Introduction

In this article you will find all the steps you need to follow to add a new artwork, edit it, or delete it. Here you will also find explanations of the fields you can use to catalog your artwork in Artshell.

Add an artwork

Step 1: Create a new tab

Click the  in the upper right corner to open the artwork tab. The tab appears as a window on the right where you can enter the characteristics of the artwork in the respective fields. 

Step 2: Fill in the fields

Below you can find a list of all fields in the artwork tab.

To see the details of each field click on the corresponding box to expand it:

Images

Use this field to add images to the artwork.

Click Add and select the image you wish to include in the artwork tab, then click Add again. Repeat the action if you have several images of the same work. For a more detailed explanation or if you have not yet uploaded images to the Medialibrary click here to read the dedicated article. 

Artist

This field allows you to associate an artist to the artwork. Click Choose an artist and type in the first or last name initials of the artist, then select it from the drop-down menu. If the artist has not yet been entered into Artshell click the + to create the artist tab. Click here to read the article on how to add artists.

Title, Year, Technique

Title: Add the title of the artwork.

Year: Enter the year or period in which the work was realised. You can also enter date ranges or centuries or approximations.

Technique: Specifies the technique or materials used to produce the artwork. 

Dimensions & weight

Here you can enter the dimensions and weight of the artwork. You can detail height, width, depth and diameter and use the description field to specify dimensions of more complex works such as installations, diptychs or triptychs, for which one set of fields is not sufficient.

Edition

Enter the edition number of the work, if present. 

Signature

Here you can specify whether the artist's signature is present and where it is located in the artwork.

Add tag

The Tag field allows you to create tags useful for describing works and grouping them together. Click here to read the article on tags for artworks.

ID and Status

ID: is the inventory number specific to each collection. Artshell does not assign an automatic ID to each uploaded work, this allows you to use the criteria you prefer.

Status: drop-down menu that allows you to choose between 3 different statuses for the work: Available, Reserved or Unavailable. 

Location 

With this field you can associate a work with a contact that indicates the location of the work. 

Puoi aggiornare questo campo mantenendo la cronologia delle modifiche: se un'opera cambia posizione, aggiungi la nuova senza cancellare la precedente. Questa funzione è disponibile per singole opere e aggiornamenti di massa. Clicca qui per leggere come usare la funzione Storico.

Price 

In questo campo puoi inserire il prezzo dell’opera, specificando la valuta, la presenza o meno dell’IVA e la possibilità di indicare una nota descrittiva.

Puoi aggiornare il prezzo di un'opera mantenendo la cronologia delle modifiche: se il prezzo di un'opera viene modificato, puoi aggiungere il nuovo prezzo senza eliminare il precedente. Questa funzionalità è disponibile sia per la modifica del prezzo di singole opere sia per aggiornamenti massivi. Clicca qui qui per leggere come usare la funzione Storico.

Acquisition 

Qui puoi inserire i dati relativi all'acquisto dell'opera. Il costo, con la presenza o meno dell’IVA, la data di acquisizione, la provenienza e la possibilità di indicare una nota descrittiva.

Puoi aggiornare i dettagli delle acquisizioni di un'opera mantenendo la cronologia delle modifiche: se vuoi inserire una nuova data e prezzo di acquisizione di un'opera, puoi aggiungere le nuove informazioni senza eliminare le precedenti. Questa funzionalità è disponibile sia per singole opere sia per aggiornamenti massivi. Clicca qui qui per leggere come usare la funzione Storico.

Insurance 

Qui puoi inserire tutti i dettagli relativi all'assicurazione come il costo, il periodo in cui l'opera è assicurata, chi è l'assicuratore, il numero di polizza ed eventuali altre note descrittive. 

Puoi aggiornare i dettagli assicurativi di un'opera mantenendo la cronologia delle modifiche: se vuoi inserire nuove informazioni assicurative riguardo un'opera, puoi aggiungere i nuovi dettagli senza modificare i precedenti. Questa funzionalità è disponibile sia per singole opere sia per aggiornamenti massivi. Clicca qui qui per leggere come usare la funzione Storico.

Evaluation 

In questo campo puoi archiviare la perizia e la valutazione dell’opera, indicando l’esperto e la data in cui è stata effettuata la valutazione.

Puoi aggiornare la valutazione di un'opera mantenendo la cronologia delle modifiche: se ricevi una nuova valutazione per un'opera puoi aggiungere il nuovo valore senza modificare il precedente. Questa funzionalità è disponibile sia per singole opere sia per aggiornamenti massivi. Clicca qui qui per leggere come usare la funzione Storico.

Property and collection

Puoi utilizzare questo campo per aggiungere dettagli riguardo alla proprietà dell'opera e a quale collezione appartiene. 

Certifications and rights

Con questo campo puoi aggiungere dettagli sulle certificazioni che l'opera possiede, sia che si tratti di vincoli particolari, applicati dalla Soprintendenza, di diritti di seguito o d'autore, SIAE o copyright fotografici. 

Framing, packaging and quantity

Massimi Ingombri: questa sezione è utile per specificare le dimensioni dell’opera con eventuale supporto o cornice, quando queste non fossero parte integrante dell’opera. Puoi inserire altezza, larghezza, profondità, diametro e peso.

Stato di conservazione: menu a tendina dal quale puoi selezionare se lo stato dell'opera è Eccellente, Buono, Discreto o Pessimo. 

Imballaggio: qui puoi specificare i dettagli sull’imballo dell’opera, le dimensioni della cassa, il numero di colli o altre note descrittive.

Quantità: se l'opera che stai inserendo è composta da più opere qui puoi indicarne il numero. 

Medium: menu a tendina da cui scegliere di che medium si tratta. Puoi iniziare a digitare le prime lettere del medium di interesse in modo da facilitare la selezione. 

Note

Here you can enter any other notes relating to the artwork. 

Add document

Qui puoi inserire tutti i documenti relativi alla tua opera. Leggi l'articolo dedicato per scoprire come sfruttare al massimo la sezione Opere. 

Step 3: Save

Once you have added all the necessary details, click Save at the top left of the artwork tab.

Edit an artwork

To edit an artwork you have already created:

1. Select the artwork you want to edit to open its tab.
2. Click the  icon to access the edit mode and make the changes you want.

Duplicate an artwork

1. Click the  icon in the top right corner.
2. Select the artwork you want to duplicate.
3. Click the  icon, scroll down and select the Duplicate option. 
4. Select which information you want to be present also in the duplicated work, then click Duplicate. 
5. The duplicate work will be marked (duplicate) next to the ID to indicate that it is the duplicate and not the original work.. 

Delete an artwork

If you want to delete an artwork you have to:

1. Select the artwork you want to delete.
2. Click the  icon.
3. Select  Delete.
4. If you are sure you want to permanently delete the work click Delete. If you have selected another work by mistake click Cancel. 

If you want to delete a selection of artworks:  

Use the Select function to select your artworks, then click the   icon, click  Delete selected and then Delete. If you have selected any works by mistake click Cancel to go back.

Here is a brief demonstration: