Introduzione

Nell'era digitale, organizzare e gestire eventi in modo efficiente è cruciale per il successo di qualsiasi attività. Che si tratti di mostre d'arte, conferenze o workshop, Artshell offre una soluzione completa per impostare i tuoi eventi.

Questo articolo illustra come creare un evento, dalla compilazione dei dettagli essenziali alla configurazione delle opzioni avanzate. Scopri come gestire date, orari, prenotazioni e molto altro, per garantire il successo del tuo evento fin dal primo passo.

Crea un evento

Step 1: Crea una nuova scheda evento

Clicca il  in alto a destra per aprire la nuova scheda evento, ovvero una finestra laterale dove puoi inserire tutte le informazioni relative all'evento.

Step 2: Completa i campi iniziali

Clicca i box di seguito per espanderli e leggerne il contenuto:

Immagine, Titolo e Sottotitolo

Immagine: clicca su Aggiungi per aggiungere e/o scegliere dalla Medialibrary l'immagine che vuoi inserire come copertina dell'evento. (Soprattutto se prevedi di condividere l'evento, ti suggeriamo di scegliere un'immagine orizzontale, in formato 4.3, senza scritte o testi, ma con soggetti e/o elementi grafici centrati, per evitare che alcune informazioni risultino tagliate quando l'immagine verrà visualizzata su vari dispositivi in modo responsive.)
Titolo: scegli il titolo dell'evento.
Sottotitolo: scegli il sottotitolo dell'evento.

Curatore

Questo campo dialoga con la sezione Contatti, quindi se hai già inserito il contatto del curatore in Artshell puoi digitare il suo nome e selezionarlo dall'elenco tendina. Se il contatto non è presente clicca il + per creare una nuova scheda contatto.

Tag

Aggiungi delle parole chiave utili a descrivere l’evento. L'aggiunta dei tag ti permette di avere eventi raggruppabili tra loro. Clicca qui per leggere l'articolo dedicato ai Tag per gli eventi.

Luogo

Cliccando il luogo hai la possibilità di specificare se si tratta di un evento fisico oppure online.

Se è un evento online:

Seleziona l'opzione Tipo di evento (tasto switch con pallino nero).
Nel campo Descrizione link inserisci il titolo che vuoi dare al link.
Nel campo Link inserisci il link all'evento online (Per creare eventi online, puoi utilizzare piattaforme come Zoom, Eventbrite, Wix Events, Canva o Doodle).
Le modifiche vengono salvate automaticamente. Clicca l'icona  per chiudere la tendina Luogo e continuare la compilazione dei campi successivi.

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Se è un evento in presenza:

Mantieni l'opzione Tipo di evento deselezionato (tasto switch con pallino bianco).
Inserisci il Luogo dell'evento: questo campo dialoga con la Sezione contatti di Artshell dunque puoi digitare il nome del contatto e selezionarlo dall'elenco tendina oppure clicca + per aggiungerne uno nuovo.
Se necessario specifica eventuali altri dettagli nel campo Dettagli del luogo.
Clicca l'icona  per continuare la compilazione dei campi successivi.

Nota: Se il luogo dell'evento è la sede del tuo archivio, galleria o museo, devi creare una scheda contatto per la tua organizzazione. In questo caso ti consigliamo di compilare solo il campo Azienda e inserire l'indirizzo.

Step 3: Inserisci la data e l'ora e se vuoi impostare le opzioni di prenotazione

Questo step presenta al suo interno diverse sezioni, riassumendo in questo step devi configurare:

Data e Ora
Opzione di prenotazione (opzionale):

Vediamo questi punti nel dettaglio:

Data e Ora

In questo campo definisci la data e gli orari del tuo evento. Se il tuo evento comprende più attività (cioè "mini" eventi al suo interno) come ad esempio una inaugurazione, visite guidate o aperture speciali puoi aggiungerli e personalizzarli in questo campo ripetendo i seguenti step per ogni attività:

Clicca aggiungi data +.
Inserisci il Nome dell'evento, come ad esempio Opening, Vernissage, Visita Guidata. Inserisci il giorno di inizio e di fine selezionandoli dal calendario e infine gli orari di apertura e di chiusura. Non temere, nei campi successivi puoi personalizzare ulteriormente queste informazioni dettagliando orari specifici per ogni giorno della settimana.

Cosa fare se l'evento dura solo un giorno? in questo caso puoi indicare nei campi Inizio evento e Fine evento la stessa data, oppure compilare solamente il campo Inizio evento.

