La tab Dettagli nei contatti
Introduzione
La tab Dettagli della scheda contatto ti permette di raccogliere, organizzare e gestire tutti i contenuti aggiuntivi associati a un contatto. Da questa sezione puoi associare immagini, video, cartelle, allegati e file.
Prerequisiti
Questo articolo approfondisce le funzionalità avanzate della sezione Contatti. Prima di procedere, ti consigliamo di consultare anche gli articoli dedicati a:
- La Medialibrary di Artshell
- Introduzione alla sezione Contatti
- Cartelle e Allegati: struttura, utilizzo e gestione
Accedere alla tab Dettagli
Per accedere alla tab Dettagli, seleziona un contatto dalla sezione Contatti e clicca Dettagli in alto a sinistra all’interno della scheda.
La tab Dettagli raccoglie diverse sezioni:
Immagini e video
Nella sezione Immagini e video trovi tutti i contenuti multimediali associati al contatto.
Puoi utilizzare questa sezione per caricare ad esempio, un ritratto della persona oppure il logo dell'azienda nel caso di una scheda contatto aziendale.
All’interno della sezione puoi:
- Cercare contenuti tramite la barra di ricerca.
- Aggiungere immagini o video dalla Medialibrary tramite l’icona .
- Selezionare più media tramite l’icona di selezione .
- Gestire singoli media o selezioni multiple.
Gestire un singolo media
Cliccando su un’immagine o un video puoi aprire il contenuto e visualizzarne i dettagli, come il nome del file, il video link (se il media è un video), la descrizione, eventuali note e la lingua impostata al momento del caricamento.
I campi Descrizione e Note presenti in questa sezione sono diversi da quelli della Medialibrary, quindi i contenuti non si sovrascrivono.
La Descrizione inserita qui accompagna l’immagine quando viene condivisa e può essere utilizzata, ad esempio, per indicare courtesy o crediti fotografici. I campi Note e Tipo, invece, restano sempre privati: sono visibili solo all’interno del tuo account e non vengono mai inclusi nelle condivisioni.
Cliccando l’icona in alto a destra del media puoi aprire il menu delle opzioni.
Nella parte superiore della scheda sono inoltre disponibili la funzione lucchetto e l’icona X per tornare alla visualizzazione completa dei media.
Il menu di gestione è disponibile anche nella vista a griglia, sempre tramite l’icona .
Nel caso dell'immagine del ritratto puoi notare due icone che ti segnalano che l'immagine è stata impostata come avatar del contatto e che è stata bloccata con la funzione lucchetto.
Gestire una selezione di media
Per gestire più immagini o video contemporaneamente, clicca l’icona di selezione e scegli i media che desideri modificare. Dopo averli selezionati, clicca l’icona per aprire il menu delle opzioni. L’azione scelta verrà applicata a tutti gli elementi selezionati.
Nota: la rimozione di un’immagine o di un video dalla sezione Immagini e video non ne comporta l’eliminazione dalla Medialibrary.
Cartelle
La sezione Cartelle estende le informazioni della scheda del contatto, permettendoti di caricare e correlare dati aggiuntivi, immagini, file e video. È l'ideale per allegare documenti legali come fatture, contratti di prestito e mandati di rappresentanza, oppure ulteriori documenti con dati personali, ecc.
Qui di seguito puoi vedere un esempio di cartelle all'interno di una scheda contatto.
Se è la prima volta che utilizzi le cartelle, ti consigliamo di leggere prima l’articolo dedicato Cartelle e Allegati: struttura, utilizzo e gestione, così da impostare in anticipo le principali cartelle di cui potresti avere bisogno.
Per comodità qui ti presentiamo un riassunto delle funzionalità principali, come creare una cartella e un aggiungere un allegato.
Per creare una nuova cartella:
- Seleziona la scheda contatto.
- Apri la tab Dettagli e seleziona Cartelle.
- Clicca ➕ e inserisci il nome della nuova cartella nella barra di ricerca e clicca Crea.
