Import dei contatti tramite file Excel
Introduzione
Gestire un indirizzario di grandi dimensioni può essere impegnativo, soprattutto quando si tratta di inserire i contatti uno alla volta all'interno di un nuovo database. Artshell semplifica questo processo offrendoti due soluzioni per importare i tuoi contatti in modo efficiente:
- Servizio Concierge: il nostro team di esperti si occuperà per te dell’importazione di grandi quantità di dati. Clicca qui per scoprire di più sul servizio Concierge.
- L'importazione avanzata: uno strumento che ti permette di importare massivamente i contatti in autonomia, caricando un file Excel direttamente nel database Artshell.
Qualunque modalità tu scelga, è fondamentale ricordare che un indirizzario ordinato e professionale rappresenta una delle chiavi del successo della tua organizzazione. Approfitta dunque di questa occasione per rivedere attentamente i contatti che desideri mantenere nella sezione Contatti di Artshell:
- elimina quelli che non sono più attivi;
- verifica che non ci siano errori di battitura negli indirizzi email (che altrimenti risulterebbero invalidi);
- assicurati che i dati relativi a nome, cognome e azienda siano inseriti correttamente.
La sezione Contatti di Artshell è strettamente collegata alla sezione Email e Newsletter, tramite la quale puoi inviare comunicazioni ai tuoi destinatari nello stesso ambiente.
Questo è molto pratico, ma richiede anche attenzione: se, ad esempio, utilizzi saluti personalizzati come Ciao #nome o Ciao #azienda, assicurati che i campi siano stati compilati in modo accurato. In caso contrario rischieresti risultati poco professionali, come un Ciao [campo vuoto] (se il dato manca) o un Ciao tina al posto di Ciao Antonia, se il contatto è stato salvato in maniera approssimativa.
In questo articolo trovi tutte le indicazioni passo passo per utilizzare la funzionalità di importazione avanzata.
Step 1: Scarica e compila il file import contatti (Excel)
Qui di seguito trovi il modello di foglio Excel che puoi scaricare e compilare.
Scarica il modello Excel per l’importazione dei contatti qui sotto:
Il file è presente e scaricabile anche all’interno del software Artshell dal Pannello impostazioni ( ), alla voce Importa: clicca Contatti e poi Scarica il modello Excel.
Una volta scaricato il file, segui questi passaggi:
Apri il file in Excel.
Il file è composto da una prima riga di intestazione, i cui titoli NON vanno modificati e una seconda riga in cui sono inserite delle descrizioni di esempio. Le colonne della prima riga di intestazione sono colorate per tipologia di informazione del contatto così da aiutarti nella compilazione.
- Prendi un momento per esaminare tutte le colonne del file. Nel caso in cui ci fossero delle colonne che non ti servono puoi scegliere di lasciarle vuote o eliminarle completamente dal file.
- Ogni riga del file Excel corrisponde a una scheda contatto. Completa una riga di informazioni per ogni contatto che vuoi caricare seguendo il titolo della riga di intestazione. Se un campo è utile solo per alcuni contatti, puoi lasciare vuota la cella per gli altri: non sarà importato nella loro scheda. Infine, alcuni campi richiedono un formato specifico per essere importati correttamente.
Clicca qui per espandere le istruzioni di compilazione più nel dettaglio.
| Nome | testo |
| Cognome | testo |
| Azienda | testo |
| Tipo di contatto | testo |
| Posizione | testo |
| Tag | testo - separare con virgole |
| Descrizione email | testo - presenza di opzioni predefinite |
| testo e numero | |
| Descrizione telefono | testo - presenza di opzioni predefinite |
| Telefono | numero |
| Nome indirizzo | testo |
| Via | testo e numero |
| Città | testo |
| Codice postale | numero |
| Provincia/Regione/Stato | testo |
| Nazione | testo, da foglio nazioni |
| Descrizione link | testo - presenza di opzioni predefinite |
| Link | URL |
| Ragione sociale | testo |
| Via fatturazione | testo e numero |
| Codice postale fatturazione | numero |
| Città fatturazione | testo |
| Provincia/Regione/Stato fatturazione | testo |
| Nazione fatturazione | testo, da foglio nazioni |
| P.IVA | numero |
| Codice fiscale | testo e numero |
| Email fatturazione | testo e numero |
| Nazionalità | numero, da foglio nazionalità |
| Giorno data di nascita | numero |
| Mese data di nascita | numero |
| Anno data di nascita | numero |
| Note | testo e numero |
- Salva il file in formato XLSX, rinominandolo a piacimento. Non salvare il file in un altro formato perché il sistema non può elaborarlo.
