Introduzione
Quando lavori con la condivisione delle opere, con gli eventi o gli insight, potresti avere cartelle, allegati o contenuti multimediali che desideri condividere frequentemente e altri che preferisci mantenere riservati.
La funzione lucchetto (aperto o chiuso ) ti permette di gestire con precisione la visibilità di ciascun elemento, decidendo cosa rendere disponibile in fase di esportazione o condivisione, e cosa lasciare esclusivamente nell’archivio interno.
Lucchetto Chiuso/Aperto: cosa significa?
Il lucchetto funziona come un interruttore per la visibilità dei contenuti.
- Lucchetto Chiuso: il contenuto è privato. Per impostazione predefinita, il contenuto non verrà automaticamente incluso nelle condivisioni o esportazioni. È ideale per documenti interni, come contratti, preventivi, valutazioni o bozze.
- Lucchetto Aperto : il contenuto è condivisibile. Il contenuto viene incluso in condivisioni, export o invii email. È utile per immagini pubbliche, schede tecniche o media da mostrare frequentemente.
Come gestire il lucchetto per allegati e media
Puoi modificare lo stato del lucchetto in due modi:
Gestisci il lucchetto sui singoli elementi
All'interno della scheda (opera, artista, evento o contatto), clicca su Dettagli per espandere la tab Dettagli.
Da qui puoi accedere a:
Immagini e Video
Puoi gestire lo stato del lucchetto di immagini e video collegati alle tue schede (opere, artisti, contatti o eventi) in due modi:
- Direttamente dall'area Immagini e Video all'interno della tab Dettagli.
- Cliccando direttamente l'immagine o video.
Cartelle
Puoi aprire o chiudere il lucchetto di un allegato sia dall'interno della cartella sia dall'interno dell'allegato stesso.
Ecco una breve dimostrazione:
File
Anche per i file generici (es. PDF, ZIP, Word), il lucchetto può essere modificato dalla cartella o dalla visualizzazione interna del file.
Ecco una breve dimostrazione:
Imposta uno stato di default per i nuovi contenuti
Per velocizzare il flusso di lavoro, puoi decidere se i nuovi file, immagini, video o allegati caricati debbano avere, per impostazione predefinita, il lucchetto aperto o chiuso.
Ecco come fare:
- Accedi al Pannello impostazioni cliccando l'icona in basso a sinistra.
- Seleziona la voce Lucchetti & Cartelle.
-
Sotto la voce Stato del lucchetto, scegli l’opzione che preferisci.
- Lucchetto chiuso: per mantenere i contenuti privati fin da subito.
- Lucchetto aperto: per rendere automaticamente condivisibili i nuovi contenuti.
Conclusioni
Usare correttamente la funzione lucchetto ti consente di gestire con precisione la visibilità dei tuoi contenuti: puoi mantenere il tuo archivio ordinato e protetto, decidendo con chiarezza cosa condividere e cosa conservare come riservato.