Introduzione

Le Cartelle ti permettono di integrare contenuti aggiuntivi all’interno delle tue schede, oltre ai campi standard previsti dal sistema. Sono disponibili in tutte le principali sezioni di Artshell — Opere, Artisti, Contatti ed Eventi — e offrono uno spazio strutturato per inserire testi approfonditi, documentazione, immagini, file e altri materiali multimediali.

Grazie alle Cartelle puoi personalizzare il tuo database e organizzare le tue informazioni in modo ordinato e coerente, mantenendo separati i contenuti principali della scheda da quelli di approfondimento. Questa struttura garantisce una gestione più chiara dei dati e una presentazione professionale anche in fase di esportazione o di condivisione.

Qui di seguito puoi vedere qualche esempio di cartelle per le relative schede:

Opere

All'interno della sezione Opere puoi creare cartelle in cui organizzare pubblicazioni, descrizioni dell'opera, fatture, condition report, ecc. Puoi quindi creare le cartelle che meglio si adattano alla tipologia delle tue opere da archiviare.

Artisti

All'interno della sezione Artisti puoi creare cartelle in cui organizzare documenti quali biografie estese, testi critici, rassegne stampa, contratti di rappresentanza, documenti amministrativi, materiali curatoriali o dossier di presentazione.

Contatti

All'interno della sezione Contatti puoi creare cartelle in cui organizzare documenti legali come fatture, contratti di prestito e mandati di rappresentanza, oppure ulteriori documenti con dati personali.

Eventi

All'interno della sezione Eventi puoi creare cartelle in cui organizzare i comunicati stampa, il budget dell'evento, rendicontazioni per sponsor o enti pubblici, contratti con artisti, relatori o partner, Timeline dell'evento, planimetrie dello spazio.

Creare le Cartelle

Le Cartelle si possono creare da due aree principali di Artshell:

1. Dal pannello impostazioni

Se è la prima volta che utilizzi le Cartelle, ti consigliamo di definirle in anticipo dal Pannello Impostazioni. In questo modo, in fase di architettura del tuo database, potrai creare tutte le cartelle principali di cui prevedi di aver bisogno e averle già disponibili quando andrai ad associarle alle diverse schede.

Clicca l'icona  in basso a sinistra, quindi clicca la voce Lucchetto & Cartelle. Qui trovi l’elenco delle quattro sezioni che supportano le cartelle — Artisti, Opere, Contatti ed Eventi — con il numero totale di cartelle presenti in ciascuna sezione. Se il tuo account è nuovo, il numero sarà pari a zero.

Dopo aver valutato quali cartelle creare (anche sulla base degli esempi mostrati nell’Introduzione), entra nella sezione desiderata e clicca su Aggiungi nuova per crearne una.

Suggerimento: compila sempre le traduzioni del nome della cartella nelle lingue disponibili. Se in futuro condividerai o esporterai le schede in una lingua diversa da quella principale del tuo account, il sistema mostrerà solo le lingue già compilate. La traduzione non avviene automaticamente.

Infine, clicca Salva per confermare.

2. All’interno delle singole schede

Se preferisci costruire il tuo archivio progressivamente, puoi creare le Cartelle direttamente all’interno delle singole schede, nelle sezioni Opere, Artisti, Contatti ed Eventi. Questa modalità è utile quando non hai la necessità di definire una struttura globale fin dall’inizio, ma desideri aggiungere cartelle in base alle esigenze che emergono via via nel corso del lavoro.

In particolare:

dalla tab Dettagli - in alto a sinistra dentro la scheda;

oppure cliccando su aggiungi cartella + quando ti trovi in modalità di modifica della scheda.

Da qui puoi creare nuove cartelle per quella specifica scheda cliccando l'icona del +, scrivendo il nome della nuova cartella nella barra di ricerca e cliccando crea.

Una volta creata una cartella ti si presentano alcune informazioni:

Il numero accanto a ogni cartella indica il numero di allegati che contiene.
La data a destra indica la data in cui la cartella è stata aggiunta alla scheda.
L’icona  ti consente di spostare gli allegati in un’altra cartella o eliminare la cartella stessa.

Prima, però, approfondiamo che cosa siano gli allegati.

Come sono strutturate le Cartelle: gli Allegati

Le Cartelle sono composte da allegati, che rappresentano le singole unità di contenuto. Per creare un nuovo allegato, clicca sulla cartella e poi fai clic sul + a destra della barra di ricerca. Nell'immagine sottostante puoi vedere un allegato ancora vuoto all'interno della cartella "Pubblicazioni".

