Introduzione
L’esportazione come calendario eventi è un pratico formato che ti permette di creare un PDF con un layout professionale e ordinato di una lista di eventi e attività.
All’interno di ogni opzione di condivisione troverai gli interruttori (), ovvero dei tasti che puoi attivare o disattivare per includere o escludere specifiche funzionalità e dettagli associati.
Guarda qui di seguito il breve video esplicativo:
Seleziona gli eventi per l’esportazione e la condivisione
Le operazioni di esportazione e condivisione iniziano entrambe con la selezione degli eventi.
Espandi il box qui sotto per rivedere come usare la funzione Seleziona:
- Clicca l'icona in alto a destra.
- Clicca gli eventi per selezionarli. Se l'evento è correttamente selezionato vedi apparire una spunta nera a destra e il contatore verde in alto incrementa di numero.
- Clicca il contatore verde per vedere solo gli eventi che hai selezionato.
- Utilizza l’icona a forma di mano per trascinare e riordinare gli eventi: questo determina l’ordine in cui verranno visualizzati nell’esportazione.
Per una spiegazione più dettagliata di questa funzione, consulta l’articolo Introduzione alla sezione Eventi.
Una volta selezionati gli eventi, vedi apparire automaticamente a destra il pannello Gestisci, che contiene le opzioni di condivisione ed esportazione. Se il pannello non appare, (ad esempio, a causa di una dimensione ridotta dello schermo), clicca l’icona dei tre puntini cerchiata in alto a destra:
Seleziona la voce Calendario eventi per aprire la schermata dedicata. In questa schermata, trovi a sinistra il menù di navigazione in cui configurare i contenuti in base alle tue preferenze.
Step 1: Impostazioni generali
In questa sezione puoi configurare le impostazioni principali del calendario eventi che stai per generare. Man mano che completi i campi, sulla destra vedrai aggiornarsi l’anteprima del documento. Se al momento l’anteprima non è visibile, non preoccuparti: comparirà dopo aver selezionato l’intervallo di date, che vedremo tra poco. Per iniziare, inserisci il Nome del documento (ossia il nome del file, una volta scaricato) e seleziona la lingua di esportazione.
Ordine di esportazione
Scegli come ordinare gli eventi nel documento. L'ordine può essere:
- Cronologico – gli eventi vengono ordinati in base alla data. All'interno della stessa data gli eventi vengono ordinati per orario di inizio.
- Alfabetico – gli eventi vengono elencati per Organizzatore dell’evento, oppure, in mancanza di quest’ultimo, per location (campo Luogo) dell’evento.
Qui di seguito puoi vedere due esempi:
Alcune casistiche da tenere in considerazione:
- Organizzatore e Luogo diversi: nel calendario verranno mostrati il nome dell’Organizzatore e il Nome indirizzo. In questo caso, l’ordinamento Alfabetico avviene in base al nome dell’Organizzatore.
-
Campo Organizzatore non compilato: Se nelle schede degli eventi selezionati non è presente l'organizzatore, l’ordinamento Alfabetico utilizza le informazioni presenti nel campo Nome indirizzo, seguendo questo ordine di priorità:
- Nome indirizzo del Luogo, se presente;
- Azienda del contatto Luogo;
- Nome e Cognome del contatto Luogo.
- Dati insufficienti per l’ordinamento A
- Alfabetico: se il campo Organizzatore non è compilato e non sono presenti né Nome indirizzo, né Azienda, né Nome e Cognome del contatto Luogo, l’evento non sarà visibile nell’ordinamento Alfabetico, ma sarà comunque incluso in quello Cronologico.
- Organizzatore e Luogo coincidenti: come Organizzatore viene riportato Nome Cognome, Azienda e come Luogo viene riportato il Nome indirizzo. Se il Nome indirizzo non è presente, verrà riportato il campo Azienda, se anche questo non è presente viene riportato il Nome, Cognome.
- Più eventi dello stesso organizzatore: nel caso di più eventi organizzati dallo stesso Organizzatore, questi verranno ordinati alfabeticamente per Nome indirizzo del Luogo, sotto lo stesso Organizzatore.
Seleziona intervallo di date (solo in caso di ordinamento Cronologico)
Definisci l’intervallo temporale che desideri includere nel calendario eventi.
Puoi selezionare un periodo massimo di 20 giorni consecutivi. Per inserire le date dell'intervallo digita i numeri direttamente sulla tastiera oppure clicca l'icona del calendario. L’anteprima inizierà a popolarsi sulla destra.
Se il calendario comprende molte attività, puoi scorrere l’anteprima verso il basso per verificare come appariranno tutti i contenuti nel documento finale. Questo ti permette di individuare eventuali testi troppo lunghi o informazioni da correggere direttamente all’interno delle schede evento. Se noti contenuti da rivedere, ti consigliamo comunque di completare la configurazione ed esportare il calendario: il documento potrà infatti essere modificato anche dopo la generazione dalla sezione Export. Il procedimento è descritto poco più avanti in questo articolo. In questo modo eviti di dover reinserire nuovamente tutte le impostazioni grafiche e testuali già definite.
Sfondo pagina e stile testi
In questa sezione puoi personalizzare l’aspetto grafico del documento scegliendo:
- il colore dello sfondo;
- il font e il colore dei testi.
Ti consigliamo di verificare sempre nell’anteprima che ci sia un buon contrasto tra sfondo e testi, così da garantire una corretta leggibilità di tutti i contenuti.
Impostazioni avanzate
Qui puoi definire alcune opzioni aggiuntive del PDF, tra cui:
- l’inclusione o meno delle abbondanze (ovvero i margini aggiuntivi utili per la stampa professionale);
- la numerazione delle pagine;
- il footer presente in tutte le pagine del documento.
Step 2. Copertina e Introduzione
La Copertina e l’Introduzione sono elementi che arricchiscono il tuo calendario eventi conferendogli un aspetto più professionale e curato dal punto di vista contenutistico e grafico.
Copertina
La copertina rappresenta la prima pagina del calendario eventi ed è composta da tre elementi:
- Sfondo: Può essere un colore pieno (diverso da quello delle pagine interne) oppure un’immagine. Se l’immagine non ha proporzioni compatibili con un foglio A4 verticale, verrà adattata automaticamente e potrebbe risultare parzialmente tagliata. Assicurati di caricare un’immagine con una risoluzione sufficiente, come indicato nel software, soprattutto se desideri stampare il PDF.
- Logo: In alto a sinistra viene inserito automaticamente il logo del tuo account caricato in precedenza nei Dettagli account delle Impostazioni. Se lo desideri, puoi caricare un logo diverso, sempre ad alta risoluzione e in formato png con sfondo trasparente. Questo logo alternativo non sovrascriverà quello salvato nelle Impostazioni del tuo account. Non è possibile modificare la grandezza del logo, se ritieni che il tuo logo appaia troppo grande puoi caricare come logo alternativo il tuo logo con un margine trasparente più ampio.
- Titolo: Puoi inserire un titolo di massimo 80 battute (spazi inclusi) e scegliere il colore del testo. Il font del titolo è lo stesso scelto nello Step 1 nelle Impostazioni generali, non è possibile scegliere un font diverso per la copertina
Introduzione
L’Introduzione corrisponde alla seconda pagina del calendario eventi ed è composta da tre campi di testo e un’immagine. Il font e i colori di questa sezione sono definiti nelle Impostazioni generali del documento. Nel campo Titolo pagina puoi andare a capo premendo il tasto Invio (Enter) sulla tastiera. Nel campo Testo di introduzione, oltre a gestire le interruzioni di riga, puoi evidenziare una o più parole per visualizzare il menu di modifica e applicare grassetto, corsivo oppure inserire un link.
Anche nell'ultimo campo, la Nota informativa, puoi andare a capo premendo il tasto Invio (Enter) sulla tastiera. Questo campo è utile per aggiungere contenuti di servizio, ad esempio indicare quando il calendario eventi è stato creato o aggiornato, così da informare l’utente sulla data dell’ultimo aggiornamento, oppure per inserire comunicazioni utili o avvertenze relative ai contenuti del calendario.
Ecco qualche esempio di Copertina o di pagina di Introduzione che puoi creare con Artshell.
Se non desideri includere né la copertina, né l’introduzione, ti basterà lasciare vuoti tutti i campi di entrambe le sezioni e procedere comunque con la generazione del PDF.
Il documento verrà creato includendo comunque la copertina e l’introduzione come prime due pagine, che risulteranno però bianche. Potrai rimuoverle facilmente aprendo il PDF con Anteprima (su dispositivi iOS/macOS) oppure con Adobe Acrobat.
Step 3. Elementi
Qui vedi l’elenco degli eventi attualmente selezionati per l’esportazione. Controlla che siano presenti tutti quelli che desideri includere. Per aggiungere altri eventi, clicca su Gestisci selezione: si aprirà il pannello laterale da cui potrai selezionare nuovi eventi. Se invece hai selezionato troppi eventi, puoi rimuoverli singolarmente oppure cliccare sulla per azzerare la selezione e scegliere nuovamente solo gli eventi corretti.
Fai attenzione a non selezionare eventi al di fuori del periodo precedentemente impostato.
Step 4. Giorni e orari
In questa sezione scegli quali attività di ogni evento vuoi includere nell'esportazione.
Step 5. RSVP e Attributi attività
In questa sezione ti vengono mostrate delle etichette aggiuntive che puoi mostrare nel tuo PDF.
L’opzione Mostra RSVP è direttamente collegata al campo Opzioni di prenotazione: se quest’ultimo è attivo (anche con restrizioni), l’etichetta RSVP verrà automaticamente visualizzata su tutti gli eventi che prevedono una prenotazione.
Gli attributi attività, invece, sono etichette aggiuntive che puoi associare agli eventi per fornire informazioni rapide e facilmente leggibili agli utenti. In questa sezione trovi l’elenco di tutti gli attributi presenti nelle attività degli eventi selezionati. Utilizza i checkbox per selezionare o deselezionare gli attributi da includere. Una volta selezionato, ogni attributo verrà mostrato come etichetta in tutti gli eventi a cui è associato.
Step 6. Esporta
Se l'anteprima soddisfa le tue aspettative, puoi procedere con l'esportazione cliccando il pulsante Esporta in basso.
Modifica del calendario eventi
Se ti accorgi di aver commesso errori nella creazione del calendario eventi, puoi sempre apportare modifiche dalla sezione Export, senza dover ricominciare da capo con la compilazione di un nuovo pdf. Cliccando Modifica configurazione puoi tornare al pannello di modifica del calendario eventi.
Conclusione
Una volta completata l’esportazione, il tuo calendario eventi sarà disponibile nella sezione Export, da cui potrai scaricarlo, modificarlo o rigenerarlo in qualsiasi momento. Questo ti permette di correggere eventuali imprecisioni, aggiornare i contenuti o adattare il layout senza dover ripetere l’intera procedura di configurazione. Grazie alla flessibilità delle opzioni disponibili, l’esportazione come calendario eventi ti consente di creare documenti professionali, personalizzati e pronti per la condivisione o la stampa, valorizzando al meglio la programmazione delle tue attività.