Introduzione

Gestire una collezione d'arte di grandi dimensioni può essere impegnativo, soprattutto quando si tratta di catalogare ogni singola opera. Artshell semplifica questo processo offrendoti due soluzioni per importare la tua collezione in modo efficiente:

Il nostro servizio Concierge: un team di esperti si occuperà di tutto per te. Clicca qui per scoprire di più sul servizio Concierge.
L'importazione avanzata: uno strumento che ti permette di importare le opere in autonomia caricando un file Excel nel database Artshell.

In questo articolo trovi tutte le indicazioni passo passo per utilizzare la funzionalità di importazione avanzata.

Step 1: Scarica e compila il file import opere (Excel)

Qui di seguito trovi il modello di foglio Excel che puoi scaricare e compilare.

Scarica il modello Excel per l'importazione delle opere qui sotto:

File.excel.xlsx

Il file è presente e scaricabile anche all'interno di Artshell dal Pannello impostazioni () alla voce Import cliccando Opere, poi scarica il modello Excel.

Dopo aver scaricato il file, procedi così:

Apri il file in Excel.
Il file è composto da una prima riga di intestazione i cui titoli NON vanno modificati e una seconda riga in cui sono inserite delle descrizioni di esempio. La prima riga di intestazione è colorata per distinguere le diverse tipologie di informazioni e facilitare la compilazione.

Suggerimenti per la compilazione:
• Note sulle colonne: posiziona il cursore sui titoli delle colonne per visualizzare le note di compilazione.
• Riga di esempio: puoi mantenere la seconda riga di esempio durante la compilazione e cancellarla solo dopo aver inserito le tue opere. Questo ti permetterà di consultare le descrizioni di esempio in caso di dubbi.

Prendi un momento per esaminare tutte le colonne del file. Nel caso in cui ci fossero delle colonne che non ti servono puoi scegliere di lasciarle vuote o eliminarle completamente dal file.

Ogni riga del file Excel corrisponde a una scheda opera. Completa una riga di informazioni per ogni opera che vuoi caricare seguendo il titolo della riga di intestazione. Se un campo è utile solo per alcune opere, puoi lasciare vuota la cella per le altre: non sarà importato nella loro scheda. Infine, alcuni campi richiedono un formato specifico per essere importati correttamente.
Qui di seguito trovi le modalità di inserimento di ciascun campo.

Leggi le istruzioni di compilazione più nel dettaglio

Artwork ID	testo e numero
Titolo	testo e numero
Anno	numero
Tecnica	testo
Medium	testo, da foglio medium
Altezza	numero
Larghezza	numero
Profondità	numero
Diametro	numero
Unità di misura	testo, da foglio unità di misura
Peso	numero
Unità di misura di peso	testo, da foglio unità di misura di peso
Descrizione dimensione e peso	testo e numero
Edizione	testo e numero
Firma	testo e numero
Tag	testo
Stato	testo, da foglio stato
Dettagli del luogo	testo e numero
Prezzo	numero
Prezzo valuta	numero, da foglio valuta
IVA	si/cella vuota corrisponde a no
Note sul prezzo	testo e numero
Valore di acquisizione	numero
Valuta acquisizione	numero, da foglio valuta
Acquisizione IVA	si/cella vuota corrisponde a no
Tipo di tassazione	testo e numero
Giorno di acquisizione	numero
Mese di acquisizione	numero
Anno di acquisizione	numero
Note acquisizione	testo e numero
Valore assicurativo	numero
Valuta assicurazione	numero, da foglio valuta
Assicurata	si/cella vuota corrisponde a no
Data inizio assicurazione	numero
Data fine assicurazione	numero
Numero di polizza	testo e numero
Note assicurazione	testo e numero
Valutazione	numero
Valuta valutazione	numero, da foglio valuta
Giorno di valutazione	numero
Mese di valutazione	numero
Anno di valutazione	numero
Note valutazione	testo e numero
Collezione	testo e numero
Certificata	si/cella vuota corrisponde a no
Certificato rilasciato da	testo e numero
Diritto e vincoli	si/cella vuota corrisponde a no
Descrizione diritti e vincoli	testo e numero
Diritto di seguito	si/cella vuota corrisponde a no
Descrizione diritto di seguito	testo e numero
Vincolata dalla soprintendenza	si/cella vuota corrisponde a no
Descrizione vincolo soprintendenza	testo e numero
SIAE	si/cella vuota corrisponde a no
Descrizione SIAE	testo e numero
Diritto d'autore	si/cella vuota corrisponde a no
Descrizione diritto d'autore	testo e numero
Copyright fotografo	si/cella vuota corrisponde a no
Descrizione copyright fotografo	testo e numero
Incorniciata	si/cella vuota corrisponde a no
Altezza cornice	numero
Larghezza cornice	numero
Profondità cornice	numero
Diametro cornice	numero
Unità di misura cornice	testo, da foglio unità di misura
Peso cornice	numero
Unità di misura peso cornice	testo, da foglio unità di misura di peso
Descrizione cornice	testo e numero
Stato di conservazione	testo, da foglio conservazione
Altezza imballaggio	numero
Larghezza imballaggio	numero
Profondità imballaggio	numero
Unità di misura imballaggio	testo, da foglio unità di misura
Peso imballaggio	numero
Unità di misura peso imballaggio	testo, da foglio unità di misura di peso
Azienda logistica	testo e numero
Descrizione imballaggio	testo e numero
Quantità	numero
Note	testo e numero

Salva il file in formato XLSX, rinominandolo a piacimento. Non salvare il file in un altro formato perché il sistema non può elaborarlo.

