Importa opere da un file Excel

Introduzione

La funzionalità di importazione tramite file Excel ti permette di aggiungere o aggiornare rapidamente un numero elevato di opere nel tuo archivio Artshell.

È la soluzione ideale se disponi già di un archivio digitale e desideri evitare l'inserimento manuale delle singole schede opera. Se invece preferisci affidare l'importazione al team Artshell, puoi richiedere il Servizio Concierge o il servizio di Data Migration (contatta il team Sales per saperne di più).

In questa guida scopri come preparare il file Excel, importarlo correttamente e utilizzarlo anche per aggiornare opere già presenti nel database.

Prima di iniziare

Per utilizzare correttamente l'importazione avanzata è necessario tenere bene a mente:

utilizza solo il file modello fornito da Artshell;
compila il file in formato .xlsx;
mantieni invariata prima la riga di intestazione.

Step 1: Scarica e compila il file import opere (Excel)

Puoi scaricare il modello Excel in due modi:

direttamente da questo articolo, da qui: SCARICA IL FILE.EXCEL;
dal pannello Impostazioni → Importa → Opere → Scarica il modello Excel.

Apri il file con Microsoft Excel o con un programma compatibile (ad esempio Google Sheets).

Step 2: Compila il file

Il modello è composto da due righe iniziali.

Riga	Contenuto
Prima riga	Contiene le intestazioni delle colonne. Non deve essere modificata.
Seconda riga	Contiene esempi di compilazione che puoi utilizzare come riferimento. Puoi eliminarla prima dell'importazione.

Suggerimenti per la compilazione:

• Note sulle colonne: posiziona il cursore sui titoli delle colonne per visualizzare le note di compilazione.

• Riga di esempio: puoi mantenere la seconda riga di esempio durante la compilazione e cancellarla solo dopo aver inserito le tue opere. Questo ti permetterà di consultare le descrizioni di esempio in caso di dubbi.

Ogni riga successiva rappresenta una scheda opera. Compila una riga per ciascuna opera che desideri importare.

Prendi un momento per esaminare le colonne del file. Se un'informazione non è disponibile o non è pertinente, puoi lasciare la relativa cella vuota.

Per una descrizione dettagliata di tutti i campi disponibili puoi anche consultare l'articolo Aggiungi un'opera.

Leggi le istruzioni di compilazione più nel dettaglio

Artwork ID	testo e numero
Titolo	testo e numero
Anno	numero
Tecnica	testo
Medium	testo, da foglio medium
Altezza	numero
Larghezza	numero
Profondità	numero
Diametro	numero
Unità di misura	testo, da foglio unità di misura
Peso	numero
Unità di misura di peso	testo, da foglio unità di misura di peso
Descrizione dimensione e peso	testo e numero
Edizione	testo e numero
Firma	testo e numero
Tag	testo
Stato	testo, da foglio stato
Dettagli del luogo	testo e numero
Prezzo	numero
Prezzo valuta	numero, da foglio valuta
IVA	si/cella vuota corrisponde a no
Note sul prezzo	testo e numero
Valore di acquisizione	numero
Valuta acquisizione	numero, da foglio valuta
Acquisizione IVA	si/cella vuota corrisponde a no
Tipo di tassazione	testo e numero
Giorno di acquisizione	numero
Mese di acquisizione	numero
Anno di acquisizione	numero
Note acquisizione	testo e numero
Valore assicurativo	numero
Valuta assicurazione	numero, da foglio valuta
Assicurata	si/cella vuota corrisponde a no
Data inizio assicurazione	numero
Data fine assicurazione	numero
Numero di polizza	testo e numero
Note assicurazione	testo e numero
Valutazione	numero
Valuta valutazione	numero, da foglio valuta
Giorno di valutazione	numero
Mese di valutazione	numero
Anno di valutazione	numero
Note valutazione	testo e numero
Collezione	testo e numero
Certificata	si/cella vuota corrisponde a no
Certificato rilasciato da	testo e numero
Diritto e vincoli	si/cella vuota corrisponde a no
Descrizione diritti e vincoli	testo e numero
Diritto di seguito	si/cella vuota corrisponde a no
Descrizione diritto di seguito	testo e numero
Vincolata dalla soprintendenza	si/cella vuota corrisponde a no
Descrizione vincolo soprintendenza	testo e numero
SIAE	si/cella vuota corrisponde a no
Descrizione SIAE	testo e numero
Diritto d'autore	si/cella vuota corrisponde a no
Descrizione diritto d'autore	testo e numero
Copyright fotografo	si/cella vuota corrisponde a no
Descrizione copyright fotografo	testo e numero
Incorniciata	si/cella vuota corrisponde a no
Altezza cornice	numero
Larghezza cornice	numero
Profondità cornice	numero
Diametro cornice	numero
Unità di misura cornice	testo, da foglio unità di misura
Peso cornice	numero
Unità di misura peso cornice	testo, da foglio unità di misura di peso
Descrizione cornice	testo e numero
Stato di conservazione	testo, da foglio conservazione
Altezza imballaggio	numero
Larghezza imballaggio	numero
Profondità imballaggio	numero
Unità di misura imballaggio	testo, da foglio unità di misura
Peso imballaggio	numero
Unità di misura peso imballaggio	testo, da foglio unità di misura di peso
Azienda logistica	testo e numero
Descrizione imballaggio	testo e numero
Quantità	numero
Note	testo e numero

