Introduzione
Quando utilizzi Artshell per organizzare eventi che richiedono la registrazione obbligatoria oppure permettono la partecipazione solo su invito (inviato tramite la funzionalità Inviter di Artshell), ti ritrovi a interagire con un insieme di contatti che rappresentano un patrimonio informativo prezioso per la tua attività.
Questi contatti costituiscono un network di potenziali clienti, collaboratori o sostenitori che potresti voler coltivare e conservare nella sezione Contatti del tuo account Artshell.
Una volta conclusi gli eventi, potresti voler trasferire i dati raccolti all'interno della sezione Contatti. Quando il numero di partecipanti è elevato, questa operazione va svolta con attenzione per evitare errori o sovrascritture. Per questo, in questo articolo trovi una guida dettagliata con tutti i passaggi per importare correttamente i dati dei contatti.
Step 1: Apri le Prenotazioni
- Seleziona l'evento per il quale desideri scaricare il resoconto dei contatti partecipanti e degli eventuali invitati (se hai usato l'Inviter di Artshell).
- Seleziona la tab Dettagli in alto a sinistra della scheda evento.
- Dal menu a tendina, clicca Prenotazioni.
Step 2: Esporta e controlla l'excel partecipanti
- Clicca il tasto Azioni.
- Seleziona la prima opzione Esporta excel partecipanti per scaricare automaticamente il file excel.
Consigliamo vivamente di controllare il file Excel partecipanti per una prima analisi dei contatti partecipanti e per eliminare eventuali dati indesiderati prima dell'importazione nella sezione contatti di Artshell. Questa operazione preventiva aiuta infatti a evitare errori di compilazione nelle schede contatto che potrebbero essere inclusi nel caso in cui si scelga l'opzione Importa partecipanti nei contatti.
Una volta scaricato il file excel, selezionalo per aprirlo. Il file si presenta composto dal:
Foglio PARTICIPANTS
Questo foglio contiene tutti i dati dei contatti partecipanti al tuo evento.
Clicca il box per espanderlo e leggerne i contenuti:
| Colonna/e | Significato |
| A - Q | corrispondono ai campi della scheda contatto in Artshell. |
| R (Period) | qui trovi le tipologie di pass che hai creato per il tuo evento. |
| S - W | queste colonne riportano i dati relativi alla durata dell'evento. Sono stati decisi da te in fase di organizzazione. |
| X (Participants restrictions) |
tag: indica che al contatto è stato inviato un pass e gli verrà assegnato come tag il nome del pass ricevuto. no: indica che il contatto si è registrato in autonomia e dunque non gli verrà assegnato il tag con il pass in quanto appunto non lo ha ricevuto. |
| Y (Restriction type) | questo valore è legato a quello della colonna precedente, X. Qui trovi quale tag verrà assegnato al contatto. |
| Z- AA | orari e giorni selezionati se era richiesto un RSVP. |
| AB e AC | qui vengono indicati i coupon utilizzati dai contatti partecipanti, se li hai previsti. |
| AD | giorno in cui il contatto si è registrato. |
| AE |
yes: il contatto ha ricevuto un pass che gli consentiva di portare un ospite (nella creazione del pass del tuo evento hai abilitato l'opzione Abilita ospite per i partecipanti) no: il contatto ha ricevuto un pass che NON gli consentiva di portare un ospite (nella creazione del pass del tuo evento hai tenuto disabilitata l'opzione Abilita ospite per i partecipanti) La possibilità di portare un ospite NON implica che il contatto abbia effettivamente portato un ospite. |
| AF - AG |
queste colonne presentano i dati relativi all'ospite del contatto. |
| AH - AI |
qui trovi la data e l'ora di ingresso del contatto. |
| AJ |
qui trovi il nome del/degli Inviter, ovvero la persona, azienda o organizzazione che ha inviato un pass al contatto. |
| AK |
yes: se il contatto ha attivato il suo pass. no: se il contatto non ha attivato il suo pass. |
| AL |
qui trovi i codici QR che sono stati generati a seguito dell'attivazione del pass. I valori di questa colonna sono legati a quelli della colonna precedente, AK. Infatti, se il contatto non ha attivato il suo pass la cella del codice QR rimane vuota. |
| AM |
qui trovi i tag che sono stati assegnati al contatto a seguito della sua interazione con l'evento. In particolare: newsletter-ok: indica che il contatto ha accettato di iscriversi alla tua newsletter. privacy-ok: questo tag sarà presente in tutti i contatti in quanto l'accettazione della privacy è obbligatoria per la registrazione all'evento. treatmentA-anno: se questo tag è presente significa che il contatto ha accettato che i suoi dati vengano condivisi a terze parti. |
Step 3: Importa i contatti
Dopo aver verificato e ripulito il file Excel, puoi procedere all’importazione dei contatti nel tuo account Artshell.
