Introduzione
Artshell mette a disposizione due strumenti fondamentali per organizzare e gestire in modo strategico la tua sezione contatti: i Tag e le Liste.
In questo articolo trovi come creare, assegnare e rimuovere uno o più tag dai tuoi contatti e come organizzarli in liste manuali o automatiche, così da segmentare il tuo pubblico in modo efficace e personalizzato.
Un sistema di tagging ben strutturato ti permette di:
- filtrare rapidamente i contatti;
- creare segmentazioni mirate;
- pianificare azioni di comunicazione e follow-up;
- trasformare la tua rubrica in un vero strumento di gestione relazionale.
Prerequisiti e suggerimenti
Prima di iniziare a creare ed assegnare tag, ti consigliamo di leggere i seguenti articoli preparatori e seguire i nostri suggerimenti:
Come prima regola, evita di creare tag che duplicano informazioni già presenti nei campi dell’anagrafica del contatto e già ricercabili (ad esempio Città, Nazione, Posizione o Tipologia di contatto).
I tag dovrebbero aggiungere un livello strategico di classificazione, non replicare dati strutturati.
Di seguito trovi alcune categorie utili da cui puoi partire. Naturalmente puoi adattarle alla tua organizzazione e al tuo metodo di lavoro.
| Tag per gruppi strategici | Team, Family, Amici, Inner Circle, VIP, Cliente (Attuale), Cliente (Potenziale), Ex-Cliente, Partner, Fornitore, Collaboratore, Ex-Collega. Puoi anche distinguere tra Contatto regolare e Contatto sporadico. |
| Tag demografici |
Maschio, Femmina, Altro Generazione: Silent Generation (1928–1945), Baby Boomers (1946–1964), Gen X (1965–1980), Millennials / Gen Y (1981–1996), Gen Z (1997–2012), Gen Alpha (2013–2025) |
| Interessi professionali | Fintech, Finance, Legal, Marketing, Moda, Architettura, AI, Sostenibilità, ecc. |
| Interessi personali / hobby | Sport (Golf, Tennis, Vela), Passioni (Enogastronomia, Musica, Volontariato, Pet lover, ecc.). |
| Interessi artistici | Artista, Medium, Tecnica, Periodo, Formati, Range di prezzo, Frequenza d’acquisto (alta, media, bassa). |
| Fonte di acquisizione / referral | Stand fiera, Evento in presenza, Introdotto da [Nome], Social media, Form del sito, In viaggio, ecc. Puoi utilizzare la sezione Note per spiegare maggiormente il tag. |
| Tag CRM (Customer Relationship Management) |
Stato di interazione
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Crea e gestisci i Tag per i contatti
I tag ti permettono di etichettare e categorizzare i contatti per facilitarne la ricerca, l’organizzazione e l’esportazione.
Di seguito trovi le azioni che puoi compiere con i tag:
Clicca i box per espanderli.
Ci sono due modi per creare un tag:
- Dalla scheda del contatto:
- Seleziona un contatto e poi clicca l'icona in alto per entrare in modalità modifica.
- Nel campo Aggiungi un tag, digita il nome del nuovo tag e premi INVIO dalla tastiera.
- Clicca Salva in alto per confermare.
-
Dalla sezione Gestisci (consigliata se desideri aggiungere il tag a più contatti):
Artshell ti permette di assegnare un tag anche a molti contatti contemporaneamente:
- Seleziona i contatti con l'icona .
- Nel pannello Gestisci che vedi comparire a destra clicca Aggiungi tag. Se non vedi apparire il pannello (ad esempio, a causa di una dimensione ridotta dello schermo) clicca l'icona dei tre puntini cerchiata in alto a destra.
- Clicca + Crea tag.
-
Inserisci nello spazio indicato il tag che vuoi creare e poi clicca Crea tag. Clicca Annulla per tornare indietro.
Nota: Il numero tra parentesi accanto a ciascun tag indica quanti contatti sono collegati a quello specifico tag. - Clicca il tasto Aggiungi in basso a destra per applicare il tag creato ai contatti selezionati.
- Seleziona i tuoi contatti con l'icona .
- Nel pannello Gestisci che compare a destra clicca Aggiungi tag. Se non vedi apparire il pannello (ad esempio, a causa di una dimensione ridotta dello schermo) clicca l'icona dei tre puntini cerchiata in alto a destra.
- Usa la barra di ricerca per cercare il tag che vuoi assegnare, poi spunta la casella accanto al tag per selezionarlo.
- Clicca il tasto Aggiungi in basso a destra per applicare il tag ai contatti selezionati.
Puoi rimuovere un tag in due modi:
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Dalla scheda del contatto:
- Seleziona un contatto e poi clicca l'icona in alto per entrare in modalità modifica.
- Clicca la x accanto al tag che vuoi cancellare per eliminarlo.
- Clicca Salva in alto per confermare.
