Introduzione

Gestire un indirizzario di grandi dimensioni può essere impegnativo, soprattutto quando si tratta di inserire i contatti uno alla volta all'interno di un nuovo database. Artshell semplifica questo processo offrendoti due soluzioni per importare i tuoi contatti in modo efficiente:

• • Servizio Concierge: il nostro team di esperti si occuperà per te dell’importazione di grandi quantità di dati. Clicca qui per scoprire di più sul servizio Concierge.
  • L'importazione avanzata: uno strumento che ti permette di importare massivamente i contatti in autonomia, caricando un file Excel direttamente nel database Artshell.
    • •  

Qualunque modalità tu scelga, è fondamentale ricordare che un indirizzario ordinato e professionale rappresenta una delle chiavi del successo della tua organizzazione. Approfitta dunque di questa occasione per rivedere attentamente i contatti che desideri mantenere nella sezione Contatti di Artshell:

• elimina quelli che non sono più attivi;
• verifica che non ci siano errori di battitura negli indirizzi email (che altrimenti risulterebbero invalidi);
• assicurati che i dati relativi a nome, cognome e azienda siano inseriti correttamente.

La sezione Contatti di Artshell è strettamente collegata alla sezione Email e Newsletter, tramite la quale puoi inviare comunicazioni ai tuoi destinatari nello stesso ambiente. Questo è molto pratico, ma richiede anche attenzione: se, ad esempio, utilizzi saluti personalizzati come Ciao #nome o Ciao #azienda, assicurati che i campi siano stati compilati in modo accurato. In caso contrario rischieresti risultati poco professionali, come un Ciao [campo vuoto] (se il dato manca) o un Ciao tina al posto di Ciao Antonia, se il contatto è stato salvato in maniera approssimativa.

In questo articolo trovi tutte le indicazioni passo passo per utilizzare la funzionalità di importazione avanzata.

Step 1: Scarica e compila il file import contatti (Excel)

Qui di seguito trovi il modello di foglio Excel che puoi scaricare e compilare.

Scarica il modello Excel per l’importazione dei contatti qui sotto:

Il file è presente e scaricabile anche all'interno del software Artshell dal Pannello impostazioni () alla voce Importa cliccando Contatti, poi su scarica il modello Excel.

Una volta scaricato il file, segui questi passaggi:

Apri il file in Excel.
Il file è composto da una prima riga di intestazione, i cui titoli NON vanno modificati e una seconda riga in cui sono inserite delle descrizioni di esempio. Le colonne della prima riga di intestazione sono colorate per tipologia di informazione del contatto così da aiutarti nella compilazione.

1. Prendi un momento per esaminare tutte le colonne del file. Nel caso in cui ci fossero delle colonne che non ti servono puoi scegliere di lasciarle vuote o eliminarle completamente dal file.
2. Completa una riga di informazioni per ogni contatto che vuoi caricare seguendo il titolo della riga di intestazione. Se un campo è utile solo per alcuni contatti, puoi lasciare vuota la cella per gli altri: non sarà importato nella loro scheda. Infine, alcuni campi richiedono un formato specifico per essere importati correttamente.
   Qui di seguito trovi le modalità di inserimento di ciascun campo.
   
   
   Leggi le istruzioni di compilazione più nel dettaglio

   Nome	testo
   Cognome	testo
   Azienda	testo
   Tipo di contatto	testo
   Posizione	testo
   Tag	testo - separare con virgole
   Descrizione email	testo - presenza di opzioni predefinite
   Email	testo e numero
   Descrizione telefono	testo - presenza di opzioni predefinite
   Telefono	numero
   Nome indirizzo	testo
   Via	testo e numero
   Città	testo
   Codice postale	numero
   Provincia/Regione/Stato	testo
   Nazione	testo, da foglio nazioni
   Descrizione link	testo - presenza di opzioni predefinite
   Link	URL
   Ragione sociale	testo
   Via fatturazione	testo e numero
   Codice postale fatturazione	numero
   Città fatturazione	testo
   Provincia/Regione/Stato fatturazione	testo
   Nazione fatturazione	testo, da foglio nazioni
   P.IVA	numero
   Codice fiscale	testo e numero
   Email fatturazione	testo e numero
   Nazionalità	numero, da foglio nazionalità
   Giorno data di nascita	numero
   Mese data di nascita	numero
   Anno data di nascita	numero
   Note	testo e numero

3. Salva il file in formato XLSX, rinominandolo a piacimento. Non salvare il file in un altro formato perché il sistema non può elaborarlo.

Step 2: Importa il file import contatti (Excel)

Dopo aver preparato il tuo file, assicurandoti che non contenga filtri o elementi formattati, è il momento di caricarlo su Artshell. Segui questi step:

1. Clicca l'icona  in basso a sinistra.
2. Seleziona la voce Importa.
3. Seleziona Contatti.
4. Clicca il tasto Sfoglia e scegli dal tuo computer il file da importare.
5. Clicca il tasto Importa e attendi il caricamento che può durare più o meno a lungo in base alla quantità di contatti e alla tua connessione Internet. 

Al termine del caricamento il sistema ti mostra un breve resoconto dell'import:

• Quanti contatti sono stati importati:
  Ovvero il numero di contatti importate correttamente.
• Quanti contatti sono stati uniti:
  Ovvero il numero di contatti che il sistema ha riconosciuto già presenti all'interno del tuo database Artshell. In questo caso alcuni dei nuovi dati caricati vengono sommati alla scheda contatto già presente. Scopri di più nel prossimo paragrafo in questo articolo.
• Errori:
  Ovvero il numero di contatti che non sono stati importati a causa di errori nella compilazione.

Importazioni successive alla prima

L’operazione di importazione massiva tramite foglio Excel è un processo che puoi fare più volte su Artshell per ampliare il tuo indirizzario.

Nel caso in cui volessi proseguire con più importazioni ci sono alcune informazioni molto importanti da tenere a mente:

L’indirizzo email è la "chiave" di riconoscimento

L'indirizzo email è ciò che consente al sistema, durante l’importazione da Excel, di verificare se un contatto è già presente all'interno della tua sezione contatti oppure no.

Se nel file di importazione è presente un contatto il cui indirizzo email è già presente all'interno di una scheda contatto su Artshell, allora il sistema:

1. Riempie i campi che nella scheda contatto sono “vuoti” con i valori presenti nell’Excel.
2. Tag: aggiunge i tag presenti nell'Excel che non sono già presenti all'interno della scheda contatto.
3. Email, Telefono, Indirizzi: aggiunge ulteriori indirizzi email, numeri di telefono o indirizzi presenti nell'Excel che non sono già presenti nella scheda contatto.
4. Ignora i valori presenti nell'Excel che corrispondono a campi già compilati all'interno della scheda contatto (a esclusione dei tag, indirizzi email, telefono e indirizzi che, come abbiamo visto, vengono aggiunti).