Importante! Prima di caricare il file in Artshell assicurati di:
- NON AVER MODIFICATO i titoli della riga di intestazione. Non devi tradurli, non devi modificarne il font, non devi aggiungere ulteriori colonne. Queste azioni infatti impediscono al sistema di creare la corretta corrispondenza tra colonna Excel e campo della scheda contatto. Come già menzionato, puoi invece cancellare una o più colonne, nella loro interezza, se non ti servono.
- NON AVER INSERITO FORMATTAZIONI: Se hai copiato e incollato nel file da importare dei dati provenienti da un altro file excel devi accertarti che i contenuti non siano formattati (assicurati che non ci siano link, testo in grassetto, corsivo, colori, ecc.). Puoi utilizzare il comando Cancella formattazione di Excel per accertarti che il file non contenga formattazioni.
- NON AVER APPLICATO FILTRI.
Step 2: Importa il file import contatti (Excel)
Dopo aver preparato il tuo file, assicurandoti che non contenga filtri o elementi formattati, è il momento di caricarlo su Artshell. Segui questi step:
- Clicca l’icona in basso a sinistra.
- Seleziona la voce Importa.
- Seleziona Contatti.
- Clicca il tasto Sfoglia e scegli dal tuo computer il file da importare.
- Clicca il tasto Importa e attendi il caricamento. La durata può variare in base alla quantità di contatti e alla tua connessione Internet.
Al termine del caricamento il sistema ti mostra un breve resoconto dell'import:
-
Quanti contatti sono stati importati:
Ovvero il numero di contatti importati correttamente.
-
Quanti contatti sono stati uniti:
Ovvero il numero di contatti che il sistema ha riconosciuto già presenti all'interno del tuo database Artshell. In questo caso alcuni dei nuovi dati caricati vengono sommati alla scheda contatto già presente. Scopri di più nel prossimo paragrafo in questo articolo.
-
Errori:
Ovvero il numero di contatti che non sono stati importati a causa di errori nella compilazione.
Se durante l’import vengono rilevati contatti uniti o errori, comparirà il pulsante Scarica report, che ti consente di scaricare un file Excel con il riepilogo dei contatti uniti e degli eventuali errori.
Importazioni successive alla prima
L’operazione di importazione massiva tramite file Excel può essere eseguita più volte su Artshell per ampliare, integrare o aggiornare il tuo indirizzario.
Durante le importazioni successive, Artshell verifica se i contatti presenti nel file Excel corrispondono a schede contatto già esistenti nel database.
Artshell utilizza più livelli di controllo, così da gestire correttamente anche i contatti che non hanno un indirizzo email, come ad esempio le schede utilizzate come luoghi all’interno di opere o eventi.
Come Artshell riconosce e unisce i contatti
Artshell applica i seguenti controlli, in ordine di priorità:
Email principale (Email 1)
Il primo criterio è l’Email principale, cioè il campo Email 1 del file Excel. Se il campo Email 1 è compilato, il sistema verifica se esiste già una scheda contatto con la stessa email principale. In caso positivo, i dati del file Excel vengono utilizzati per aggiornare la scheda contatto esistente.
Nome e Cognome
Se il campo Email 1 non è compilato, il sistema controlla che siano presenti sia il Nome sia il Cognome. Se esiste una scheda contatto con lo stesso Nome e Cognome, il sistema procede con l’aggiornamento di quella scheda. Se sono presenti più schede con lo stesso Nome e Cognome, verrà aggiornata la scheda contatto più vecchia (ossia quella creata per prima).
Azienda
Se non sono compilati né Email 1, né Nome e Cognome, il sistema utilizza il campo Azienda come criterio di riconoscimento. Anche in questo caso, se esistono più schede contatto con la stessa azienda, viene aggiornata la scheda più vecchia.
Suggerimento: quando possibile, ti consigliamo di utilizzare sempre il campo Email 1 come criterio principale di aggiornamento. Per i contatti senza indirizzo email, è preferibile compilare correttamente sia Nome sia Cognome, evitando di basarsi solo sul campo Azienda, che può essere meno specifico e generare ambiguità.
