L'onglet « Détails » dans les événements
Introduction
L'onglet « Détails » de la fiche événement vous permet de rassembler, d'organiser et de gérer tous les contenus supplémentaires liés à un événement.
Dans cette section, vous pouvez associer Artworksdes images, des vidéos, des dossiers, des pièces jointes et des fichiers, mais aussi vérifier où l'événement a été publié ou partagé en ligne et consulter les éventuelles réservations reçues.
L'onglet « Détails » permet donc de regrouper les éléments relatifs à l'événement et d'avoir une vue d'ensemble plus complète de tous les contenus liés à la fiche.
Conditions préalables
Cet article aborde en détail les fonctionnalités avancées de la section « Événements ». Avant de poursuivre, nous vous recommandons de consulter également les articles consacrés à :
- L'Medialibrary , par Artshell
- Introduction à la rubrique Événements
- Dossiers et pièces jointes : structure, utilisation et gestion
- La fonction « Publier » pour les événements
Accéder à l'onglet « Détails »
Pour accéder à l'onglet « Détails », sélectionnez un événement dans la section « Événements » et cliquez sur « Détails » en haut à gauche de la fiche.
L'onglet « Détails » comprend plusieurs sections :
Artworks
Dans cette section Artworks , vous pouvez associer à l’événement une ou plusieurs « Artworks s » présentes dans votre compte Artshell.
Pour ajouter Artworks à l'événement :
- Ouvrez l'onglet « Détails » et sélectionnez Artworks.
- Cliquez sur l'icône et sélectionnez les Artworks s que vous souhaitez ajouter. Vous pouvez également utiliser la barre de recherche et les opérateurs disponibles, par exemple balise ou artiste.
- Cliquez sur la barre verte indiquant le nombre d'éléments sélectionnés pour n'afficher que les Artworks s choisies et, si nécessaire, modifier leur ordre en les faisant glisser.
- Utilisez l'icône de sélection pour sélectionner toutes les « Artworks » présentes ou l'icône X pour vider la sélection.
- Cliquez sur le bouton « Ajouter » pour confirmer.
Une fois ajoutées, les « Artworks » peuvent être triées, sélectionnées, supprimées de la fiche de l'événement ou recherchées à l'aide de la barre de recherche interne.
Si l'événement est publié en ligne, les « Artworks s » associées pourront également apparaître sur la page publiée de l'événement, en fonction des paramètres de publication choisis.
Images et vidéos
Dans la rubrique « Images et vidéos », vous trouverez tous les contenus multimédias liés à l'événement.
Vous pouvez utiliser cette section pour mettre en ligne des photos de l'installation, des supports promotionnels, des affiches, des bandes-annonces vidéo ou tout autre contenu visuel lié à l'événement.
Dans cette rubrique, vous pouvez :
- Rechercher du contenu à l'aide de la barre de recherche.
- Ajouter des images ou des vidéos à partir de la Medialibrary en cliquant sur l'icône .
- Sélectionnez plusieurs fichiers multimédias à l'aide de l'icône de sélection
- Gérer des fichiers multimédias individuels ou des sélections multiples.
Gestion d'un seul média
En cliquant sur une image ou une vidéo, vous pouvez ouvrir le contenu et en consulter les détails, tels que le nom du fichier, le lien vers la vidéo ( s'il s'agit d'une vidéo), la description, les éventuelles notes et la langue sélectionnée au moment du téléchargement.
Les champs « Description » et « Remarques » de cette section sont différents de ceux de la page « Medialibrary », de sorte que leur contenu ne se remplace pas mutuellement.
La description saisie ici accompagne l'image lorsqu'elle est partagée et peut être utilisée, par exemple, pour indiquer les mentions de courtoisie ou les crédits photographiques. Les champs « Notes » et « Type », en revanche, restent toujours privés : ils ne sont visibles que dans votre compte et ne sont jamais inclus dans les partages.
En cliquant sur l'icône En haut à droite du média, vous pouvez ouvrir le menu des options.
Dans la partie supérieure de la fiche, on trouve également la fonction lock, l’option multilingue et l’icône X permettant de revenir à l’affichage complet des médias.
Le menu de gestion est également disponible dans la vue en grille, toujours via l'icône .
Gestion d'une sélection de médias
Pour gérer plusieurs images ou vidéos à la fois, cliquez sur l'icône de sélection et sélectionnez les fichiers multimédias que vous souhaitez modifier. Une fois ceux-ci sélectionnés, cliquez sur l'icône pour ouvrir le menu des options. L'action choisie sera appliquée à tous les éléments sélectionnés.
Remarque : la suppression d'une image ou d'une vidéo de la section « Images et vidéos » n'entraîne pas sa suppression de la Medialibrary.
Dossiers
La section « Dossiers » complète les informations de la fiche d'événement, vous permettant ainsi de charger et de mettre en relation des données supplémentaires.
