La fonction « Cadenas »

Introduction

Lorsque vous travaillez avec le partage d’ Artworks, d’événements ou d’analyses, vous pouvez avoir des dossiers, des pièces jointes ou des contenus multimédias que vous souhaitez partager fréquemment, et d’autres que vous préférez garder confidentiels.

La fonction lock (ouvert ou fermé ) vous permet de gérer avec précision la visibilité de chaque élément, en choisissant ce que vous souhaitez rendre accessible lors de l'exportation ou du partage, et ce que vous souhaitez conserver exclusivement dans les archives internes.

Cadenas fermé/ouvert : qu'est-ce que cela signifie ?

Le lock fonctionne comme un commutateur permettant d'afficher ou de masquer le contenu.

Cadenas fermé: le contenu est privé. Par défaut, ce contenu ne sera pas automatiquement inclus dans les partages ou les exportations. Cette option est idéale pour les documents internes, tels que les contrats, les devis, les évaluations ou les brouillons.
Cadenas ouvert: le contenu peut être partagé. Il est inclus dans les partages, les exportations ou les e-mails envoyés. Cette option est utile pour les images publiques, les « records » techniques ou les médias à montrer fréquemment.

Comment gérer l'lock s relatives aux pièces jointes et aux fichiers multimédias

Vous pouvez modifier le statut de l'lock t de deux façons :

Manuellement, pour chaque élément.
Définition d'un statut par défaut pour les nouveaux contenus.

Gérer l'lock tion sur chaque élément

Dans la fiche (œuvre, artiste, événement ou contact), cliquez sur « Détails » pour développer l'onglet « Détails ».

À partir d'ici, vous pouvez accéder à :

Images et vidéos

Vous pouvez gérer l'état du « lock » des images et des vidéos associées à vos « records » (Artworks, artistes, Contacts ou événements) de deux façons :

Directement depuis la section « Images et vidéos » de l'onglet « Détails ».
En cliquant directement sur l'image ou la vidéo.

Important : si une image est déjà définie comme couverture ou « View on Wall », l'lock ne peut pas être modifié. Dans l'image ci-dessous, par exemple, seul l'lock de l'image indiquée peut être modifié.

Dossiers

Vous pouvez ouvrir ou fermer la fenêtre « lock » d'une pièce jointe aussi bien depuis le dossier que depuis la pièce jointe elle-même.
Voici une brève démonstration :

Fichier

Même pour les fichiers génériques (par ex. PDF, ZIP, Word), l'lock t peut être modifié depuis le dossier ou depuis la vue interne du fichier.
Voici une brève démonstration :

Définir un état par défaut pour les nouveaux contenus

Pour accélérer le flux de travail, vous pouvez choisir si, par défaut, la fenêtre« lock » doit êtreouverte ou fermée lorsque vous importez de nouveaux fichiers, images, vidéos ou pièces jointes.

Voici comment procéder :

Accédez au panneau des paramètres en cliquant sur l'icône en bas à gauche ;
Sélectionnez la rubrique « Cadenas et cartables » ;
Sous la rubrique « État de l’ lock », choisissez l’option qui vous convient le mieux :

Cadenas fermé : pour préserver la confidentialité des contenus dès le départ.
Cadenas ouvert : pour rendre automatiquement partageables les nouveaux contenus.

Conclusions

En utilisant correctement la fonction « lock », vous pouvez gérer avec précision la visibilité de vos contenus : vous pouvez ainsi maintenir vos archives bien organisées et sécurisées, en déterminant clairement ce que vous souhaitez partager et ce que vous souhaitez garder confidentiel.