Importa i contatti da un file Excel
Introduzione
La funzione di importazione avanzata di Artshell ti permette di aggiungere o aggiornare più contatti contemporaneamente tramite un file Excel, senza dover creare o modificare manualmente le singole schede.
Puoi utilizzare questa funzione sia per effettuare una prima importazione del tuo indirizzario, sia successivamente per aggiungere nuovi contatti o aggiornare quelli già presenti.
Se invece devi importare una grande quantità di dati e preferisci affidare l'operazione al nostro team, puoi utilizzare il servizio Concierge.
In questa guida vediamo come preparare correttamente il file Excel, importarlo in Artshell e gestire eventuali aggiornamenti di contatti già presenti.
Prima di iniziare
Per utilizzare correttamente l'importazione avanzata:
- utilizza esclusivamente il modello Excel fornito da Artshell;
- utilizza il modello nella stessa lingua del tuo account Artshell: italiano, inglese o francese;
- non modificare o tradurre le intestazioni della prima riga;
- salva il file in formato .xlsx;
- non applicare filtri o formattazioni alle celle.
Importante
Artshell utilizza le intestazioni delle colonne per riconoscere correttamente i campi da importare. Per questo motivo, la lingua del modello deve corrispondere alla lingua impostata nel tuo account e le intestazioni non devono essere modificate o tradotte.
Controlla i dati prima dell'importazione
Prima di importare il tuo indirizzario, ti consigliamo di verificare la qualità dei dati che vuoi inserire in Artshell.
In particolare:
- elimina i contatti che non sono più necessari;
- controlla che gli indirizzi email siano validi e privi di errori di battitura;
- verifica che Nome, Cognome e Azienda siano compilati correttamente;
- controlla la presenza di eventuali contatti duplicati.
La sezione Contatti di Artshell è strettamente collegata alla sezione Email e Newsletter, tramite la quale puoi inviare comunicazioni ai tuoi destinatari nello stesso ambiente.
Questo è molto pratico, ma richiede anche attenzione: se, ad esempio, utilizzi saluti personalizzati come Ciao #nome o Ciao #azienda, assicurati che i campi siano stati compilati in modo accurato. In caso contrario rischieresti risultati poco professionali, come un Ciao [campo vuoto] (se il dato manca) o un Ciao tina al posto di Ciao Antonia, se il contatto è stato salvato in maniera approssimativa.
Step 1: Scarica il modello Excel
Puoi scaricare il modello Excel in due modi:
- direttamente da questo articolo, da qui: SCARICA IL FILE.EXCEL;
- dal pannello Impostazioni → Importa → Contatti → Scarica il modello Excel. Se scarichi il modello direttamente da Artshell, assicurati che l'account sia impostato nella lingua che utilizzerai per l'importazione.
Step 2: Compila il file
Il modello è composto da due righe iniziali.
| Riga | Contenuto |
|---|---|
| Prima riga | Contiene le intestazioni delle colonne. Non deve essere modificata. |
| Seconda riga | Contiene esempi di compilazione che puoi utilizzare come riferimento. Puoi eliminarla prima dell'importazione. |
Ogni riga successiva del file Excel corrisponde a una scheda contatto. Compila quindi una riga per ciascun contatto che vuoi importare.
Prendi un momento per esaminare le colonne del file. Se un'informazione non è disponibile o non è pertinente, puoi lasciare la relativa cella vuota.
Allo stesso modo, se alcune colonne non ti servono per nessun contatto, puoi lasciarle vuote oppure eliminarle completamente dal file. Per una descrizione dettagliata di tutti i campi disponibili puoi anche consultare l'articolo Aggiungi un contatto.