Importante! Prima di caricare il file in Artshell assicurati di:

NON AVER MODIFICATO i titoli della riga di intestazione. Non devi tradurli, non devi modificarne il font, non devi aggiungere ulteriori colonne. Queste azioni infatti impediscono al sistema di creare la corretta corrispondenza tra colonna Excel e campo della scheda opera. Come già menzionato, puoi invece cancellare una o più colonne, nella loro interezza, se non ti servono.
NON AVER INSERITO FORMATTAZIONI: Se hai copiato e incollato nel file da importare dei dati provenienti da un altro file excel devi accertarti che i contenuti non siano formattati (assicurati che non ci siano link, testo in grassetto, corsivo, colori, ecc.) Puoi utilizzare il comando Cancella formattazione di Excel per accertarti che il file non contenga formattazioni.
NON AVER APPLICATO FILTRI

Step 2: Importa il file import opere (Excel)

Dopo aver preparato il tuo file, assicurandoti che non contenga filtri o elementi formattati, è il momento di caricarlo su Artshell. Segui questi step:

Clicca l'icona  in basso a sinistra.
Seleziona la voce Importa.
Seleziona Opere.
Clicca il tasto Sfoglia e scegli dal tuo computer il file da importare.
Clicca il tasto Importa e attendi il caricamento che può durare più o meno tempo in base alla quantità di opere e alla tua connessione internet.

Importante: Accettando i termini e condizioni di Artshell hai dichiarato di avere l'autorizzazione appropriata per gestire tutte le informazioni delle opere che stai caricando.

Al termine del caricamento il sistema ti mostra un breve resoconto dell'import:

Quante opere sono state importate:
Ovvero il numero di opere importate correttamente.
Quante opere sono state unite:
Ovvero il numero di opere che il sistema ha riconosciuto già presenti all'interno di Artshell e per questo ha unito i nuovi dati caricati nella scheda opera già presente.
Errori:
Ovvero il numero di opere che non sono state importate a causa di errori nella compilazione.

Se durante l’import vengono rilevate opere unite o errori, comparirà il pulsante Scarica report, che ti consente di scaricare un file Excel con il riepilogo delle opere unite e degli eventuali errori.

Importazioni successive alla prima

Puoi eseguire l’importazione tramite file Excel più volte su Artshell, sia per aggiungere nuove opere sia per aggiornare opere già presenti nel tuo database.

Durante le importazioni successive, il sistema verifica se le opere presenti nel file Excel corrispondono a schede opera già esistenti, così da evitare duplicazioni e garantire un aggiornamento corretto dei dati.

Come Artshell riconosce e unisce le opere

Il riconoscimento delle opere avviene tramite il campo Artwork ID.

Se il campo Artwork ID è compilato, il sistema verifica se esiste già una scheda opera con lo stesso identificativo.

Se esiste una corrispondenza, i dati presenti nel file Excel vengono utilizzati per aggiornare la scheda opera esistente. (vedi paragrafo successivo)
Se non esiste alcuna corrispondenza, il sistema creerà una nuova scheda opera.

Importante! Se il campo Artwork ID non è compilato, il sistema non può riconoscere eventuali opere già esistenti e creerà nuove schede, con il rischio di generare duplicati.

Come vengono gestiti i dati durante l’unione

Quando un’opera viene riconosciuta come già esistente, Artshell aggiorna la scheda secondo le seguenti logiche:

Campi vuoti: vengono compilati con i valori presenti nel file Excel;
Campi già compilati: vengono sovrascritti con i nuovi valori presenti nell’Excel;
Tag: vengono aggiunti solo i tag non già presenti nella scheda opera.

Questo comportamento ti consente di utilizzare l’import anche come strumento di aggiornamento massivo, mantenendo sempre allineati i dati del tuo archivio.

Aggiornare più opere in modo rapido

Se devi aggiornare un numero elevato di opere già presenti in Artshell, ti consigliamo di non inserire manualmente gli Artwork ID nel file di import. Puoi velocizzare il processo seguendo questi passaggi:

Seleziona le opere che vuoi aggiornare o modificare;
Esporta queste opere in formato Excel;
Copia l’intera colonna Artwork ID dal file esportato;
Incollala nel file Excel di import nella relativa colonna Artwork ID;
Compila solo le colonne relative ai campi che desideri aggiornare o aggiungere;
Carica il file aggiornato tramite la funzione di import.

In questo modo utilizzi gli Artwork ID già presenti nel sistema, riducendo il rischio di errori o duplicazioni e rendendo l’aggiornamento molto più rapido ed efficiente.

Conclusioni

L’importazione tramite file Excel è uno strumento potente che ti consente di gestire in modo rapido ed efficiente anche grandi quantità di opere. Utilizzando correttamente l’Artwork ID e seguendo le buone pratiche indicate, puoi aggiornare e mantenere il tuo archivio sempre organizzato, riducendo al minimo errori e duplicazioni.