Introduzione

Le email sono uno strumento di comunicazione essenziale, ma a volte può capitare che le nostre comunicazioni non raggiungano la casella di posta in arrivo dei destinatari.

Perchè? Spesso la causa è la mancata configurazione del sistema DNS (Domain Name System) oppure una impostazione errata dei contenuti delle nostre email o newsletter.

In questo articolo, scopri cosa sono i DNS e come l'aggiunta dei record può migliorare la deliverability delle tue comunicazioni. Qui trovi anche alcuni consigli su come evitare che le tue email vadano in "spam".

I DNS: cosa sono e come aggiungerli

Clicca i box qui sotto per espanderli e leggere le spiegazioni:

Cosa sono i DNS e cosa significano?

DNS per il tuo dominio (sito web)

Quando navighiamo su internet, utilizziamo nomi di dominio come wikipedia.org o nytimes.com per accedere ai siti web. Tuttavia, le comunicazioni tra i computer che costituiscono la rete internet avvengono tramite indirizzi numerici, chiamati indirizzi IP.

Il sistema DNS (Domain Name System) svolge una funzione cruciale di traduzione tra questi due sistemi. In sostanza, il DNS traduce i nomi dei siti in numeri che i computer capiscono, permettendoti di navigare senza dover ricordare lunghe sequenze di numeri.

Quando un utente digita un nome di dominio nel proprio browser, il computer invia una richiesta a un server DNS. Questo server, o una serie di server DNS, ricerca l'indirizzo IP associato a quel nome di dominio. Una volta trovato, l'indirizzo IP viene restituito al computer dell'utente, che lo utilizza per stabilire la connessione con il server web che ospita il sito richiesto.

In sintesi, il DNS è un'infrastruttura fondamentale di internet che consente agli utenti di navigare sul web utilizzando nomi facilmente comprensibili anziché complesse sequenze numeriche. Nel caso volessi approfondire puoi leggere di più a questo articolo di Amazon.

DNS per il tuo indirizzo email

Quando invii un'email, pensa all'indirizzo email come a un indirizzo postale.

Ad esempio, in nome@dominio.com,

nome: è come il nome della persona a cui stai scrivendo.
dominio.com: è il "nome della città".

Proprio come una lettera deve arrivare all'ufficio postale giusto per poi essere consegnata, anche le email hanno bisogno di trovare il "luogo" corretto dove essere recapitate. Il DNS, in questo caso, funziona come un sistema che aiuta i server di posta mittenti a trovare questo "luogo", cioè il serve destinatario dove consegnare il messaggio.

I record DNS sono una parte fondamentale del DNS per le email. Immagina che siano delle istruzioni o dei "cartelli stradali" che dicono al server di posta: "Per consegnare le email a questo dominio, devi andare a questo server".

I "cartelli stradali" più importanti per le email sono:

Nome record	Cosa fa
Record MX	Questi cartelli dicono: "Se vuoi inviare un'email a 'dominio.com', devi portarla a questo 'ufficio postale' (server di posta)". Indicano a quale server di posta devono essere consegnate le email per un certo dominio.
Record SPF	Questi cartelli dicono: "Solo questi 'uffici postali' (server) sono autorizzati a spedire lettere (email) a nome di 'dominio.com'". Aiutano a prevenire le email false, come quelle di phishing, dicendo ai server di posta riceventi quali server sono legittimi
Record DKIM	Questi cartelli dicono: "Questa lettera (email) è stata firmata da 'dominio.com', quindi è autentica e non è stata modificata". Aggiungono una "firma" digitale alle email per verificarne l'origine e l'integrità.
Record DMARC	Questi cartelli dicono: "Se una lettera (email) sembra provenire da 'dominio.com' ma non supera i controlli di autenticità (SPF e DKIM), ecco cosa devi fare". Danno istruzioni ai server di posta riceventi su come gestire le email sospette e forniscono rapporti sui tentativi di frode.

Perchè è utile conoscerne il funzionamento?

Comprendere i DNS è fondamentale per diagnosticare tempestivamente problemi relativi alle sezioni Email e Contatti di Artshell. Una configurazione DNS inadeguata può, ad esempio, causare:

bassa reputazione del dominio email, con conseguente classificazione delle comunicazioni come spam;
aumento del numero di contatti inattivi;
mancata ricezione delle comunicazioni da parte delle caselle di posta dei destinatari.

