Introduzione
Con Artshell puoi creare diverse tipologie di eventi, adattandole alle esigenze organizzative e al tipo di esperienza che vuoi offrire ai tuoi ospiti. Questa guida ti accompagna attraverso le principali configurazioni disponibili e il loro funzionamento, così da comprendere non solo come impostare correttamente un evento, ma anche cosa accade dal punto di vista dell'utente finale: come si registra, quali comunicazioni riceve e quale sarà il suo percorso fino alla partecipazione.
Le modalità di gestione degli eventi si distinguono principalmente in base alla presenza o meno di un sistema di registrazione e al livello di controllo sugli accessi. In particolare, è possibile configurare:
- eventi senza registrazione (a ingresso libero)
- eventi con registrazione esterna ad Artshell
- eventi con registrazione interna ad Artshell
Nel caso di registrazione interna, è inoltre possibile scegliere tra diverse modalità:
- evento singolo
- evento a slot con selezione di data e orario
- oppure evento su invito.
Gli eventi senza restrizioni — senza registrazione o con registrazione aperta — sono accessibili a chiunque sia in possesso del link.
Gli eventi su invito, invece, prevedono un accesso controllato: la partecipazione è consentita solo a utenti che soddisfano determinate condizioni, come il possesso di un coupon condiviso dall'organizzatore o l'associazione a un tag specifico collegato al proprio indirizzo email (ad esempio "VIP"). Questa modalità è approfondita nella sezione dedicata più avanti.
Prerequisiti
Questo è un articolo avanzato. Prima di procedere, ti consigliamo di leggere:
È inoltre importante aver configurato correttamente gli elementi base del tuo account, in particolare la Privacy Policy, necessaria per la raccolta dei dati durante la registrazione.
Evento senza registrazione
Questa è la tipologia più semplice e immediata. Non prevede l'utilizzo della sezione Opzioni di prenotazione e non richiede alcuna azione da parte dell'utente per partecipare. È ideale per eventi ad accesso libero, senza limiti di capienza o necessità di tracciamento dei partecipanti — come una mostra aperta al pubblico o un'inaugurazione senza controllo degli ingressi.
La scheda evento ha in questo caso una funzione puramente informativa: comunica data, orari, luogo e dettagli dell'attività, senza gestire le iscrizioni.
Evento con registrazione esterna ad Artshell
Questa modalità è simile alla precedente, ma prevede che la registrazione avvenga su una piattaforma esterna ad Artshell. Anche in questo caso non vengono utilizzate le Opzioni di prenotazione. Tuttavia, all'interno dei campi descrittivi dell'evento (come Dettagli dell'attività o Link) puoi indicare le modalità di iscrizione, ad esempio inserendo un link RSVP o rimandando a un sito esterno.
È una soluzione utile quando si utilizzano strumenti di registrazione già esistenti o quando la gestione delle iscrizioni è affidata a terze parti.
Evento con registrazione interna ad Artshell
Questa tipologia consente di gestire direttamente su Artshell l'intero processo di registrazione. Gli utenti possono iscriversi in autonomia compilando un modulo con nome, cognome e indirizzo email. Una volta completata la registrazione gli utenti:
- ricevono un'email di conferma
- ricevono automaticamente una email di promemoria il giorno precedente all'evento
Questo flusso permette di avere un controllo centralizzato sui partecipanti e di tracciare le adesioni in tempo reale. Artshell ti propone dei testi di default per queste due email ma puoi sempre personalizzarle come preferisci, leggi di più al paragrafo dedicato.
QR code e controllo degli accessi
L’email di conferma può includere o meno un QR code per l’accesso all’evento. La scelta dipende dalla tipologia di evento e dal livello di controllo degli ingressi che desideri adottare: per una cena privata o un incontro informale il QR code non è generalmente necessario, mentre risulta particolarmente utile per eventi con un numero elevato di partecipanti, come performance o manifestazioni aperte al pubblico.
Per abilitare il QR code, attiva l’opzione Impostazioni dei QR code nella scheda evento. Per ulteriori dettagli su configurazione e personalizzazione, consulta il paragrafo dedicato.
Se utilizzi i QR code, è importante organizzare la gestione degli accessi predisponendo operatori incaricati della scansione all’ingresso. Non sono necessari dispositivi specifici: è sufficiente utilizzare smartphone con connessione a internet e l’app Scanner di Artshell.