Ogni allegato include un titolo, un campo di testo principale, la possibilità di inserire una data (giorno, mese e anno) e un menu multilingue per compilare il contenuto anche in inglese e francese, se lo ritieni necessario.

Posizionando il cursore nel campo di testo Inizia a scrivere…, nella parte inferiore compare un editor con tre icone che consente di formattare il testo e di aggiungere elementi multimediali, come immagini, video, file, una linea di separazione o uno slider di immagini. Per sapere come caricare file, immagini e video, leggi l'articolo dedicato alla Medialibrary.

Se selezioni una porzione di testo, si apre un ulteriore menu di formattazione che ti permette di modificarne il colore, lo stile e l'allineamento, oppure di inserire un link.

Al termine delle modifiche, clicca su Salva per confermare.

Una volta salvato, l’allegato può essere gestito tramite le icone dedicate che vedi in alto:

 per modificarlo
 per eliminarlo
 per bloccarlo.

Il simbolo del lucchetto è particolarmente importante: un allegato bloccato (lucchetto chiuso) non verrà mostrato quando la scheda viene esportata o condivisa. Questo ti permette di mantenere contenuti privati o ad esclusivo uso interno separati da quelli destinati alla condivisione. Puoi saperne di più leggendo l'articolo dedicato alla funzione lucchetto.

Cliccando la X torni all'elenco degli allegati all’interno della Cartella. All’interno di una cartella, puoi inoltre utilizzare la barra di ricerca per trovare rapidamente un allegato specifico. Tramite il menu dell’icona  puoi spostare l’allegato in un’altra cartella, bloccarlo o eliminarlo.

Attenzione! Non è possibile eliminare una cartella che contiene allegati. Per procedere con l’eliminazione, sposta prima tutti gli allegati in un’altra cartella.

Gestione avanzata delle cartelle

Dal Pannello Impostazioni - icona  in basso a sinistra - cliccando la voce Lucchetto & Cartelle, trovi l’elenco delle quattro sezioni che supportano le cartelle (Artisti, Opere, Contatti ed Eventi) con il numero totale di cartelle presenti in ciascuna.

Entrando in una sezione, puoi visualizzare tutte le cartelle esistenti, cercarle tramite la barra di ricerca o crearne una nuova cliccando su Aggiungi nuova.

Se stai creando una nuova cartella, inserisci il nome nella lingua principale che usi su Artshell e in tutte le altre lingue disponibili se hai in mente di condividere i contenuti delle tue cartelle con un pubblico internazionale.

Suggerimento: È fortemente consigliato compilare sempre le traduzioni: se in futuro condividerai o esporterai le schede in una lingua diversa da quella principale del tuo account, il sistema mostrerà i contenuti solo nella lingua disponibile.

Accanto al nome di ogni cartella è indicato, tra parentesi, il numero totale degli allegati contenuti al suo interno. Questi allegati possono appartenere a diverse schede della medesima sezione. Anche qui trovi l'icona  da cui puoi spostare gli allegati o cancellare la cartella. Come menzionato prima, una cartella non può essere eliminata se contiene allegati; devi quindi spostarli in un'altra cartella.

Attenzione! Quando sposti gli allegati di una cartella dalla sezione Lucchetto & Cartelle, l’operazione viene applicata a tutte le schede che utilizzano quella cartella. Se desideri modificare la cartella solo per una singola scheda, non intervenire da questa sezione: apri invece la scheda interessata e apporta le modifiche lì.

Infine, tramite l’icona a forma di mano puoi trascinare le cartelle per definire l’ordine in cui appariranno nelle schede. L’ordine impostato qui verrà rispettato nella visualizzazione del sistema.

Conclusioni

Le Cartelle rappresentano uno strumento flessibile e potente per organizzare contenuti aggiuntivi all’interno delle tue schede, mantenendo una struttura ordinata e facilmente gestibile. Utilizzandole correttamente, puoi arricchire Opere, Artisti, Contatti ed Eventi con materiali di approfondimento, documentazione e contenuti multimediali, senza compromettere la chiarezza delle informazioni principali. Una gestione attenta e ben pianificata delle Cartelle — sia a livello di singola scheda sia dal Pannello Impostazioni — ti consente di mantenere il pieno controllo sui contenuti condivisi o esportati, garantendo sempre una presentazione professionale e coerente con le tue esigenze.