Introduzione
Quando utilizzi Artshell per organizzare eventi che richiedono la registrazione obbligatoria oppure permettono la partecipazione solo su invito (inviato tramite la funzionalità Inviter di Artshell), ti ritrovi a interagire con un insieme di contatti che rappresentano un patrimonio informativo prezioso per la tua attività .
Questi contatti costituiscono un network di potenziali clienti, collaboratori o sostenitori che potresti voler coltivare e conservare nella sezione Contatti del tuo account Artshell.
Una volta conclusi gli eventi, potresti voler trasferire i dati raccolti all'interno della sezione Contatti. Quando il numero di partecipanti è elevato, questa operazione va svolta con attenzione per evitare errori o sovrascritture. Per questo, in questo articolo trovi una guida dettagliata con tutti i passaggi per importare correttamente i dati dei contatti.
Step 1: Apri le Prenotazioni
- Seleziona l'evento per il quale desideri scaricare il resoconto dei contatti partecipanti e degli eventuali invitati (se hai usato l'Inviter di Artshell).
- Seleziona la tab Dettagli in alto a sinistra della scheda evento.
- Dal menu a tendina, clicca Prenotazioni.
Step 2: Esporta e controlla l'excel partecipanti
- Clicca il tasto Azioni.
- Seleziona la prima opzione Esporta excel partecipanti per scaricare automaticamente il file excel.
Consigliamo vivamente di controllare il file Excel partecipanti per una prima analisi dei contatti partecipanti e per eliminare eventuali dati indesiderati prima dell'importazione nella sezione contatti di Artshell. Questa operazione preventiva aiuta infatti a evitare errori di compilazione nelle schede contatto che potrebbero essere inclusi nel caso in cui si scelga l'opzione Importa partecipanti nei contatti.
Una volta scaricato il file excel, selezionalo per aprirlo. Il file si presenta composto dal:
Foglio PARTECIPANTI
Questo foglio contiene tutti i dati dei contatti partecipanti al tuo evento.
Clicca il box per espanderlo e leggerne i contenuti:
| Colonna/e | Che cosa contiene |
| A | ID del contatto. La cella compilata indica che il contatto era già presente nella tua sezione Contatti. Una cella vuota indica che il contatto non era presente nel tuo indirizzario. |
| B - C | Nome e cognome del contatto così come li ha inseriti il contatto stesso (in caso di registrazione a un evento), oppure come inseriti da te o da un utente esterno abilitato (nel caso di utilizzo della funzione Inviter). |
| D | Azienda. Informazione proveniente dalla scheda del contatto, se presente. Se il contatto non è nel tuo indirizzario, il campo sarà vuoto. |
| E - F | Tipo di contatto e Tag contatto. Informazioni provenienti dalla scheda del contatto, se presente. In caso contrario, il campo sarà vuoto. |
| G | Indirizzo email così come inserito dal contatto in fase di registrazione all’evento, oppure da te se hai usato l’Inviter. |
| H - M | Informazioni compilate solo se il contatto è presente nel tuo indirizzario. |
| N | Lingua. Lingua con cui è stato inviato l'invito (da te o dalla persona/organizzazione che hai autorizzato tramite Inviter). |
| O - P | Indirizzo. Dati relativi all'indirizzo del contatto. |
| Q |
Tipo di invito o attività. Tipologia di invito creata per l’evento (es. VIP, PRESS) oppure il nome dell’attività (es. Vernissage, Visita guidata). |
| R - V | Dati relativi alla durata dell’evento, definiti da te in fase di configurazione. |
| W |
Restrizione partecipanti. tag: indica che al contatto è stato inviato un pass (es. VIP, VIP+). Il nome del pass è anche assegnato come tag (vedi colonna AL). no: il contatto si è registrato autonomamente e non ha ricevuto un pass. |
| X |
Tipo restrizione. Valore legato alla colonna W. Riporta il nome del pass (come tag) assegnato al contatto. |
| Y - Z | Orari e giorni selezionati, se richiesto un RSVP. |
| AA e AB | Coupon utilizzati dai partecipanti, se previsti. |
| AC | Giorno in cui il contatto si è registrato o ha ricevuto l’invito (nel caso di uso dell’Inviter). |
| AD |
si: il contatto ha ricevuto un pass che consente l’accesso con ospite (nella creazione del pass dell'evento hai abilitato l'opzione Abilita ospite per i partecipanti) no: il contatto ha ricevuto un pass che NON gli consentiva di portare un ospite (nella creazione del pass del tuo evento hai disabilitato l'opzione Abilita ospite per i partecipanti) Nota: la possibilità di portare un ospite non implica che il contatto ne abbia effettivamente portato uno. |
| AE - AF |
Dati dell’ospite, se previsto e inserito. Se utilizzi la funzione Inviter, questa opzione deve essere stata richiesta al momento della sua configurazione. Se invece vuoi aggiungere la possibilità di raccogliere le informazioni relative al tuo evento contatta il nostro dipartimento sales@artshell.eu |
| AG - AH |
Data e ora di ingresso del contatto. Le celle vuote indicano che il pass non è stato scansionato (quindi l’accesso non è stato registrato). |
| AI |
Invitato da. Nome della persona, azienda o organizzazione che ha inviato il pass al contatto. |
| AJ |
si: il contatto ha attivato il pass. |
| AK |
Codici QR generati al momento dell’attivazione del pass. Se il pass non è stato attivato (colonna AJ = no), la cella rimane vuota. |
| AL |
Tag assegnati al contatto a seguito della sua interazione con l’evento:
|
Step 3: Importa i contatti
Dopo aver verificato e ripulito il file Excel, puoi procedere all’importazione dei contatti nel tuo account Artshell.