Come aggiungere i record DNS:

L'aggiunta dei record DNS è una funzionalità avanzata, dunque potresti avere bisogno di contattare il tuo sviluppatore, la persona o il team che gestisce il tuo sito web e il tuo indirizzo email. Per aggiungere i record è infatti necessario avere accesso al pannello dei DNS. L’autenticazione può essere aggiunta solo ai domini che tu o la tua azienda possedete e controllate.

Attenzione: Gli indirizzi email di servizi gratuiti come Gmail, Yahoo, Hotmail, etc non possono essere autenticati dall'utente perché i provider gestiscono i DNS per prevenire abusi e proteggere la reputazione del dominio.

Step 1: Richiedi i record DNS al team Artshell

Richiedi al Team Support di Artshell i valori specifici per ciascun record DNS specificando il dominio del tuo indirizzo email.

Puoi contattare il Team Support tramite il form Invia una richiesta o scrivendo all'indirizzo support@artshell.eu.

Step 2: Accedi al pannello di controllo del tuo dominio

Il pannello di controllo del dominio è in genere fornito dal servizio di registrazione del dominio (ad esempio, Register.it, Aruba, GoDaddy). Per accedere al pannello di controllo del tuo dominio ti serve un nome utente e una password. Se non sai come accedere, contatta il tuo IT o il supporto del provider di servizi del tuo dominio.

Step 3: Individua la sezione DNS

All'interno del pannello di controllo, cerca una sezione chiamata "DNS", "Gestione DNS" o una denominazione simile.

Step 4: Aggiungi i record DNS

In questa sezione ci deve essere un'opzione per aggiungere nuovi record DNS.

Ti verranno richiesti i seguenti dettagli per ogni record:

- Tipo di record (ad esempio, TXT, MX, CNAME)
- Nome host
- Valore
- TTL (Time to Live)

Step 5: Aggiungi i record DNS

Una volta ricevuti i record inserisci i campi Tipo, Nome e Valore, per la TTL invece puoi lasciare il valore di default. Assicurati di copiare i valori accuratamente.

I record DNS che riceverai sono contenuti in file .csv, qui di seguito vedi un ESEMPIO di record:

Nell'inserire i record che ti vengono inviati assicurati di:

Non inserire spazi aggiuntivi all'inizio o alla fine del record.
Controllare che eventuali caratteri speciali siano scritti correttamente.

Esempio di Tipo	Esempio di TTL (valore di default)	Esempio di Nome	Esempio di Valore
CNAME	900	4n6ig3xfo2qmnue7d7bpjf73pmkmiuw6._domainkey.example.com	4n6ig3xfo2qmnue7d7bpjf73pmkmiuw6.dkim.example.com
CNAME	900	z4gg2ycabr6ywe4a6z22ipmswikn7gqf._domainkey.example.com	z4gg2ycabr6ywe4a6z22ipmswikn7gqf.dkim.example.com
TXT	900	dmarc.example.com	v=DMARC1; p=none;

Step 6: Salva le modifiche

Una volta aggiunti tutti i record, salva le modifiche nel pannello di controllo DNS. Le modifiche potrebbero richiedere del tempo per propagarsi (di solito da poche ore a un giorno).

Nota: Se hai difficoltà a seguire questi passaggi, contatta il supporto del tuo provider di servizi di dominio o chiedi assistenza a un tecnico esperto.

Qui di seguito trovi alcuni esempi sui provider più comuni:

ARUBA: https://youtube.com/watch?v=bkzmUcN1F_4
GoDaddy: https://www.youtube.com/watch?v=_O3MMXtQaDc
Register: https://www.register.it/assistenza/cambiare-dns/

Consigli per evitare che le tue email e newsletter vadano in "Spam"

Che cosa vuol dire che un'email finisce in Spam?

Una email di Spam è una email che i programmi per la lettura e la ricezione di email (email client) giudicano preventivamente come non voluta o non richiesta, dai loro utilizzatori. Per questo motivo l’email, considerata come Spam, finirà automaticamente nella cartella “Spam”, anche chiamata "Posta indesiderata" oppure direttamente nel “Cestino” del destinatario, senza che possa essere letta. I programmi di ricezione e lettura email possono considerare come Spam una email per diverse ragioni, da questioni di contenuto fino alla reputazione del mittente.

Perchè è utile sapere cosa è lo Spam?

Finire nella casella dello Spam di un contatto pregiudica di molto le tue possibilità di comunicare anche in futuro con tale contatto, uscire dallo Spam è infatti molto difficile.

Cosa fare per evitare che le email che invii finiscano nello Spam dei tuoi clienti:

Qui di seguito trovi alcuni criteri generali riguardanti la costruzione del database, la progettazione delle tue campagne e newsletter e l’inserimento dei contenuti in modo tale da minimizzare il rischio che le tue email finiscano nelle cartelle Spam dei tuoi clienti. In particolare:

Come gestire il tuo indirizzario.
Cosa evitare di inserire dell'oggetto della email.
Controllo del tuo indirizzo mail e dei contenuti.
Altre buone abitudini e pratiche di costruzione delle email e newsletter.

Nota: È difficile capire secondo quali criteri agiscono i filtri antispam dei vari client di posta elettronica, ovvero le applicazioni che permettono agli utenti di scaricare e visualizzare i messaggi dal server di posta. I client di posta elettronica sono infatti in continuo sviluppo e diventano sempre più capaci di filtrare e selezionare i messaggi in arrivo ai propri utilizzatori per evitare virus ed email non richieste che spesso sono inviate in massa a una lista di persone.

Per quanto riguarda il tuo indirizzario ti consigliamo di:

costruire il tuo database di contatti con cura, cercando di popolarlo con indirizzi ancora attivi di persone reali;
assicurarti, seguendo la normativa GDPR, che tutti i tuoi contatti e clienti abbiano scelto di ricevere le tue email;
tenere sempre aggiornata la tua mailing list, rimuovendo con costanza gli indirizzi di posta elettronica che non sono più attivi o che hanno smesso di ricevere/leggere le tue comunicazioni (bounced);
raccogliere gli indirizzi email personali anziché quelli generali nel caso di alcune organizzazioni, soprattutto le grandi aziende, in quanto potrebbero essere stati impostati dei filtri per evitare che le newsletter raggiungano le caselle di posta dei loro dipendenti.

Per quanto riguarda l'oggetto della mail sarebbe meglio evitare:

 frasi scritte tutte in maiuscolo

 frasi che indicano offerte, come: “Risparmia il 50%” o “Offerta”

 frasi che indicano urgenza, come: “Ordina subito” o “Tempo limitato”

 frasi che invitano a effettuare un ordine o spendere denaro, come: “Chiedi un preventivo”

 simboli di valute o somme di denaro espresse in cifre

 un eccesso di punteggiatura (ad esempio troppi punti esclamativi)

 espressioni abusate come “non crederai ai tuoi occhi” o “il segreto che nessuno conosce”

Ti consigliamo inoltre di controllare il tuo indirizzo email e i contenuti delle email:

assicurati di inviare le tue email da un indirizzo ben chiaro e visibile, collegato a una casella di posta funzionante e affidabile;
evita di inviare email contenenti esclusivamente immagini, oppure esclusivamente link. Inserisci invece la giusta quantità di testo, da intervallare con qualche link e qualche contenuto multimediale;
utilizza link testati e funzionanti, da inserire sempre con il loro URL esteso, mai in formato breve o abbreviati, che celano solitamente potenziali pericoli.

Filtri antispam: Questi filtri prestano attenzione anche alle azioni degli utenti come le aperture delle email e i click. Se un contatto iscritto contrassegna la tua newsletter come Spam, i filtri molto probabilmente invieranno la tua prossima newsletter alla sua cartella di Posta indesiderata.

A questo proposito ti consigliamo di adottare le seguenti buone abitudini:

progetta le tue email e campagne newsletter in modo chiaro ed equilibrato, senza allontanarti troppo dai contenuti che il ricevente già associa alla tua realtà o al tuo nome e al resto della tua comunicazione (sito web e social network);
cerca di ingaggiare e non annoiare il tuo contatto o cliente;
non includere contenuti che possono essere valutati come inappropriati per il tuo pubblico;
cercare di adeguare la frequenza delle tue comunicazioni al tuo obiettivo, evitando gli eccessi.