Usa la Medialibrary per condividere file
Introduzione
La Medialibrary di Artshell ti permette di archiviare, organizzare e condividere i file collegati al tuo account: immagini, video, file, cataloghi PDF, allegati e altri materiali utili alla gestione delle tue opere, dei tuoi artisti, degli eventi o dei contatti.
Oltre a essere uno spazio di archiviazione, la medialibrary può essere utilizzata anche come strumento pratico per condividere file con collaboratori, clienti, fornitori o altri destinatari esterni.
In questo articolo approfondiremo la funzione Copia negli appunti, già introdotta nell’articolo dedicato alla medialibrary, ma qui spiegata in modo più dettagliato, soprattutto per aiutarti a sfruttare al meglio la sua potenzialità.
Grazie a questa funzione, puoi infatti generare un link diretto al file e condividerlo immediatamente, senza doverlo prima spostare dal tuo computer a servizi esterni di trasferimento file (es. Google Drive o Dropbox, ecc).
Perché usare la medialibrary per condividere file
Quando lavori con file di grandi dimensioni, come cataloghi, immagini ad alta risoluzione o video, può capitare che l'unico modo per inviarli sia tramite servizi esterni di file transfer.
Con Artshell puoi semplificare questo passaggio: se il file è già presente nel tuo account, puoi copiare il link dell’elemento dalla medialibrary e condividerlo dove preferisci, ad esempio via email, chat o documento di lavoro.
In questo modo:
- eviti passaggi duplicati;
- riduci il rischio di lasciare file pesanti salvati sul computer;
- mantieni i materiali organizzati all’interno del tuo account;
- condividi più rapidamente documenti già caricati su Artshell.
Dove caricare i file nella medialibrary
In Artshell, la Medialibrary funziona come un’area condivisa tra le varie sezioni - Artisti, Opere, Insight, ecc - in cui è possibile caricare file che verranno associati poi agli elementi delle varie sezioni.
Per aggiungere un file, devi sempre inserirlo all’interno di una scheda già presente nel tuo account, ad esempio un’opera, un artista, un evento, un contatto o un altro elemento dell’archivio che prevede il caricamento di media o allegati.
Suggerimento: creare una scheda repository
Se hai bisogno di condividere spesso file che non appartengono chiaramente a una singola opera, artista o evento, puoi creare una scheda di servizio da utilizzare come repository interno.
Ad esempio, puoi creare un’opera “repository” o “documenti condivisi” in cui raccogliere cataloghi, presentazioni, materiali stampa o altri file pesanti che utilizzi frequentemente.
Questa soluzione ti permette di avere un punto unico in cui conservare e recuperare velocemente i documenti da condividere.
Prima di adottarla, valuta comunque se i file possano essere associati in modo più preciso alle relative opere, artisti o eventi: quando possibile, collegare ogni documento alla sua scheda corretta rende l’archivio più ordinato e più facile da consultare nel tempo.
La funzione “Copia negli appunti”
Una volta caricati i tuoi file, immagini o video procedi con l'estrapolazione del link:
- Seleziona l'elemento che vuoi condividere (è possibile condividere solo UN elemento alla volta).
- Clicca l'icona in alto a sinistra.
- Clicca la voce Copia negli appunti.
- Incolla il link dove preferisci (chat, email, file word, ecc).
- Il destinatario potrà cliccare il link per scaricare automaticamente l’elemento.
Nota: è possibile condividere un solo elemento alla volta.
Limiti di caricamento
Prima di utilizzare Artshell per condividere file, consulta la tabella sottostante per sapere i limiti di caricamento previsti dalla piattaforma.
Formato |
Requisiti |
| Immagini | JPEG, GIF animate, PNG, TIFF a immagine singola |
| File | Non ci sono limiti di dimensione o formato |
| Video | Formato MP4 o MOV - MAX 25 GB |
Conclusioni
La Medialibrary di Artshell non è solo uno spazio in cui archiviare i materiali collegati al tuo account, ma può diventare anche uno strumento pratico per condividere file già presenti nel tuo archivio.
Utilizzando la funzione Copia negli appunti, puoi inviare rapidamente documenti, cataloghi, immagini o altri materiali senza doverli scaricare e ricaricare altrove.
Per mantenere l’archivio ordinato, ti consigliamo di caricare i file nelle schede a cui si riferiscono. Se invece hai materiali trasversali che condividi spesso, puoi creare una scheda repository dedicata, così da avere sempre a disposizione un punto di raccolta semplice da consultare e condividere.