Bonnes pratiques pour cataloguer une œuvre avec Artshell
Introduction
Une fiche d'œuvre peut contenir de nombreuses informations : depuis les données essentielles, telles que le titre, l'artiste, la technique et les dimensions, jusqu'à des informations plus détaillées, telles que la bibliographie, les expositions, le rapport d'état, la revue de presse, les certificats ou les documents d'archives.
Artshell vous permet d'organiser ces contenus à l'aide de deux outils principaux : les champs de la fiche d'œuvre et les dossiers avec leurs pièces jointes.
Dans ce guide, nous verrons quand utiliser l'un ou l'autre et comment organiser les informations de manière cohérente, afin de garder vos archives bien rangées et d'en faciliter la consultation, l'exportation et le partage.
Avant de commencer
Ce guide est consacréà l'organisation des contenus et non à la création de la fiche d'œuvre ni au fonctionnement des dossiers et des pièces jointes.
Si vous ne connaissez pas encore ces fonctionnalités, consultez d'abord :
Champs de la fiche ou dossiers : lesquels utiliser ?
Lorsque vous ajoutez une information à une œuvre, vérifiez tout d'abord si Artshell prévoit déjà un champ dédié. Les informations telles que le titre, l'artiste, l'année, la technique, les dimensions, le prix, l'acquisition, l'assurance, l'évaluation, la propriété et les certifications peuvent être saisies directement dans les champs de la fiche de l'œuvre. Accéder à l'article Ajouter une œuvre pour consulter la liste complète des champs disponibles.
Les dossiers servent quant à eux à compléter la fiche avec des informations et des ressources supplémentaires, telles que des descriptions de l'œuvre, des expositions, une bibliographie, un rapport d'état, une revue de presse, des catalogues, des images, des fichiers PDF, des vidéos ou d'autres documents.
En bref :
| Type d'information | Où l'insérer ? | Exemples |
|---|---|---|
| Informations descriptives et de gestion | Fiche de l'œuvre | Titre, artiste, année, technique, dimensions, tirage, prix, acquisition, assurance, estimation, propriété, certificats |
| Documentation complémentaire | Dossiers et pièces jointes | Expositions, bibliographie, rapports d'état, revue de presse, catalogues, fichiers PDF et autres documents descriptifs |
Tu peux donc suivre une règle simple :
S'il existe un champ dédié, utilisez le champ de la fiche. Si vous devez ajouter des informations ou des documents pour lesquels aucun champ spécifique n'est prévu, utilisez les dossiers et les pièces jointes.
Pourquoi utiliser les champs de la fiche lorsqu'ils sont disponibles ?
Les champs de la fiche ne servent pas seulement à maintenir l'ordre dans la base de données : il s'agit de données structurées qu'Artshell peut organiser et présenter correctement, même lorsque l'œuvre est exportée ou partagée.
L'ordre et la hiérarchie des informations sont en effet conservés dans les fichiers PDF, les étiquettes, les records partagées via des liens et dans les autres formats disponibles.
Conseil : avant de créer un nouveau dossier, vérifie toujours qu'il n'existe pas déjà un champ dédié à l'information que tu souhaites saisir.
Comment utiliser les dossiers et les pièces jointes
Lorsque vous devez ajouter des informations plus détaillées ou des documents qui ne tiennent pas dans les champs de la fiche, vous pouvez créer un dossier dédié à ce sujet et y organiser une ou plusieurs pièces jointes.
Dans chaque pièce jointe, vous pouvez insérer du texte, des images, des fichiers PDF, des vidéos, des liens et d'autres types de contenu. Pour découvrir comment créer des dossiers et des pièces jointes et y ajouter différents types de contenu, consultez le guide Dossiers et pièces jointes.
Par exemple, vous pouvez créer des dossiers tels que :
- Description
- Expositions
- Bibliographie
- Rapport d'état
- Revue de presse
- Documentation photographique
- Documents d'archives
Dans chaque dossier, vous pouvez ensuite créer les pièces jointes nécessaires et ajouter du texte, des images, des fichiers PDF, des vidéos, des liens et d'autres éléments.
Ainsi, le dossier identifie le sujet, tandis que les pièces jointes permettent d'organiser les différents contenus relatifs à ce sujet.
Attention : si une même pièce jointe contient des éléments présentant différents niveaux de confidentialité, nous vous recommandons de les séparer en plusieurs pièces jointes distinctes. En effet, le cadenas s'applique à l'ensemble de la pièce jointe : lorsqu'il est fermé, tout le contenu de la pièce jointe est exclu des partages et des exportations. Il n'est pas possible de rendre privé un seul élément à l'intérieur de celle-ci.
Pour plus d'informations, consultez l'article consacré à la fonction « Cadenas ».
Vous trouverez ci-dessous quelques exemples illustrant comment organiser différents types de contenu :
- Organise les expositions
- Organiser la bibliographie
- Ajoutez une description plus détaillée de l'œuvre
- Organiser d'autres documents
Exemple : organiser des expositions
Si vous souhaitez conserver l'historique des expositions d'une œuvre, vous pouvez créer un dossier « Expositions ».
