Introduzione
Nell'era digitale, organizzare e gestire eventi in modo efficiente è cruciale per il successo di qualsiasi attività. Che si tratti di mostre d'arte, conferenze o workshop, Artshell offre una soluzione completa per impostare i tuoi eventi.
Questo articolo illustra come creare un evento, dalla compilazione dei dettagli essenziali alla configurazione delle opzioni avanzate. Scopri come gestire date, orari, prenotazioni e molto altro, per garantire il successo del tuo evento fin dal primo passo.
Crea un evento
Step 1: Crea una nuova scheda evento
Clicca il in alto a destra per aprire la nuova scheda evento (la finestra laterale a destra) dove inserire tutte le informazioni relative all'evento.
Step 2: Completa i campi iniziali
Clicca i box di seguito per espanderli e leggerne il contenuto:
-
Immagine: clicca Aggiungi per aggiungere e/o scegliere dalla Medialibrary l'immagine che vuoi inserire come copertina dell'evento.
Suggerimento: se prevedi di condividere l'evento, ti suggeriamo di scegliere un'immagine orizzontale, in formato 4.3, senza scritte o testi. Prediligi soggetti e/o elementi grafici centrati, così da evitare che alcune informazioni risultino tagliate quando l'immagine viene visualizzata su vari dispositivi in modo responsive. - Titolo: scegli il titolo dell'evento.
- Sottotitolo: scegli il sottotitolo dell'evento.
Se è un evento online:
- Seleziona l'opzione Tipo di evento (interruttore con pallino nero).
- Nel campo Descrizione link inserisci il titolo che vuoi dare al link.
- Nel campo Link inserisci il link all'evento online (Per creare eventi online, puoi utilizzare piattaforme come Zoom, Eventbrite, Wix Events, Canva o Doodle).
- Clicca l'icona per chiudere la tendina Luogo e continuare la compilazione dei campi successivi.
Se è un evento in presenza (fisico):
- Mantieni l'opzione Tipo di evento deselezionato (interruttore con pallino bianco).
- Inserisci il Luogo dell'evento: questo campo dialoga con la Sezione contatti di Artshell dunque puoi digitare il nome del contatto e selezionarlo dall'elenco tendina oppure clicca + per aggiungerne uno nuovo.
- Se necessario specifica eventuali altri dettagli nel campo Dettagli del luogo.
- Clicca l'icona per continuare la compilazione dei campi successivi.
Step 3: Inserisci la data e l'ora e se vuoi impostare le opzioni di prenotazione
Questo step presenta al suo interno diverse sezioni. Riassumendo, in questo step devi configurare:
Vediamo questi punti nel dettaglio:
Data e Ora
In questo campo definisci la data e gli orari del tuo evento. Se il tuo evento comprende più attività (cioè "mini" eventi al suo interno, come ad esempio una inaugurazione, visite guidate o aperture speciali) puoi aggiungerli e personalizzarli in questo campo ripetendo i seguenti step per ogni attività:
- Clicca aggiungi data +.
- Inserisci il Nome dell'evento, come ad esempio Opening, Vernissage, Visita Guidata. Inserisci il giorno di inizio e di fine selezionandoli dal calendario e infine gli orari di apertura e di chiusura. Non temere, nei campi successivi puoi personalizzare ulteriormente queste informazioni dettagliando orari specifici per ogni giorno della settimana.
- Scegli se mostrare l'ora di fine ai partecipanti. (Disabilitando questa opzione, gli utenti vedranno solo l'orario di inizio).
-
Scegli la modalità di ingresso dall'elenco a tendina (se gratuita, a pagamento, ecc).
Attenzione: Se scegli modalità di ingresso con registrazione assicurati di abilitare l'opzione di prenotazione oppure di aggiungere nel campo link l'URL al form di registrazione. Se il tuo evento prevede l'ingresso a pagamento assicurati di segnalarlo utilizzando il campo link l'URL alla pagina di pagamento oppure nel successivo campo Dettagli. - Se vuoi aggiungere ulteriori dettagli puoi compilare il campo Dettagli. Puoi utilizzare questo campo per indicare eventuali chiusure.
- Se vuoi, specifica i giorni e ore di apertura.
- Se l'evento è online indica il fuso orario.
Opzione di prenotazione (solo se prevedi ingresso con registrazione)
Se per il tuo evento prevedi un ingresso con registrazione abilita questa opzione per creare un form di raccolta dati.
Per abilitare la prenotazione clicca il l'interruttore () per renderlo da pallino bianco a pallino nero e definisci:
-
Il numero massimo di partecipanti e la frequenza.
Frequenza: il numero di partecipanti è legato alla frequenza (o intervallo di tempo). Ad esempio: se imposti 100 come numero massimo di partecipanti e 30 come frequenza, significa che ogni 30 minuti potranno prenotarsi 100 persone. Se vuoi che 100 sia il numero di partecipanti per l'intero evento, in Frequenza seleziona tutto il periodo. - Specifica quanto tempo prima dell'inizio o della fine dell'evento desideri chiudere le prenotazioni.
- Abilita ospite per i partecipanti: scegli se ogni partecipante può portare un ospite.
-
Email di supporto: Facoltativamente, inserisci un indirizzo email di supporto a cui i partecipanti potranno rivolgersi per domande o richieste. (Questo indirizzo sarà visibile durante la registrazione).
Attenzione: Se non inserisci un indirizzo email le richieste di supporto verranno indirizzate automaticamente all'indirizzo principale del tuo account Artshell.
