Import delle opere tramite file Excel
Introduzione
Gestire una collezione d'arte di grandi dimensioni può essere impegnativo, soprattutto quando si tratta di catalogare ogni singola opera. Artshell semplifica questo processo offrendoti due soluzioni per importare la tua collezione in modo efficiente:
- Il nostro servizio Concierge: un team di esperti si occuperà di tutto per te. Clicca qui per scoprire di più sul servizio Concierge.
- L'importazione avanzata: uno strumento che ti permette di importare le opere in autonomia caricando un file Excel nel database Artshell.
In questo articolo trovi tutte le indicazioni passo passo per utilizzare la funzionalità di importazione avanzata.
Step 1: Scarica e compila il file import opere (Excel)
Qui di seguito trovi il modello di foglio Excel che puoi scaricare e compilare.
Scarica il modello Excel per l'importazione delle opere qui sotto:
Il file è presente e scaricabile anche all’interno del software Artshell dal Pannello impostazioni ( ), alla voce Importa: clicca Opere e poi Scarica il modello Excel.
Dopo aver scaricato il file, procedi così:
Apri il file in Excel.
Il file è composto da una prima riga di intestazione i cui titoli NON vanno modificati e una seconda riga in cui sono inserite delle descrizioni di esempio. La prima riga di intestazione è colorata per distinguere le diverse tipologie di informazioni e facilitare la compilazione.
- Prendi un momento per esaminare tutte le colonne del file. Nel caso in cui ci fossero delle colonne che non ti servono puoi scegliere di lasciarle vuote o eliminarle completamente dal file.
-
Ogni riga del file Excel corrisponde a una scheda opera. Completa una riga di informazioni per ogni opera che vuoi caricare seguendo il titolo della riga di intestazione. Se un campo è utile solo per alcune opere, puoi lasciare vuota la cella per le altre: non sarà importato nella loro scheda. Infine, alcuni campi richiedono un formato specifico per essere importati correttamente.
Qui di seguito trovi le modalità di inserimento di ciascun campo.
Leggi le istruzioni di compilazione più nel dettaglio
Artwork ID testo e numero Titolo testo e numero Anno numero Tecnica testo Medium testo, da foglio medium Altezza numero Larghezza numero Profondità numero Diametro numero Unità di misura testo, da foglio unità di misura Peso numero Unità di misura di peso testo, da foglio unità di misura di peso Descrizione dimensione e peso testo e numero Edizione testo e numero Firma testo e numero Tag testo Stato testo, da foglio stato Dettagli del luogo testo e numero Prezzo numero Prezzo valuta numero, da foglio valuta IVA si/cella vuota corrisponde a no Note sul prezzo testo e numero Valore di acquisizione numero Valuta acquisizione numero, da foglio valuta Acquisizione IVA si/cella vuota corrisponde a no Tipo di tassazione testo e numero Giorno di acquisizione numero Mese di acquisizione numero Anno di acquisizione numero Note acquisizione testo e numero Valore assicurativo numero Valuta assicurazione numero, da foglio valuta Assicurata si/cella vuota corrisponde a no Data inizio assicurazione numero Data fine assicurazione numero Numero di polizza testo e numero Note assicurazione testo e numero Valutazione numero Valuta valutazione numero, da foglio valuta Giorno di valutazione numero Mese di valutazione numero Anno di valutazione numero Note valutazione testo e numero Collezione testo e numero Certificata si/cella vuota corrisponde a no Certificato rilasciato da testo e numero Diritto e vincoli si/cella vuota corrisponde a no Descrizione diritti e vincoli testo e numero Diritto di seguito si/cella vuota corrisponde a no Descrizione diritto di seguito testo e numero Vincolata dalla soprintendenza si/cella vuota corrisponde a no Descrizione vincolo soprintendenza testo e numero SIAE si/cella vuota corrisponde a no Descrizione SIAE testo e numero Diritto d'autore si/cella vuota corrisponde a no Descrizione diritto d'autore testo e numero Copyright fotografo si/cella vuota corrisponde a no Descrizione copyright fotografo testo e numero Incorniciata si/cella vuota corrisponde a no Altezza cornice numero Larghezza cornice numero Profondità cornice numero Diametro cornice numero Unità di misura cornice testo, da foglio unità di misura Peso cornice numero Unità di misura peso cornice testo, da foglio unità di misura di peso Descrizione cornice testo e numero Stato di conservazione testo, da foglio conservazione Altezza imballaggio numero Larghezza imballaggio numero Profondità imballaggio numero Unità di misura imballaggio testo, da foglio unità di misura Peso imballaggio numero Unità di misura peso imballaggio testo, da foglio unità di misura di peso Azienda logistica testo e numero Descrizione imballaggio testo e numero Quantità numero Note testo e numero
- Salva il file in formato XLSX, rinominandolo a piacimento. Non salvare il file in un altro formato perché il sistema non può elaborarlo.
