Introduzione

L'app Scanner di Artshell ti permette di scannerizzare i codici QR connessi agli eventi che hai creato all'interno del tuo account. Puoi accedere all'app sia tramite Desktop sia tramite dispositivi mobili. È pensata per l’utilizzo durante l’evento, in fase di ingresso, e consente di verificare rapidamente l’accesso dei partecipanti. Una volta configurata correttamente sul proprio dispositivo mobile (cellulare o tablet), l’uso è immediato e non richiede competenze tecniche particolari.

Nota: l’app Scanner consente di scansionare esclusivamente i codici QR generati da Artshell. I codici QR provenienti da sistemi esterni non possono essere utilizzati, a meno che non sia stato concordato con Artshell uno sviluppo o una configurazione dedicata dello scanner.

Prerequisiti fondamentali

Prima di utilizzare l’app Scanner di Artshell, assicurati di aver completato i seguenti passaggi:

Scarica l’app Artshell sul tuo smartphone. Disponibile su Play Store (Android) e App Store (Apple) Clicca qui per leggere l'articolo dedicato a come scaricare l'app Artshell sul tuo dispositivo mobile.
Aggiorna il software del dispositivo. Verifica che il tuo telefono o tablet sia aggiornato all’ultima versione disponibile.
Mantieni sempre attiva la connessione Internet. L’app Scanner funziona solo se il dispositivo è connesso a una rete Wi-Fi o dati mobili.
Abilita la fotocamera per l’app Artshell. Se la fotocamera non è abilitata, lo schermo dell’app risulterà nero e non potrai effettuare scansioni.

Abilitare il personale esterno all'app Scanner

Se per il controllo degli accessi collabori con personale esterno (ad esempio steward o addetti all’ingresso), è necessario creare un utente dedicato per ogni dispositivo che verrà utilizzato per la scansione.

Importante! Ad esempio, se sono previste 6 postazioni di ingresso con 6 dispositivi diversi, dovranno essere usate 6 email distinte. La stessa email non può essere usata per entrare sull'app da dispositivi diversi. Ogni addetto allo scanner può usare la propria email, oppure puoi creare delle email alias che gli addetti possono usare, vedi come fare nel paragrafo successivo.

Questa configurazione, disponibile nel Pannello impostazioni alla voce Utenti & Ruoli (solo con piano Artshell Premiere), ti consente di proteggere e mantenere privati gli altri dati del tuo account e previene errori durante la scannerizzazione dei codici.

Aggiungi un nuovo utente

Seleziona l'icona  in basso a destra, poi clicca la voce Utenti & Ruoli. Clicca il tasto Aggiungi in alto a destra e compila i dati del nuovo utente (Nome, Cognome, Indirizzo email e lingua con cui visualizzerà il profilo).

Non disponi di un numero sufficiente di indirizzi email?

Se il tuo dominio te lo permette puoi creare degli alias utilizzando il tuo dominio @nomegalleria.com. Gli alias si ottengono aggiungendo un + seguito da un nome/numero univoco tra il nome utente e la @. Ad esempio:

Definisci i permessi

Abilita per ogni indirizzo l'app Scanner o eventualmente altri permessi strettamente necessari e legati all'utilizzo dello scanner.

Attenzione! Una volta attivato ogni singolo utente con la relativa password, annota con cura l'email e la password associate a ciascuno scanner per il login sui rispettivi dispositivi .

Inizia a scannerizzare i codici QR

Step 1: Accedi all'app Scanner

Per aprire l'app Scanner dal tuo dispositivo mobile (cellulare o tablet) segui questi step:

Apri e fai log in nell'app Artshell sul tuo smartphone.
Seleziona l'icona  in alto a sinistra.
Seleziona l'icona App.
Clicca l'app Scanner.

Step 2: Seleziona l'evento

Quando apri l'app Scanner, trovi elencati tutti gli eventi con codici QR attivi. Scegli l'evento specifico per avviare la scansione dei codici dei tuoi invitati.

Step 3: Scannerizza il codice QR del visitatore

Richiedi al visitatore di mostrarti il QR Code di Artshell ricevuto dal suo smartphone.

Con il tuo dispositivo usa l'app Scanner per inquadrare il codice QR dell'invitato all'interno della cornice rossa, attendi qualche secondo.

