Introduzione
Artshell mette a disposizione due strumenti fondamentali per l'organizzazione e la gestione del tuo database: Tag e Liste. Grazie a queste funzionalità, puoi gestire con precisione ed efficienza i contenuti delle principali sezioni di Artshell: Artisti, Opere, Contatti, Eventi e Insight.
I tag ti permettono di etichettare e raggruppare gli elementi tramite parole chiave personalizzate. Le liste, invece, offrono un sistema flessibile per organizzare i tuoi elementi in “contenitori” definiti secondo i criteri che decidi tu.
Per una comprensione completa di queste funzionalità, ti consigliamo di leggere anche l’articolo dedicato alla barra di ricerca, uno strumento fondamentale per sfruttare appieno i Tag e le Liste.
Cosa sono i tag
I Tag sono etichette composte da uno o più termini che puoi associare ad artisti, opere, contatti, eventi e insight per organizzarli in modo efficiente.
Qui di seguito vedi un esempio di tag all'interno di una scheda opera:
Ruolo e logica dei tag:
I Tag ti permettono di aggiungere metadati flessibili, descrittivi e soggettivi. Per un uso efficace, ti consigliamo di stabilire una logica interna coerente. Ecco alcuni suggerimenti pratici:
- Utilizza i tag per categorizzare e collegare le informazioni in modi che non sono già coperti dai campi di Artshell. Un errore comune è infatti quello di utilizzare i tag per informazioni che sono già presenti in campi specifici del database. Questo può portare a ridondanza, incoerenza e confusione.
- Pensa in modo gerarchico: una buona struttura dal generale al particolare aiuta nella navigazione e nel mantenimento del sistema. Puoi iniziare con una categoria generale e poi affinare la ricerca attraverso le sottocategorie. I tag specifici ti permettono infatti di filtrare e trovare informazioni con precisione.
Avanguardie storiche > Surrealismo > Surrealismo femminile
- Una buona struttura di tag aiuta a mantenere la coerenza nel tempo, anche se il tuo database cresce. Nuovi tag possono essere facilmente aggiunti alle categorie esistenti. Prima di iniziare ad archiviare, prenditi del tempo per riflettere sulle categorie principali che desideri utilizzare, considerando i diversi aspetti del tuo database e della tua collezione.
Come inserire i tag
L'inserimento dei tag avviene in modo simile per artisti, opere e contatti (per questi ultimi due è possibile anche impostare i tag dai rispettivi file Excel di import). Inoltre, sia per queste tre sezioni sia per gli eventi, i tag possono essere aggiunti e rimossi in modo massivo.
Per gli insight, invece, i tag possono essere assegnati solo manualmente, uno alla volta.
Consulta gli articoli dedicati per approfondire:
Cosa sono le liste
Le liste di Artshell sono "contenitori" che ti permettono di raggruppare i tuoi elementi in base a determinati criteri da te definiti. Le liste possono essere create, eliminate, organizzate e riordinate secondo le tue esigenze.
Le liste in Artshell sono di due tipologie:
Le Liste automatiche si chiamano in questo modo perchè si aggiornano in tempo reale, in base a regole e filtri definiti da te.
Ecco alcuni esempi che ti possono aiutare a capire meglio come puoi usare le liste automatiche:
Puoi infatti assegnare il tag #ITA ai contatti italiani e il tag #ENG ai contatti che parlano inglese e creare due liste automatiche che contengono i rispettivi tag.
Ogni nuovo contatto etichettato con uno di questi tag verrà automaticamente incluso nella lista corrispondente. È come avere un filtro intelligente che seleziona i contatti in base a un criterio specifico. Questo tipo di organizzazione è molto utile anche se usi la Newsletter di Artshell, così da avere due bacini di utenti sempre aggiornati a cui indirizzare le comunicazioni in lingue diverse.
Utilizzando criteri combinati: le liste automatiche possono essere create anche combinando, ad esempio, un artista come Boldini Giovanni con il campo is:Disponibile così da avere una raccolta sempre aggiornata delle opere disponibili di un determinato artista. Oppure, ancora, aggiungere la funzione Luogo: per vedere le opere disponibili dell'artista selezionato presenti in un determinato luogo.
Le Liste manuali sono contenitori statici che NON si aggiornano automaticamente. Sono molto utili nel caso di eventi temporanei o esclusivi come fiere, mostre o cocktail party oppure se si vuole dedicare una comunicazione a un determinato segmento di utenti.
Ecco alcuni esempi che ti possono aiutare a capire meglio come usare le liste manuali:
Per le opere: se hai bisogno di una lista ordinata di opere da inviare a un curatore, oppure se stai selezionando le opere che vuoi esporre alla prossima fiera, puoi selezionarle manualmente e creare la tua lista da inviare.
Come funzionano le liste
Dove trovo le liste?
Le Liste sono accessibili cliccando sul nome della sezione (es. “Artisti”, “Opere”) in alto a sinistra nell’interfaccia.
Consulta gli articoli dedicati per approfondire:
Come visualizzo il contenuto di una lista?
Nel pannello laterale delle liste, ogni lista mostra un contatore con il numero di elementi. Cliccando sul nome della lista, il contenuto della sezione si aggiorna mostrando solo gli elementi contenuti in quella lista. Il nome della lista selezionata apparirà in alto a sinistra al posto della voce generale.
Per tornare alla visualizzazione completa, clicca su “Tutti gli artisti”, “Tutte le opere”, ecc., in alto nel pannello.
Come posso organizzare le mie liste?
Le liste possono essere riordinate trascinandole verso l'alto o verso il basso.
Ecco una breve dimostrazione:
Come rinonimo o elimino una lista?
Entrambe le funzioni sono accessibili dall'icona a destra di ciascuna lista.
- Clicca la voce Rinomina lista, per dare un nuovo nome alla lista e premi INVIO dalla tastiera per confermare.
- Clicca la voce Cancella lista per eliminare la lista.
Conclusioni
Imparare a usare Tag e Liste in Artshell ti permette di organizzare il tuo database in modo intelligente e su misura per il tuo flusso di lavoro. Una gestione coerente e ben pianificata ti farà risparmiare tempo, rendendo più semplice la navigazione, la ricerca e la comunicazione con il tuo pubblico.
Non esitare a sperimentare con diverse combinazioni per trovare il metodo di organizzazione più adatto al tuo flusso di lavoro.