Prima di importare

Prima di caricare il file verifica che:

le intestazioni delle colonne non siano state modificate;
il file sia salvato in formato .xlsx;
non siano presenti filtri;
non siano presenti formattazioni (grassetto, corsivo, colori, link, ecc.).

Step 3: Importa il file

Quando il file è pronto, e non contiene filtri o elementi formattati, è il momento di caricarlo su Artshell. Segui questi step:

Clicca l’icona in basso a sinistra per aprire le impostazioni.
Seleziona la voce Importa.
Seleziona Opere.
Clicca il tasto Sfoglia e scegli dal tuo computer il file da importare.
Clicca il tasto Importa e attendi il caricamento.

La durata dell'importazione dipende dal numero di opere presenti nel file e dalla velocità della connessione Internet.

Importante: Accettando i termini e condizioni di Artshell hai dichiarato di avere l'autorizzazione appropriata per gestire tutte le informazioni delle opere che stai caricando.

Al termine dell'importazione

Al termine del caricamento Artshell mostra un riepilogo con:

Quante opere sono state importate: il numero di opere importate correttamente.
Quante opere sono state unite: il numero di opere già presenti all'interno di Artshell e che sono state aggiornate.
Errori: il numero di opere che non sono state importate a causa di errori nella compilazione del file.

Se durante l’import vengono rilevate opere unite o errori, comparirà il pulsante Scarica report, che ti consente di scaricare un file Excel con il riepilogo delle opere unite e degli eventuali errori.

Aggiorna opere già presenti

Puoi utilizzare la stessa procedura anche per aggiornare opere già presenti nel tuo archivio.

Durante le importazioni successive, Artshell verifica automaticamente se ogni riga del file corrisponde a una scheda opera esistente, evitando la creazione di duplicati.

Come Artshell riconosce un'opera

Il riconoscimento delle opere avviene tramite il campo Artwork ID.

Situazione	Cosa fa Artshell
L'Artwork ID corrisponde a un'opera già presente	Aggiorna la scheda opera esistente con i dati del file Excel.
L'Artwork ID non corrisponde ad alcuna opera	Crea una nuova scheda opera.
Il campo Artwork ID è vuoto	Non può verificare l'esistenza dell'opera e crea una nuova scheda, con il rischio di generare duplicati.

Importante! Se il campo Artwork ID non è compilato, il sistema non può riconoscere eventuali opere già esistenti e creerà nuove schede, con il rischio di generare duplicati.

Come vengono aggiornati i dati

Quando un’opera viene riconosciuta come già esistente, Artshell aggiorna la scheda secondo le seguenti logiche:

Campi vuoti: vengono compilati con i valori presenti nel file Excel;
Campi già compilati: vengono sovrascritti con i nuovi valori presenti nell’Excel;
Tag: vengono aggiunti solo i tag non già presenti nella scheda opera.

Questo comportamento ti consente di utilizzare l’import anche come strumento di aggiornamento massivo, mantenendo sempre allineati i dati del tuo archivio.

Suggerimento

Se devi aggiornare un numero elevato di opere già presenti. Puoi velocizzare il processo seguendo questi passaggi:

Seleziona le opere che vuoi aggiornare o modificare;
Esporta prima le opere da Artshell in formato Excel;
Copia l'intera colonna Artwork ID dal file esportato;
Incollala nel file di importazione;
Compila soltanto i campi che desideri aggiornare;
Esegui una nuova importazione.

In questo modo Artshell potrà riconoscere correttamente le opere già presenti e aggiornarle senza creare duplicati.

Conclusioni

L'importazione tramite file Excel è lo strumento più rapido per inserire o aggiornare grandi quantità di opere.

Compilando correttamente il file e utilizzando l'Artwork ID, puoi mantenere il tuo archivio sempre aggiornato riducendo al minimo errori e duplicazioni.