Types d'événements et gestion des inscriptions
Introduction
Avec Artshell, vous pouvez créer différents types d'événements, en les adaptant à vos besoins organisationnels et au type d'expérience que vous souhaitez offrir à vos invités. Ce guide vous présente les principales configurations disponibles et leur fonctionnement, afin que vous compreniez non seulement comment configurer correctement un événement, mais aussi ce qui se passe du point de vue de l'utilisateur final: comment il s'inscrit, quelles communications il reçoit et quel sera son parcours jusqu'à sa participation.
Les modalités de gestion des événements se distinguent principalement selon la présence ou non d'un système d'enregistrement et selon le niveau de contrôle des accès. Il est notamment possible de configurer :
- événements sans inscription (entrée libre)
- Événements avec inscription en ligne sur Artshell
- événements avec enregistrement interne sur Artshell
En cas d'enregistrement interne, vous pouvez également choisir parmi plusieurs modes :
- événement ponctuel
- Événement avec créneaux horaires et sélection de la date et de l'heure
- ou événement sur invitation.
Les événements sans restriction — sans inscription ou à inscription libre — sont accessibles à toute personne disposant du lien.
Les événements sur invitation, quant à eux, prévoient un accès contrôlé : la participation n'est autorisée qu'aux utilisateurs qui remplissent certaines conditions, telles que la possession d'un coupon partagé par l'organisateur ou l'association à un tag spécifique lié à leur adresse e-mail (par exemple « VIP »). Ce mode de fonctionnement est détaillé dans la section qui lui est consacrée plus loin.
Conditions préalables
Cet article s'adresse à un public averti. Avant de continuer, nous vous recommandons de lire :
Il est également important d'avoir correctement configuré les éléments de base de votre compte, en particulier la Politique de confidentialité, nécessaire à la collecte des données lors de l'inscription.
Événement sans inscription
Il s'agit du type le plus simple et le plus direct. Il ne nécessite pas l'utilisation de la section « Options de réservation » et ne requiert aucune action de la part de l'utilisateur pour y participer. Il est idéal pour les événements en libre accès, sans limite de capacité ni besoin de suivi des participants — comme une exposition ouverte au public ou un vernissage sans contrôle des entrées.
Dans ce cas, la fiche de l'événement a un rôle purement informatif : elle indique la date, les horaires, le lieu et les détails de l'activité, sans gérer les inscriptions.
Événement avec inscription en ligne sur Artshell
Ce mode de fonctionnement est similaire au précédent, mais l'inscription s'effectue sur une plateforme externe à Artshell. Dans ce cas également , les options de réservation ne sont pas utilisées . Toutefois, dans les champs descriptifs de l'événement (tels que « Détails de l'activité » ou « Lien »), vous pouvez indiquer les modalités d'inscription, par exemple en insérant un lien RSVP ou en renvoyant vers un site externe.
C'est une solution utile lorsque l'on utilise des outils d'inscription déjà existants ou lorsque la gestion des inscriptions est confiée à des tiers.
Événement avec inscription via Artshell
Ce type de procédure permet de gérer l'intégralité du processus d'inscription directement sur Artshell. Les utilisateurs peuvent s'inscrire eux-mêmes en remplissant un formulaire avec leur nom, leur prénom et leur adresse e-mail. Une fois l'inscription terminée, les utilisateurs :
- reçoivent un e-mail de confirmation
- reçoivent automatiquement un e-mail de rappel la veille de l'événement
Ce flux vous permet de gérer de manière centralisée les participants et de suivre les inscriptions en temps réel. Artshell vous propose des modèles de texte pour ces deux e-mails, mais vous pouvez toujours les personnaliser à votre guise. Pour en savoir plus, consultez la section dédiée.
Code QR et contrôle d'accès
L'e-mail de confirmation peut comporter ou non un code QR permettant d'accéder à l'événement. Ce choix dépend du type d'événement et du niveau de contrôle des entrées que vous souhaitez mettre en place : pour un dîner privé ou une rencontre informelle, le code QR n'est généralement pas nécessaire, tandis qu'il s'avère particulièrement utile pour les événements rassemblant un grand nombre de participants, tels que des spectacles ou des manifestations ouvertes au public.
Pour activer le code QR, activez l'option « Paramètres des codes QR » dans l'onglet « Événement ». Pour plus de détails sur la configuration et la personnalisation, consultez la section dédiée.
Si vous utilisez des codes QR, il est important d'organiser la gestion des accès en mettant en place des agents chargés de les scanner à l'entrée. Aucun appareil spécifique n'est nécessaire : il suffit d'utiliser des smartphones connectés à Internet et l'application Scanner d'Artshell.
Si tu préfères ne pas utiliser le code QR, tu peux enregistrer manuellement les présences depuis la section « Réservations », accessible depuis l'onglet « Détails » de la fiche de l'événement. Dans la section « Participants », sélectionne un participant pour afficher ses détails, puis utilise le bouton « Entrée unique » pour enregistrer son accès.
