Limitare la visibilità delle opere con l’app Preview
Introduzione
L’app Preview di Artshell permette di consultare e presentare le opere del tuo archivio in una modalità semplificata, pensata per la sola visualizzazione e per la condivisione controllata dei contenuti.
Negli account Artshell con piano Premiere, dove è possibile gestire più utenti con ruoli e permessi differenti, come admin dell'account puoi utilizzare la Preview anche per limitare la visibilità delle opere a determinati collaboratori.
Questa funzione ti permette di decidere quali opere rendere visibili a un collaboratore, agente esterno o membro del team, senza concedergli accesso all’intero archivio della sezione Opere.
La limitazione avviene tramite le liste: puoi scegliere una o più liste, manuali o automatiche, e l’utente vedrà nell’app Preview esclusivamente le opere incluse nelle liste a cui gli hai dato accesso.
Per chi è disponibile questa funzione?
La limitazione della visibilità delle opere in Preview è disponibile per gli account con piano Premiere, che consentono la gestione multi-utente tramite la sezione Utenti e Ruoli.
Gli account con piani diversi non hanno accesso a questa funzionalità.
Se non hai un account Premiere, ma ti interessa utilizzare questa funzionalità, contattaci all’indirizzo sales@artshell.eu per richiedere un upgrade del tuo piano. Puoi consultare le opzioni disponibili nella pagina dedicata ai piani Artshell.
Quando utilizzare la limitazione della Preview
Questa funzione è utile quando vuoi dare accesso a un collaboratore soltanto a una specifica e limitata selezione di opere, senza che possa modificarne i contenuti o le informazioni, né veda tutte le altre opere presenti nella sezione Opere del tuo account Artshell.
Ad esempio, puoi utilizzarla per:
- collaboratori esterni che devono consultare solo una selezione di opere (curator, researcher, ecc);
- agenti o partner commerciali che lavorano su un gruppo specifico di opere;
- assistenti presenti in fiera o durante un evento;
- per presentare solo opere disponibili, opere di una determinata lista o opere legate a un progetto specifico.
In questo modo, l’utente può utilizzare l’app Preview come strumento di consultazione e presentazione, non di modifica, e vede soltanto le opere incluse nelle liste che hai selezionato per lui.
Imposta le liste (automatiche o manuali)
Prima di configurare la limitazione della visibilità per i tuoi utenti, assicurati di aver già creato le liste di opere che desideri rendere disponibili.
Durante la configurazione dei permessi, puoi infatti selezionare solo le liste già presenti nel tuo account. Se non hai ancora creato alcuna lista, il sistema non mostrerà alcuna opzione da selezionare.
Per scoprire come creare e gestire le liste, consulta prima questi articoli:
Dove configurare la limitazione
La limitazione della Preview si configura dalla sezione Utenti e Ruoli.
Per accedere alla configurazione:
- Clicca l’icona del pannello Impostazioni ( ) in basso a sinistra;
- Seleziona Utenti e Ruoli;
- Apri la scheda dell’utente che vuoi configurare;
- Individua la sezione dedicata alle app interne;
- Abilita l’accesso all’app Preview.
Una volta attivata l’app Preview per l’utente, puoi scegliere se consentire la visualizzazione di tutte le opere oppure limitarla alle opere incluse in determinate liste.
Consentire l’accesso a tutte le opere
Per permettere all’utente di visualizzare tutte le opere presenti nell’account, abilita solamente l’interruttore principale dell’app Preview.
Restrizione a una selezione di liste
Per mostrare all’utente solo le opere incluse in liste specifiche, abilita prima l’interruttore principale dell’app Preview e poi attiva Restrizione liste.
Dopo aver attivato la restrizione, il sistema mostra due sezioni:
- Liste manuali, create aggiungendo manualmente le opere;
- Liste automatiche, generate da ricerche salvate.
Puoi selezionare liberamente una o più liste, anche combinando liste manuali e automatiche.
Da qui puoi:
- cercare una lista tramite la barra di ricerca;
- visualizzare le liste disponibili nell’account;
Per salvare la configurazione è necessario selezionare almeno una lista. Se non viene selezionata nessuna lista, il sistema non consente di salvare la configurazione.
Una volta salvate le impostazioni, l’utente vedrà in Preview solo le opere incluse nelle liste selezionate.
Modificare le liste abilitate
Puoi modificare la configurazione in qualsiasi momento.
Dalla sezione Utenti e Ruoli, apri la scheda dell’utente. Da qui puoi:
- Aggiungere nuove liste;
- Rimuovere liste già abilitate cliccando le X accanto alle liste;
- Passare dalla modalità Liste selezionate alla modalità Tutte le opere disabilitando l’interruttore Restrizione liste e lasciando l’interruttore principale attivo;
- Tornare dalla modalità completa alla modalità limitata.