En fonction du niveau de détail dont vous avez besoin, vous pouvez organiser les informations de différentes manières. Par exemple, vous pouvez créer une seule annexe contenant la liste complète des expositions, ou bien une annexe pour chaque exposition, si vous souhaitez conserver des informations et des documents spécifiques à chacune d'entre elles.
Choisissez la structure la mieux adaptée aux besoins de votre archive et veillez à ce qu'elle reste cohérente d'une Artworks à l'autre.
Exemple : organiser la bibliographie
Pour rassembler la bibliographie relative à un ouvrage, tu peux créer un dossier « Bibliographie » et ajouter une pièce jointe pour chaque publication.
Dans chaque annexe, vous pouvez ajouter, par exemple, la référence bibliographique, des images de la couverture, un fichier PDF, un lien vers la publication et d'éventuelles notes.
De cette manière, vous pouvez enrichir et mettre à jour la bibliographie au fil du temps sans modifier les informations principales de la fiche.
Exemple : ajoutez une description plus détaillée de l'œuvre
Si vous souhaitez ajouter à la fiche un texte descriptif plus long ou des informations complémentaires sur l'œuvre, vous pouvez créer un dossier intitulé « Description » et y insérer une pièce jointe contenant le texte.
Cela vous permet de conserver les descriptions et les informations complémentaires plus détaillées séparément des informations principales de la fiche et, si nécessaire, de les enrichir avec des images, des fichiers, des vidéos ou d'autres contenus.
Si vous disposez de plusieurs textes consacrés à la même œuvre, vous pouvez également créer plusieurs pièces jointes au sein d'un même dossier, en attribuant à chacune un titre clair permettant d'en distinguer le contenu.
Exemple : classez les autres documents
Ce même critère peut s'appliquer aux rapports d'état, à la revue de presse, à la documentation photographique, aux documents d'archives et à tout autre contenu lié à l'œuvre.
Par exemple, vous pouvez créer un dossier « Rapports d'état » et utiliser les pièces jointes pour conserver les différents rapports établis au fil du temps.
Artshell n'impose pas de structure prédéfinie : vous pouvez choisir les dossiers et les pièces jointes en fonction des besoins de vos archives. Nous vous recommandons toutefois de conserver le même critère d'organisation pour toutes les Artworks, afin de faciliter la consultation de la base de données au fil du temps.
Organisez-vous en pensant également au partage
La distinction entre les champs de la fiche et les dossiers est également utile lorsque vous devez exporter ou partager une œuvre.
Les informations principales restent classées dans les champs de la fiche, tandis que le contenu des dossiers est présenté dans une section consacrée à la documentation complémentaire.
Bien organiser les informations dès le départ vous permet donc d'avoir une fiche bien structurée, tant dans le cadre de votre travail quotidien que lorsque vous devez la présenter ou la partager à l'extérieur.
Définir l'ordre des dossiers
Si vous utilisez plusieurs dossiers, vous pouvez définirleur ordre d'affichage : dans le panneau « Paramètres », cliquez sur l'onglet « Cadenas et dossiers ». L'ordre défini est repris dans les « records » et, lorsque vous exportez plusieurs dossiers, il détermine également l'ordre dans lequel ils apparaissent dans l'exportation.
N'oubliez pas que l'ordre des dossiers est le même pour toutes les Artworks: il n'est donc pas possible de définir un ordre différent pour un seul dossier.
Pour savoir comment modifier la commande, consultez l'article Dossiers et pièces jointes.
Pourquoi organiser la documentation de cette manière ?
Le fait de séparer la documentation complémentaire des champs principaux de la fiche présente plusieurs avantages.
Vous pouvez :
- veiller à ce que la fiche reste concise et facile à lire ;
- rassembler des textes de n'importe quelle longueur ;
- joindre des images, des fichiers PDF, des vidéos et des liens en plus des informations textuelles ;
- mettre à jour la documentation sans modifier les données principales de l'ouvrage ;
- décider quels contenus partager ou garder confidentiels à l'aide du cadenas.
Lorsque la fiche est exportée ou partagée, le contenu des dossiers est présenté dans une section dédiée, distincte des données principales de l'œuvre. Ainsi, la partie initiale de la fiche reste réservée aux informations essentielles, tandis que la documentation complémentaire dispose de tout l'espace nécessaire pour être consultée de manière ordonnée.
La même méthode peut être utilisée pour les artistes
La logique décrite dans ce guide peut également s'appliquer aux records Artiste. Par exemple, vous pouvez créer un dossier « Biographie de l'artiste » pour rassembler une biographie détaillée et d'éventuels documents complémentaires.
Conclusion
Chaque archive a des besoins et des critères de catalogage différents. En utilisant les champs de la fiche pour les informations principales et les rubriques « Dossiers » et « Pièces jointes » pour la documentation et les informations complémentaires, vous pouvez mettre en place une structure claire et cohérente avec votre méthode de travail.
Définir dès le départ des critères communs concernant les noms, l'organisation, l'ordre et la confidentialité des contenus vous aidera également à maintenir la base de données bien organisée au fil du temps et à faciliter le partage des informations.