Utilizza lo Scanner Artshell durante un evento

Introduzione

Lo Scanner Artshell permette di controllare gli accessi agli eventi direttamente da smartphone o tablet.

Durante l'evento puoi scannerizzare i QR code dei partecipanti, verificare l'esito della scansione, cercare una prenotazione, reinviare l'email di conferma e registrare manualmente gli ingressi quando necessario.

Prima di iniziare

Prima di utilizzare l’app scanner, assicurati di aver completato i seguenti passaggi:

aver scaricato l'app Artshell sul dispositivo mobile; Clicca qui per leggere l'articolo dedicato.
aver aggiornato il sistema operativo all'ultima versione disponibile;
disporre di una connessione Internet stabile; L’app scanner funziona solo se il dispositivo è collegato a una rete Wi-Fi o utilizza i dati mobili;
autorizzare l'accesso alla fotocamera. Se il permesso non è attivo, la schermata dello scanner apparirà nera e non sarà possibile leggere i codici QR.

Nota: l’app scanner può leggere esclusivamente i codici QR generati da Artshell. I codici QR creati da sistemi esterni non sono supportati, salvo integrazioni specifiche concordate con il team Artshell.

Step 1: Accedi all'app Scanner

Per aprire l’app Scanner dal tuo dispositivo mobile:

Apri l’app Artshell sul tuo smartphone o tablet ed effettua il login.
Seleziona l’icona del menu in alto a sinistra.
Seleziona l’icona App.
Clicca l’app Scanner.

Step 2: Seleziona l'evento

All’interno dell’app Scanner trovi l’elenco degli eventi con codici QR attivi.

Cerca l'evento per cui vuoi gestire gli accessi con la barra di ricerca e selezionalo. Una volta aperto, potrai scannerizzare i codici QR oppure consultare la lista dei partecipanti.

Step 3: Scannerizza il codice QR del visitatore

Chiedi al partecipante di mostrarti il codice QR ricevuto via email.

Prima della scannerizzazione assicurati che:

la fotocamera del tuo dispositivo sia pulita;
il QR code sia ben visibile;
la luminosità dello schermo del dispositivo del partecipante sia alta.

Inquadra il codice QR all’interno della cornice rossa e attendi qualche secondo. La scansione verrà completata automaticamente.

Riconoscere i messaggi dello Scanner

Dopo la scansione lo scanner mostra un messaggio che indica l'esito del controllo.

Il messaggio visualizzato dipende dall'esito della scansione e dalla configurazione del QR code dell'evento. Consulta la panoramica seguente per individuare rapidamente il messaggio visualizzato sul dispositivo, quindi prosegui con la sezione dedicata per maggiori dettagli.

Colore	Messaggio	Significato
	Primo ingresso	Primo accesso consentito
	Secondo ingresso	Secondo accesso consentito
	QR code già utilizzato	Il QR code è già stato utilizzato e non consente un nuovo accesso.
	Periodo non valido	Il QR code è stato scannerizzato al di fuori della data o dell'orario di validità. L'accesso può essere autorizzato manualmente.
	Il QR non è valido	Il QR code non può essere letto probabilmente per: luminosità bassa dispositivo in modalità aereo problemi di connessione
	Impossibile scansionare il codice QR	Il codice QR non appartiene all’evento selezionato.

Primo ingresso

Quando compare: Alla prima scansione di un QR code valido.
Cosa significa: L'ingresso del partecipante è stato registrato correttamente.

Secondo ingresso

Quando compare: Compare se un codice QR viene scannerizzato una seconda volta, e non sono state inserite limitazioni al codice QR nella scheda evento. Compare anche nel caso sia stata inserita la limitazione al QR Valido per una giornata a scelta e il partecipante rientra nello stesso giorno del primo accesso.
Cosa significa: Il primo ingresso è già stato registrato, ma il QR code è ancora valido.

QR code già utilizzato

Questo messaggio indica che il QR code non consente un nuovo accesso. In caso di necessità si può autorizzare manualmente l'accesso dell'ospite cliccando il pulsante Autorizza manualmente. Può comparire in due situazioni:

QR valido per un solo ingresso

Se il QR code è configurato come Valido per un singolo ingresso, qualsiasi scansione successiva al primo accesso mostrerà questo messaggio, indipendentemente dal giorno in cui viene effettuata.

QR valido per una giornata a scelta

Se il QR code è configurato come Valido per una giornata a scelta, questo messaggio arancione compare quando il partecipante tenta di accedere in una giornata diversa da quella del primo ingresso.

Periodo di ingresso non valido

Quando compare: Questo messaggio viene visualizzato quando il QR code viene scannerizzato al di fuori del periodo di validità previsto per l'evento o per l'attività. Ad esempio, se l'attività inizia alle 15:00 e il QR code viene scansionato alle 14:59, l'ingresso verrà segnalato come non valido.
Cosa significa: Il partecipante sta tentando di accedere in una data o in un orario non consentiti. Per questo motivo, lo scanner non registra automaticamente l'ingresso.

