Créer un modèle d'expédition en consignation
Introduction
Le mode d'exportation « Consignment » vous permet de créer des documents d'accord complets comprenant des images des Artworks, ainsi que les détails et les conditions de vente des Artworks sélectionnées.
Cet outil est conçu pour vous aider à préparer rapidement des documents professionnels à partager avec des collectionneurs, des galeries, des institutions ou d’autres acteurs impliqués dans la gestion des Artworks.
En plus de générer un nouveau document à chaque fois, tu peux également créer et enregistrer des modèles de bordereaux d'expédition, c'est-à-dire des modèles réutilisables qui conservent le texte, les paramètres et les configurations déjà définis précédemment. Ainsi, tu n'auras pas à repartir de zéro à chaque fois pour rédiger de nouveaux bordereaux d'expédition.
Pour créer un nouveau modèle, vous devez toujours commencer par sélectionner les « Artworks ». Cet article porte sur la création de modèles ; si vous n'avez pas besoin pour l'instant d'enregistrer un modèle, vous pouvez créer un seul envoi, mais nous vous conseillons de consulter l'article consacré aux exportations des « Artworks ».
Aperçu du document
Une fois les paramètres du document configurés, cliquez sur « Aperçu du document » en bas à droite.
À ce stade, vous pouvez finaliser la commande en saisissant :
- le destinataire dans le champ « À : » ;
- l'expéditeur dans le champ « De : »;
Si le contact que vous souhaitez utiliser ne figure pas dans la liste, vous pouvez le créer rapidement en cliquant sur « + Créer un nouveau contact ».
- la date - peut être saisie manuellement ou sélectionnée à partir du calendrier intégré ;
- lieu ;
- le texte.
Pour pouvoir cliquer sur le bouton « Enregistrer le modèle », vous devez saisir au moins un texte dans le document. Les autres champs, en revanche, peuvent rester vides.
Enregistrer comme modèle
Une fois le document rempli, vous pouvez choisir entre :
- expédier immédiatement la marchandise ;
- enregistrer la configuration comme modèle réutilisable.
Pour enregistrer un modèle :
- Cliquez sur « Enregistrer le modèle » ;
- saisissez le nom du modèle ;
- Cliquez sur « Créer un modèle » pour confirmer.
Où sont enregistrés les modèles ?
Tous les modèles de consignation sont enregistrés sous la rubrique Modèles de bon de livraison à l'intérieur du Panneau des paramètres ( ).
À partir d'ici, vous pouvez :
- Les commander
Utilise l'icône en forme de main pour faire glisser les colis.
- Les supprimer
Cliquez sur l'icône puis sélectionne Supprimer le modèle.
Le système affichera une fenêtre de confirmation avant la suppression définitive du modèle. Cliquez à nouveau sur « Supprimer » pour continuer.
Comment utiliser un modèle existant
Tous les modèles enregistrés seront disponibles lors des prochaines exportations de lots, ce qui vous permettra de réutiliser rapidement les textes et les configurations déjà préparés. Chaque fois que vous créerez un nouveau lot, vous pourrez choisir entre :
- commencer à partir d'un document vierge - dans ce cas, désactivez le bouton situé à côté de la mention « Modèle »;
- utiliser l'un des modèles enregistrés précédemment - laissez le bouton activé.
Sélectionnez le modèle que vous souhaitez utiliser. Si vous souhaitez supprimer un modèle, vous pouvez également le faire ici en cliquant sur l'icône ❌. Le système affichera une fenêtre de confirmation avant la suppression définitive du modèle. Cliquez sur Supprimer pour continuer.
Si vous sélectionnez un modèle existant, Artshell chargera automatiquement le texte que vous avez saisi précédemment.
Mettre à jour un modèle
Pour mettre à jour un modèle existant, commencez par sélectionner les « Artworks ». Il suffit de sélectionner ne serait-ce qu’une seule œuvre pour ouvrir le panneau Gérer à droite. Si le panneau ne s'ouvre pas (par exemple si l'écran est petit), cliquez sur l'icône .
D'où :
- Cliquez sur « Exporter » ;
- Sélectionnez le mode « Consignation » ;
- Dans la section « Mise en page du document », sélectionnez le modèle que vous souhaitez modifier ;
- Cliquez sur « Aperçu du document ».
Une fois le document ouvert, vous pouvez modifier le texte existant ou ajouter du contenu et des paramètres.
Une fois les modifications terminées, cliquez sur « Enregistrer le modèle ». Le système affichera une fenêtre dans laquelle vous pourrez choisir entre :
- mettre à jour le modèle existant ;
- ou enregistrer les modifications dans un nouveau modèle distinct.
Restrictions concernant les exportations de nombreux Artworks
Si vous sélectionnez plus de 60 Artworks, certains paramètres d'exportation de l'expédition sont automatiquement désactivés afin de garantir une génération du document plus stable et plus rapide.
En particulier, les éléments suivants ne seront pas disponibles :
- Prix ;
- Images et vidéos ;
- Dossiers ;
- Fichier.
Si vous avez besoin de personnaliser également ces contenus, nous vous recommandons de diviser l'exportation en plusieurs documents contenant un nombre réduit d'Artworks s sélectionnées.
Conclusions
Le mode « Consignment » d'Artshell vous permet de créer rapidement des documents professionnels et réutilisables pour la gestion des « Artworks » et des accords de vente.
Grâce à la possibilité de personnaliser les contenus, les données issues de Artworks, les prix et les modèles, vous pouvez créer des documents adaptés à votre flux de travail et accélérer considérablement la préparation des contrats récurrents.