Importer les « Contacts » à partir d'un fichier Excel
Introduction
La fonction d'importation avancée d'Artshell vous permet d'ajouter ou de mettre à jour plusieurs « Contacts » simultanément à partir d'un fichier Excel, sans avoir à créer ou à modifier manuellement chaque « records ».
Vous pouvez utiliser cette fonction aussi bien pour importer votre carnet d'adresses pour la première fois que, par la suite, pour ajouter de nouvelles adresses Contacts ou mettre à jour celles qui existent déjà.
Si, en revanche, vous devez importer un volume important de données et que vous préférez confier cette tâche à notre équipe, vous pouvez utiliser le service Concierge.
Dans ce guide, nous allons voir comment préparer correctement le fichier Excel, l'importer dans Artshell et gérer les éventuelles mises à jour d'Contacts s déjà présentes.
Avant de commencer
Pour utiliser correctement la fonction d'importation avancée :
- utilisez exclusivement le modèle Excel fourni par Artshell;
- utilisez le modèle dans la même langue que celle de votre compte Artshell: italien, anglais ou français ;
- ne pas modifier ni traduire les en-têtes de la première ligne;
- enregistrez le fichier au format .xlsx;
- N'appliquez pas de filtres ni de mise en forme aux cellules.
Important
Artshell utilise les en-têtes des colonnes pour identifier correctement les champs à importer. C'est pourquoi la langue du modèle doit correspondre à la langue définie dans votre compte et les en-têtes ne doivent pas être modifiés ni traduits.
Vérifiez les données avant l'importation
Avant d'importer votre carnet d'adresses, nous vous recommandons de vérifier la qualité des données que vous souhaitez ajouter dans Artshell.
Plus précisément :
- supprime les fichiers « Contacts » qui ne sont plus nécessaires ;
- vérifie que les adresses e-mail sont valides et ne contiennent pas de fautes de frappe ;
- vérifiez que les champs « Nom », « Prénom » et « Entreprise » sont correctement renseignés ;
- vérifie s'il existe des Contacts en double.
La rubrique « Contacts » d'Artshell est étroitement liée à la rubrique « E-mails et newsletters », grâce à laquelle vous pouvez envoyer des communications à vos destinataires depuis le même environnement.
C'est très pratique, mais cela demande aussi de la vigilance : si, par exemple, tu utilises des formules de politesse personnalisées comme Bonjour #nom ou Bonjour #entreprise, assurez-vous que les champs ont été correctement remplis. Sinon, vous risqueriez d'obtenir des résultats peu professionnels, comme un Bonjour [champ vide] (si la donnée manque) ou un Bonjour Tina au lieu de Bonjour Antonia, si le contact a été enregistré de manière approximative.
Étape 1: Téléchargez le modèle Excel
Vous pouvez télécharger le modèle Excel de deux façons :
- directement depuis cet article, ici : TÉLÉCHARGER LE FICHIER .EXCEL;
- dans le panneau Paramètres → Importer → Contacts → Télécharger le modèle Excel. Si vous téléchargez le modèle directement depuis Artshell, assurez-vous que le compte est configuré dans la langue que vous utiliserez pour l'importation.
Étape 2: Compilez le fichier
Le modèle se compose de deux premières lignes.
| Riga | Contenu |
|---|---|
| Première ligne | Elle contient les en-têtes des colonnes. Elle ne doit pas être modifiée. |
| Deuxième ligne | Ce fichier contient des exemples de code que vous pouvez utiliser comme référence. Vous pouvez le supprimer avant l'importation. |
Chaque ligne suivante du fichier Excel correspond à une fiche de contact. Remplissez donc une ligne pour chaque contact que vous souhaitez importer.
Prenez un instant pour passer en revue les colonnes du fichier. Si une information n'est pas disponible ou n'est pas pertinente, vous pouvez laisser la cellule correspondante vide.
De la même manière, si certaines colonnes ne vous sont d'aucune utilité pour un contact donné, vous pouvez les laisser vides ou les supprimer complètement du fichier. Pour une description détaillée de tous les champs disponibles, vous pouvez également consulter l'article Ajouter un contact.
