Introduzione

Le email sono uno strumento di comunicazione essenziale, ma per essere davvero efficaci devono arrivare correttamente a destinazione — condizione che può essere compromessa da errori tecnici, filtri antispam oppure impostazioni errate nei contenuti delle email o newsletter.

In questo articolo:

• ti spieghiamo cosa sono i DNS e come configurarli per migliorare la deliverability delle tue comunicazioni,
• ti offriamo alcuni consigli su come strutturare i contenuti delle email per evitare che finiscano in spam, anche con una configurazione DNS corretta.

Cosa sono i DNS?

Clicca i box qui sotto per espanderli e leggere le spiegazioni:

Come configurare i record DNS

La configurazione DNS può essere effettuata solo per domini personalizzati di tua proprietà. I domini di servizi gratuiti (come Gmail, Yahoo, Hotmail, ecc) non possono essere autenticati, perché i DNS sono gestiti direttamente dai provider.

NON ho il supporto di un tecnico IT

Se non disponi di un tecnico IT, puoi seguire i passaggi elencati qui di seguito e contattare il tuo host di dominio (ad esempio GoDaddy, Aruba, ecc) per ricevere assistenza.

Step 1: Vai su Impostazioni Email

Apri Impostazioni email cliccando l’icona  in basso a sinistra.

Step 2: Clicca "Configura ora i DNS"

Nella sezione del dominio, clicca Configura ora i DNS sulla nota di alert gialla.

Step 3: Scarica i record DNS

Clicca Scarica DNS per ottenere un file .csv contenente i record da aggiungere al tuo dominio. Se necessario, puoi scaricare il file anche più volte.

Step 4: Contatta il tuo provider di dominio 

Contatta il team di supporto del tuo dominio (non il team di supporto di Artshell), puoi inviare loro il seguente modello di email:

Gentile [nome supporto], 

ho bisogno di aggiungere alcuni record DNS sul mio dominio email [tuo dominio]
per poter utilizzare le funzionalità di mailing del software Artshell. 

Di seguito i record da aggiungere:
[incolla i record qui]
Potete aiutarmi a completare questa operazione?
Grazie,
[tuo nome]

Puoi incollare i record direttamente nel corpo dell’email, come mostrato nell’esempio qui sotto.

Attendi la conferma da parte del team di supporto del tuo dominio circa l’inserimento dei nuovi record DNS, dopodichè puoi procedere con la verifica dello stato

Step 5: Verifica se la configurazione è stata eseguita correttamente

Dopo che il provider ha confermato l’aggiunta dei record, torna in Impostazioni email e clicca Verifica stato.

Possibili esiti:

• Configurazione completata: tutto è stato impostato correttamente.
• Configurazione in corso: i DNS sono stati inseriti ma devono ancora propagarsi (può richiedere fino a 72 ore).
• Configurazione fallita: verifica di aver copiato correttamente i record. Controlla con il provider se ci sono conflitti con record DNS già presenti.

Ho il supporto di un tecnico IT

Se hai un tecnico o sviluppatore che gestisce il tuo sito web, può seguire questi step:

Step 1: Scarica i record DNS

Apri Impostazioni email cliccando l’icona  in basso a sinistra. Nella sezione del dominio da configurare clicca il tasto Scarica DNS per ottenere il .csv con all’interno i record da aggiungere al dominio. Se necessario, puoi scaricare il file anche più volte. 

Step 2: Accedi al pannello di controllo del dominio

Il pannello di controllo del dominio è in genere fornito dal servizio di registrazione del dominio (ad esempio, Register.it, Aruba, GoDaddy). Per accedere al pannello di controllo del dominio ti serve un nome utente e una password.

Step 3: Trova la sezione DNS

All'interno del pannello di controllo, cerca una sezione chiamata "DNS", "Gestione DNS" o una denominazione simile.

In questa sezione ci deve essere un'opzione per aggiungere nuovi record DNS. Ti verranno richiesti i seguenti dettagli per ogni record:

• Tipo di record (ad esempio, TXT, MX, CNAME)
• Nome host
• Valore
• TTL (Time to Live)

Step 4: Aggiungi i record DNS 

Copia i record che trovi nel file .csv scaricato e inseriscili nei rispettivi campi Tipo, Nome e Valore, per la TTL invece puoi lasciare il valore di default. Nell'inserire i record che ti vengono inviati assicurati di:

• Non inserire spazi aggiuntivi all'inizio o alla fine del record.
• Controllare che eventuali caratteri speciali siano scritti correttamente.

Step 5: Salva le modifiche

Una volta aggiunti tutti i record, salva le modifiche nel pannello di controllo DNS. Le modifiche potrebbero richiedere del tempo per propagarsi (di solito da pochi minuti a 72 ore).