Se necessario, puoi comunque consentire l'accesso toccando Autorizza manualmente. Lo scanner registrerà l'ingresso anche se effettuato al di fuori del periodo di validità.

Il QR non è valido

Quando compare: il QR code non può essere letto a causa della luminosità, della connessione o di problemi durante la scansione.
Cosa fare: ripeti la scansione dopo aver verificato fotocamera, schermo e connessione.

Impossibile scansionare il codice QR

Quando compare: il QR code appartiene a un evento o a una manifestazione diversa da quella selezionata.
Cosa fare: verifica di aver aperto l'evento corretto oppure cerca il partecipante manualmente.

Registrazione dell'ospite +1 via scanner

Se l’evento consente al partecipante principale di portare un ospite +1, i due ingressi devono essere registrati insieme.

Solo il partecipante principale riceve l’email con il codice QR e deve mostrarlo all’ingresso anche per il proprio ospite. Dopo la scansione, ti viene mostrato il pulsante Aggiungi ospite +1, che permette di registrare anche l’ingresso dell’accompagnatore.

Se il pulsante Aggiungi ospite +1 non è disponibile

Se il pulsante non viene visualizzato, significa che il partecipante principale non ha indicato la presenza di un ospite durante la registrazione.

Se invece compare il messaggio L'OSPITE +1 NON HA COMPLETATO LA REGISTRAZIONE, l'accompagnatore non ha ancora confermato la propria partecipazione. In questo caso, chiedigli di recuperare l'email di invito e completare la registrazione prima di procedere con l'ingresso.

Perchè l'ospite +1 deve confermare la sua partecipazione?

La conferma dell’ospite +1 è importante anche dal punto di vista organizzativo e della privacy.

Durante la registrazione, l’ospite può infatti:

accettare l’informativa privacy;
scegliere, se previsto, se iscriversi alla newsletter;
confermare i propri dati.

Senza questa conferma, i dati dell’ospite non potranno essere utilizzati per le finalità di comunicazione o marketing descritte nella tua privacy policy.

Cerca un partecipante

Se un partecipante non trova il proprio codice QR oppure desideri verificare una prenotazione, puoi cercarlo direttamente dall'app Scanner.

Per accedere alla lista, seleziona un evento e clicca l’icona in alto a sinistra.

Da questa sezione puoi:

cercare un partecipante tramite la barra di ricerca;
selezionare un nominativo dall’elenco;
visualizzare e gestire la relativa prenotazione.

Dalla scheda del partecipante puoi consultare le informazioni della prenotazione, reinviare l'email di conferma oppure registrare manualmente l'ingresso.

Nota: La ricerca dei partecipanti non include i nominativi degli ospiti +1. L’ospite +1 è infatti collegato alla prenotazione del partecipante principale e non può essere cercato direttamente dalla barra di ricerca. Per registrare l’ingresso dell’ospite, cerca il partecipante principale, apri la sua prenotazione e conferma da lì l’ingresso del +1.

Re-inviare l'email di prenotazione

Se un partecipante non riesce a trovare l'email di conferma dell'evento, puoi inviarla nuovamente direttamente dall'app Scanner.

Per re-inviare l’email di prenotazione:

Clicca l’icona in alto a sinistra nello scanner.
Cerca il partecipante utilizzando la barra di ricerca. Puoi cercare sia per email per partecipante che per nome o cognome.
Una volta individuato il partecipante, clicca sul suo nominativo. Assicurati che l'indirizzo email sia quello corretto e che il partecipante possa ricevere le email di quell'indirizzo email dal suo dispositivo.
Clicca l’icona .
Seleziona Invia di nuovo l'email di prenotazione.

L’email verrà inviata nuovamente all’indirizzo associato alla prenotazione.

Una volta ricevuta, chiedi al partecipante di aprire il messaggio e mostrarti il codice QR per procedere con la scansione.

Cosa fare se il partecipante non riceve l’email

Prima di registrare manualmente l'ingresso, verifica che:

l'email non sia stata spostata nella cartella Spam o Posta indesiderata;
il partecipante abbia aggiornato la propria casella di posta;
il partecipante provi ad accedere alla propria email da un browser (ad esempio Safari o Google Chrome), anziché dall'app di posta del telefono.

Se l'email continua a non arrivare, puoi registrare manualmente l'ingresso dalla scheda del partecipante:

clicca Ingresso singolo se sta entrando solo il partecipante principale;
clicca Con ospite se stanno entrando insieme il partecipante principale e il suo ospite +1.

Conclusioni

Con Artshell Scanner puoi controllare gli accessi agli eventi, gestire le prenotazioni e intervenire rapidamente in caso di necessità.

Per configurare gli utenti Scanner o consultare lo storico degli ingressi registrati, consulta l'articolo Configurare lo Scanner Artshell.