Cosa succede se esistono contatti duplicati
Se nel database sono presenti duplicati, ad esempio lo stesso indirizzo email associato a più schede contatto, il sistema può trovarsi in una situazione ambigua.
In questi casi Artshell segue una logica di priorità:
- se lo stesso indirizzo email è presente in più schede, viene aggiornata la scheda in cui quell’indirizzo è inserito come Email 1, cioè come indirizzo principale (il primo, il più in alto nella scheda contatto);
- se lo stesso indirizzo è inserito come Email 1 in più schede contatto, viene aggiornata la scheda più vecchia, cioè quella creata per prima nel tempo.
Se invece l’indirizzo email viene inserito nel file Excel in una colonna diversa da Email 1, ad esempio Email 2, il sistema potrebbe non riconoscere il contatto come già esistente e creare una nuova scheda.
Per questo motivo, prima di un import di aggiornamento, è importante verificare la presenza di eventuali duplicati e assicurarsi che l’indirizzo da utilizzare come riferimento sia inserito nella colonna Email 1.
Se sai che nel tuo database sono presenti duplicati, una buona procedura può essere:
- esportare i contatti in Excel;
- identificare gli indirizzi email duplicati, ad esempio utilizzando la formattazione condizionale di Excel;
- isolare i contatti duplicati e verificare quali informazioni desideri mantenere;
- preparare un primo file di import per i contatti non duplicati, che possono essere aggiornati più facilmente;
- preparare un secondo file di import separato per i duplicati, dopo averli corretti e ripuliti.
Come vengono gestiti i dati durante l’unione
Quando un contatto viene riconosciuto come già esistente, Artshell aggiorna la scheda contatto in base ai dati presenti nel file Excel.
In particolare:
- Compila i campi che nella scheda contatto sono “vuoti” con i valori presenti nell’Excel.
- Tag: aggiunge i tag presenti nell'Excel che non sono già presenti all'interno della scheda contatto.
- Email, Telefono, Indirizzi: aggiunge eventuali ulteriori indirizzi email, numeri di telefono o indirizzi presenti nell'Excel che non sono già presenti nella scheda contatto.
- Sovrascrive i valori presenti nell'Excel che corrispondono a campi già compilati all'interno della scheda contatto (a eccezione dei tag, indirizzi email, telefono e indirizzi che, come abbiamo visto, vengono aggiunti e non sostituiti).
Per tag, indirizzi email, numeri di telefono e indirizzi, Artshell non procede mai per sottrazione durante l’import. Questo significa che queste informazioni possono essere aggiunte tramite file Excel, ma non vengono rimosse se sono già presenti nella scheda contatto.
Aggiornare più contatti in modo rapido
Se devi aggiornare un numero elevato di contatti già presenti in Artshell, ti consigliamo di non compilare manualmente i campi utilizzati per il riconoscimento (come email, nome e cognome o azienda).
Puoi velocizzare il processo seguendo questi passaggi:
- Seleziona i contatti che vuoi aggiornare o modificare;
- Esporta questi contatti in formato Excel;
- Copia l’intera colonna (Email1 o Azienda) dal file esportato - se per l'aggiornamento dei dati usi Nome e Cognome dovrai copiare e incollare entrambe queste colonne;
- Incolla nel file Excel di import nella relativa colonna Email1 - o Azienda o Nome e Cognome se non utilizzi l'Email;
- Compila solo le colonne relative ai campi che desideri aggiornare o aggiungere;
- Carica il file aggiornato tramite la funzione di import.
In questo modo utilizzi dati già presenti e corretti nel sistema, riducendo il rischio di errori o duplicazioni e rendendo l’aggiornamento molto più rapido ed efficiente.
Attenzione: se utilizzi anche altre sezioni di Artshell, come le Email e Newsletter, hai legato contatti alle opere o a eventi, ti sconsigliamo di cancellare completamente i contatti dalla sezione Contatti per poi importarli nuovamente. Questa operazione può rendere non valide le newsletter già inviate e avere conseguenze sulle relative statistiche oltre che creare malfunzionamenti nelle altre sezioni.
Conclusioni
L’importazione tramite file Excel è uno strumento potente che ti consente di gestire in modo rapido ed efficiente anche grandi quantità di contatti.
Utilizzando correttamente l’Email1 e seguendo le buone pratiche indicate, puoi aggiornare e mantenere il tuo indirizzario sempre organizzato, riducendo al minimo errori e duplicazioni.