Step 6: Verifica se la configurazione è stata eseguita correttamente 

Torna in Impostazioni email e clicca Verifica stato per controllare che tutto sia stato configurato correttamente.

Possibili esiti:

• Configurazione completata: tutto è stato impostato correttamente.
• Configurazione in corso: i DNS sono stati inseriti ma devono ancora propagarsi (può richiedere fino a 72 ore).
• Configurazione fallita: verifica di aver copiato correttamente i record. Controlla con il provider se ci sono conflitti con record DNS già presenti.

Consigli per evitare che le tue email e newsletter vadano in spam

Che cosa vuol dire che un'email finisce in spam?

Un'email di spam è un'email che i programmi per la lettura e la ricezione di email (client di posta) giudicano preventivamente come non voluta o non richiesta, dai loro utilizzatori. Per questo motivo l’email, considerata come spam, finisce automaticamente nella cartella spam, anche chiamata "Posta indesiderata" oppure direttamente nel “Cestino” del destinatario, senza che possa essere letta. I programmi di ricezione e lettura email possono considerare come spam un'email per diverse ragioni, da questioni di contenuto fino alla reputazione del mittente.

Perchè è utile sapere cosa è lo spam?

Finire nella casella dello spam di un contatto pregiudica di molto le tue possibilità di comunicare anche in futuro con tale contatto, uscire dallo spam è infatti molto difficile.

Cosa fare per evitare che le email che invii finiscano nella cartella spam dei tuoi clienti: 

Qui di seguito trovi alcuni criteri generali riguardanti la costruzione del database, la progettazione delle tue campagne e newsletter e l’inserimento dei contenuti in modo tale da minimizzare il rischio che le tue email finiscano nelle cartelle spam dei tuoi clienti. In particolare:

• Come gestire il tuo indirizzario.
• Cosa evitare di inserire nell'oggetto della email.
• Controllo del tuo indirizzo email e dei contenuti.
• Altre buone abitudini e pratiche di costruzione delle email e newsletter.

Per quanto riguarda il tuo indirizzario ti consigliamo di:

• costruire il tuo database di contatti con cura, cercando di popolarlo con indirizzi ancora attivi di persone reali;
• assicurarti, seguendo la normativa GDPR, che tutti i tuoi contatti e clienti abbiano scelto di ricevere le tue email;
• tenere sempre aggiornata la tua mailing list, rimuovendo con costanza gli indirizzi di posta elettronica che non sono più attivi o che hanno smesso di ricevere/leggere le tue comunicazioni (bounced);
• raccogliere gli indirizzi email personali anziché quelli generali nel caso di alcune organizzazioni, soprattutto le grandi aziende, in quanto potrebbero essere stati impostati dei filtri per evitare che le newsletter raggiungano le caselle di posta dei loro dipendenti.

Per quanto riguarda l'oggetto della mail sarebbe meglio evitare:

     frasi scritte tutte in maiuscolo;

     frasi che indicano offerte, come: “Risparmia il 50%” o “Offerta”;

     frasi che indicano urgenza, come: “Ordina subito” o “Tempo limitato”;

     frasi che invitano a effettuare un ordine o spendere denaro, come: “Chiedi un preventivo”;

     simboli di valute o somme di denaro espresse in cifre;

     un eccesso di punteggiatura (ad esempio troppi punti esclamativi);

     espressioni abusate come “non crederai ai tuoi occhi” o “il segreto che nessuno conosce”.

Ti consigliamo inoltre di controllare il tuo indirizzo email e i contenuti delle email:

• assicurati di inviare le tue email da un indirizzo ben chiaro e visibile, collegato a una casella di posta funzionante e affidabile;
• evita di inviare email costituite solo da immagini o da link. Inserisci invece la giusta quantità di testo, da intervallare con qualche link e qualche contenuto multimediale;
• utilizza link testati e funzionanti, da inserire sempre con il loro URL esteso, mai in formato breve o abbreviati, che celano solitamente potenziali pericoli.

A questo proposito ti consigliamo di adottare le seguenti buone abitudini:

• progetta le tue email e campagne newsletter in modo chiaro ed equilibrato, senza allontanarti troppo dai contenuti che il ricevente già associa alla tua realtà o al tuo nome e al resto della tua comunicazione (sito web e social network);
• cerca di ingaggiare e non annoiare il tuo contatto o cliente;
• non includere contenuti che possono essere valutati come inappropriati per il tuo pubblico;
• adegua la frequenza delle tue comunicazioni al tuo obiettivo, evitando gli eccessi.