Leggi le istruzioni di compilazione più nel dettaglio
| Nome | testo |
| Cognome | testo |
| Azienda | testo |
| Tipo di contatto | testo |
| Posizione | testo |
| Tag | testo - separare con virgole |
| Descrizione email | testo - presenza di opzioni predefinite |
| testo e numero | |
| Descrizione telefono | testo - presenza di opzioni predefinite |
| Telefono | numero |
| Nome indirizzo | testo |
| Via | testo e numero |
| Città | testo |
| Codice postale | numero |
| Provincia/Regione/Stato | testo |
| Nazione | testo, da foglio nazioni |
| Descrizione link | testo - presenza di opzioni predefinite |
| Link | URL |
| Ragione sociale | testo |
| Via fatturazione | testo e numero |
| Codice postale fatturazione | numero |
| Città fatturazione | testo |
| Provincia/Regione/Stato fatturazione | testo |
| Nazione fatturazione | testo, da foglio nazioni |
| P.IVA | numero |
| Codice fiscale | testo e numero |
| Email fatturazione | testo e numero |
| Nazionalità | numero, da foglio nazionalità |
| Giorno data di nascita | numero |
| Mese data di nascita | numero |
| Anno data di nascita | numero |
| Note | testo e numero |
Prima di importare
Terminata la compilazione, elimina la riga di esempio e verifica che:
- la lingua del modello corrisponda alla lingua del tuo account Artshell;
- le intestazioni della prima riga non siano state modificate o tradotte;
- non siano state aggiunte nuove colonne;
- non siano presenti filtri;
- le celle non contengano formattazioni, come grassetto, corsivo, colori o link;
- il file sia salvato in formato .xlsx.
Se hai copiato dati da un altro file Excel, ti consigliamo di utilizzare il comando Cancella formattazione prima di procedere.
Step 3: Importa il file
Quando il file è pronto, e non contiene filtri o elementi formattati, è il momento di caricarlo su Artshell. Segui questi step:
- Clicca l’icona in basso a sinistra per aprire le impostazioni.
- Seleziona la voce Importa.
- Seleziona Contatti.
- Clicca il tasto Sfoglia e scegli dal tuo computer il file da importare.
- Clicca il tasto Importa e attendi il caricamento.
La durata dell'importazione dipende dal numero di contatti presenti nel file e dalla velocità della connessione Internet.
Accettando i termini e condizioni di Artshell hai dichiarato di avere l'autorizzazione appropriata per gestire tutte le informazioni dei contatti che stai caricando.
Al termine dell'importazione
Una volta completata l'operazione, Artshell mostra un riepilogo con:
- Quanti contatti sono stati importati: contatti importati correttamente come nuove schede;
- Quanti contatti sono stati uniti: contatti riconosciuti come già presenti nel database e quindi aggiornati con i dati del file;
- Errori: contatti che non sono stati importati a causa di errori nella compilazione.
Se vengono rilevati contatti uniti o errori, puoi cliccare Scarica report per ottenere un file Excel con il dettaglio dei contatti interessati.
Se alcuni contatti sono stati uniti, significa che Artshell li ha riconosciuti come già presenti nel database. Vediamo di seguito quali criteri vengono utilizzati.
Aggiorna contatti già presenti
L'importazione avanzata non serve solamente ad aggiungere nuovi contatti: puoi utilizzarla anche per aggiornare più schede già presenti in Artshell.
Quando importi il file, Artshell verifica infatti se i contatti corrispondono a schede già esistenti. Se trova una corrispondenza, anziché creare una nuova scheda unisce i dati e aggiorna il contatto esistente.
Questo permette di eseguire più importazioni nel tempo per ampliare, integrare o aggiornare il tuo indirizzario.
Come Artshell riconosce un contatto
Artshell utilizza diversi criteri di riconoscimento, seguendo un preciso ordine di priorità.
| Priorità | Criterio | Come viene utilizzato |
|---|---|---|
| 1 | Email principale (Email 1) | Se presente, Artshell cerca una scheda con la stessa email principale. |
| 2 | Nome + Cognome | Se Email 1 non è compilata, Artshell cerca una scheda con lo stesso Nome e Cognome. |
| 3 | Azienda | Se i criteri precedenti non sono disponibili, Artshell cerca una scheda con la stessa Azienda. |
Email principale – Email 1
Se Email 1 è compilata, rappresenta il primo criterio utilizzato da Artshell.
Se nel database esiste già un contatto con la stessa email principale, Artshell riconosce il contatto e aggiorna la scheda esistente.
Nome e Cognome
Se Email 1 non è compilata, Artshell verifica la presenza di Nome e Cognome.
Se trova una scheda con la stessa combinazione, aggiorna quella scheda.
Se esistono più contatti con lo stesso Nome e Cognome, viene aggiornata la scheda creata per prima.
Azienda
Se non sono disponibili né Email 1 né Nome e Cognome, Artshell utilizza il campo Azienda.
