Ajouter une œuvre

Introduction

Chaque œuvre présente sur Artshell est présentée dans une fiche d'œuvre, qui rassemble toutes les informations et tous les contenus qui s'y rapportent.

Dans ce guide, vous découvrirez comment créer une nouvelle fiche d'œuvre, saisir les informations principales et l'enregistrer dans vos archives. Vous pourrez la compléter ou la modifier à tout moment.

Étape 1: Créez une nouvelle fiche d'œuvre

Étape 2: Remplissez la fiche de l'œuvre

Remplissez les champs de la fiche avec les informations que vous souhaitez associer à l'œuvre. Il n'est pas nécessaire de toutes les saisir immédiatement : vous pourrez les modifier ou les compléter à tout moment.

Vous trouverez ci-dessous une description des principaux champs disponibles.

Images

Ajoutez une ou plusieurs images de l'œuvre. Vous pouvez les sélectionner à partir de la Medialibrary ou d'en télécharger de nouvelles directement lors de la saisie de la fiche.

Pour plus d'informations, consultez l'article consacré à la Medialibrary.

Artiste

Associez l'œuvre à un artiste déjà présent dans votre base de données. Cliquez sur« Choisir un artiste» et saisissez les initiales du prénom ou du nom de famille de l'artiste, puis sélectionnez-le dans le menu déroulant. Si l'artiste n'a pas encore été ajouté à Artshell, cliquez sur le « + »pour créer sa fiche.

Pour en savoir plus, consultez l'article Ajouter un artiste.

Titre, année et technique

Ces champs permettent d'identifier et de décrire l'œuvre.

• Titre: nom de l'œuvre.
• Année: année, période, siècle ou date approximative de réalisation.
• Technique: technique d'exécution ou matériaux utilisés.

Dimensions et poids

Indiquez les dimensions de l'œuvre en précisant sa hauteur, sa largeur, sa profondeur, son diamètre et son poids.

Pour les œuvres d Artworks s complexes, telles que des installations, des diptyques ou des triptyques, vous pouvez utiliser le champ « Remarques sur les dimensions et le poids » pour ajouter des informations supplémentaires concernant les dimensions.

Artshell convertit automatiquement les mesures entre centimètres et pouces, ainsi qu'entre kilogrammes et livres.

Édition

Indiquez le numéro d'édition de l'ouvrage, le cas échéant.

Signature

Précisez si l'œuvre est signée et indiquez l'emplacement de la signature.

Balises

Les balises vous permettent de classer et de regrouper les Artworks selon les critères de votre choix, ce qui facilite la recherche et l'organisation de vos archives.

Pour en savoir plus, consultez l'article Organisez vos « Artworks » à l'aide de balises et de listes.

ID et statut

Cette section contient des informations utiles pour l'identification et la gestion de l'œuvre.

• ID: numéro d'inventaire attribué par l'utilisateur (également appelé « Artwork ID »). Vous pouvez saisir la valeur de votre choix en fonction des critères de catalogage utilisés dans vos archives.

Artshell utilise également l'identifiant pour reconnaître les Artworks lors des importations à partir de fichiers Excel. Cela lui permet d'identifier les records déjà présentes, de les mettre à jour et d'éviter la création de doublons. C'est pourquoi nous vous recommandons d'attribuer un identifiant unique à chaque œuvre.

• Statut: indique si l'œuvre est « Disponible », « Réservée » ou « Indisponible ».

Associez l'œuvre au lieu où elle se trouve, en sélectionnant l'un des « Contacts » présents dans vos archives.

Indiquez le prix de l'œuvre en précisant :

• montant ;
• devise ;
• application de la TVA ;
• remarques éventuelles.

Enregistrez les informations relatives à l'acquisition de l'œuvre, notamment :

• valeur d'achat ;
• devise ;
• TVA ;
• date d'acquisition ;
• origine ;
• notes descriptives.

Enregistrez les informations relatives à la couverture d'assurance de l'ouvrage, telles que le montant assuré, la compagnie d'assurance, le numéro de police, la période de validité et les remarques éventuelles.

Enregistrez l'évaluation économique de l'ouvrage en indiquant la valeur estimée, le nom de l'expert et la date de l'évaluation.

Propriété et collection

Indiquez le propriétaire de l'œuvre et la collection à laquelle elle appartient.

Certifications et droits

Enregistre les informations relatives aux certifications, aux restrictions, au droit de suite, au droit d'auteur, à la SIAE ou à d'autres droits liés à l'œuvre.

Support, emballage et quantité

Cette section rassemble des informations utiles pour la manutention et la conservation de l'œuvre.

Comprend :

• Dimensions maximales, pour indiquer les dimensions, cadre ou support compris. Vous pouvez indiquer la hauteur, la largeur, la profondeur, le diamètre et le poids ;
• État de conservation : menu déroulant dans lequel vous pouvez choisir si l'état de l'œuvre est Excellent, Bon, Passable ou Très mauvais ;
• Emballage, avec les dimensions de la caisse, le nombre de colis et les remarques ;
• Quantité: si l'œuvre que vous ajoutez est composée de plusieurs Artworks , vous pouvez indiquer ici leur nombre ;
• Support: menu déroulant permettant de choisir le type de support. Vous pouvez commencer à saisir les premières lettres du support qui vous intéresse afin de faciliter la sélection.

Remarques

Utilisez ce champ pour saisir toute information complémentaire qui ne trouve pas sa place dans les autres champs de la fiche.

Dossiers et pièces jointes

Dans l'onglet « Détails », vous pouvez associer à l'œuvre des images, des documents, des fichiers, des dossiers et d'autres contenus connexes.

Pour plus d'informations, consultez l'article L'onglet « Détails ».

Étape 3: Enregistrez la fiche

Une fois que vous avez terminé de remplir le formulaire, cliquez sur « Enregistrer » en haut à gauche.

L'œuvre sera ajoutée à votre bibliothèque et sera immédiatement disponible dans la section Artworks.

Que pouvez-vous faire ensuite ?

Une fois la fiche d'œuvre créée, vous pouvez :

• ajouter des images, des vidéos, des fichiers et des dossiers à partir de l' onglet « Détails » ;
• organiser l'ouvrage à l'aide de balises et de listes;
• la publier;
• l'exporter ou la partager dans différents formats ;
• modifier ces informations à tout moment.

Pour en savoir plus sur ces fonctionnalités, consultez les articles qui leur sont consacrés.

Conclusions

Créer une nouvelle œuvre est la première étape pour constituer votre archive sur Artshell. Vous pourrez enrichir la fiche à tout moment en ajoutant de nouvelles informations, des contenus multimédias et des documents.

Pour en savoir plus, consultez également :

• Modifier une œuvre
• L'onglet « Détails » dans les Artworks
• Organisez vos « Artworks » à l'aide de balises et de listes
• Importer « Artworks » à partir d'un fichier Excel