Se invece preferisci non utilizzare il QR code, puoi registrare manualmente le presenze dalla sezione Prenotazioni, accessibile dal tab Dettagli nella scheda dell’evento. All’interno della sezione Partecipanti, seleziona un partecipante per aprirne i dettagli e utilizza il pulsante Ingresso singolo per registrare l’accesso.
Iscrizioni alla newsletter
Gli eventi con registrazione ti permettono anche di raccogliere iscrizioni alla tua newsletter. Nel modulo di registrazione è sempre presente un'opzione di opt-in per la newsletter. Ai contatti che si iscrivono alla newsletter tramite l'evento viene assegnato automaticamente il tag Newsletter.
Tieni presente che questo tag non è visibile finché il contatto non viene spostato dalla sezione Evento alla sezione Contatti.
Tipologie di evento con registrazione interna
All'interno degli eventi con registrazione interna puoi scegliere tra tre modalità, in base a come vuoi gestire l'accesso:
- Evento singolo - data e ora fissa
- Evento a slot - con selezione di data e orario
- Evento su invito - accesso controllato tramite coupon o tag
Evento singolo
Questa configurazione è adatta a eventi che si svolgono in un'unica data e in un orario definito. L'utente non deve scegliere tra diverse opzioni: semplicemente conferma la propria partecipazione inserendo i dati richiesti. Un esempio tipico è una cena, una conferenza o un opening con orario fisso. Il flusso è lineare: l'utente visualizza le informazioni, si registra e riceve la conferma.
Evento a slot con selezione di data e orario
Questa tipologia è pensata per eventi distribuiti su più giorni e/o con più fasce orarie disponibili.
Un caso tipico è una mostra con visite guidate: ad esempio, dal 1 al 10 giugno, con tre turni al giorno (14:00, 15:00, 16:00). L'utente può scegliere la combinazione di data e orario più adatta alle proprie esigenze.
Per configurare correttamente questo tipo di evento è necessario:
- definire i giorni in cui l'evento è disponibile e i relativi orari
- attivare le Opzioni di prenotazione e specificare la durata di ogni slot (campo Frequenza) e il numero massimo di partecipanti per slot.
Ad esempio, se ogni visita guidata dura un'ora e può accogliere fino a 30 persone, imposta una frequenza di 60 minuti e un limite di 30 partecipanti.
Evento su invito
Gli eventi su invito consentono un accesso controllato: possono partecipare solo gli utenti che soddisfano determinate condizioni definite dall'organizzatore.
Esistono due modalità principali per gestire gli accessi su invito:
- Tramite coupon: l'organizzatore condivide un codice coupon con i destinatari. Solo chi inserisce il codice corretto durante la registrazione può completare l'iscrizione.
- Tramite tag: l'accesso è riservato ai contatti nel database Artshell a cui è stato assegnato un determinato tag (ad esempio "VIP"). Il sistema riconosce automaticamente i destinatari autorizzati in base all'indirizzo email.
Questa modalità è particolarmente utile per eventi riservati, anteprime, cene private o qualsiasi situazione in cui si voglia limitare la partecipazione a una lista predefinita di ospiti.
Condivisione dell'evento
Una volta completata la configurazione, l'evento è pronto per essere condiviso con il tuo pubblico. Per leggere l'articolo completo sulla condivisione e sull'esportazione degli eventi, consulta l'articolo dedicato. Puoi trasformarlo in un link e distribuirlo tramite email, social network o applicazioni di messaggistica. Per farlo, seleziona l'evento e dal pannello Gestisci clicca la prima opzione Link.
Condivisione via email diretta Se utilizzi Artshell per l'invio di comunicazioni e hai una sezione Contatti aggiornata, puoi promuovere l'evento direttamente via email, raggiungendo i tuoi destinatari in modo mirato. Seleziona l'evento e dal pannello Gestisci clicca la seconda opzione Email.
Inserire l'evento in una newsletter Un'altra modalità di condivisione, spesso più naturale nel flusso di lavoro, è quella di inserire l'evento direttamente all'interno di una newsletter.
Puoi farlo dalla sezione Email di Artshell, dove è possibile incorporare un evento come blocco di contenuto all'interno della tua comunicazione periodica. Questo approccio è particolarmente utile quando l'evento fa parte di un aggiornamento più ampio che desideri inviare alla tua lista contatti.