Se più schede presentano la stessa Azienda, viene aggiornata la scheda creata per prima.
Suggerimento: utilizza Email 1 come riferimento per gli aggiornamenti. Per i contatti senza email, è preferibile utilizzare Nome e Cognome. Il campo Azienda è meno specifico e può più facilmente corrispondere a più schede.
Cosa succede se esistono contatti duplicati
Se lo stesso indirizzo email è presente in più schede contatto, Artshell deve determinare quale scheda aggiornare.
In questo caso:
- se lo stesso indirizzo email è presente in più schede, viene aggiornata la scheda in cui quell’indirizzo è inserito come Email 1, cioè come indirizzo principale (il primo, il più in alto nella scheda contatto);
- se lo stesso indirizzo è inserito come Email 1 in più schede contatto, viene aggiornata la scheda più vecchia, cioè quella creata per prima nel tempo.
Se invece l’indirizzo email viene inserito nel file Excel in una colonna diversa da Email 1, ad esempio Email 2, il sistema potrebbe non riconoscere il contatto come già esistente e creare una nuova scheda.
Per questo motivo, prima di un import di aggiornamento, è importante verificare la presenza di eventuali duplicati e assicurarsi che l’indirizzo da utilizzare come riferimento sia inserito nella colonna Email 1.
Se sai che nel tuo database sono presenti duplicati, una buona procedura può essere:
- esportare i contatti in Excel;
- identificare gli indirizzi email duplicati, ad esempio utilizzando la formattazione condizionale di Excel;
- isolare i contatti duplicati e verificare quali informazioni desideri mantenere;
- preparare un primo file di import per i contatti non duplicati, che possono essere aggiornati più facilmente;
- preparare un secondo file di import separato per i duplicati, dopo averli corretti e ripuliti.
Come vengono aggiornati i dati
Quando Artshell riconosce un contatto già esistente, il sistema aggiorna la scheda secondo le seguenti logiche:
- Campi vuoti: vengono compilati con i valori presenti nel file Excel;
- Campi già compilati: vengono sovrascritti con i nuovi valori presenti nell’Excel;
- Tag: vengono aggiunti a quelli già associati al contatto, eventuali nuovi indirizzi email, numeri di telefono e indirizzi vengono aggiunti a quelli già presenti.
Per tag, indirizzi email, numeri di telefono e indirizzi, Artshell non procede mai per sottrazione durante l’import. Questo significa che queste informazioni possono essere aggiunte tramite file Excel, ma non vengono rimosse se sono già presenti nella scheda contatto.
Aggiorna più contatti rapidamente
Se devi aggiornare molti contatti già presenti in Artshell, puoi partire da un'esportazione del database per recuperare i dati utilizzati per riconoscerli.
Puoi velocizzare il processo seguendo questi passaggi:
- Seleziona i contatti che vuoi aggiornare o modificare;
- Esporta questi contatti in formato Excel;
- Copia l’intera colonna (Email1 o Azienda) dal file esportato - se per l'aggiornamento dei dati usi Nome e Cognome dovrai copiare e incollare entrambe queste colonne;
- Incolla nel file Excel di import nella relativa colonna Email1 - o Azienda o Nome e Cognome se non utilizzi l'Email;
- Compila solo le colonne relative ai campi che desideri aggiornare o aggiungere;
- Carica il file aggiornato tramite la funzione di import (Impostazioni → Importa → Contatti).
In questo modo utilizzi dati già presenti e corretti nel sistema, riducendo il rischio di errori o duplicazioni e rendendo l’aggiornamento molto più rapido ed efficiente.
Attenzione: se utilizzi i contatti anche nelle sezioni Email e Newsletter, Opere o Eventi, evita di cancellare tutte le schede per poi importarle nuovamente. Eliminando i contatti potresti interrompere i collegamenti con altri contenuti e compromettere le newsletter già inviate e le relative statistiche.
Conclusioni
L'importazione avanzata ti permette di aggiungere e aggiornare più contatti contemporaneamente, mantenendo il tuo indirizzario Artshell organizzato nel tempo.
Per evitare errori o duplicazioni, utilizza sempre il modello Excel corrispondente alla lingua del tuo account, mantieni invariate le intestazioni e presta particolare attenzione ai dati utilizzati da Artshell per riconoscere i contatti già presenti, in particolare Email 1.