Scegli se mostrare l'ora di fine ai partecipanti. (Disabilitando questa opzione, gli utenti vedranno solo l'orario di inizio).
Scegli la modalità di ingresso dall'elenco a tendina (se gratuita, a pagamento, ecc).
Se vuoi aggiungere ulteriori dettagli puoi compilare il campo Dettagli. Puoi utilizzare questo campo per indicare eventuali chiusure.
Se vuoi, specifica i giorni e ore di apertura.
Se l'evento è online indica il fuso orario.

Opzione di prenotazione (opzionale)

In questo campo puoi decidere se richiedere la prenotazione per partecipare al tuo evento o attività.
Per abilitare la prenotazione clicca il tasto switch per renderlo da pallino bianco a pallino nero e definisci:

Il numero massimo di partecipanti e la frequenza.

Frequenza: il numero di partecipanti è legato alla frequenza (o intervallo di tempo). Ad esempio: se imposti 100 come numero massimo di partecipanti e 30 come frequenza, significa che ogni 30 minuti potranno prenotarsi 100 persone. Se vuoi che 100 sia il numero di partecipanti per l'intero evento, in Frequenza seleziona tutto il periodo.
Specifica quanto tempo prima dell'inizio o della fine dell'evento desideri chiudere le prenotazioni.
Abilita ospite per i partecipanti: scegli se ogni partecipante può portare un ospite.
Email di supporto: Facoltativamente, inserisci un indirizzo email di supporto a cui i partecipanti potranno rivolgersi per domande o richieste. (Questo indirizzo sarà visibile durante la registrazione).

Attenzione: Se non inserisci un indirizzo email le richieste di supporto verranno indirizzate automaticamente all'indirizzo principale del tuo account Artshell.

Configurate queste impostazioni, l'aspetto del modulo di prenotazione del tuo evento sarà simile a quello illustrato nell'immagine qui sotto:

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Nella sezione Opzioni di prenotazione puoi anche impostare:

Espandi i box per leggere i dettagli:

Restrizioni dei partecipanti

Con questo campo puoi decidere se la registrazione all'evento è aperta a tutti o se vuoi limitarla a una tipologia ristretta di partecipanti. Per limitare la registrazione clicca il tasto switch così che il pallino da bianco diventi nero. Puoi limitare la registrazione ai contatti presenti nel tuo account Artshell che hanno un determinato tag oppure usare la modalità coupon.

Limitazione tramite tag: In Aggiungi un tag inserisci uno o più tag. Se inserisci più tag Artshell usa la condizione OR e non AND e quindi include i contatti che hanno o il primo o il secondo tag e non sia il primo sia il secondo.

Cosa vede l'utente se limiti tramite tag? Durante il processo di registrazione all'utente viene chiesto di inserire la propria email. A questo punto il sistema verifica se l'indirizzo inserito è presente tra i tuoi contatti e se ha il tag che hai posto come restrizione. Se queste condizioni sono valide allora il sistema permette all'utente di registrarsi all'evento.
Limitazione tramite coupon: Se non vuoi usare i tag puoi generare un numero illimitato di coupon da assegnare agli invitati. Puoi inserire una descrizione (ad esempio: a chi va assegnato) e un limite (a quante persone assegnarlo).

L'email di conferma di prenotazione

Quando un utente si registra al tuo evento riceve in automatico una email di conferma della prenotazione e poi una email di promemoria il giorno prima dell'evento. In questo campo puoi personalizzare queste due email:

Email mittente: se hai registrato più indirizzi email mittente su Artshell puoi scegliere da quale indirizzo inviare l'email di conferma.
Attenzione: Se l'indirizzo email che vuoi utilizzare non è presente nell'elenco a tendina oppure non è selezionabile devi verificare che sia stato inserito e abilitato come indirizzo mittente. Leggi l'articolo dedicato Verifica, aggiungi e abilita gli indirizzi email mittente del tuo account.
I testi: abilita il tasto switch per controllare e/o modificare i testi delle due email. Attualmente sono presenti due testi standard generati da Artshell: Titolo e Sottotitolo. Cliccando su ciascuno, potrai personalizzarli a tuo piacimento Clicca il tasto invia test e inserisci un indirizzo per avere una anteprima di come verranno visualizzate le tue email. Nell'inserimento dell'indirizzo, seleziona il contatto dall'elenco a tendina oppure clicca il + per aggiungerlo.
Attenzione: Se cancelli interamente il Titolo o il Sottotitolo nelle email di conferma e promemoria assicurati di inserire del testo al loro posto. In caso contrario Artshell inserirà nuovamente il testo standard.
Pulsante personalizzato: abilita il tasto switch per aggiungere un testo e un link al pulsante.
Pulsante cancella prenotazione: abilita il tasto switch per mostrare o nascondere il pulsante nelle email.
Stile pulsanti: cambia il colore dei pulsanti.
Grafica email: aggiungi una immagine per l'header e una per il footer delle tue email.
Immagine evento: carica una immagine personalizzata per l'evento che compare solo nelle email.
Passbook: con Artshell puoi creare dei passbook, ovvero dei biglietti elettronici che l'utente può salvare nell'app Wallet del proprio dispositivo Android o Apple. Abilita il tasto switch per consentire all'utente registrato di scaricare dall'email il biglietto elettronico. Selezionando l'icona  puoi personalizzare il logo e l'immagine nella striscia mentre le due icone in basso ti permettono di inserire più informazioni o note sul retro del passbook e il suo colore. Clicca Scarica test per scaricare il passbook sul tuo pc.
Invia test: in fondo alla finestra trovi due bottoni per inviare a uno o più indirizzi un test delle due email (Test email di conferma e Test email di promemoria).

Impostazioni dei QR code

Se vuoi che la tua email di conferma prenotazione presenti un QR code abilita il tasto switch per attivare questa opzione e gestirne le impostazioni. In particolare puoi:

Tipo QR Code: scegli se vuoi che sia visibile un QR Code singolo o doppio.
Aggiungere un bordo al QR : scegli se vuoi incorniciare il QR code e con quale colore.
Sorgente QR Code: se vuoi usare dei QR Code esterni inserisci nello spazio i codici in colonna.

Step 4: Associa l'evento a contatti e link

Aggiungi contatto

Usa questo campo per associare il profilo di un contatto al tuo evento. Se la scheda del contatto non è presente in Artshell clicca l'icona  per crearne una nuova.

Nota: questo contatto rimane privato e non sarà visibile una volta pubblicato l'evento.

Aggiungi link

Qui puoi associare al tuo evento uno o più link. Incolla l'URL precedentemente copiato nello spazio indicato e scegli dall'elenco a tendina l'etichetta da associare al link. Puoi scegliere tra le etichette presenti sito web, Instagram e Facebook oppure inserirne una personalizzata.

Associa Artisti

Usa questo campo per associare il profilo di un artista. Se la scheda dell'artista non è presente in Artshell clicca l'icona  per crearla.

Promosso da

Usa questo campo per associare il profilo di un contatto sponsor o promotore del tuo evento. Se la scheda del contatto non è presente in Artshell clicca l'icona  per creare una nuova scheda contatto.

Aggiungi documenti

Clicca aggiungi documento se vuoi aggiungere ulteriori descrizioni o altro al tuo evento.

Step 5: Salva i contenuti inseriti

Salva le informazioni del tuo evento cliccando il tasto Salva in alto a sinistra all'interno della scheda.

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Modifica un evento

Per modificare un evento che hai già creato:

Seleziona l'evento che intendi modificare in modo che si apra la sua scheda.
Clicca l'icona  per entrare in modalità modifica e apportare i cambiamenti che desideri.

Elimina un evento

Attenzione: La funzione Elimina è definitiva e irreversibile, una volta eliminato un evento non ti è più possibile tornare indietro o recuperarlo in alcun modo. Artshell ha infatti inserito una ulteriore richiesta di conferma in modo da non cancellare eventi per errore.

Se vuoi cancellare un singolo evento:

Seleziona l'evento che vuoi cancellare.
Clicca l'icona .
Seleziona  Cancella.
Se vuoi cancellare definitivamente l'evento clicca Cancella. Se hai selezionato un evento per errore, clicca Annulla.

Se vuoi cancellare una selezione di eventi:

Utilizza la funzione Seleziona per selezionare i tuoi eventi, poi clicca l'icona , clicca  Cancella selezionati e infine Cancella. Clicca Annulla per tornare indietro.

Conclusioni

Grazie a questo articolo dettagliato, ora hai le informazioni necessarie per sfruttare appieno il potenziale di Artshell per la creazione e la gestione dei tuoi eventi. Dalla definizione dei dettagli iniziali all'ottimizzazione delle prenotazioni e alla personalizzazione delle comunicazioni, ogni fase è pensata per semplificare il tuo lavoro e massimizzare l'impatto dei tuoi eventi.