Consultez les instructions de remplissage plus en détail
| Nom | texte |
| Nom | texte |
| Entreprise | texte |
| Type de contact | texte |
| Emplacement | texte |
| Balises | texte - séparer par des virgules |
| Description de l'e-mail | texte - présence d'options par défaut |
| texte et numéro | |
| Description du téléphone | texte - présence d'options par défaut |
| Téléphone | numéro |
| Nom et adresse | texte |
| Rue | texte et numéro |
| Ville | texte |
| Code postal | numéro |
| Province/Région/État | texte |
| Pays | texte, tiré du journal « Nazioni » |
| Description du lien | texte - présence d'options par défaut |
| Lien | URL |
| Raison sociale | texte |
| Mode de facturation | texte et numéro |
| Code postal de facturation | numéro |
| Ville de facturation | texte |
| Province/Région/Pays de facturation | texte |
| Pays de facturation | texte, tiré du journal « Nazioni » |
| Numéro de TVA | numéro |
| Numéro d'identification fiscale | texte et numéro |
| E-mail de facturation | texte et numéro |
| Nationalité | numéro, par feuille, nationalité |
| Jour de naissance | numéro |
| Mois et date de naissance | numéro |
| Année de naissance | numéro |
| Remarques | texte et numéro |
Avant d'importer
Une fois la saisie terminée, supprimez la ligne d'exemple et vérifiez que :
- la langue du modèle corresponde à celle de votre compte Artshell;
- les en-têtes de la première ligne n'aient pas été modifiés ou traduits ;
- aucune nouvelle colonne n'ait été ajoutée ;
- qu'il n'y ait pas de filtres;
- les cellules ne contiennent pas de mise en forme, telle que le gras, l'italique, les couleurs ou les liens ;
- le fichier soit enregistré au format .xlsx.
Si vous avez copié des données depuis un autre fichier Excel, nous vous recommandons d'utiliser la commande « Effacer la mise en forme » avant de continuer.
Étape 3: Importez le fichier
Une fois que le fichier est prêt et qu'il ne contient ni filtre ni élément formaté, il est temps de le télécharger sur Artshell. Suivez ces étapes :
- Cliquez sur l'icône en bas à gauche pour ouvrir les paramètres.
- Sélectionnez l'option « Importer ».
- Sélectionnez Contacts.
- Cliquez sur le bouton « Parcourir » et sélectionnez sur votre ordinateur le fichier à importer.
- Cliquez sur le bouton « Importer » et attendez que le chargement soit terminé.
La durée de l'importation dépend du nombre d'Contacts s présents dans le fichier et de la vitesse de la connexion Internet.
En acceptant les conditions générales d'Artshell, vous déclarez disposer des autorisations nécessaires pour gérer toutes les informations relatives aux « Contacts » que vous téléchargez.
Une fois l'importation terminée
Une fois l'opération terminée, Artshell affiche un récapitulatif comprenant :
- Combien de Contacts ont été importés: Contacts ont été importés correctement en tant que nouveaux records;
- Combien de fichiers « Contacts » ont été fusionnés: Contacts ont été identifiés comme déjà présents dans la base de données et ont donc été mis à jour avec les données du fichier ;
- Erreurs: Contacts qui n'ont pas été importés en raison d'erreurs de compilation.
Si des « Contacts » groupés ou des erreurs sont détectés, vous pouvez cliquer sur « Télécharger le rapport » pour obtenir un fichier Excel contenant le détail des « Contacts » concernés.
Si certains Contacts ont été fusionnés, cela signifie qu’Artshell les a identifiés comme étant déjà présents dans la base de données. Voyons ci-dessous quels sont les critères utilisés.
Mettre à jour les fichiers « Contacts » déjà présents
L'importation avancée ne sert pas uniquement à ajouter de nouveaux Contacts: vous pouvez également l'utiliser pour mettre à jour plusieurs records déjà présents dans Artshell.
Lorsque vous importez le fichier, Artshell vérifie en effet si les « Contacts » correspondent à des « records » déjà existants. S'il trouve une correspondance, au lieu de créer une nouvelle fiche, il fusionne les données et met à jour le contact existant.
Cela vous permet d'effectuer plusieurs importations au fil du temps afin d'élargir, de compléter ou de mettre à jour votre carnet d'adresses.
Comment Artshell identifie-t-il un contact ?
Artshell utilise différents critères de reconnaissance, selon un ordre de priorité précis.
| Priorités | Critère | Comment l'utilise-t-on ? |
|---|---|---|
| 1 | Adresse e-mail principale (E-mail 1) | Si c'est le cas, Artshell recherche une fiche comportant la même adresse e-mail principale. |
| 2 | Prénom + Nom | Si le champ « E-mail 1 » n'est pas renseigné, Artshell recherche une fiche portant le même prénom et le même nom. |
| 3 | Entreprise | Si les critères ci-dessus ne sont pas disponibles, Artshell recherche une fiche portant le nom de la même entreprise. |
Adresse e-mail principale – E-mail 1
Si le champ « E-mail 1 » est renseigné, il s'agit du premier critère utilisé par Artshell.
Si un contact présentant la même adresse e-mail principale existe déjà dans la base de données, Artshell le reconnaît et met à jour la fiche existante.
Prénom et nom
Si le champ « E-mail 1 » n'est pas renseigné, Artshell vérifie si les champs « Prénom » et « Nom » sont remplis.
S'il trouve une fiche présentant la même combinaison, il met à jour cette fiche.
S'il existe plusieurs Contacts portant le même prénom et le même nom, c'est la fiche créée en premier qui est mise à jour.
Entreprise
Si ni l'adresse e-mail 1 ni le nom et le prénom ne sont disponibles, Artshell utilise le champ « Entreprise ».
Si plusieurs records présentent la même entreprise, c'est la fiche créée en premier qui est mise à jour.