Per importare i contatti segui questi passaggi:
- Seleziona l'icona .
- Clicca la voce Import.
-
Clicca Contatti e scarica il modello Excel. Per comodità lo trovi anche qui:
Modello Excel import contatti: Artshell_contact_import_example. - Copia i dati dal file Partecipanti nel modello Excel fino alla colonna Q (Country), mantenendo corrispondenza tra i nomi delle colonne (es. "First name", "Last name", ecc.)
- Una volta completato, clicca Sfoglia per caricare il file, quindi clicca Importa.
Step 4: Importa gli Inviti (solo per Inviter)
Se per l'organizzazione del tuo evento hai utilizzato l'Inviter di Artshell, puoi importare lo storico degli inviti inviati da te o da utenti esterni autorizzati.
• Inviter: con la "i" maiuscola, si intende la funzionalità richiesta in fase di organizzazione del tuo evento e creata ad hoc da Artshell per te.
• inviter: con la "i" minuscola, viene usato per indicare più in generale la persona/azienda/organizzazione che ha invitato un contatto.
All'interno del file esporta participanti puoi trovare un secondo foglio in cui sono presenti i dati dei contatti invitati e le informazioni dell'inviter, ovvero colui/colei o l'azienda che ha invitato i rispettivi contatti. Questo file ti consente di visionare quanti inviti sono stati inviati a un determinato contatto e quale persona, azienda o organizzazione ha mandato l'invito per prima.
Vediamo come è composto il secondo foglio:
Foglio INVITED BY
Clicca il box per espanderlo e leggerne i contenuti:
| Colonna/e | Significato |
| A - E | dati del contatto invitato. Se lo stesso contatto è stato invitato più volte, sarà presente su più righe. |
| F (Name or company inviter) | nome o azienda che ha inviato l’invito. |
| G - H | tipologia e anno del pass inviato. |
| I (Main inviter) |
i valori di questa colonna devono essere letti in relazione a i nomi presenti nella colonna F: yes: indica che nome dell'inviter (l'azienda che ha invitato il contatto) è il main inviter, dunque è il primo ad aver invitato il contatto. no: indica che l'inviter NON è stato il primo a invitare il contatto. |
| J (Invite activated) |
qui puoi visionare se il pass è stato attivato o no dal contatto. |
Per importare gli inviti segui questi passaggi:
- Assicurati di aver già importato i contatti dal foglio Participants.
- Pulisci il file Invited by rimuovendo eventuali contatti non presenti nel file Participants.
-
Scarica il Modello Excel import inviti. Per comodità lo trovi anche qui in basso:
Modello Excel import inviti: Artshell_invitation_import_example. - Una volta scaricato e aperto il modello Excel import inviti noti che le colonne sono le stesse del foglio Invited by. Procedi con il copiare e incollare le colonne nel rispettivo modello excel per gli inviti.
FAQ e casistiche particolari
Vedo contatti nel file Invited by ma non in Participants
Questo accade se hai rimosso manualmente dei contatti dal file Participants ma non hai eseguito la stessa pulizia in Invited by.
Scheda contatto composta da più indirizzi invitati
Se un contatto ha più email (es. personale e aziendale) all'interno della sua scheda in Artshell, tutti gli inviti ricevuti vengono associati alla stessa scheda contatto.
Email presente in due schede contatto distinte
In questo caso, l'invito sarà incluso in entrambe le schede.