Vous pouvez utiliser les dossiers pour rassembler, par exemple, des présentations ou des documents officiels à partager avec la presse ou vos partenaires, des descriptions des Artworks, des informations sur la logistique et les transports (horaires de chargement/déchargement, références), etc.
Vous trouverez ci-dessous un exemple de dossiers dans une fiche d'événement.
Si c'est la première fois que vous utilisez les dossiers, nous vous recommandons de lire d'abord l'article consacré à ce sujet : « Dossiers et pièces jointes : structure, utilisation et gestion ».
Pour plus de commodité, voici un résumé des principales fonctionnalités et des instructions pour créer un dossier et ajouter une première pièce jointe depuis la fiche d'événement.
Pour créer un nouveau dossier:
- Sélectionnez la fiche de l'événement.
- Cliquez sur l'onglet « Détails » et sélectionnez « Dossiers ».
- Cliquez sur le ➕ et saisissez un nouveau nom dans la barre de recherche, puis cliquez sur « Créer ». Saisissez également le nom du nouveau dossier dans les autres langues si vous prévoyez de partager son contenu avec un public international.
-
Cliquez sur « Créer » pour terminer la création du dossier.
Pour ajouter des pièces jointes :
- Ouvre le dossier et clique sur le ➕.
- Saisissez un titre, du texte ou des éléments multimédias (images, vidéos ou fichiers) ou graphiques (séparateur ou curseur), la date, puis traduisez le contenu à l'aide de la fonction multilingue si vous le jugez nécessaire.
- Cliquez sur « Enregistrer » pour actualiser le contenu du dossier.
Pour revenir à la liste des dossiers, tu peux consulter certaines informations utiles :
- Le chiffre figurant à côté de chaque titre indique le nombre de pièces jointes que contient le dossier.
- La date indiquée à droite précise la date à laquelle le dossier a été ajouté à la fiche.
- L'icône vous permet de déplacer les pièces jointes vers un autre dossier ou de supprimer le dossier lui-même.
Attention ! Il n'est pas possible de supprimer un dossier contenant des pièces jointes. Pour pouvoir le supprimer, déplacez d'abord toutes les pièces jointes vers un autre dossier.
Gérer les pièces jointes
Dans les dossiers, les pièces jointes peuvent être : verrouillées à l'aide de la fonction « lock », déplacées vers d'autres dossiers ou supprimées.
Fichier
Dans la section « Fichiers », vous trouverez tous les fichiers associés à votre événement.
Vous pouvez utiliser cette section pour joindre des communiqués de presse,des contrats avec des fournisseurs, des artistes ou des partenaires, des plans de l'espace d'exposition ou du lieu d'événement, des catalogues et des brochures, ainsi que des fichiers Word ou Excel. Dans la rubrique « Fichiers », vous pouvez :
- Rechercher un fichier à l'aide de la barre de recherche.
- Ajoutez de nouveaux fichiers à l'aide de l'icône ➕. Vous pouvez importer n'importe quel type de fichier (par exemple .zip, .mp4, .docx, etc.) sans aucune restriction de format ou de taille.
Si le fichier que vous souhaitez n'est pas encore présent dans la Medialibrary, cliquez à nouveau sur l'icône ➕ pour l'importer directement depuis votre ordinateur.
Avant de lancer le téléchargement des fichiers, le système vous présentera une fiche pour chaque fichier, dans laquelle vous pourrez ajouter, en trois langues (italien, anglais et français), une description et des remarques. Le nom du fichier, quant à lui, reste le même dans les trois langues.
Vous pouvez effectuer d'autres opérations sur vos fichiers à l'aide de l'icône , vous pouvez notamment :
- verrouiller un fichier à l'aide de la fonction prévue à cet effet lock;
- copier son lien, le télécharger ou le supprimer de la fiche de l'événement.
Si vous supprimez un fichier de la carte, celui-ci restera néanmoins enregistré dans Medialibrary. Vous pouvez également effectuer ces mêmes actions en ouvrant le fichier.
En ligne
La rubrique « En ligne » regroupe les liens, les chaînes et les sites web sur lesquels l'événement a été publié et/ou partagé.
À partir d'ici, vous pouvez vérifier où l'événement est présent en ligne, par exemple au sein du réseau, sur les sites web liés à Artshell ou dans les liens de partage exportés.
Pour en savoir plus sur les modalités de publication des événements, consultez l'article « La fonction Publier pour les événements ».
Si, en revanche, vous souhaitez savoir comment générer un lien à partager, consultez l'article « Exportation et partage des événements ».
Pour chaque élément, des informations utiles sont affichées afin de le reconnaître et de vérifier la date de sa dernière mise à jour.
Canaux
Pour les contenus publiés sur les chaînes, les éléments suivants s'affichent :
- Image: l'image associée au canal, définie dans la rubrique Réseau >> Profil réseau.
- Nom de la chaîne: nom de la chaîne sur laquelle le contenu a été publié.
