Export dei contatti

Introduzione

Artshell ti consente di esportare i contatti presenti nel tuo account in formato Excel, così da poterli gestire, analizzare o integrare con altri strumenti esterni.

Durante l’esportazione, i dati vengono suddivisi automaticamente in più fogli, ciascuno dedicato a una specifica tipologia di informazione: anagrafica, indirizzi, email, numeri di telefono, link, e così via.

Questa guida ti accompagna passo dopo passo nel processo di:

selezione dei contatti da esportare,
configurazione delle opzioni di esportazione,
consolidamento dei dati in un unico foglio di lavoro (facoltativo), utile per ottenere una vista completa per ogni contatto.

Importante: Per garantire il corretto download delle esportazioni da Artshell, verifica che le impostazioni del tuo browser consentano il download automatico dei file.

All'interno dell'opzione di esportazione troverai gli interruttori, ovvero dei tasti che puoi attivare o disattivare per includere o escludere specifiche funzionalità o dettagli accanto ai quali si trovano.

Guarda qui di seguito il breve video esplicativo:

Seleziona i contatti per l'esportazione

L’esportazione inizia sempre dalla selezione dei contatti da includere tramite l'icona in alto a destra. Per una spiegazione più dettagliata di questa funzione, consulta l'articolo Introduzione alla sezione Contatti.

Una volta selezionati i contatti, vedi apparire automaticamente a destra il pannello del menù Gestisci. Se il pannello non appare (a causa della dimensione ridotta dello schermo), clicca l’icona in alto a destra:

Clicca la voce Excel, poi imposta le opzioni di esportazione:

il nome del documento
la lingua
quali informazioni includere attivando gli interruttori

Ogni interruttore corrisponde a un foglio del file Excel. Attivando gli interruttori puoi includere i seguenti dati:

Dettagli: comprende tutti i dati della scheda contatto, escluse le informazioni già presenti negli altri fogli. (es. qui trovi: Tipo di contatto, Posizione, ecc)
Indirizzi
Email
Telefoni
Link
Inviato da: questo foglio è presente solo se hai utilizzato Inviter, una funzionalità aggiuntiva di Artshell, prima della creazione dei tuoi eventi.

Se desideri rivedere gli elementi selezionati o modificare la selezione, clicca su Elementi nel menu di navigazione a sinistra, quindi seleziona Gestisci selezione per aggiungere o rimuovere contatti.

Infine, clicca il tasto Genera Excel per scaricare il file. Il file generato ha questa struttura:

Nota se utilizzi Artshell Inviter:

Nell’export Excel, uno stesso contatto può comparire su più righe se ha ricevuto più inviti nel tempo. Questo accade, ad esempio, quando a un contatto viene inviato un invito e successivamente riceve degli upgrade, ad esempio da VIP a SUPER VIP.

Artshell mantiene traccia di ogni invito ricevuto e di ogni upgrade che il contatto riceve: se un contatto ha ricevuto allo stesso indirizzo email tre inviti complessivi, nell’export compariranno tre righe associate a quell'indirizzo email.

Questa struttura consente di conservare lo storico degli inviti e degli upgrade, senza sovrascrivere le informazioni precedenti.

Consolida i dati in un foglio unico

Quando esporti i contatti da Artshell, i dati vengono organizzati in più fogli all’interno del file Excel, ciascuno dedicato a una tipologia specifica di informazione (come dettagli anagrafici, indirizzi, email, numeri di telefono, link, ecc).

Tieni presente che verranno inclusi solo i fogli corrispondenti alle informazioni che hai selezionato al momento dell’esportazione. Ad esempio, se scegli di esportare solo Dettagli e Telefoni, il file conterrà esclusivamente quei due fogli.

Per ottenere una visualizzazione unificata di tutti questi dati, è necessario creare un foglio riepilogativo – che chiameremo “Unione” – in cui accorpare le informazioni principali, combinando operazioni manuali e formule automatiche. Attualmente questa operazione non viene eseguita automaticamente da Artshell, quindi ti guideremo passo dopo passo utilizzando le formule di Excel.