- Dal pannello Gestisci (consigliata se desideri rimuovere il tag da molti contatti):
-
-
- Seleziona i contatti con l'icona .
- Nel pannello Gestisci che compare a destra clicca Rimuovi tag. Se non vedi apparire il pannello (ad esempio, a causa di una dimensione ridotta dello schermo) clicca l'icona dei tre puntini cerchiata in alto a destra.
-
Usa la barra di ricerca per cercare il tag che vuoi rimuovere, poi spunta la casella accanto al tag per selezionarlo (puoi anche rimuovere più tag contemporaneamente).
Nota: Nell’area Rimuovi tag compaiono solo i tag presenti all’interno delle schede dei contatti che hai selezionato. - Clicca Rimuovi in basso a destra per rimuovere il tag.
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Crea e gestisci le Liste per i contatti
Con Artshell hai la possibilità di organizzare e raggruppare i contatti in un numero illimitato di liste. Come hai già visto nell'articolo introduttivo Organizzazione dei contenuti: i Tag e le Liste le liste possono essere di due tipi: Manuali o Automatiche.
Puoi accedere all'elenco delle liste create cliccando il titolo della sezione in alto a sinistra.
Crea le liste
Clicca i box per espanderli:
Per creare una lista manuale - ovvero una lista statica nel tempo:
- Seleziona i contatti con l'icona .
- Nel pannello Gestisci che vedi comparire a destra clicca Aggiungi a lista. Se non vedi apparire il pannello (ad esempio, a causa di una dimensione ridotta dello schermo) clicca l'icona dei tre puntini cerchiata in alto a destra.
- Dato che la lista alla quale vuoi aggiungere i contatti non è ancora stata creata, clicca + Crea lista.
- Inserisci nello spazio indicato il nome della lista che vuoi creare e poi clicca Crea lista. Clicca Annulla per tornare indietro.
- Clicca il tasto Aggiungi in basso a destra per inserire i contatti selezionati nella lista appena creata.
Qui di seguito vedi un esempio in cui sono state cercati i contatti che presentano il tag vip e che si trovano a Milano.
Dopo aver cliccato l'icona , scegli il nome della lista automatica. Infine, clicca Salva lista.
Gestisci le liste
Aggiungi contatti a una lista Manuale:
- Seleziona i contatti con l'icona .
- Nel pannello Gestisci che compare a destra clicca Aggiungi a lista. Se non vedi apparire il pannello (ad esempio, a causa di una dimensione ridotta dello schermo) clicca l'icona dei tre puntini cerchiata in alto a destra.
-
Usa la barra di ricerca per cercare la lista a cui vuoi aggiungere i contatti, poi spunta la casella accanto alla lista per selezionarla.
Nota: Il numero tra parentesi vicino a ogni lista indica da quanti contatti è composta quella specifica lista. Clicca il tasto Aggiungi in basso a destra per aggiungere i contatti alla lista selezionata.
Aggiungi contatti a una lista Automatica:
Rimuovi contatti da una lista Manuale:
- Seleziona i contatti con l'icona .
- Nel pannello Gestisci che compare a destra clicca Rimuovi da lista. Se non vedi apparire il pannello (ad esempio, a causa di una dimensione ridotta dello schermo) clicca l'icona dei tre puntini cerchiata in alto a destra.
-
Usa la barra di ricerca per cercare la lista dalla quale vuoi rimuovere i contatti, poi spunta la casella accanto alla lista per selezionarla.
Nota: Il numero tra parentesi vicino a ogni lista indica da quanti contatti è composta quella specifica lista. Clicca il tasto Rimuovi in basso a destra per rimuovere i contatti dalla lista selezionata.
Rimuovi contatti da una lista Automatica:
Un contatto viene rimosso automaticamente da una lista se non soddisfa più i criteri che hai definito al momento della sua creazione. Per rimuovere un contatto, ti basta assicurarti che non rispetti più i requisiti della lista desiderata.
- Clicca il nome della sezione Contatti in alto a sinistra.
- Posiziona il cursore sopra una lista per vedere apparire l'icona a forma di mano.
- Trascina ogni lista in alto o in basso per organizzarle nell'ordine che preferisci.
Conclusioni
Saper utilizzare al meglio Tag e Liste all'interno del tuo indirizzario in Artshell è essenziale per mantenere una gestione strutturata, efficiente e personalizzata dei tuoi contatti.
Questi strumenti ti permettono di categorizzare facilmente le persone e le organizzazioni con cui collabori, di creare gruppi mirati per invii, comunicazioni e campagne, e di ritrovare rapidamente i contatti più rilevanti in base alle tue esigenze operative. Che tu abbia bisogno di una selezione statica per una comunicazione specifica o di un'organizzazione dinamica che si aggiorna automaticamente nel tempo, investire tempo nella configurazione dei Tag e delle Liste ti aiuterà a risparmiare risorse, migliorare l'efficacia del tuo lavoro e mantenere il tuo database sempre ordinato e aggiornato.