Nel caso in cui aveste una lista di contatti con relative informazioni è possibile importarla direttamente in Artshell seguendo le istruzioni alla voce Sistema d’importazione dal pannello Impostazioni, accessibile dall’icona degli ingranaggi in basso a sinistra nella scrivania Artshell.
Cliccando sulla voce Sistema di importazione, si aprirà un pannello in cui alla prima voce “Come importare i contatti” potrete accedere alle istruzioni per importare una lista di contatti da un foglio Excel in formato .xlsx.
In particolare, i passaggi necessari per importare una lista di contatti da foglio Excel sono:
- Scaricare il nostro template Excel che potete trovare all’interno della guida sul programma cliccando alla voce “Come importare i contatti” all’interno della sezione Sistema d’importazione.
- Una volta scaricato il file potrete procedere a riempirlo. Vi ricordiamo che ogni colonna del file precompilato corrisponde a un campo del profilo del contatto presente nella vostra rubrica contatti Artshell.
- Nella compilazione del file potrete disporre le colonne in qualsiasi ordine desiderate, potrete lasciarle non compilate o eliminarle. Il sistema importerà solamente le colonne opportunamente valorizzate.
Attenzione: Non modificate il nome della colonna in riga 1 altrimenti il sistema non riuscirà a creare la corrispondenza tra la colonna Excel ed il campo Artshell della vostra rubrica contatti. - Nella colonna tags potrete inserire molteplici tag separati tra loro da virgola e spazio. Non è necessario inserire il simbolo # prima del tag.
- Potete aggiungere molteplici email, numeri e indirizzi per ogni contatto. Per ogni elemento aggiunto in questo modo inserite un’etichetta (label) corrispondente con la relativa descrizione.
- Affinché Artshell possa elaborare correttamente il vostro file vi preghiamo di salvarlo nel formato standard .xlsx. Qualora foste abituati ad utilizzare un altro formato vi ricordiamo che per cambiarlo in .xlsx bisogna aprire il menù File del programma Excel, poi scegliere .xlsx nella schermata di Salva con nome.
Una volta che avrete completato e salvato il file di importazione, tornate nel Sistema di Importazione del menù Impostazioni e cliccate sul pulsante Sfoglia in basso per sceglierlo dal vostro dispositivo e caricarlo su Artshell.
Il sistema elaborerà il file e vi presenterà un pannello con una reportistica dettagliata dell’operazione ed in particolare: il numero di contatti importati, il numero di contatti duplicati, il numero di errori ed il numero di contatto che sono stati uniti. È possibile scaricare il report in formato Excel per una migliore e più approfondita analisi.
L’operazione di importazione massiva tramite foglio Excel è un processo che potrete fare più volte su Artshell per aggiornare la vostra rubrica indirizzi, è importante però che ricordiate che il sistema utilizzerà la mail del contatto come “chiave”. Infatti se volete importare un contatto la cui mail è già presente all’interno della vostra rubrica indirizzi, Il sistema andrà ad aggiornare l’anagrafica contatto corrispondete a quella mail e non creerà un nuovo contatto. Nel dettaglio:
- La chiave che permette al sistema di identificare se un contatto è già presente all’interno della vostra rubrica contatti è la mail.
- Nel caso in cui nel file di importazione è presente un contatto la cui mail è già presente all’interno di una scheda contatti su Artshell, allora il sistema andrà ad aggiornare quella determinata scheda ed in particolare:
- Andrà a riempire i campi che sulla scheda contatto sono “vuoti” con i valori presenti sull’Excel.
- Andrà ad aggiungere alla scheda contatto i tag presenti sull’Excel in corrispondenza del contatto con la mail “chiave”, se non sono già presenti sulla scheda contatto.
- Andrà ad aggiungere email, telefoni ed indirizzi presenti sull’Excel in corrispondenza del contatto con la mail “chiave”, se non sono già presenti sulla scheda contatto.
- Nel caso in cui un campo diverso da quelli elencati sopra, fosse già valorizzato sulla scheda contatto, allora il sistema non farà nessun aggiornamento.
Vi ricordiamo infine che è importante che abbiate il consenso al trattamento dei dati personali per ogni contatto, prima di effettuare qualsiasi caricamento in osservanza della legge sulla GDPR.
Per qualsiasi difficoltà nel caricamento dei contatti, o se ci fossero degli errori, vi preghiamo di scrivere a: support@artshell.eu specificando la vostra anagrafica e il nome dell’account. Vi preghiamo inoltre di dettagliare quanto più possibile (anche previa l’utilizzo di screenshot) il problema riscontrato o la richiesta di intervento, in modo da aiutare il nostro dipartimento di supporto ad identificare e risolvere il problema nel minor tempo possibile.