Struttura dei dati

Nel file Excel esportato troverai uno o più fogli, a seconda delle opzioni selezionate durante l'esportazione. Ogni foglio contiene una specifica tipologia di informazione:

Dettagli: nome, cognome, azienda, informazioni sul ruolo, note, data di nascita.
Indirizzi: indirizzi fisici.
Email: indirizzi email.
Telefoni: numeri di telefono.
Link: URL.

Tutti i fogli contengono una colonna comune chiamata Artshell ID, che rappresenta il codice identificativo univoco per ciascun contatto. Questo ID sarà il punto di riferimento per l’unione dei dati.

Inoltre, ciascun foglio riporta, nelle ultime due colonne, la data di creazione del dato e la data del suo ultimo aggiornamento, così da poter tracciare eventuali modifiche nel tempo.

Premessa: gestione dei dati duplicati

Alcuni contatti possono avere più righe in fogli come Email, Indirizzi o Telefoni (ad esempio, se un contatto ha due indirizzi email). In questi casi, le formule di unione riporterebbero il valore Errore.

Per questo motivo, è fondamentale gestire manualmente i duplicati prima di utilizzare le formule.

Step 1: Identifica e isola i contatti con Artshell ID duplicati

Seleziona nel primo foglio la colonna contenente gli Artshell ID.

Vai su Home >> Formattazione condizionale >> Regole evidenziazione celle >> Valori duplicati. (Consulta l'articolo di Microsoft per avere più informazioni)

Conferma la regola di formattazione cliccando OK. Puoi lasciare anche la regola di default con riempimento rosso.

Esegui la stessa operazione per ciascun foglio (Email, Indirizzi, Telefoni, Link).

Nel nostro caso, il foglio Dettagli non presenta duplicati, mentre negli altri fogli alcuni contatti compaiono su più righe, in quanto lo stesso Artshell ID è associato a più dati (ad esempio, due indirizzi email o più numeri di telefono).

Per ogni contatto che compare su più righe (ovvero con Artshell ID duplicato), scegli una sola riga da mantenere: ad esempio quella che contiene l'informazione più rilevante o aggiornata.

Le righe duplicate che non desideri includere subito possono essere spostate in un foglio separato — ad esempio chiamato “Duplicati” — così da poterle gestire o consultare in un secondo momento.

Una volta effettuata questa pulizia, ti consigliamo di eliminare eventuali righe vuote rimaste nei fogli di origine, per evitare errori o confusione durante la fase di unione dei dati.

Step 2: Crea il foglio “Unione”

Una volta completata la revisione dei dati duplicati, puoi procedere con la creazione del foglio riepilogativo in cui verranno accorpate tutte le informazioni principali dei contatti.

Clicca sul simbolo “+” in basso nella barra dei fogli per creare un nuovo foglio.
Assegna un nome al foglio, ad esempio “Unione”. Se preferisci, puoi utilizzare un nome diverso.
Nel nuovo foglio, incolla nella colonna A l’elenco completo degli Artshell ID presenti nei fogli che hai incluso durante l’esportazione (es. Dettagli, Indirizzi, Email, Telefoni, Link).
Una volta incollati gli ID, seleziona l’intera colonna A. È importante che ogni ID compaia una sola volta, in modo da avere una riga per ogni contatto.
Usa il comando Dati >> Rimuovi duplicati per eliminare automaticamente gli ID ripetuti. (Consulta l'articolo di Microsoft per avere più informazioni)
Infine, nella riga 1 del foglio, inserisci i titoli delle colonne che desideri utilizzare per organizzare i dati da recuperare (es. Nome, Cognome, Email, Nazione, ecc.). Questo ti aiuterà a costruire un foglio Unione chiaro e ben strutturato.

In questo modo ottieni un elenco pulito e univoco di Artshell ID, che sarà il punto di partenza per costruire il riepilogo dati utilizzando le formule descritte nello step successivo.

Step 3: Unire i dati con la formula CERCA.VERT (VLOOKUP)

Una volta inserito l’elenco degli Artshell ID nel foglio Unione, puoi iniziare a recuperare automaticamente le informazioni dai fogli di origine (Dettagli, Indirizzi, Email, ecc.) usando la formula CERCA.VERT (in inglese: VLOOKUP).

