Correggere un tag errato

Introduzione

Può capitare di accorgersi che un tag è stato scritto in modo errato oppure che non rispecchi più il metodo di catalogazione utilizzato.

In Artshell i tag non possono essere rinominati direttamente. Per correggerne uno è necessario sostituirlo: occorre individuare tutti gli elementi a cui è associato, applicare il nuovo tag e rimuovere quello non più corretto.

Questa guida ti mostra come eseguire l'operazione in modo rapido e massivo, evitando di eseguire l'operazione manualmente su ogni contenuto.

Perché Artshell non permette di rinominare direttamente un tag?

In Artshell i tag non esistono come elementi indipendenti, ma vengono creati automaticamente quando vengono assegnati a un contenuto. Per questo motivo non è disponibile una funzione di "rinomina". Per modificare un tag è necessario assegnarne uno nuovo agli elementi interessati e rimuovere quello precedente.

Se hai dubbi su come funzionano i tag leggi l'articolo dedicato: Organizzazione dei contenuti: i Tag e le Liste

Quando può essere utile correggere un tag

La correzione di un tag può essere necessaria in diversi casi.

Ad esempio:

hai importato molti contatti con un tag scritto in modo errato, come VIPP invece di VIP;
hai utilizzato più varianti dello stesso tag, come Collector, Collectors o Collezionista;
vuoi rendere più chiara una categoria, ad esempio sostituendo Importante con Top collector;
hai creato tag duplicati con piccole differenze, come Newsletter, newsletter o News letter;

Questa operazione è particolarmente importante quando il tag errato è stato applicato a molti elementi, perché può rendere meno precisa la ricerca, creare confusione nella gestione dell’archivio e generare risultati incompleti quando filtri i contenuti.

Prima di iniziare

Prima di procedere è importante ricordare che i tag sono indipendenti per ciascuna sezione di Artshell. Un tag creato nella sezione Contatti è diverso da un tag con lo stesso nome presente nella sezione Opere, Artisti o Eventi.

Esempio

Se utilizzi il tag VIP sia nei Contatti sia nelle Opere, si tratta di due tag distinti. Correggere quello presente nei Contatti non modificherà automaticamente quello utilizzato nelle Opere.

Prima di iniziare, quindi:

individua il tag errato che vuoi correggere;
decidi il tag corretto che vuoi utilizzare al suo posto;
individua la sezione in cui si trova il tag, ad esempio Opere, Contatti, Artisti o Eventi.

Come sostituire un tag errato

La correzione di un tag si svolge in tre semplici passaggi.

1. Individua gli elementi associati al tag errato

Accedi alla sezione interessata (ad esempio Contatti, Opere, Artisti o Eventi) e utilizza la barra di ricerca per cercare il tag che desideri correggere.

Artshell mostrerà tutti gli elementi a cui quel tag è associato.

2. Applica il nuovo tag

Seleziona tutti gli elementi trovati e, nel pannello Gestisci che vedi comparire a destra clicca Aggiungi tag. Se non vedi apparire il pannello (ad esempio, a causa di una dimensione ridotta dello schermo) clicca l'icona in alto a destra.
Clicca + Crea tag.
Inserisci nello spazio indicato il tag che vuoi creare e poi clicca Crea tag. Clicca Annulla per tornare indietro.
Clicca il tasto Aggiungi in basso a destra per applicare il tag creato ai contatti selezionati.

In questa fase gli elementi avranno temporaneamente entrambi i tag.

3. Rimuovi il tag errato

Dopo aver verificato che il nuovo tag sia stato assegnato correttamente, rimuovi il tag errato dagli stessi elementi. Per farlo:

Usa la barra di ricerca per cercare il tag errato che vuoi rimuovere.
Seleziona tutti gli elementi trovati e, nel pannello Gestisci che vedi comparire a destra clicca Rimuovi tag. Se non vedi apparire il pannello (ad esempio, a causa di una dimensione ridotta dello schermo) clicca l'icona in alto a destra.
Seleziona il tag errato dall'elenco o cercalo dalla barra di ricerca, poi clicca Rimuovi.

Una volta eliminato da tutti gli elementi della sezione, il tag non comparirà più tra quelli disponibili.

Per sicurezza, puoi effettuare un'ultima ricerca utilizzando il vecchio tag errato: se non vengono restituiti risultati, significa che la sostituzione è stata completata correttamente.

Se il tag è presente in più sezioni

Se lo stesso errore è presente anche in altre sezioni, ad esempio sia nelle Opere sia negli Eventi, dovrai ripetere la procedura separatamente in ciascuna di esse.

Come evitare errori in futuro

Una buona organizzazione dei tag rende il database più semplice da consultare e riduce la necessità di correzioni successive.

Prima di iniziare a catalogare i contenuti, ti consigliamo di definire una convenzione da utilizzare in modo coerente nel tempo. Ad esempio, stabilisci in anticipo:

se utilizzare l'italiano o l'inglese;
se scrivere i tag al singolare o al plurale;
come gestire maiuscole e minuscole;
come indicare anni, eventi o categorie ricorrenti.

Nell'articolo Organizzazione dei contenuti: i Tag e le Liste trovi ulteriori suggerimenti su come organizzare i tag.

Se utilizzi la funzione di Import massivo per contatti e opere, verifica sempre i tag presenti nel file Excel prima di procedere con l'importazione.

Un controllo preventivo ti permette di individuare facilmente refusi, spazi indesiderati, duplicati o tag con significato equivalente ma scritti in modo diverso. Correggere un file Excel richiede pochi minuti; correggere centinaia di elementi già importati può richiedere molto più tempo.

Conclusioni

Mantenere i tag coerenti è fondamentale per organizzare correttamente il tuo archivio e rendere più efficaci ricerche, filtri, liste e segmentazioni.

Quando individui un tag errato, ti consigliamo di correggerlo il prima possibile, soprattutto se è stato assegnato a un numero elevato di elementi. In questo modo il database rimarrà ordinato e sarà più semplice gestire i contenuti nel tempo.