Importante! Prima di caricare il file in Artshell assicurati di:
- NON AVER MODIFICATO i titoli della riga di intestazione. Non devi tradurli, non devi modificarne il font, non devi aggiungere ulteriori colonne. Queste azioni infatti impediscono al sistema di creare la corretta corrispondenza tra colonna Excel e campo della scheda opera. Come già menzionato, puoi invece cancellare una o più colonne, nella loro interezza, se non ti servono.
- NON AVER INSERITO FORMATTAZIONI: Se hai copiato e incollato nel file da importare dei dati provenienti da un altro file excel devi accertarti che i contenuti non siano formattati (assicurati che non ci siano link, testo in grassetto, corsivo, colori, ecc.) Puoi utilizzare il comando Cancella formattazione di Excel per accertarti che il file non contenga formattazioni.
- NON AVER APPLICATO FILTRI
Step 2: Importa il file import opere (Excel)
Dopo aver preparato il tuo file, assicurandoti che non contenga filtri o elementi formattati, è il momento di caricarlo su Artshell. Segui questi step:
- Clicca l’icona in basso a sinistra.
- Seleziona la voce Importa.
- Seleziona Opere.
- Clicca il tasto Sfoglia e scegli dal tuo computer il file da importare.
- Clicca il tasto Importa e attendi il caricamento. La durata può variare in base alla quantità di opere e alla velocità della tua connessione Internet.
Al termine del caricamento il sistema ti mostra un breve resoconto dell'import:
-
Quante opere sono state importate:
Ovvero il numero di opere importate correttamente.
-
Quante opere sono state unite:
Ovvero il numero di opere che il sistema ha riconosciuto già presenti all'interno di Artshell e per questo ha unito i nuovi dati caricati nella scheda opera già presente.
-
Errori:
Ovvero il numero di opere che non sono state importate a causa di errori nella compilazione.
Se durante l’import vengono rilevate opere unite o errori, comparirà il pulsante Scarica report, che ti consente di scaricare un file Excel con il riepilogo delle opere unite e degli eventuali errori.
Importazioni successive alla prima
Puoi eseguire l’importazione tramite file Excel più volte su Artshell, sia per aggiungere nuove opere sia per aggiornare opere già presenti nel tuo database.
Durante le importazioni successive, il sistema verifica se le opere presenti nel file Excel corrispondono a schede opera già esistenti, così da evitare duplicazioni e garantire un aggiornamento corretto dei dati.
Come Artshell riconosce e unisce le opere
Il riconoscimento delle opere avviene tramite il campo Artwork ID.
Se il campo Artwork ID è compilato, il sistema verifica se esiste già una scheda opera con lo stesso identificativo.
- Se esiste una corrispondenza, i dati presenti nel file Excel vengono utilizzati per aggiornare la scheda opera esistente. (vedi paragrafo successivo)
- Se non esiste alcuna corrispondenza, il sistema creerà una nuova scheda opera.
Come vengono gestiti i dati durante l’unione
Quando un’opera viene riconosciuta come già esistente, Artshell aggiorna la scheda secondo le seguenti logiche:
- Campi vuoti: vengono compilati con i valori presenti nel file Excel;
- Campi già compilati: vengono sovrascritti con i nuovi valori presenti nell’Excel;
- Tag: vengono aggiunti solo i tag non già presenti nella scheda opera.
Questo comportamento ti consente di utilizzare l’import anche come strumento di aggiornamento massivo, mantenendo sempre allineati i dati del tuo archivio.
Aggiornare più opere in modo rapido
Se devi aggiornare un numero elevato di opere già presenti in Artshell, ti consigliamo di non inserire manualmente gli Artwork ID nel file di import. Puoi velocizzare il processo seguendo questi passaggi:
- Seleziona le opere che vuoi aggiornare o modificare;
- Esporta queste opere in formato Excel;
- Copia l’intera colonna Artwork ID dal file esportato;
- Incollala nel file Excel di import nella relativa colonna Artwork ID;
- Compila solo le colonne relative ai campi che desideri aggiornare o aggiungere;
- Carica il file aggiornato tramite la funzione di import.
In questo modo utilizzi gli Artwork ID già presenti nel sistema, riducendo il rischio di errori o duplicazioni e rendendo l’aggiornamento molto più rapido ed efficiente.
Conclusioni
L’importazione tramite file Excel è uno strumento potente che ti consente di gestire in modo rapido ed efficiente anche grandi quantità di opere. Utilizzando correttamente l’Artwork ID e seguendo le buone pratiche indicate, puoi aggiornare e mantenere il tuo archivio sempre organizzato, riducendo al minimo errori e duplicazioni.