Inscription à la newsletter
Gli eventi con registrazione ti permettono anche di raccogliere iscrizioni alla tua newsletter. Nel modulo di registrazione è sempre presente un'opzione di opt-in per la newsletter. Ai contatti che si iscrivono alla newsletter tramite l'evento viene assegnato automaticamente il tag Newsletter.
Tieni presente che questo tag non è visibile finché il contatto non viene spostato dalla sezione Evento alla sezione Contatti.
Types d'événements avec enregistrement interne
Pour les événements avec inscription en ligne, vous pouvez choisir parmi trois modes, en fonction de la manière dont vous souhaitez gérer l'accès :
- Evento singolo - data e ora fissa
- Evento a slot - con selezione di data e orario
- Evento su invito - accesso controllato tramite coupon o tag
Événement unique
Cette configuration convient aux événements qui se déroulent àune date et à une heure précises. L'utilisateur n'a pas à choisir entre plusieurs options : il lui suffit de confirmer sa participation en saisissant les informations demandées. Un dîner, une conférence ou un vernissage à heure fixe en sont des exemples typiques. Le processus est simple : l'utilisateur consulte les informations, s'inscrit et reçoit une confirmation.
Événement avec créneaux horaires et sélection de la date et de l'heure
Ce type de formule est conçu pour les événements s'étalant sur plusieurs jours et/ou proposant plusieurs créneaux horaires.
Un exemple typique est celui d'une exposition proposant des visites guidées: par exemple, du 1er au 10 juin, avec trois séances par jour (14 h, 15 h, 16 h). L'utilisateur peut choisir la combinaison de date et d'heure qui lui convient le mieux.
Pour configurer correctement ce type d'événement, il faut :
- définir les jours où l'événement est disponible et les horaires correspondants
- Activez les options de réservation et indiquez la durée de chaque créneau (champ « Fréquence ») ainsi que le nombre maximal de participants par créneau.
Par exemple, si chaque visite guidée dure une heure et peut accueillir jusqu'à 30 personnes, définissez une fréquence de 60 minutes et une limite de 30 participants.
Événement sur invitation
Les événements sur invitation permettent un accès contrôlé : seuls les utilisateurs qui remplissent certaines conditions définies par l'organisateur peuvent y participer.
Il existe deux méthodes principales pour gérer les accès sur invitation :
- Par code promotionnel: l'organisateur communique un code promotionnel aux destinataires. Seules les personnes qui saisissent le bon code lors de leur inscription peuvent finaliser leur inscription.
- Tramite tag: l'accesso è riservato ai contatti nel database Artshell a cui è stato assegnato un determinato tag (ad esempio "VIP"). Il sistema riconosce automaticamente i destinatari autorizzati in base all'indirizzo email.
Ce mode est particulièrement utile pour les événements privés, les avant-premières, les dîners privés ou toute autre situation où l'on souhaite limiter la participation à une liste d'invités prédéfinie.
Partager l'événement
Une fois la configuration terminée, l'événement est prêt à être partagé avec votre public. Pour lire l'article complet sur le partage et l'exportation des événements, consultez l'article dédié. Vous pouvez le transformer en lien et le diffuser par e-mail, sur les réseaux sociaux ou via des applications de messagerie. Pour ce faire, sélectionnez l'événement et, dans le panneau Gérer, cliquez sur la première option Lien.
Partage direct par e-mail
Se utilizzi Artshell per l'invio di comunicazioni e hai una sezione Contatti aggiornata, puoi promuovere l'evento direttamente via email, raggiungendo i tuoi destinatari in modo mirato. Seleziona l'evento e dal pannello Gestisci clicca la seconda opzione Email.
Ajouter l'événement à une newsletter
Une autre façon de partager l'information, souvent plus naturelle dans le déroulement du travail, consiste à intégrer l'événement directement dans une newsletter.
Puoi farlo dalla sezione Email di Artshell, dove è possibile incorporare un evento come blocco di contenuto all'interno della tua comunicazione periodica. Questo approccio è particolarmente utile quando l'evento fa parte di un aggiornamento più ampio che desideri inviare alla tua lista contatti.
Conclusions
La sezione Eventi di Artshell ti permette di gestire diverse modalità di partecipazione, dal semplice evento informativo fino a registrazioni più strutturate con slot, inviti, QR code e controllo degli accessi. La scelta della configurazione dipende dal tipo di evento che vuoi organizzare, dal livello di controllo necessario e dall’esperienza che desideri offrire ai partecipanti. Impostando correttamente registrazione, comunicazioni, eventuali restrizioni e modalità di condivisione, puoi centralizzare la gestione dell’evento, monitorare le adesioni e accompagnare l’utente in un percorso chiaro, dalla registrazione fino alla partecipazione.
Leggi come configurare ulteriormente i tuoi eventi e come esportarli con i prossimi articoli: