Introduzione
Il sistema di esportazione e condivisione degli eventi di Artshell ti consente di condividere facilmente i tuoi eventi tramite email, link o un file Excel.
All'interno di ogni opzione di condivisione troverai gli interruttori (), ovvero dei tasti che puoi attivare o disattivare per includere o escludere specifiche funzionalità e dettagli accanto ai quali si trovano.
Guarda qui di seguito il breve video esplicativo:
Seleziona gli eventi per l'esportazione e la condivisione
Le operazioni di esportazione e condivisione iniziano entrambe con la selezione degli eventi.
Espandi il box qui sotto per rivedere come usare la funzione 'Seleziona':
- Clicca l'icona in alto a destra.
- Clicca gli eventi per selezionarli. Se l'evento è correttamente selezionato vedi apparire una spunta nera a destra e il contatore verde in alto incrementa di numero.
- Clicca il contatore verde per vedere solo gli eventi che hai selezionato.
- Trascina gli eventi utilizzando il cursore con l'icona a forma di mano per definire l'ordine in cui verranno esportati.
Per una spiegazione più dettagliata di questa funzione, consulta l'articolo Introduzione alla sezione Eventi.
Una volta selezionati gli eventi, vedi apparire automaticamente a destra il pannello Gestisci, che contiene le opzioni di condivisione ed esportazione.
Se il pannello non appare, (ad esempio, a causa di una dimensione ridotta dello schermo), clicca l’icona dei tre puntini cerchiata in alto a destra:
Questo articolo si concentra sulla prima opzione, Esporta ().
Ti permette di:
Condividi gli eventi online
Dopo aver selezionato gli eventi che vuoi condividere scegli una modalità tra Link o Email.
Clicca i box qui di seguito per espanderli:
Dal pannello Gestisci clicca Esporta, poi clicca la prima opzione: Link.
Usa le opzioni a sinistra per esplorare le diverse sezioni e impostazioni di personalizzazione. In particolare:
- Impostazioni generali: scegli la lingua, personalizza i contenuti testuali che saranno presenti all'interno del link e decidi quali elementi includere: il tuo logo in fondo alla pagina web del link e — se hai configurato più sedi nella sezione Uffici dell’organizzazione — la sede specifica da mostrare.
-
Metadati: personalizza il titolo, la descrizione e l'immagine che verranno mostrati quando il tuo link viene condiviso su chat, social o altri siti web.
Cosa sono i metadati: si tratta di informazioni che descrivono e organizzano i tuoi contenuti. Sono fondamentali quando condividi un link perché determinano l’anteprima visualizzata sui social media, app di messaggistica o nei motori di ricerca.
Il titolo dei metadati, in particolare, viene mostrato nella tab in alto della finestra web: - Dati eventi: utilizza gli interruttori per abilitare o disabilitare specifici campi (come curatore, link, ecc). Questo ti permette di scegliere quali informazioni degli eventi selezionati vuoi includere nel link.
- Giorni e orari: utilizza l'interruttore per includere i dati relativi a giorni e orari scegliendoli poi più nel dettaglio.
- Immagini e video: usa gli interruttori per scegliere se vuoi esportare le immagini cover e le immagini e i video secondari. Se preferisci, personalizza la selezione cliccando direttamente le immagini e i video elencati per includerli o escluderli.
- Cartelle: seleziona quali cartelle e quali allegati vuoi includere nel link.
- File: seleziona quali file includere nel link.
- Dati opere: utilizza gli interruttori per abilitare o disabilitare specifici campi (come acquisizione, diritti e vincoli, ecc). Ciò ti consente di scegliere quali dettagli delle opere, collegate agli eventi selezionati, includere nel link.
Una volta conclusa la personalizzazione del link clicca il tasto Esporta in basso per generare il link.
Non tutte le modifiche vengono sincronizzate automaticamente. Se i cambiamenti coinvolgono informazioni chiave come date, orari o luogo dell’evento, verifica attentamente che il link rispecchi i dati aggiornati. Trovi maggiori dettagli al paragrafo successivo di questo articolo.
Se preferisci inviare i tuoi prossimi eventi tramite email, dal pannello Gestisci clicca Esporta e poi seleziona la seconda opzione, Email.
Personalizza le informazioni da includere nella tua email:
- Impostazioni generali: scegli quali elementi includere, come ad esempio: il tuo logo in alto nell'email e — se hai configurato più sedi nella sezione Uffici dell’organizzazione — la sede specifica da mostrare in fondo all'email.
- Dati eventi: utilizza gli interruttori per abilitare o disabilitare specifici campi (come curatore, link, ecc). Questo ti permette di scegliere quali informazioni degli eventi selezionati vuoi includere nell'email.
- Giorni e orari: utilizza l'interruttore per includere i dati relativi a giorni e orari scegliendoli poi più nel dettaglio.
- Immagini e video: usa gli interruttori per scegliere se vuoi inviare le immagini cover e le immagini e i video secondari. Se preferisci, personalizza la selezione cliccando direttamente le immagini e i video elencati per includerli o escluderli.
- Cartelle: seleziona quali cartelle e quali allegati vuoi includere nell'email.
- File: seleziona quali file includere nell'email.
-
Dati opere: utilizza gli interruttori per abilitare o disabilitare specifici campi (come acquisizione, diritti e vincoli, ecc). Ciò ti consente di selezionare quali dettagli delle opere, presenti negli eventi scelti, inserire nella tua comunicazione.
Attenzione al lucchetto: Per immagini, video, cartelle e file, solo i contenuti sbloccati (lucchetto aperto) vengono selezionati automaticamente per l'esportazione (anche per la selezione di massa tramite gli interruttori). I contenuti bloccati (lucchetto chiuso) richiedono una selezione manuale per essere inclusi. Questa misura di sicurezza ti assicura la piena gestione di ciò che viene condiviso.
Clicca su Crea bozza email in basso a destra per procedere con la creazione del messaggio.
Inserisci il destinatario, il mittente, l'oggetto e infine inserisci del testo nel corpo dell'email dove indicato (Inserisci qui il testo...).
Usa i menu di formattazione come indicato nell'immagine in basso.
Una volta compilati tutti i campi, clicca il tasto Invia email.
Esporta gli eventi
Clicca l'opzione Excel, quindi configura le opzioni di esportazione:
- il nome del documento
- la lingua
- quali informazioni includere attivando gli interruttori ()
Ogni interruttore corrisponde a un foglio del file Excel. Attivando gli interruttori puoi includere i seguenti dati:
- Dettagli: comprende i dati base dell'evento (ad. esempio titolo, sottotitolo, curatore, tutti i dettagli del luogo, ecc).
- Attività: cioè eventuali "mini eventi" all'interno dell'evento principale.
- Link
- Opere
- Cartelle
- File
- Immagini e Video
Infine, clicca il tasto Genera Excel per scaricare il file.
Dove trovare gli export generati
Puoi trovare tutti i link e i documenti generati nella sezione Exports, accessibile cliccando l’icona @ dal menu laterale a sinistra.
Sincronizzazione dei link
I link possono essere facilmente visualizzati e gestiti anche direttamente dalla scheda dell’evento, cliccando il pulsante verde Online, oppure accedendo alla tab Dettagli e selezionando la voce Online. Entrambe le opzioni ti portano alla pagina di gestione dei link, dove puoi visualizzare tutti i link che includono l’evento selezionato.
Scopri di più leggendo l'articolo dedicato Tasto online e sincronizza.