Introduzione
Il sistema di esportazione e condivisione degli eventi di Artshell ti consente di condividere facilmente i tuoi eventi tramite email, link o un file Excel.
All'interno di ogni opzione di condivisione troverai gli interruttori (), ovvero dei tasti che puoi attivare o disattivare per includere o escludere specifiche funzionalità e dettagli associati.
Guarda qui di seguito il breve video esplicativo:
Seleziona gli eventi per l'esportazione e la condivisione
Le operazioni di esportazione e condivisione iniziano entrambe con la selezione degli eventi.
Espandi il box qui sotto per rivedere come usare la funzione Seleziona:
- Clicca l'icona in alto a destra.
- Clicca gli eventi per selezionarli. Se l'evento è correttamente selezionato vedi apparire una spunta nera a destra e il contatore verde in alto incrementa di numero.
- Clicca il contatore verde per vedere solo gli eventi che hai selezionato.
- Trascina gli eventi utilizzando il cursore con l'icona a forma di mano per definire l'ordine in cui verranno esportati.
Per una spiegazione più dettagliata di questa funzione, consulta l'articolo Introduzione alla sezione Eventi.
Una volta selezionati gli eventi, vedi apparire automaticamente a destra il pannello Gestisci, che contiene le opzioni di condivisione ed esportazione. Se il pannello non appare, (ad esempio, a causa di una dimensione ridotta dello schermo), clicca l’icona dei tre puntini cerchiata in alto a destra:
Questo articolo si concentra sulla prima opzione del pannello Gestisci, Esporta ().
Ti permette di:
Condividi gli eventi online
Dopo aver selezionato gli eventi che vuoi condividere scegli una modalità tra Link o Email.
Clicca i box qui di seguito per espanderli:
La modalità di Condivisione via Link ti permette di condividere l'evento tramite un link pubblico, visibile a chiunque ne possieda l’URL.
Dal pannello Gestisci clicca Esporta, poi clicca la prima opzione: Link.
Usa le opzioni a sinistra per esplorare le diverse sezioni e impostazioni di personalizzazione. In particolare:
- Impostazioni generali: scegli la lingua, personalizza i contenuti testuali che saranno presenti all'interno del link (titolo e testo introduttivo) e decidi quali elementi includere: il tuo logo in fondo alla pagina web del link e — se hai configurato più sedi nella sezione Uffici dell’organizzazione — la sede specifica da mostrare.
-
Metadati: personalizza il titolo, la descrizione e l'immagine che verranno mostrati quando il tuo link viene condiviso su chat, social o altri siti web.
Cosa sono i metadati: si tratta di informazioni che descrivono e organizzano i tuoi contenuti. Sono fondamentali quando condividi un link perché determinano l’anteprima visualizzata sui social media, app di messaggistica o nei motori di ricerca.
Il titolo dei metadati, in particolare, viene mostrato nella scheda in alto della finestra web: - Dati eventi: utilizza gli interruttori per abilitare o disabilitare specifici campi (come curatore, link, ecc). Questo ti permette di scegliere quali informazioni degli eventi selezionati vuoi includere nel link.
- Giorni e orari: utilizza l'interruttore per includere i dati relativi a giorni e orari scegliendoli anche nel dettaglio.
- Immagini e video: usa gli interruttori per scegliere se vuoi esportare l'immagine cover e le immagini e i video secondari. Se preferisci, personalizza la selezione cliccando direttamente le immagini e i video elencati per includerli o escluderli.
- Cartelle: seleziona quali cartelle e quali allegati vuoi includere nel link.
- File: seleziona quali file includere nel link.
- Dati opere: utilizza gli interruttori per abilitare o disabilitare specifici campi (come acquisizione, diritti e vincoli, ecc). Ciò ti consente di scegliere quali dettagli delle opere, collegate agli eventi selezionati, includere nel link.
Una volta conclusa la personalizzazione del link clicca il tasto Esporta in basso per generare il link.
Se preferisci inviare i tuoi prossimi eventi tramite email, dal pannello Gestisci clicca Esporta e poi seleziona la seconda opzione, Email.
Personalizza le informazioni da includere nella tua email:
- Impostazioni generali: scegli quali elementi includere, come ad esempio: il tuo logo in alto nell'email e — se hai configurato più sedi nella sezione Uffici dell’organizzazione — la sede specifica da mostrare in fondo all'email.
- Dati eventi: utilizza gli interruttori per abilitare o disabilitare specifici campi (come curatore, link, ecc). Questo ti permette di scegliere quali informazioni degli eventi selezionati vuoi includere nell'email.
- Giorni e orari: utilizza l'interruttore per includere i dati relativi a giorni e orari scegliendoli poi più nel dettaglio.
- Immagini e video: usa gli interruttori per scegliere se vuoi inviare le immagini cover e le immagini e i video secondari. Se preferisci, personalizza la selezione cliccando direttamente le immagini e i video elencati per includerli o escluderli.
- Cartelle: seleziona quali cartelle e quali allegati vuoi includere nell'email.
- File: seleziona quali file includere nell'email.
