Aggiungi un contatto
Introduzione
La scheda contatto ti permette di archiviare persone, aziende, collezionisti, gallerie, fornitori, istituzioni e qualsiasi altro soggetto con cui collabori.
Ogni scheda raccoglie informazioni anagrafiche, recapiti, indirizzi, dati di fatturazione e altri contenuti utili, permettendoti di mantenere il tuo database sempre organizzato e aggiornato.
In questa guida scopri come creare una nuova scheda contatto, compilare i principali campi disponibili e salvarla nel tuo archivio.
Se devi creare un numero elevato di schede contatto, puoi utilizzare l'importazione tramite file Excel invece dell'inserimento manuale. Consulta l'articolo Importa contatti da un file Excel
Step 1: Crea una nuova scheda contatto
Clicca il in alto a destra per aprire la nuova scheda contatto, ovvero la finestra laterale a destra in cui inserire le informazioni del nuovo contatto.
Step 2: Compila la scheda contatto
Di seguito trovi una panoramica dei principali campi disponibili.
Informazioni principali
Inserisci le informazioni identificative del contatto.
Puoi compilare:
- Nome;
- Cognome;
- Azienda.
Questi dati rappresentano le informazioni principali della scheda e vengono utilizzati in tutte le sezioni di Artshell in cui il contatto viene visualizzato.
Tag
I Tag ti permettono di classificare e raggruppare i contatti secondo i criteri che preferisci, facilitando la ricerca e l'organizzazione del database. Per approfondire consulta l'articolo Organizza i contatti con Tag e Liste.
Indirizzo Email
Inserisci uno o più indirizzi email e assegna a ciascuno un'etichetta scegliendo tra:
- Personale;
- Lavoro;
- Altro;
oppure seleziona Personalizzato per creare una nuova etichetta.
Telefono
Puoi aggiungere uno o più numeri di telefono utilizzando le stesse modalità.
Ad esempio:
- Cellulare;
- Lavoro;
- Casa;
- Personalizzato.
Indirizzi
Ogni contatto può avere uno o più indirizzi, ad esempio una sede principale, uno showroom o un magazzino.
Per ciascun indirizzo puoi inserire:
- un nome identificativo - Nome indirizzo;
- l'indirizzo completo - Indirizzo;
- la posizione sulla mappa;
- eventuali orari di apertura.
Posizione sulla mappa
Dopo aver inserito l'indirizzo puoi cliccare Calcola per convertirlo automaticamente nelle coordinate geografiche e visualizzarlo sulla mappa.
Se preferisci, puoi compilare l'indirizzo anche manualmente senza utilizzare i suggerimenti automatici.
Orari di apertura
Se desideri mostrare giorni e orari di apertura della sede, abilita l'interruttore Orari di apertura.
Puoi configurare:
- tipologia di orario- seleziona dal menu a tendina la modalità desiderata tra Orario di apertura e chiusura: o Mattina / Pomeriggio;
- giorni della settimana;
- fuso orario;
- eventuali dettagli aggiuntivi come pause pranzo, orari straordinari o informazioni per i visitatori.
Contatti collegati
Puoi collegare il contatto ad altri presenti nel tuo archivio.
Ad esempio puoi creare collegamenti come:
- Assistente;
- Ufficio stampa;
- Collaboratore;
oppure utilizzare un'etichetta personalizzata.
Importante: il collegamento non è reciproco. Se desideri collegare due contatti tra loro (ad esempio marito e moglie), dovrai effettuare l'operazione su entrambe le schede.
Gli indirizzi email inseriti nei contatti collegati non vengono utilizzati come destinatari quando invii email o newsletter.
Link
Puoi associare uno o più collegamenti, ad esempio:
- sito web;
- Instagram;
- Facebook;
oppure utilizzare un'etichetta personalizzata.
Informazioni di fatturazione
Se necessario puoi archiviare anche i dati amministrativi del contatto.
Sono disponibili i campi:
- Ragione sociale;
- Indirizzo di fatturazione;
- Partita IVA;
- Codice fiscale;
- Email amministrativa.
Nota: l'indirizzo email inserito nella sezione di fatturazione non viene utilizzato come destinatario delle comunicazioni inviate tramite Artshell. Questo significa che, anche se selezioni il contatto, questo indirizzo email non riceverà alcuna comunicazione inviata dal tuo account Artshell.
Informazioni professionali
Questa sezione ti permette di descrivere meglio il contatto.
Puoi inserire:
- Tipo di contatto (ad esempio Galleria, Collezionista, Fornitore, Stampa);
- Posizione lavorativa;
- Nazionalità;
- Data di nascita.
Note
Utilizza il campo Note per inserire qualsiasi informazione aggiuntiva che non trova spazio negli altri campi della scheda.
Cartelle e Allegati
Dalla tab Dettagli puoi associare al contatto documenti, immagini, file e qualsiasi altro contenuto di approfondimento. Per maggiori informazioni consulta l'articolo Cartelle e Allegati.
Step 3: Salva la scheda
Quando hai terminato la compilazione, clicca Salva in alto a sinistra.
Il contatto verrà aggiunto al tuo archivio e sarà immediatamente disponibile nella sezione Contatti.
Cosa puoi fare dopo
Una volta creata la scheda contatto puoi:
- modificarne le informazioni in qualsiasi momento;
- aggiungere documenti, immagini e altri allegati;
- organizzarla con Tag e Liste;
- associarla a opere, eventi e altre sezioni del database;
- utilizzarla come destinatario per email e newsletter.
Per approfondire queste funzionalità consulta gli articoli dedicati.
Conclusioni
Creare una scheda contatto è il primo passo per costruire un archivio organizzato e facilmente consultabile.
Potrai aggiornare la scheda in qualsiasi momento, aggiungendo nuove informazioni, recapiti e documentazione in base alle tue esigenze.
Per continuare consulta anche: