L'app Reminder - organizza promemoria e scadenze

Introduzione

L'app Reminder di Artshell ti permette di organizzare attività, scadenze e promemoria direttamente all'interno della piattaforma Artshell.

Puoi utilizzarla, ad esempio, per ricordarti un'attività da svolgere, tenere sotto controllo una scadenza oppure creare promemoria collegati a opere ed eventi presenti nel tuo account.

L'app si basa su due elementi principali:

le Liste, che ti permettono di raggruppare e organizzare i promemoria in base alle tue esigenze, ad esempio per progetto, attività o area di lavoro;
i Promemoria, che rappresentano le singole attività da ricordare e possono contenere note, tag, una scadenza, una priorità ed eventuali collegamenti a opere o eventi.

Quando accedi all'app trovi già una lista predefinita, I miei promemoria, che puoi utilizzare subito. Se hai bisogno di organizzare le attività secondo criteri diversi, puoi creare ulteriori liste personalizzate.

In questa guida vediamo come creare e gestire i promemoria, organizzarli in liste, impostare scadenze e notifiche e gestire più attività contemporaneamente.

Accedi all’app Reminder

Dalla versione desktop di Artshell, clicca l'icona con i quattro quadratini nella barra laterale sinistra per accedere alla sezione App, quindi seleziona l'app Reminder.

Una volta aperta l'app, puoi visualizzare i promemoria già creati oppure aggiungerne di nuovi.

Come è organizzata l'app Reminder

Quando accedi all'app Reminder puoi accedere alla lista predefinita I miei promemoria e puoi subito iniziare ad aggiungere le tue attività. Se hai bisogno di organizzare i promemoria in base a progetti, attività o altri criteri, puoi creare successivamente delle liste personalizzate, che possono anche essere condivise con gli altri utenti del tuo account.

Nella schermata principale trovi inoltre:

la barra di ricerca, per cercare un promemoria tramite parole chiave;
Oggi, che raccoglie i promemoria in scadenza nella giornata;
Programmati, che raccoglie i promemoria per cui è stata impostata una scadenza;
Opere, per visualizzare i promemoria collegati alle opere;
Eventi, per visualizzare i promemoria collegati agli eventi;
Le mie liste, dove trovi l'elenco delle liste personalizzate che hai creato.

Selezionando una lista, un'opera o un evento puoi visualizzare sulla destra i relativi promemoria.

Crea un promemoria

Per aggiungere un nuovo promemoria:

seleziona la lista in cui vuoi inserirlo - se non hai creato liste ti trovi di default dentro la lista I miei promemoria;
clicca + promemoria nella parte superiore della schermata;
inserisci le informazioni del promemoria;
clicca Salva.

All'interno del promemoria puoi inserire:

Titolo: il nome del promemoria o dell'attività da svolgere.
Note: eventuali informazioni aggiuntive utili per descrivere il promemoria.
Tag: uno o più tag per classificare il promemoria.
Data e ora: la scadenza del promemoria. Puoi impostare una data e, se necessario, anche un'ora.
Eventi: uno o più eventi di Artshell da collegare al promemoria.
Opere: una o più opere da collegare al promemoria.
Priorità: il livello di priorità da assegnare all'attività. Puoi scegliere tra: Nessuna, Bassa, Media, Alta.
Lista: la lista in cui vuoi inserire il promemoria. Di default è selezionata I miei promemoria; se hai già creato altre liste, puoi sceglierne una diversa.

Collega un promemoria a un'opera o a un evento

Puoi collegare un promemoria a una o più opere o eventi presenti nel tuo account.

In questo modo puoi mantenere l'attività associata al contenuto a cui si riferisce e ritrovarla facilmente anche dalle sezioni Opere ed Eventi nella schermata principale di Reminder.

Esempio

Se devi verificare le condizioni di un'opera prima di una mostra, puoi creare il promemoria Controllare condition report e collegarlo sia all'opera interessata sia all'evento.

Per collegare un'opera o un evento:

seleziona Eventi o Opere nella scheda del promemoria;
clicca + in alto a destra;
seleziona una o più opere o eventi dalla barra laterale;
clicca Aggiungi per confermare.

Puoi collegare allo stesso promemoria più opere e più eventi.

I promemoria collegati possono essere ritrovati anche dalle sezioni Opere ed Eventi nella schermata principale di Reminder.

Scadenze e notifiche

Quando imposti una data e un'ora di scadenza per un promemoria, Artshell invia una notifica via email all'indirizzo dell'utente che ha creato il promemoria al momento previsto.

I promemoria per cui è stata impostata una scadenza vengono raccolti nella sezione Programmati, mentre quelli in scadenza nella giornata sono visibili anche in Oggi.

Inoltre, l'icona dell'app Reminder mostra un indicatore rosso con il numero di promemoria in scadenza, così da poterli tenere sotto controllo direttamente da Artshell.

Gestisci un promemoria

Dopo aver creato un promemoria, puoi modificarne le informazioni oppure contrassegnarlo come completato quando hai terminato l'attività.

Completa un promemoria

Quando hai concluso un'attività, clicca il cerchio a sinistra del titolo del promemoria per contrassegnare il promemoria come completato. Il promemoria scomparirà dall'elenco delle attività da completare.

Per visualizzare anche i promemoria già completati, clicca l'icona e seleziona Mostra completati. Per nascondere i promemoria completati, clicca poi Nascondi completati.

Modifica o elimina un promemoria

Per modificare un promemoria, clicca sul suo titolo. Si aprirà la relativa scheda, dove puoi aggiornare le informazioni inserite. Ad esempio, puoi modificare la scadenza, cambiare la priorità, aggiungere delle note oppure collegare nuove opere o eventi.

Una volta terminate le modifiche, clicca Salva.

Per eliminare il promemoria, apri la stessa scheda e clicca Cancella.

Organizza i promemoria con le liste

Se vuoi suddividere le attività in base a progetti, aree di lavoro o altri criteri, puoi creare ulteriori liste personalizzate.

Esempio

Puoi creare una lista Mostra Milano 2026 per raccogliere tutti i promemoria relativi alla preparazione della mostra, oppure una lista Spedizioni per raggruppare le attività relative alla movimentazione delle opere.

Crea una nuova lista

Per creare una lista:

clicca Lista +;
inserisci il nome della lista;
scegli un colore identificativo;
definisci i permessi di visualizzazione tramite il Lucchetto - ovvero scegli se mantenere la lista visibile solo a te o a tutti gli utenti dell'account;
clicca Salva.

La nuova lista apparirà nella sezione Le mie liste.

Scegli se mantenere una lista privata o condividerla

Se il tuo account Artshell ha un piano Premiere, dunque prevede più utenti, ciascun utente visualizza di default solamente i propri promemoria. I promemoria personali degli altri utenti dell'account non sono quindi visibili.

Se vuoi condividere alcuni promemoria con gli altri utenti dell'account, puoi organizzarli all'interno di una lista condivisa.

Quando crei o modifichi una lista, utilizza il Lucchetto per definirne la visibilità:

mantieni la lista privata se vuoi che sia visibile solamente a te;
rendi la lista condivisa se vuoi che anche gli altri utenti dell'account possano visualizzarla insieme ai promemoria che contiene.

Esempio

Se stai organizzando le attività relative a una mostra insieme ai tuoi collaboratori, puoi creare una lista Mostra Milano 2026, renderla condivisa e inserire al suo interno i promemoria che devono essere consultati dal team.

Nota

Al momento non è possibile condividere una lista solamente con alcuni utenti dell'account: la lista può essere privata oppure condivisa con tutti gli utenti che hanno accesso all'app Reminder.

Se è necessario impedire a un determinato utente di visualizzare le liste condivise, è possibile disabilitare per quell'utente l'accesso all'intera app Reminder dalle impostazioni dei permessi. In questo caso, però, l'utente non potrà utilizzare Reminder nemmeno per gestire i propri promemoria personali.

Ordina le liste

Puoi personalizzare l'ordine delle liste trascinandole verso l'alto o verso il basso.

Clicca e trascina la barra a sinistra del cerchio colorato accanto al nome della lista fino alla posizione desiderata.

Modifica o elimina una lista

Per modificare una lista:

Selezionala nella sezione Le mie liste.
Clicca l'icona in alto a destra.
Seleziona Modifica lista.
Modifica nome, colore o permessi di visualizzazione.
Clicca Salva.

Per eliminarla invece, segui i passaggi sopra riportati ma clicca il pulsante Cancella dal pannello di modifica.

Attenzione

Eliminando una lista verranno eliminati anche tutti i promemoria contenuti al suo interno.

Ordina i promemoria di una lista

Puoi scegliere in quale ordine visualizzare i promemoria all'interno di ciascuna lista.

Clicca l'icona in alto a destra e seleziona il criterio desiderato:

Manuale: trascina i promemoria nell'ordine che preferisci tramite la barra grigia;
Data di scadenza: ordina i promemoria in base alla scadenza impostata;
Data di creazione: ordina in base al momento in cui sono stati creati;
Titolo: ordina alfabeticamente;
Priorità: ordina in base alla priorità assegnata.

Se selezioni Manuale, puoi modificare liberamente la posizione dei singoli promemoria trascinandoli nell'ordine che preferisci.

Gestisci più promemoria contemporaneamente

Se devi effettuare la stessa operazione su più promemoria, puoi selezionarli e utilizzare le azioni multiple.

Per iniziare:

Apri la lista che contiene i promemoria.
Clicca l'icona in alto a destra.
Seleziona i promemoria tramite il cerchio a sinistra di ciascun titolo.

Il contatore nella parte superiore della schermata indica quanti promemoria hai selezionato.

Dal menu delle azioni in basso puoi quindi:

modificare la data e l'ora di scadenza tramite l'icona del calendario e cliccare Applica;
spostare i promemoria in un'altra lista tramite l'icona della cartella e cliccare Sposta;
eliminare i promemoria selezionati tramite l'icona del cestino;
segnare i promemoria come completati dal menu con i tre puntini.

L'azione scelta viene applicata a tutti i promemoria selezionati.

Conclusione

L'app Reminder ti permette di gestire attività e scadenze direttamente all'interno di Artshell e, quando necessario, collegarle alle opere e agli eventi a cui si riferiscono.

Puoi iniziare dalla lista predefinita I miei promemoria e creare successivamente altre liste per organizzare le attività secondo il tuo metodo di lavoro. Scadenze, notifiche, criteri di ordinamento e azioni multiple ti permettono poi di mantenere sotto controllo i promemoria e gestirli nel tempo.