Una volta scannerizzato il QR le opzioni possibili sono le seguenti:

Il codice QR viene scannerizzato per la prima volta.

Alla prima scansione del codice QR, apparirà un messaggio di conferma verde. Le informazioni riportate sono: Il titolo dell'evento, il titolo dell'attività, il nome del partecipante, la validità del codice QR (se per una o due persone).

Il codice QR viene scannerizzato una seconda volta.

Se un codice QR viene scannerizzato una seconda volta, appare un messaggio lilla che indica il secondo ingresso. Anche qui le informazioni riportate sono: Il titolo dell'evento, il titolo dell'attività, il nome del partecipante, la validità del codice QR (se per una o due persone).

Il codice QR non è valido per la data e l'orario.

Se un codice QR viene scannerizzato al di fuori del periodo di validità, viene visualizzato un messaggio arancione che segnala un ingresso non valido.
Questa situazione può verificarsi, ad esempio, se l’evento inizia alle ore 15:00 e il codice QR viene scansionato alle 14:00 o alle 14:59. Anche in questo caso, lo scanner mostra il titolo dell’evento, il titolo dell’attività, il nome del partecipante e la validità del codice QR (se per una o due persone).
È comunque possibile consentire l’accesso: per farlo, clicca su Autorizza manualmente. Lo scanner tornerà allo stato verde e registrerà l’ingresso anche al di fuori del periodo di validità.

Errore nella scansione del codice QR

Se il codice non risulta scannerizzabile, verranno mostrati due possibili messaggi di errore, a seconda della tipologia di problema riscontrato.
Il primo, a sinistra, compare quando la luminosità dello schermo è troppo bassa oppure quando il dispositivo utilizzato per la scansione è in modalità aereo, offline o presenta problemi di connessione.
Il secondo, a destra, si verifica invece quando il codice QR non è associato all’evento in corso, ma appartiene a un altro evento o a un’altra manifestazione.

In entrambi i casi puoi tentare una nuova scansione selezionando Scansiona di nuovo. Assicurati che la fotocamera del dispositivo mobile sia pulita e che lo schermo dell'invitato sia impostato su una luminosità elevata.

In alternativa, clicca Cerca per nome per aprire la lista dei partecipanti all'evento. A questo punto puoi cercare il nome, cognome o email dell'utente dalla barra di ricerca oppure utilizzare il tasto Filtri in alto a destra.

Registrazione dell'ospite +1 via scanner

Se il tuo evento prevede la possibilità per ogni partecipante principale di portare un ospite (+1), è importante sapere che l’accesso avviene sempre congiuntamente: solo il partecipante principale riceve infatti l’email con il QR code e lo presenta all’ingresso anche per il proprio ospite. Al momento della scansione del QR code, all’operatore viene mostrato il pulsante Aggiungi ospite +1, che consente di registrare anche l’ingresso dell’accompagnatore:

Importante! se il pulsante “Aggiungi ospite +1” non è visibile, significa che il partecipante principale non ha indicato la presenza di un ospite in fase di registrazione.

Nel caso in cui l’ospite +1 non abbia ancora confermato la propria partecipazione, lo scanner segnala questa situazione all’operatore, che potrà invitare l’ospite a completare la registrazione.

Perchè l'ospite +1 deve confermare la sua partecipazione? Richiedere la conferma dell’ospite +1 è importante anche dal punto di vista organizzativo: questa operazione include infatti l’accettazione della privacy e, se prevista, la scelta di iscriversi alla newsletter. In assenza di tale conferma, non sarà possibile utilizzare i dati dell’ospite per attività di comunicazione o marketing previste dalla tua privacy policy.

Controlla i codici QR scannerizzati

Per controllare i codici QR che sono già stati scannerizzati, entra nella sezione Eventi e segui questi step:

Seleziona l'evento desiderato.
Clicca la tab Dettagli in alto a sinistra all'interno della scheda evento.
Dal menù a tendina seleziona Prenotazioni.
Seleziona Partecipanti.
Filtra per Entrati.

Qui di seguito trovi una breve dimostrazione:

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Per vedere gli ingressi dei vari partecipanti seleziona un partecipante, clicca l'icona  nella sezione Prenotazioni e poi seleziona Storico ingressi. Clicca nuovamente l'icona  accanto a un ingresso per cancellarlo.