Ajouter un contact

Introduction

La fiche de contact vous permet d'enregistrer des personnes, des entreprises, des collectionneurs, des galeries, des fournisseurs, des institutions et toute autre entité avec laquelle vous collaborez.

Chaque fiche contient des informations d'état civil, des coordonnées, des adresses, des données de facturation et d'autres informations utiles, ce qui vous permet de garder votre base de données toujours bien organisée et à jour.

Dans ce guide, vous découvrirez comment créer une nouvelle fiche de contact, remplir les principaux champs disponibles et l'enregistrer dans votre base de données.

Tu dois télécharger beaucoup de fichiers « Contacts » ?

Si vous devez créer un grand nombre d'records s de contact, vous pouvez utiliser l'importation via un fichier Excel plutôt que la saisie manuelle. Consultez l'article «Importer des Contacts s à partir d'un fichier Excel ».

Étape 1: Créez une nouvelle fiche de contact

Cliquez sur le en haut à droite pour ouvrir la nouvelle fiche de contact, c'est-à-dire la fenêtre latérale à droite dans laquelle il faut saisir les informations relatives au nouveau contact.

Il n'est pas nécessaire de remplir tous les champs du formulaire de contact.Vous pouvez ne remplir que ceux qui vous semblent les plus utiles et ajouter des informations supplémentaires ultérieurement.

Étape 2: Remplissez le formulaire de contact

Vous trouverez ci-dessous un aperçu des principaux champs disponibles.

Informations principales

Saisissez les informations d'identification du contact.

Vous pouvez remplir :

Nom ;
Nom ;
Entreprise.

Ces données constituent les informations principales de la fiche et sont utilisées dans toutes les sections d'Artshell où ce contact apparaît.

Balises

Les balises vous permettent de classer et de regrouper les Contacts selon les critères de votre choix, ce qui facilite la recherche et l'organisation de la base de données. Pour en savoir plus, consultez l'article Organisez vos Contacts s à l'aide de balises et de listes.

Adresse e-mail

Saisissez une ou plusieurs adresses e-mail et attribuez à chacune d'elles un libellé en choisissant parmi :

Personnel ;
Travail ;
Autres ;

ou sélectionnez « Personnalisé » pour créer une nouvelle étiquette.

Téléphone

Vous pouvez ajouter un ou plusieurs numéros de téléphone en procédant de la même manière.

Par exemple :

Téléphone portable ;
Travail ;
Maison ;
Personnalisé.

Adresses

Chaque contact peut avoir une ou plusieurs adresses, par exemple un siège social, un showroom ou un entrepôt.

Pour chaque adresse, vous pouvez saisir :

un nom d'identification - Nom et adresse;
l'adresse complète - Adresse;
la position sur la carte ;
les horaires d'ouverture éventuels.

Localisation sur la carte

Une fois l'adresse saisie, vous pouvez cliquer sur « Calculer » pour la convertir automatiquement en coordonnées géographiques et l'afficher sur la carte.

Si tu préfères, tu peux également saisir l'adresse manuellement, sans utiliser les suggestions automatiques.

Horaires d'ouverture

Si vous souhaitez afficher les jours et horaires d'ouverture de l'établissement, activez le bouton « Horaires d'ouverture ».

Vous pouvez configurer :

type d'horaire – sélectionnez dans le menu déroulant le mode souhaité parmiles horaires d'ouverture et de fermeture :soitMatin / Après-midi;
jours de la semaine ;
fuseau horaire ;
toutes les précisions supplémentaires, telles que les pauses déjeuner, les horaires supplémentaires ou les informations destinées aux visiteurs.

Contacts liés

Vous pouvez associer ce contact à d'autres contacts présents dans votre répertoire.

Par exemple, vous pouvez créer des liens tels que :

Assistant ;
Service de presse ;
Collaborateur ;

ou utiliser une étiquette personnalisée.

Important : le lien n'est pas réciproque. Si vous souhaitez relier deux Contacts entre eux (par exemple, un mari et une femme), vous devrez effectuer cette opération sur les deux sites records.

Les adresses e-mail figurant dans les Contacts liés ne sont pas utilisées comme destinataires lorsque vous envoyez des e-mails ou des newsletters.

Lien

Vous pouvez associer un ou plusieurs liens, par exemple :

site web ;
Instagram ;
Facebook ;

ou utiliser une étiquette personnalisée.

Informations de facturation

Si nécessaire, tu peux également archiver les données administratives du contact.

Les champs suivants sont disponibles :

Raison sociale ;
Adresse de facturation ;
Numéro de TVA ;
Numéro d'identification fiscale ;
E-mail administratif.

Remarque : l'adresse e-mail indiquée dans la section « Facturation » n'est pas utilisée comme destinataire des communications envoyées via Artshell. Cela signifie que, même si vous sélectionnez ce contact, cette adresse e-mail ne recevra aucune communication envoyée depuis votre compte Artshell.

Informations professionnelles

Cette rubrique vous permet de donner plus de détails sur le contact.

Vous pouvez saisir :

Type de contact (par exemple : galerie, collectionneur, fournisseur, presse) ;
Poste à pourvoir ;
Nationalité ;
Date de naissance.

Remarques

Utilisez le champ « Notes » pour saisir toute information complémentaire qui ne trouve pas sa place dans les autres champs de la fiche.

Dossiers et pièces jointes

Dans l'onglet « Détails », vous pouvez associer au contact des documents, des images, des fichiers et tout autre contenu complémentaire. Pour plus d'informations, consultez l'article « Dossiers et pièces jointes ».

Étape 3: Enregistrez la fiche

Une fois que vous avez terminé de remplir le formulaire, cliquez sur « Enregistrer » en haut à gauche.

Le contact sera ajouté à votre liste de contacts et sera immédiatement disponible dans la section Contacts.

Que pouvez-vous faire ensuite ?

Une fois la fiche de contact créée, vous pouvez :

modifier ces informations à tout moment ;
ajouter des documents, des images et d'autres pièces jointes ;
l'organiser à l'aide de balises et de listes ;
l'associer à « Artworks », aux événements et à d'autres sections de la base de données ;
l'utiliser comme destinataire pour les e-mails et les newsletters.

Pour en savoir plus sur ces fonctionnalités, consultez les articles qui leur sont consacrés.

Conclusions

La création d'une fiche de contact est la première étape pour constituer un fichier organisé et facile à consulter.

Vous pourrez mettre à jour votre fiche à tout moment, en ajoutant de nouvelles informations, vos coordonnées et des documents, selon vos besoins.

Pour en savoir plus, consultez également :