- Date: le jour, le mois, l'année et l'heure de la dernière publication ou de la dernière synchronisation.
Sites web
En ce qui concerne les contenus publiés sur les sites web, les éléments suivants sont affichés :
- Image - l'image associée au site web, définie lors de la configuration du site avec l'équipe Artshell.
- Nom du site web - le nom du site web sur lequel le contenu a été publié.
- Date: le jour, le mois, l'année et l'heure de la dernière publication ou de la dernière synchronisation.
Lien
Pour les contenus partagés via un lien exporté, les éléments suivants s'affichent :
- Image - l'image définie dans la section « Métadonnées » lors de la configuration du lien.
- Nom du lien: nom saisi dans le champ « Titre du lien », dans la section « Paramètres généraux » de la configuration du lien.
- Date - Le jour, le mois, l'année et l'heure de la dernière publication ou de la dernière synchronisation.
En cliquant sur l'icône tu peux ouvrir, copier ou supprimer un lien Ces mêmes actions peuvent être effectuées dans la section « Sites web ». En revanche, il n'est pas possible d'ouvrir ou de copier le lien pour les partages sur les chaînes ; pour ceux-ci, vous ne pouvez que les supprimer de la publication.
Si vous avez modifié la fiche de l'événement après sa publication ou son partage, vous pouvez utiliser le bouton « Synchroniser » pour mettre à jour la version en ligne.
Dans les paragraphes suivants, vous découvrirez en détail le fonctionnement du bouton « Synchroniser » dans le cas des liens et des partages sur votre profil Network.
En effet, lorsqu'un événement est publié sur un site web, il n'est pas nécessaire de faire la distinction entre une nouvelle publication et une synchronisation. Après la première publication, toute modification ultérieure peut être mise en ligne via la fonction « Synchroniser ».
Synchroniser un événement déjà publié ou partagé
Il peut arriver qu’après avoir créé un lien, vous deviez corriger une faute de frappe ou mettre à jour une information déjà présente dans la version partagée de l’événement.
Dans ces cas-là, vous pouvez utiliser la fonction « Synchroniser », qui vous permet de mettre à jour le lien existant sans en créer un nouveau.
La synchronisation ne fonctionne que pour les contenus qui figuraient déjà dans la configuration initiale du lien. Par exemple, si vous aviez inclus dans le lien le titre, la description, les horaires ou certaines images, vous pourrez corriger ou mettre à jour ces informations dans la fiche de l'événement, puis synchroniser le lien.
Pour ce faire :
- Ouvrez la fiche de l'événement en mode modification ;
- Mettez à jour les informations nécessaires et cliquez sur « Enregistrer » ;
- Accédez ensuite à la section « En ligne » de l'onglet « Détails » ;
- Cliquez sur « Synchroniser » pour mettre à jour la version en ligne.
Modifier la configuration d'un événement partagé
Si vous souhaitez ajouter des contenus qui n'avaient pas été inclus dans la configuration initiale, la simple synchronisation à partir de la fiche d'événement ne suffit pas.
Par exemple, si, au moment de la création du lien, vous n'aviez pas sélectionné d'images, de vidéos, de dossiers, de fichiers ou d'autres éléments de l'onglet « Détails », ces contenus ne seront pas ajoutés au lien par simple synchronisation.
Dans ce cas, vous devez vous rendre dans la section « Export » et modifier la configuration du lien.
Pour ce faire :
- Ouvrez la section « Export » ;
- Recherchez le lien à l'aide de la barre de recherche ou utilisez les filtres disponibles ;
- Cliquez sur l'icône ;
- Sélectionnez « Modifier la configuration » ;
- Ajoutez les contenus manquants en les sélectionnant manuellement ou à l'aide des boutons ;
- Cliquez sur « Synchroniser » pour mettre à jour le lien avec la nouvelle configuration.
Quand créer un nouveau lien
Si vous souhaitez créer une version différente du même événement, par exemple avec une sélection de contenus différente ou destinée à un autre public, nous vous recommandons de créer un nouveau lien.
De cette façon, vous pourrez conserver le lien déjà partagé et créer une nouvelle version avec une configuration différente, sans modifier la précédente.
Réservations
Dans la rubrique « Réservations », vous pouvez suivre les inscriptions reçues pour l'événement.
Cette section vous permet de consulter les informations relatives aux utilisateurs inscrits et de suivre la participation à l'événement, si la gestion des réservations est activée.
Conclusions
L'onglet « Détails » de la fiche événement vous permet de gérer en un seul endroit tous les contenus liés à l'événement : Artworks, médias, dossiers, pièces jointes, fichiers, publications en ligne et réservations.
En l'utilisant correctement, vous pourrez garder la fiche événement complète, bien organisée et prête à être partagée ou publiée sur les canaux reliés à Artshell.
Découvrez également les prochains articles consacrés à la fiche de l'événement :