L'application Reminder : organisez vos rappels et vos échéances

Introduction

L'application Reminder d'Artshell vous permet d'organiser vos activités, vos échéances et vos rappels directement au sein de la plateforme Artshell.

Vous pouvez l'utiliser, par exemple, pour vous rappeler une tâche à effectuer, suivre une échéance ou créer des rappels liés à Artworks et aux événements de votre compte.

L'application repose sur deux éléments principaux :

• les listes, qui vous permettent de regrouper et d'organiser vos rappels en fonction de vos besoins, par exemple par projet, par activité ou par domaine de travail ;
• les Rappels, qui correspondent à chaque tâche à ne pas oublier et peuvent contenir des notes, des balises, une date limite, un niveau de priorité et, le cas échéant, des liens vers des « Artworks s » ou des événements.

Lorsque vous vous connectez à l'application, vous trouvez déjà une liste prédéfinie, « Mes rappels », que vous pouvez utiliser immédiatement. Si vous avez besoin d'organiser vos tâches selon différents critères, vous pouvez créer d'autres listes personnalisées.

Dans ce guide, nous allons voir comment créer et gérer des rappels, les organiser en listes, définir des échéances et des notifications, et gérer plusieurs tâches simultanément.

Accédez à l'application Reminder

Dans la version bureau d'Artshell, cliquez sur l'icône représentant quatre petits carrés dans la barre latérale de gauche pour accéder à la section « App », puis sélectionnez l'application Reminder.

Une fois l'application ouverte, vous pouvez consulter les rappels déjà créés ou en ajouter de nouveaux.

Comment l'application Reminder est-elle organisée ?

Lorsque vous vous connectez à l'application Reminder, vous accédez à la liste par défaut « Mes rappels » et pouvez immédiatement commencer à ajouter vos tâches. Si vous avez besoin d'organiser vos rappels par projet, par activité ou selon d'autres critères, vous pouvez créer par la suite deslistes personnalisées, qui peuvent également être partagées avec les autres utilisateurs de votre compte.

Sur l'écran d'accueil, vous trouverez également :

• la barre de recherche, pour rechercher un rappel à l'aide de mots-clés ;
• Aujourd'hui, qui regroupe les rappels arrivant à échéance au cours de la journée ;
• « Programmés », qui regroupe les rappels pour lesquels une date limite a été définie ;
• Artworks, pour afficher les rappels liés aux Artworks;
• Événements, pour afficher les rappels liés aux événements ;
• Mes listes, où vous trouverez la liste des listes personnalisées que vous avez créées.

En sélectionnant une liste, une œuvre ou un événement, vous pouvez afficher à droite les rappels correspondants.

Créer un rappel

Pour ajouter un nouveau rappel :

1. sélectionnez la liste dans laquelle vous souhaitez l'ajouter – si vous n'avez pas créé de listes, vous vous trouvez par défaut dans la liste « Mes rappels »;
2. cliquez sur « + rappel » en haut de l'écran ;
3. saisissez les informations relatives au rappel ;
4. Cliquez sur « Enregistrer ».

Dans la note, vous pouvez indiquer :

• Titre: le nom du rappel ou de la tâche à effectuer.
• Remarques: toute information supplémentaire utile pour décrire le mémo.
• Balises: une ou plusieurs balises pour classer le rappel.
• Date et heure: la date d'expiration du rappel. Vous pouvez définir une date et, si nécessaire, une heure.
• Événements: un ou plusieurs événements Artshell à associer au rappel.
• Artworks: une ou plusieurs Artworks à associer au rappel.
• Priorité: le niveau de priorité à attribuer à l'activité. Vous pouvez choisir parmi les options suivantes : Aucune, Faible, Moyenne, Élevée.
• Liste: la liste dans laquelle vous souhaitez ajouter le rappel. Par défaut, l'option « Mes rappels » est sélectionnée ; si vous avez déjà créé d'autres listes, vous pouvez en choisir une autre.

Associer un rappel à une œuvre ou à un événement

Vous pouvez associer un rappel à un ou plusieurs Artworksévénements de votre compte.

Vous pouvez ainsi conserver l'activité associée au contenu auquel elle se rapporte et la retrouver facilement, même à partir des sections Artworks et Événements de l'écran principal de Reminder.

Pour associer une œuvre ou un événement :

1. sélectionnez « Événements » ou Artworks dans la fiche du rappel ;
2. cliquez sur le « + » en haut à droite ;
3. sélectionnez une ou plusieurs « Artworks » ou événements dans la barre latérale ;
4. Cliquez sur « Ajouter » pour confirmer.

Vous pouvez associer plusieurs Artworks s et plusieurs événements à un même rappel.

Les rappels associés peuvent également être retrouvés dans les sections Artworks et Événements de l'écran principal de Reminder.

Échéances et notifications

Lorsque vous définissez une date et une heure d'échéance pour un rappel, Artshell envoie une notification par e-mail à l'adresse de l'utilisateur qui a créé le rappel, à l'heure prévue.