-
Dati opere: utilizza gli interruttori per abilitare o disabilitare specifici campi (come acquisizione, diritti e vincoli, ecc). Ciò ti consente di selezionare quali dettagli delle opere, presenti negli eventi scelti, inserire nella tua comunicazione.
Attenzione al lucchetto: Per immagini, video, cartelle e file, solo i contenuti sbloccati (lucchetto aperto) vengono selezionati automaticamente per l'esportazione (anche per la selezione di massa tramite gli interruttori). I contenuti bloccati (lucchetto chiuso) richiedono una selezione manuale per essere inclusi. Questa misura di sicurezza ti assicura la piena gestione di ciò che viene condiviso.
Clicca su Crea bozza email in basso a destra per procedere con la creazione del messaggio.
Inserisci il destinatario, il mittente, l'oggetto e infine inserisci del testo nel corpo dell'email dove indicato (Inserisci qui il testo...).
Usa i menu di formattazione come indicato nell'immagine in basso.
Una volta compilati tutti i campi, clicca il tasto Invia email.
Dimensioni e formato della copertina dell'evento
Quando condividi il tuo evento online come link o per email è importante tenere a mente anche cosa l'utente finale vede. Ecco qui di seguito come si presenterà l'immagine di copertina sullo schermo di un computer.
Scegli la giusta immagine di copertina. Tieni a mente che il tuo evento potrebbe essere visto su dispositivi mobili o su schermi di dimensione diverse. Evita immagini con il testo al loro interno e se sono presenti figure inseriscile al centro dell'immagine.
Esporta gli eventi in Excel
Clicca l'opzione Excel, quindi configura le opzioni di esportazione:
- il nome del documento;
- la lingua;
- quali informazioni includere attivando gli interruttori ().
Ogni interruttore corrisponde a un foglio del file Excel. Attivando gli interruttori puoi includere i seguenti dati:
- Dettagli: comprende i dati base dell'evento (ad. esempio titolo, sottotitolo, curatore, tutti i dettagli del luogo, ecc).
- Attività: cioè eventuali "mini eventi" all'interno dell'evento principale.
- Link
- Opere
- Cartelle
- File
- Immagini e Video
Infine, clicca il tasto Genera Excel per scaricare il file.
Dove trovare gli export generati
Tutti gli export generati si trovano all'interno della sezione Export, raggiungibile dall’icona @ nel menu laterale a sinistra.
Oltre che nella sezione Export, i link possono essere visualizzati e gestiti anche direttamente dalla scheda dell'evento, cliccando sul tasto verde Online. Da questa sezione, tuttavia, le possibilità di modifica sono limitate: puoi soltanto copiare il link oppure eliminarlo.
All'interno della sezione Export gli export sono ordinati per data di creazione dal più recente. Ogni export riporta:
- Il titolo dell'export;
- La tipologia: se è un Link, un Excel, una Scheda opera, ecc;
- La quantità di elementi (Opere, eventi, contatti, ecc) che contiene;
- La data e l'ora di creazione;
- Tra quanto tempo scadrà.
Cliccando un export puoi visualizzare ulteriori dettagli ed eseguire diverse azioni come:
| Sincronizza le modifiche effettuate. | |
| Copia il link. | |
| Apri il link in una nuova finestra. | |
|
Sincronizzazione dei link
Può accadere che, dopo la pubblicazione di un link, ti accorga di un refuso (ad esempio un errore di battitura) oppure che alcune informazioni debbano essere aggiornate in seguito a cambiamenti esterni. Tramite la funzione Sincronizza puoi aggiornare il link condiviso senza doverne creare uno nuovo.
In base al tipo di aggiornamento da effettuare, puoi procedere dalla scheda evento oppure dalla sezione Export.
Dalla scheda evento
Utilizza questa modalità se devi correggere o aggiornare informazioni già incluse al momento della creazione del link.
Ad esempio: se desideri modificare il titolo o il sottotitolo dell'evento precedentemente inseriti, apri la scheda evento in modalità modifica, aggiorna i campo Titolo e Sottotitolo e clicca Salva. Clicca il tasto verde Online oppure clicca la tab Dettagli e poi Online, infine clicca Sincronizza.
- Dalla sezione Export
Procedi da qui se non hai inserito un campo al momento della creazione del link, in particolare se si tratta di informazioni chiave come date, orari o luogo dell’evento, oppure contenuti presenti nella tab Dettagli. La sincronizzazione, infatti, non è valida per i campi che non sono stati condivisi in precedenza.
In questi casi, seleziona l'icona , poi clicca l’opzione Modifica configurazione, includi i campi mancanti selezionandoli o usando gli interruttori e clicca sul tasto nero Sincronizza in basso a destra. Concludi la configurazione cliccando il tasto bianco Sincronizza come dal video in alto.
Non è possibile sincronizzare i documenti (PDF o Excel) in quanto si tratta di contenuti statici.
Annulla la data di scadenza
Ogni tipologia di export - che sia un file excel, un link o un documento - ha, per impostazione predefinita, una scadenza di 5 mesi. Se il tuo evento ha una durata maggiore (ad esempio 6 mesi) assicurati di annullare la data di scadenza dalla sezione Export. Una volta annullata, la data di scadenza non può essere impostata di nuovo.