Utilisez le scanner Artshell lors d'un événement

Introduction

Le scanner Artshell permet de contrôler l'accès aux événements directement depuis un smartphone ou une tablette.

Pendant l'événement, vous pouvez scanner les codes QR des participants, vérifier si le scan a bien fonctionné, rechercher une réservation, renvoyer l'e-mail de confirmation et enregistrer manuellement les entrées si nécessaire.

Avant de commencer

Avant d'utiliser l'application de numérisation, assurez-vous d'avoir suivi les étapes suivantes :

avoir téléchargé l'application Artshell sur votre appareil mobile ; Cliquez ici pour lire l'article consacré à ce sujet.
avoir mis à jour le système d'exploitation vers la dernière version disponible ;
disposer d'une connexion Internet stable ; L'application de numérisation ne fonctionne que si l'appareil est connecté à un réseau Wi-Fi ou utilise les données mobiles ;
Autoriser l'accès à l'appareil photo. Si cette autorisation n'est pas activée, l'écran du scanner apparaîtra noir et il ne sera pas possible de lire les codes QR.

Remarque :l'application de scan ne peut lire que les codes QR générés par Artshell. Les codes QR créés par des systèmes externes ne sont pas pris en charge, sauf en cas d'intégrations spécifiques convenues avec l'équipe Artshell.

Étape 1: Ouvrez l'application Scanner

Pour ouvrir l'application Scanner depuis votre appareil mobile :

Ouvrez l'application Artshell sur votre smartphone ou votre tablette, puis connectez-vous.
Sélectionnez l'icône du menu en haut à gauche.
Sélectionnez l'icône « App ».
Cliquez sur l'application Scanner.

Étape 2: Sélectionnez l'événement

Dans l'application Scanner, vous trouverez la liste des événements dotés de codes QR actifs.

Recherchez l'événement pour lequel vous souhaitez gérer les accès à l'aide de la barre de recherche, puis sélectionnez-le. Une fois l'événement ouvert, vous pourrez scanner les codes QR ou consulter la liste des participants.

Étape 3: Scannez le code QR du visiteur

Demandez au participant de vous montrer le code QR qu'il a reçu par e-mail.

Avant la numérisation , assurez-vous que :

que l'objectif de votre appareil soit propre ;
le code QR soit bien visible ;
que la luminosité de l'écran de l'appareil du participant soit élevée.

Placez le code QR dans le cadre rouge et patientez quelques secondes. La lecture s'effectuera automatiquement.

Reconnaître les messages du Scanner

Une fois la numérisation terminée, le scanner affiche un message indiquant le résultat de la vérification.

Le message affiché dépend du résultat de la lecture et de la configuration du code QR de l'événement. Consultez l'aperçu ci-dessous pour identifier rapidement le message affiché sur l'appareil, puis rendez-vous dans la section correspondante pour plus de détails.

Couleur	Message	Signification
	Première entrée	Premier accès autorisé
	Deuxième entrée	Deuxième accès autorisé
	Code QR déjà utilisé	Le code QR a déjà été utilisé et ne permet pas un nouvel accès.
	Période non valide	Le code QR a été scanné en dehors de la période de validité (date ou heure). L'accès peut être autorisé manuellement.
	Le QR code n'est pas valide	Le code QR ne peut probablement pas être lu pour les raisons suivantes : faible luminosité appareil en mode avion problèmes de connexion
	Impossible de scanner le code QR	Le code QR n'est pas associé à l'événement sélectionné.

Première entrée

Quand cela s'affiche : lors de la première lecture d'un code QR valide.
Que signifie : « L'arrivée du participant a été enregistrée correctement. »

Deuxième entrée

Quand cela s'affiche : cela s'affiche si un code QR est scanné une deuxième fois et qu'aucune restriction n'a été définie pour ce code QR dans la fiche de l'événement. Cela s'affiche également si la restriction « QR valable pour un jour au choix » a été définie et que le participant revient le même jour que celui de son premier accès.
Que signifie cela : la première entrée a déjà été enregistrée, mais le code QR est toujours valide.

Code QR déjà utilisé

Ce message indique que le code QR ne permet pas un nouvel accès. Si nécessaire, vous pouvez autoriser manuellement l'accès du visiteur en cliquant sur le bouton « Autoriser manuellement ». Ce message peut s'afficher dans deux situations :

Code QR valable pour une seule entrée

Si le code QR est configuré comme « Valable pour une seule entrée », tout scan effectué après le premier accès affichera ce message, quel que soit le jour où il a lieu.

Code QR valable pour une journée au choix

Si le code QR est configuré comme « Valable pour une journée au choix », ce message orange s'affiche lorsque le participant tente d'accéder au site un jour autre que celui de sa première entrée.

Période d'entrée non valide

Quand ce message s'affiche-t-il ? Ce message s'affiche lorsque le code QR est scanné en dehors de la période de validité prévue pour l'événement ou l'activité. Par exemple, si l'activité commence à 15 h et que le code QR est scanné à 14 h 59, l'entrée sera signalée comme non valide.
Signification : Le participant tente d'accéder au site à une date ou à une heure non autorisées. C'est pourquoi le scanner n'enregistre pas automatiquement son entrée.