Conseil : utilisez l'adresse e-mail 1 comme référence pour les mises à jour. Pour les Contacts qui n'ont pas d'adresse e-mail, il est préférable d'utiliser le prénom et le nom. Le champ « Entreprise » est moins précis et peut plus facilement correspondre à plusieurs records.
Que se passe-t-il s'il existe des doublons dans « Contacts » ?
Si la même adresse e-mail figure dans plusieurs fiches « records », Artshell doit déterminer quelle fiche mettre à jour.
Dans ce cas :
- si la même adresse e-mail figure dans plusieurs records, la fiche dans laquelle cette adresse est indiquée comme « E-mail 1 », c'est-à-dire comme adresse principale (la première, celle qui apparaît en haut de la fiche de contact), est mise à jour ;
- Si la même adresse est saisie comme « E-mail 1 » dans plusieurs records de contact, c'est la fiche la plus ancienne, c'est-à-dire celle qui a été créée en premier, qui est mise à jour.
Si, en revanche, l'adresse e-mail est saisie dans le fichier Excel dans une colonne autre que « E-mail 1 », par exemple « E-mail 2 », le système risque de ne pas reconnaître le contact comme existant et de créer une nouvelle fiche.
C'est pourquoi, avant d'importer une mise à jour, il est important de vérifier s'il existe des doublons et de s'assurer que l'adresse à utiliser comme référence est bien indiquée dans la colonne « E-mail 1 ».
Si vous savez que votre base de données contient des doublons, voici une bonne méthode à suivre :
- exporter les fichiers « Contacts » vers Excel ;
- identifier les adresses e-mail en double, par exemple en utilisant la mise en forme conditionnelle d'Excel ;
- identifier les Contacts s en double et vérifier quelles informations vous souhaitez conserver ;
- préparer un premier fichier d'importation pour les « Contacts » non dupliqués, qui peuvent être mis à jour plus facilement ;
- préparer un deuxième fichier d'importation distinct pour les doublons, après les avoir corrigés et nettoyés.
Comment les données sont-elles mises à jour ?
Lorsque Artshell identifie un contact existant, le système met à jour la fiche selon les règles suivantes :
- Champs vides: ils sont remplis avec les valeurs contenues dans le fichier Excel ;
- Champs déjà remplis: ils sont remplacés par les nouvelles valeurs contenues dans le fichier Excel ;
- Balises : les nouvelles adresses e-mail, numéros de téléphone et adresses éventuelles sont ajoutées à celles déjà associées au contact et à celles déjà présentes.
En ce qui concerne les balises, les adresses e-mail, les numéros de téléphone et les adresses postales, Artshell n'effectue jamais de suppression lors de l'importation. Cela signifie que ces informations peuvent être ajoutées via un fichier Excel, mais qu'elles ne sont pas supprimées si elles figurent déjà dans la fiche de contact.
Mettez à jour plus rapidement Contacts
Si vous devez mettre à jour un grand nombre d'Contacts s déjà présentes dans Artshell, vous pouvez commencer par exporter la base de données afin de récupérer les données utilisées pour les identifier.
Vous pouvez accélérer le processus en suivant ces étapes :
- Sélectionnez les « Contacts » que vous souhaitez mettre à jour ou modifier ;
- Exportez ces Contacts s au format Excel ;
- Copiez toute la colonne (E-mail 1 ou Entreprise) du fichier exporté. Si vous utilisez le prénom et le nom pour mettre à jour les données, vous devrez copier et coller ces deux colonnes ;
- Collez les données dans le fichier Excel d'importation, dans la colonne correspondante « Email1 » – ou « Entreprise » ou « Prénom et nom » si vous n'utilisez pas l'adresse e-mail ;
- Ne remplissez que les colonnes correspondant aux champs que vous souhaitez mettre à jour ou ajouter ;
- Téléchargez le fichier mis à jour à l'aide de la fonction d'importation (Paramètres → Importer → Contacts).
Vous utilisez ainsi des données déjà présentes et correctes dans le système, ce qui réduit le risque d'erreurs ou de doublons et rend la mise à jour beaucoup plus rapide et efficace.
Attention : si vous utilisez les Contacts également dans les sections « E-mails » et « Lettres d'information », Artworks ou Événements, évitez de supprimer tous les records pour ensuite les importer à nouveau. En supprimant les Contacts , vous risquez de rompre les liens vers d'autres contenus et de compromettre les newsletters déjà envoyées ainsi que les statistiques associées.
Conclusions
La fonction d'importation avancée vous permet d'ajouter et de mettre à jour plusieurs Contacts en même temps, ce qui vous permet de garder votre carnet d'adresses Artshell bien organisé au fil du temps.
Pour éviter toute erreur ou duplication, utilisez toujours le modèle Excel correspondant à la langue de votre compte, ne modifiez pas les en-têtes et prêtez une attention particulière aux données utilisées par Artshell pour reconnaître les Contacts déjà enregistrés, notamment l'adresse e-mail 1.