- Se prevedi di condividere il contenuto con un pubblico internazionale, inserisci il nome della cartella anche nelle altre lingue disponibili.
- Clicca Crea per concludere.
Per aggiungere allegati:
- Apri la cartella e clicca il ➕.
- Inserisci un titolo, del testo o degli elementi multimediali (immagini, video o file) o grafici (separatore o slider), la data e traduci i contenuti usando la funzione multilingua se lo ritieni necessario.
- Clicca Salva per aggiornare il contenuto della cartella.
Tornando alla lista delle cartelle, puoi visualizzare alcune informazioni utili:
- Il numero accanto a ogni titolo indica il numero di allegati che la cartella contiene.
- La data a destra indica quando la cartella è stata aggiunta alla scheda.
- L'icona ti permette di spostare gli allegati in un’altra cartella o eliminare la cartella stessa.
Attenzione! non è possibile eliminare una cartella che contiene allegati. Per procedere con l’eliminazione, sposta prima tutti gli allegati in un’altra cartella.
Gestire degli allegati
All'interno delle cartelle gli allegati possono essere: bloccati tramite la funzione lucchetto, spostati in altre cartelle oppure cancellati.
File
Nella sezione File trovi tutti i file associati al contatto.
All'interno dei File puoi:
- Cercare un file tramite la barra di ricerca.
- Aggiungere nuovi file con l'icona ➕. Puoi caricare qualsiasi tipo di file (es. .zip, .mp4, .docx, ecc.) senza limiti di formato o dimensione. Puoi anche allegare documenti generati tramite le funzioni di Export di Artshell.
Se il file che desideri non è già presente nella Medialibrary, clicca nuovamente l'icona ➕ per caricarlo direttamente dal tuo computer.
Prima di iniziare il caricamento dei file, il sistema ti presenterà una scheda per ogni file, in cui puoi aggiungere, in tre lingue (Italiano, Inglese e Francese), una descrizione e delle note. Il nome del file, invece, rimane comune nelle tre lingue.
Puoi gestire ulteriormente i tuoi file tramite l'icona , in particolare puoi:
- bloccare un file con l’apposita funzione lucchetto;
- copiarne il link, scaricarlo o rimuoverlo dalla scheda contatto.
Se rimuovi un file dalla scheda il file resterà comunque salvato nella Medialibrary. Le stesse azioni possono essere eseguite anche aprendo il file.
Opere
La tab Opere all’interno della scheda contatto mostra automaticamente tutte le opere presenti nella sezione Opere in cui quel contatto è stato inserito (ad. esempio come Proprietario, Provenienza, Esperto che ne ha dato una valutazione, ecc).
Questa sezione si popola in automatico: non è possibile aggiungere o rimuovere manualmente le opere.
Puoi approfondire maggiormente il ruolo del contatto per ogni opera in fondo alla scheda contatto.
Imposta un avatar ai tuoi contatti
Con Artshell hai la possibilità di aggiungere un’immagine profilo - ovvero un avatar - ai tuoi contatti. Questo ti offre un riscontro visivo immediato e facilita l’identificazione del contatto.
Per impostare l'avatar segui questi step:
- Seleziona la scheda contatto.
- Apri la tab Dettagli e clicca Immagini e video.
- Passa il cursore sopra l’immagine che vuoi impostare come avatar e clicca l’icona .
- Clicca la seconda opzione Imposta come avatar del contatto.
Conclusioni
Le funzionalità avanzate della sezione Contatti di Artshell ti offrono molto più di un semplice archivio anagrafico. Grazie alla possibilità di integrare media, allegati e cartelle, nonché di collegare i contatti alle opere, puoi costruire un database ricco, strutturato e facilmente consultabile.
Sfruttare al meglio queste funzionalità significa rendere più completa la catalogazione, ottimizzare i flussi di lavoro e assicurare comunicazioni più precise ed efficaci.