fx.

Après avoir saisi la formule dans la cellule B2, faites glisser le petit carré vert vers le bas pour la copier sur toutes les lignes de la feuille. Excel copiera automatiquement la formule pour chaque ligne, en adaptant la cellule de référence (par exemple A2, A3, A4…).

Attention ! Si vous souhaitez étendre la formule horizontalement, veillez à modifier correctement les références dans la formule.

Exemples concrets de formules

Récupérer le champ « Nom » à partir de la feuille « Détails »

Pour saisir le nom, vous devez entrer la formule suivante :

=ERREUR(RECHERCHE.VERT($A2;Détails!$A$2:$M$31;2;FAUX);0)

Récupère le champ « Nom » de la feuille « Détails »

Pour le nom de famille, en revanche, la formule sera la même, mais il faudra modifier le numéro de la colonne, car les noms de famille se trouvent dans la colonne 3.

Pour extraire des informations d'autres feuilles, telles que « Adresses » ou « E-mails », utilisez les formules suivantes :

Récupère le champ « Pays » à partir de la feuille « Adresses »

Pour récupérer le champ « Pays », utilisez la formule suivante :

=ERREUR(RECHERCHE.VERT($A2;Adresses!$A$1:$M$31;7;FAUX);0)

Dans ce cas, il a fallu modifier le nom de la feuille, qui sera « Adresses », ainsi que le numéro de la colonne, qui, dans la feuille « Adresses », est la colonne n° 7.

Voici le résultat :

Remarque : comme vous pouvez le constater, certaines valeurs affichent le chiffre 0, ce qui signifie que l'ID n'a pas été trouvé dans cet intervalle. Le contact Francesca Arancio Chiaro (ligne 2) n'a aucune adresse associée dans la feuille « Adresses ».

Récupérer le champ « E-mail » à partir de la feuille « E-mail »

Pour insérer le champ « E-mail », il faut saisir la formule suivante :

=ERREUR(RECHERCHE.VERT($A2;Email!$A$2:$M$31;6;FAUX);0)

Conclusions

L'exportation des « Contacts » depuis Artshell au format Excel est un outil utile et polyvalent qui vous permet d'obtenir une vue détaillée de vos données. La répartition en feuilles thématiques permet d'analyser de manière structurée chaque catégorie d'informations. Toutefois, pour faciliter la lecture, l'impression ou l'intégration avec d'autres systèmes, il peut être utile de regrouper toutes les données dans une seule feuille de calcul.

En suivant les étapes décrites dans ce guide — de la sélection des Contacts s jusqu'au regroupement des données à l'aide de la formule RECHERCHEV —, vous pourrez créer une feuille de synthèse claire et complète, personnalisée en fonction de vos besoins opérationnels.