Introduzione
Artshell mette a disposizione due strumenti fondamentali per l'organizzazione e la gestione del tuo database: i Tag e le Liste. Attraverso l'utilizzo di queste funzionalità, puoi gestire con precisione ed efficienza i contenuti delle principali sezioni di Artshell: artisti, opere, contatti, eventi e insight.
I Tag ti permettono di etichettare e raggruppare gli elementi con parole chiave personalizzate, mentre le Liste offrono un sistema flessibile per organizzare i tuoi elementi in "contenitori" secondo parametri che decidi tu.
Per una corretta comprensione di questo articolo ti consigliamo di leggere l'articolo dedicato alla barra di ricerca, fondamentale per capire e sfruttare pienamente liste e tag.
Ora puoi procedere e scoprire le potenzialità dei tag e delle liste e come ti aiutano a ottimizzare la gestione del tuo database su Artshell.
Cosa sono i Tag
I Tag sono delle etichette composte da uno o più termini che puoi aggiungere ad artisti, opere, contatti, eventi e insight per organizzarli in modo più efficiente.
Qui di seguito vedi un esempio di tag all'interno di una scheda opera:
Ruolo e logica dei tag:
I Tag sono ideali per aggiungere metadati flessibili, descrittivi e soggettivi. Ti consigliamo di riflettere sul ruolo dei tag e di definire una logica interna al tuo database per il loro utilizzo.
Qui di seguito trovi alcuni punti da tenere a mente e suggerimenti per aiutarti a creare un sistema di organizzazione ordinato:
- Utilizza i tag per categorizzare e collegare le informazioni in modi che non sono già coperti dai campi di Artshell. Un errore comune è infatti quello di utilizzare i tag per informazioni che sono già presenti in campi specifici del database. Questo può portare a ridondanza, incoerenza e confusione.
-
Considera l'equilibrio tra specificità e gerarchia.
La gerarchia rende la navigazione nel tuo database più intuitiva. Puoi iniziare con una categoria generale e poi affinare la ricerca attraverso le sottocategorie. I tag specifici ti permettono infatti di filtrare e trovare informazioni con precisione.
Avanguardie storiche > Surrealismo > Surrealismo femminile
- Una buona struttura di tag aiuta a mantenere la coerenza nel tempo, anche se il tuo database cresce. Nuovi tag possono essere facilmente aggiunti alle categorie esistenti. Prima di iniziare ad archiviare, prenditi del tempo per riflettere sulle categorie principali che desideri utilizzare, considerando i diversi aspetti del tuo database e della tua collezione.
Come inserire i Tag
L'inserimento dei tag avviene in modo simile per gli artisti, le opere e i contatti (per questi ultimi due è possibile anche impostarle i tag dai rispettivi Excel di import). Inoltre, sia per queste tre sezioni sia per gli eventi, i tag possono essere aggiunti e rimossi in modo massivo.
Gli insight infine, funzionano diversamente in quanto il tag può essere inserito solo manualmente a un insight alla volta.
Il funzionamento e la gestione dei tag è spiegata in modo più esaustivo negli articoli dedicati alle rispettive sezioni:
Cosa sono le Liste
Le liste di Artshell sono dei "contenitori" che ti permettono di raggruppare i tuoi elementi in base a determinati criteri decisi da te. Le liste possono essere create, eliminate, organizzate e riordinate secondo le tue esigenze.
Le liste in Artshell sono di due tipologie:
Le Liste automatiche si chiamano in questo modo perchè si aggiornano automaticamente in tempo reale.
Ecco alcuni esempi che ti possono aiutare a capire meglio come puoi usare le liste automatiche:
Puoi infatti assegnate il tag #ITA ai contatti italiani e il tag #ENG ai contatti che parlano inglese e creare due liste automatiche che contengono i rispettivi tag.
In questo modo tutti i futuri contatti etichettati con il tag #ITA verranno automaticamente inclusi nella rispettiva lista, lo stesso vale per il tag #ENG. È come avere un filtro intelligente che seleziona i contatti in base a un criterio specifico. Questo tipo di organizzazione è molto utile anche se usi la Newsletter di Artshell così da avere due bacini di utenti sempre aggiornati a cui indirizzare le comunicazioni in lingue diverse.
Utilizzando criteri combinati: le liste automatiche possono essere create anche combinando ad esempio, un artista come Boldini Giovanni con il campo is:Disponibile così da avere una raccolta sempre aggiornata delle opere disponibili di un determinato artista. Oppure ancora aggiungere la funzione Luogo: per vedere le opere disponibili dell'artista selezionato presenti in un determinato luogo.
Le Liste manuali sono contenitori statici che NON si aggiornano automaticamente. Sono molto utili nel caso di eventi temporanei o esclusivi come fiere, mostre o cocktail party oppure se si vuole dedicare una comunicazione a un determinato segmento di utenti.
Ecco alcuni esempi che ti possono aiutare a capire meglio le liste manuali:
Per le opere: se hai bisogno di una lista ordinata di opere da inviare a un curatore, oppure se stai selezionando le opere che vuoi esporre alla prossima fiera, puoi selezionarle manualmente e creare la tua lista da inviare.
Come funzionano le Liste
Dove trovo le liste?
Le liste sono accessibili cliccando il nome della sezione che vedi sempre in alto a sinistra.
Come vedo il contenuto di una lista?
All'interno del pannello delle liste, ogni lista è accompagnata da un contatore che indica il numero di elementi contenuti. Cliccando il nome di una lista, il contenuto della sezione viene sostituito con quello della lista selezionata, questa azione viene anche indicata dal nome della lista che vedi apparire in alto a sinistra, al posto della voce principale.
Per tornare alla lista generale di tutti gli elementi, usa il tasto "Tutti gli artisti", "Tutti i contatti", "Tutti gli eventi" o "Tutte le opere" nella parte alta del pannello delle liste.
Come posso organizzare le mie liste?
Le liste possono essere riordinate trascinandole verso l'alto o verso il basso.
Ecco una breve dimostrazione:
Come rinonimo o elimino una lista?
Entrambe le funzioni sono accessibili dall'icona a destra di ciascuna lista.
- Clicca la voce Rinomina lista, per dare un nuovo nome alla lista e clicca INVIO dalla tastiera per confermare.
- Clicca la voce Cancella lista per eliminare la lista.
Conclusioni
Padroneggiare l'utilizzo di Tag e Liste in Artshell ti permette di organizzare la tua collezione in modo efficiente e personalizzato. Ricorda che una corretta gestione di Tag e Liste ti aiuta a risparmiare tempo prezioso, semplificando la navigazione e la ricerca all'interno della tua collezione. Non esitare a sperimentare con diverse combinazioni per trovare il metodo di organizzazione più adatto al tuo flusso di lavoro.