Questa formula ti consente di cercare un valore (in questo caso, l’ID del contatto) all’interno di un intervallo e restituire il contenuto di una colonna specifica sulla stessa riga.

Struttura della formula (ESEMPIO)

=SE.ERRORE(CERCA.VERT($A2;Foglio!Intervallo;Colonna;FALSO);0)

Spiegazione dei componenti

=SE.ERRORE (...)	serve per gestire gli errori (es. ID non trovato).
CERCA.VERT	cerca un valore in una colonna e restituisce un dato associato su una riga corrispondente.
$A2	La cella in cui si trova l'ID da cercare. Il simbolo `$` blocca la colonna durante la copia.
Foglio!Intervallo	Il nome del foglio e l'intervallo di celle dove cercare, ad esempio `Dettagli!$A$2:$M$31` . I simboli `$` bloccano la colonna e la riga durante la copia.
Colonna	Il numero della colonna da cui estrarre il valore.
FALSO	Indica che si vuole una corrispondenza esatta.
;0 o ; ""	Indica il valore da restituire in caso di errore (0 (zero) o una cella vuota).

Importante! L’intervallo A2:Z31 dovrebbe coprire tutte le righe del foglio che contengono dati. Se il numero di righe è variabile, ti consigliamo di estendere l’intervallo, ad esempio: A2:Z1000 o A:Z per includere l’intera colonna (ma con attenzione alle prestazioni).

Seleziona la cella in cui vuoi applicare la formula, quindi digita la formula direttamente nella cella oppure nella barra della formula posizionata in alto, accanto all’indicatore fx.

Dopo aver scritto la formula in B2, trascina il quadratino verde verso il basso per copiarla su tutte le righe del foglio. Excel copierà automaticamente la formula per ogni riga, adattando la cella di riferimento (es. A2, A3, A4…).

Attenzione! Se vuoi trascinare la formula anche orizzontalmente, assicurati di modificare i riferimenti nella formula in modo corretto.

Esempi pratici di formule

Recupera il campo Nome dal foglio Dettagli

Per inserire il Nome è necessario inserire la formula:

=SE.ERRORE(CERCA.VERT($A2;Dettagli!$A$2:$M$31;2;FALSO);0)

Recupera il campo Cognome dal foglio Dettagli

Per il Cognome invece la formula sarà uguale ma deve essere cambiato il numero della colonna perchè i cognomi si trovano nella colonna 3.

Per recuperare informazioni da altri fogli, come Indirizzi o Email, utilizza le formule seguenti:

Recupera il campo Nazione dal foglio Indirizzi

Per recuperare il campo Nazione, usa la seguente formula:

=SE.ERRORE(CERCA.VERT($A2;Indirizzi!$A$1:$M$31;7;FALSO);0)

In questo caso si è dovuto modificare il nome del foglio che sarà Indirizzi e il numero della colonna, che all’interno del foglio Indirizzi è la numero 7.

Il risultato sarà questo:

Nota: Come puoi notare alcuni valori hanno riportato il numero 0, ciò significa che l’ID non è stato trovato in quel intervallo. Il contatto Francesca Arancio Chiaro (riga 2) non ha alcun indirizzo associato nel foglio Indirizzi.

Recupera il campo Email dal foglio Email

Per inserire il campo Email è necessario inserire la formula:

=SE.ERRORE(CERCA.VERT($A2;Email!$A$2:$M$31;6;FALSO);0)

Conclusioni

L’esportazione dei contatti da Artshell in formato Excel è uno strumento utile e versatile per ottenere una visione dettagliata dei tuoi dati. La suddivisione in fogli tematici permette di analizzare in modo ordinato ogni categoria di informazione. Tuttavia, per esigenze di lettura, stampa o integrazione con altri sistemi, può essere utile accorpare tutti i dati in un unico foglio di lavoro.

Seguendo i passaggi descritti in questa guida — dalla selezione dei contatti fino all’unione dei dati tramite la formula CERCA.VERT — potrai costruire un foglio riepilogativo chiaro e completo, personalizzato in base alle tue esigenze operative.