Le modifiche hanno effetto immediato sull’app Preview dell’utente. Se l’utente sta già utilizzando la Preview, la visualizzazione si aggiornerà in base alla nuova configurazione.
Cosa vede l’utente con accesso limitato
Un utente con accesso limitato vede soltanto le opere appartenenti alle liste che hai selezionato per lui.
Non può modificare alcun contenuto e non può visualizzare, cercare o esportare opere che non appartengono alle liste autorizzate.
Questa limitazione si applica a tutte le attività disponibili nella Preview:
- visualizzazione della griglia;
- ricerca;
- filtri;
- apertura della scheda opera;
- selezione delle opere;
- esportazione o condivisione dei contenuti.
Ricerca nella Preview limitata
La barra di ricerca resta disponibile anche per gli utenti con accesso limitato.
L’utente può effettuare una ricerca libera tra le opere visibili, ma i risultati saranno sempre circoscritti alle opere incluse nelle liste abilitate.
Se una parola chiave corrisponde a un’opera presente nella sezione Opere, ma non inclusa nelle liste autorizzate per quell’utente, l’opera non verrà mostrata nei risultati.
Filtri disponibili
Gli utenti con accesso limitato dispongono esclusivamente del filtro Stato.
I risultati ottenuti tramite il filtro restano sempre limitati alle opere incluse solo nelle liste abilitate per l’utente.
Impostazioni della Preview per utenti con accesso limitato
L’utente con accesso limitato può configurare autonomamente le impostazioni disponibili nella propria app Preview in base alle proprie esigenze, gestendo ad esempio:
- la lingua di visualizzazione;
Restano invece visibili i campi comuni a tutte le lingue, come valori numerici, date e opzioni selezionate da elenchi non traducibili.
- la visibilità del prezzo;
- le impostazioni relative ai contenuti della scheda opera;
Export e condivisione via link
Anche le funzioni di export e condivisione disponibili nell’app Preview dipendono dai permessi assegnati nella sezione Utenti e Ruoli.
Per consentire a un utente di esportare le opere tramite link o PDF, è necessario abilitare il relativo permesso. Per farlo:
- Clicca l’icona del pannello Impostazioni ( ) in basso a sinistra.
- Seleziona Utenti e Ruoli.
- Apri la scheda dell’utente che vuoi configurare.
- Abilita l’interruttore Esporta.
Se il permesso non è attivo, le opzioni di esportazione appariranno in grigio e non potranno essere selezionate dall'utente.
Un utente con accesso limitato può esportare o condividere esclusivamente le opere visibili nella propria app Preview, quindi solo quelle incluse nelle liste che hai selezionato per lui.
La limitazione riguarda anche i contenuti esportabili: l’utente può includere soltanto i campi disponibili nell’app Preview. Le informazioni presenti esclusivamente nella scheda completa dell’opera nella sezione Opere, come ad esempio Certificazioni o Massimi ingombri, non possono essere esportate dalla Preview.
Gli export generati vengono salvati nella sezione Export dell’account, secondo il normale funzionamento della piattaforma.
Cosa succede quando viene eliminata una lista
Può accadere che una lista precedentemente abilitata per un utente venga eliminata.
Il comportamento dipende dal numero di liste ancora disponibili per quell’utente.
Se rimane almeno una lista abilitata
Se viene eliminata una delle liste abilitate, ma l’utente ha ancora accesso ad almeno un’altra lista, la Preview continuerà a funzionare normalmente. L’utente vedrà solo le opere presenti nelle liste ancora attive.
Se non rimane nessuna lista abilitata
Se vengono eliminate tutte le liste a cui l’utente aveva accesso, la griglia della Preview risulterà vuota.
In questo caso, l’utente visualizzerà il seguente messaggio:
Al momento non hai accesso ad alcuna lista di opere. Contatta l’amministratore del tuo account per richiedere i permessi necessari.
Per ripristinare la visualizzazione, torna nella sezione Utenti e Ruoli e assegna all’utente almeno una nuova lista.
Conclusioni
La limitazione della Preview per lista ti permette di utilizzare l’app come strumento di consultazione controllata.
Puoi dare accesso a collaboratori, agenti o utenti esterni mostrando soltanto le opere rilevanti per il loro lavoro, senza esporre l’intera sezione Opere.
Configurando correttamente le liste visibili e i permessi di ciascun utente, puoi mantenere il controllo sui contenuti condivisi e utilizzare la Preview in modo più sicuro, flessibile e adatto a contesti di presentazione, collaborazione o vendita.