Si nécessaire, vous pouvez tout de même autoriser l'accès en appuyant sur « Autoriser manuellement ». Le scanner enregistrera l'entrée même si elle a été effectuée en dehors de la période de validité.

Le QR code n'est pas valide

Lorsque ce message s'affiche : le code QR ne peut pas être lu en raison de la luminosité, de la connexion ou de problèmes lors de la lecture.
Que faire : répétez la numérisation après avoir vérifié l'appareil photo, l'écran et la connexion.

Impossible de scanner le code QR

Quand cela apparaît : le code QR correspond à un événement ou à une manifestation différente de celle sélectionnée.
Que faire : vérifiez que vous avez bien ouvert le bon événement ou recherchez le participant manuellement.

Enregistrement du convive +1 via le scanner

Si l'événement autorise le participant principal à venir accompagné d'un invité (+1), les deux entrées doivent être enregistrées ensemble.

Seul le participant principal reçoit l'e-mail contenant le code QR et doit le présenter à l'entrée, y compris pour son invité. Une fois le code QR scanné, le bouton « Ajouter un invité +1 » s'affiche, ce qui permet d'enregistrer également l'entrée de la personne qui l'accompagne.

Si le bouton « Ajouter un invité +1 » n'est pas disponible

Si le bouton n'apparaît pas, cela signifie que le participant principal n'a pas indiqué la présence d'un invité lors de l'inscription.

Si, en revanche, le message « L'INVITÉ +1 N'A PAS TERMINÉ SON INSCRIPTION » s'affiche, cela signifie que la personne accompagnatrice n'a pas encore confirmé sa participation. Dans ce cas, demandez-lui de retrouver l'e-mail d'invitation et de terminer son inscription avant de procéder à l'entrée.

Pourquoi l'invité « +1 » doit-il confirmer sa présence ?

La confirmation de la présence d'un invité supplémentaire est également importante d'un point de vue organisationnel et en matière de confidentialité.

Lors de l'enregistrement, l'invité peut en effet :

accepter la politique de confidentialité ;
choisir, le cas échéant, de s'abonner à la newsletter ;
confirmer ses informations personnelles.

Sans cette confirmation, les données du client ne pourront pas être utilisées aux fins de communication ou de marketing décrites dans votre politique de confidentialité.

Rechercher un participant

Si un participant ne trouve pas son code QR ou si vous souhaitez vérifier une réservation, vous pouvez le rechercher directement depuis l'application Scanner.

Pour accéder à la liste, sélectionnez un événement et cliquez sur l'icône en haut à gauche.

Dans cette rubrique, vous pouvez :

rechercher un participant à l'aide de la barre de recherche ;
sélectionner un nom dans la liste ;
consulter et gérer la réservation correspondante.

Depuis la fiche du participant, vous pouvez consulter les informations relatives à la réservation, renvoyer l'e-mail de confirmation ou enregistrer manuellement l'arrivée.

Remarque : la recherche des participants n'inclut pas les noms des accompagn ateurs . L'accompagnateur est en effet lié à la réservation du participant principal et ne peut pas être recherché directement à partir de la barre de recherche. Pour enregistrer la présence de l'accompagnateur, recherchez le participant principal, ouvrez sa réservation et confirmez à partir de là la présence de l'accompagnateur.

Renvoyer l'e-mail de réservation

Si un participant ne parvient pas à retrouver l'e-mail de confirmation de l'événement, vous pouvez le lui renvoyer directement depuis l'application Scanner.

Pour renvoyer l'e-mail de réservation :

Cliquez sur l'icône en haut à gauche du scanner.
Recherchez le participant à l'aide de la barre de recherche. Vous pouvez effectuer une recherche soit par adresse e-mail, soit par prénom ou nom de famille.
Une fois que vous avez identifié le participant, cliquez sur son nom. Assurez-vous que l'adresse e-mail est correcte et que le participant peut recevoir les e-mails envoyés à cette adresse depuis son appareil.
Cliquez sur l'icône .
Cliquez sur « Renvoyer l'e-mail de réservation ».

L'e-mail sera renvoyé à l'adresse associée à la réservation.

Une fois le message reçu, demandez au participant de l'ouvrir et de vous montrer le code QR afin de pouvoir le scanner.

Que faire si le participant ne reçoit pas l'e-mail ?

Avant d'enregistrer manuellement l'entrée, vérifiez que :

l'e-mail n'ait pas été déplacé dans le dossier « Spam » ou « Courrier indésirable » ;
le participant ait mis à jour sa boîte mail ;
Le participant doit essayer d'accéder à sa messagerie depuis un navigateur (par exemple Safari ou Google Chrome), plutôt que depuis l'application de messagerie de son téléphone.

Si vous ne recevez toujours pas l'e-mail, vous pouvez enregistrer manuellement l'arrivée depuis la fiche du participant :

cliquez sur « Entrée unique » si seul le participant principal entre ;
Cliquez sur « Avec invité » si le participant principal et son invité +1 arrivent ensemble.

Conclusions

Avec Artshell Scanner, vous pouvez contrôler l'accès aux événements, gérer les réservations et intervenir rapidement en cas de besoin.

Pour configurer les utilisateurs du Scanner ou consulter l'historique des entrées enregistrées, consultez l'article « Configurer le Scanner Artshell ».