Configurate queste impostazioni, l'aspetto del modulo di prenotazione del tuo evento sarà simile a quello illustrato nell'immagini qui sotto:
Evento con slot orari:
Evento con prenotazione per tutto il periodo:
Nella sezione Opzioni di prenotazione puoi anche impostare:
Espandi i box per leggere i dettagli:
Restrizioni dei partecipanti
-
Limitazione tramite tag: In Aggiungi un tag inserisci uno o più tag. Se inserisci più tag Artshell usa la condizione OR e non AND e quindi include i contatti che hanno o il primo o il secondo tag e non sia il primo sia il secondo.
Cosa vede l'utente se limiti tramite tag? Durante il processo di registrazione all'utente viene chiesto di inserire la propria email. A questo punto il sistema verifica se l'indirizzo inserito è presente tra i tuoi contatti e se ha il tag che hai posto come restrizione. Se queste condizioni sono valide allora il sistema permette all'utente di registrarsi all'evento.
- Limitazione tramite coupon: Se non vuoi usare i tag puoi generare un numero illimitato di coupon da assegnare agli invitati. Puoi inserire una descrizione (ad esempio: a chi va assegnato) e un limite (a quante persone assegnarlo).
Clicca l'icona per chiudere la sezione restrizione dei partecipanti e continuare la compilazione dei campi successivi.
L'email di conferma di prenotazione
-
Email mittente: se hai registrato più indirizzi email mittente su Artshell puoi scegliere da quale indirizzo inviare l'email di conferma.
Attenzione: Se l'indirizzo email che vuoi utilizzare non è presente nell'elenco a tendina oppure non è selezionabile devi verificare che sia stato inserito e abilitato come indirizzo mittente. Leggi l'articolo dedicato Verifica, aggiungi e abilita gli indirizzi email mittente del tuo account.
-
I testi: abilita l'interruttore () per controllare e/o modificare i testi delle due email. Attualmente sono presenti due testi standard generati da Artshell: Titolo e Sottotitolo. Cliccando su ciascuno, potrai personalizzarli a tuo piacimento Clicca il tasto invia test e inserisci un indirizzo per avere una anteprima di come verranno visualizzate le tue email. Nell'inserimento dell'indirizzo, seleziona il contatto dall'elenco a tendina oppure clicca il + per aggiungerlo.
Attenzione: Se cancelli interamente il Titolo o il Sottotitolo nelle email di conferma e promemoria assicurati di inserire del testo al loro posto. In caso contrario Artshell inserirà nuovamente il testo standard.
- Pulsante personalizzato: abilita l'interruttore () per aggiungere un testo e un link al pulsante.
- Pulsante cancella prenotazione: abilita l'interruttore () per mostrare o nascondere il pulsante nelle email.
- Stile pulsanti: cambia il colore dei pulsanti.
- Grafica email: aggiungi una immagine per l'header e una per il footer delle tue email.
- Immagine evento: carica una immagine personalizzata per l'evento che compare solo nelle email.
-
Passbook: con Artshell puoi creare dei passbook, ovvero dei biglietti elettronici che l'utente può salvare nell'app Wallet del proprio dispositivo Android o Apple. Abilita l'interruttore () per consentire all'utente registrato di scaricare dall'email il biglietto elettronico. Selezionando l'icona puoi personalizzare il logo e l'immagine nella striscia mentre le due icone in basso ti permettono di inserire più informazioni o note sul retro del passbook e il suo colore. Clicca Scarica test per scaricare il passbook sul tuo pc.
- Invia test: in fondo alla finestra trovi due bottoni per inviare a uno o più indirizzi un test delle due email (Test email di conferma e Test email di promemoria).
Clicca l'icona per chiudere la sezione email di conferma partecipazione e continuare la compilazione dei campi successivi.
Impostazioni dei QR code
- Tipo QR Code: scegli se vuoi che sia visibile un QR Code singolo o doppio.
- Aggiungere un bordo al QR : scegli se vuoi incorniciare il QR code e con quale colore.
- Sorgente QR Code: se vuoi usare dei QR Code esterni inserisci nello spazio i codici in colonna.
Clicca l'icona per chiudere la sezione email di conferma partecipazione e continuare la compilazione dei campi successivi.
Step 4: Associa l'evento a contatti e link
Step 5: Salva i contenuti inseriti
Salva le informazioni del tuo evento cliccando il tasto Salva in alto a sinistra all'interno della scheda.
Modifica un evento
Per modificare un evento che hai già creato:
- Seleziona l'evento che intendi modificare in modo che si apra la sua scheda.
- Clicca l'icona per entrare in modalità modifica e apportare i cambiamenti che desideri.
Elimina un evento
Se vuoi cancellare un singolo evento:
- Seleziona l'evento che vuoi cancellare.
- Clicca l'icona .
- Seleziona Cancella.
- Se vuoi cancellare definitivamente l'evento clicca Cancella. Se hai selezionato un evento per errore, clicca Annulla.
Se vuoi cancellare una selezione di eventi:
Utilizza la funzione Seleziona per selezionare i tuoi eventi, poi clicca l'icona , clicca Cancella selezionati e infine Cancella. Clicca Annulla per tornare indietro.
Conclusioni
Grazie a questo articolo dettagliato, ora hai le informazioni necessarie per sfruttare appieno il potenziale di Artshell per la creazione e la gestione dei tuoi eventi. Dalla definizione dei dettagli iniziali all'ottimizzazione delle prenotazioni e alla personalizzazione delle comunicazioni, ogni fase è pensata per semplificare il tuo lavoro e massimizzare l'impatto dei tuoi eventi.