Les rappels pour lesquels une date d'échéance a été définie sont regroupés dans la section « Programmés », tandis que ceux qui arrivent à échéance le jour même sont également visibles dans la section « Aujourd'hui ».

De plus, l'icône de l'application Reminder affiche un indicateur rouge indiquant le nombre de rappels à venir, ce qui vous permet de les suivre directement depuis Artshell.

Gérer un rappel

Une fois que vous avez créé un rappel, vous pouvez modifier ses informations ou le marquer comme terminé lorsque vous avez terminé la tâche.

Remplir un aide-mémoire

Lorsque vous avez terminé une tâche, cliquez sur le cercle situé à gauche du titre du rappel pour le marquer comme terminé. Le rappel disparaîtra alors de la liste des tâches à effectuer.

Modifier ou supprimer un rappel

Pour modifier un rappel, cliquez sur son titre. La fiche correspondante s'ouvrira, et vous pourrez y mettre à jour les informations saisies. Vous pouvez par exemple modifier la date d'échéance, changer la priorité, ajouter des notes ou associer de nouveaux Artworks ou événements.

Une fois les modifications terminées, cliquez sur « Enregistrer ».

Pour supprimer ce rappel, ouvrez cet onglet et cliquez sur « Supprimer ».

Organisez vos rappels à l'aide de listes

Si vous souhaitez classer vos tâches par projet, domaine d'activité ou selon d'autres critères, vous pouvez créer d'autreslistes personnalisées.

Créer une nouvelle liste

Pour créer une liste :

1. Cliquez sur « Liste + » ;
2. saisissez le nom de la liste ;
3. choisissez une couleur distinctive;
4. Définissez les autorisations d'affichage à l'aide du cadenas - c'est-à-dire choisissez si vous souhaitez que la liste soit visible uniquement par vous ou par tous les utilisateurs du compte ;
5. Cliquez sur « Enregistrer ».

La nouvelle liste apparaîtra dans la rubrique « Mes listes ».

Choisissez si vous souhaitez conserver une liste privée ou la partager

Si votre compte Artshell dispose d'un forfait Premiere, qui prévoit donc plusieurs utilisateurs, chaque utilisateur ne voit par défaut que ses propres rappels. Les rappels personnels des autres utilisateurs du compte ne sont donc pas visibles.

Si vous souhaitez partager certains rappels avec les autres utilisateurs du compte, vous pouvez les regrouper dans uneliste partagée.

Lorsque vous créez ou modifiez une liste, utilisez le cadenas pour définir sa visibilité :

• garde la liste privée si tu veux qu'elle ne soit visible que par toi ;
• Rendez la liste partagée si vous souhaitez que les autres utilisateurs du compte puissent également la consulter, ainsi que les rappels qu'elle contient.

Trier les listes

Vous pouvez personnaliser l'ordre des listes en les faisant glisser vers le haut ou vers le bas.

Cliquez et faites glisser la barre située à gauche du cercle coloré, à côté du nom de la liste, jusqu'à l'emplacement souhaité.

Modifier ou supprimer une liste

Pour la supprimer, suivez les étapes indiquées ci-dessus, mais cliquez sur le bouton « Supprimer » dans le panneau d'édition.

Trier les rappels d'une liste

Vous pouvez choisir l'ordre dans lequel s'affichent les rappels au sein de chaque liste.

• Mode d'emploi : faites glisser les rappels dans l'ordre de votre choix à l'aide de la barre grise ;
• Date d'échéance : trie les rappels en fonction de la date d'échéance définie ;
• Date de création : trier par date de création ;
• Titre : trier par ordre alphabétique ;
• Priorité : trie en fonction de la priorité attribuée.

Si vous sélectionnez « Manuel », vous pouvez modifier librement la position de chaque rappel en les faisant glisser dans l'ordre de votre choix.

Gérer plusieurs rappels en même temps

Si vous devez effectuer la même opération sur plusieurs rappels, vous pouvez les sélectionner et utiliser les actions multiples.

Le compteur situé en haut de l'écran indique le nombre de rappels que vous avez sélectionnés.

Depuis le menu des actions situé en bas, vous pouvez donc :

• modifier la date et l'heure d'expiration à l'aide de l'icône du calendrier, puis cliquer sur « Appliquer »;
• déplacer les rappels vers une autre liste à l'aide de l'icône du dossier, puis cliquer sur « Déplacer »;
• supprimer les rappels sélectionnés à l'aide de l'icône de la corbeille ;
• Marquer les rappels comme terminés à partir du menu avec les trois points.

L'action choisie est appliquée à tous les rappels sélectionnés.

Conclusion

L'application Reminder vous permet de gérer vos tâches et vos échéances directement dans Artshell et, si nécessaire, de les associer aux « Artworks » et aux événements auxquels elles se rapportent.

Vous pouvez commencer par la liste par défaut « Mes rappels », puis créer d'autres listes pour organiser vos tâches selon votre méthode de travail. Les échéances, les notifications, les critères de tri et les actions multiples vous permettent ensuite de garder le contrôle sur vos rappels et de les gérer au fil du temps.