Per importare i contatti segui questi passaggi:
- Seleziona l'icona .
- Clicca la voce Import.
-
Clicca Contatti e scarica il modello Excel. Per comodità lo trovi anche qui:
Modello Excel import contatti: Artshell_contact_import_example. - Copia i dati dal file Partecipanti nel modello Excel fino alla colonna Q (Country), mantenendo corrispondenza tra i nomi delle colonne (es. "First name", "Last name", ecc.)
- Una volta completato, clicca Sfoglia per caricare il file, quindi clicca Importa.
Step 4: Importa gli Inviti (solo per Inviter)
Se per l'organizzazione del tuo evento hai utilizzato l'Inviter di Artshell, puoi importare lo storico degli inviti inviati da te o da utenti esterni autorizzati.
All'interno del file esporta partecipanti trovi un secondo foglio in cui sono presenti i dati dei contatti invitati e le informazioni di colui/colei che ha invitato i rispettivi contatti. Questo file ti consente di visionare quanti inviti sono stati inviati a un determinato contatto e quale persona, azienda o organizzazione ha mandato l'invito per prima.
Vediamo come è composto il secondo foglio:
Foglio INVITATO DA
Clicca il box per espanderlo e leggerne i contenuti:
| Colonna/e | Che cosa contiene |
| A - E | Dati del contatto invitato. Se lo stesso contatto è stato invitato più volte, sarà presente su più righe. |
| F |
Invitato da. Nome o azienda che ha inviato l’invito. |
| G - H | Tipologia e anno del pass inviato. |
| I |
Invitante principale. I valori di questa colonna devono essere letti in relazione a i nomi presenti nella colonna F: si: indica che la persona o azienda che ha invitato il contatto è l'invitante principale, dunque è stato cronologicamente la prima ad aver invitato il contatto. no: indica che la persona o azienda che ha invitato il contatto NON è stata la prima a invitare il contatto. |
| J |
Invito attivato. Se il pass è stato attivato o no dal contatto. |
Per importare gli inviti segui questi passaggi:
- Assicurati di aver già importato i contatti dal foglio Partecipanti.
- Pulisci il file Invitato da rimuovendo eventuali contatti non presenti nel file Partecipanti.
-
Scarica il Modello Excel import inviti. Per comodità lo trovi anche qui in basso:
Modello Excel import inviti: Artshell_invitation_import_example. - Una volta scaricato e aperto il modello Excel import inviti noti che le colonne sono le stesse del foglio Invitato da. Procedi con il copiare e incollare le colonne nel rispettivo modello excel per gli inviti.
FAQ e casistiche particolari
Vedo contatti nel file Invitato da ma non in Partecipanti
Questo accade se hai rimosso manualmente dei contatti dal file Partecipanti ma non hai eseguito la stessa pulizia in Invitato da.
Scheda contatto composta da più indirizzi invitati
Se un contatto ha più email (es. personale e aziendale) all'interno della sua scheda in Artshell, tutti gli inviti ricevuti vengono associati alla stessa scheda contatto.
Email presente in due schede contatto distinte
In questo caso, l'invito sarà incluso in entrambe le schede.