Consigli per l'invio di email e newsletter

Introduzione

Quando prepari un’email o una newsletter, alcuni accorgimenti possono aiutarti a favorirne la corretta consegna e migliorare l’efficacia delle tue comunicazioni.

La qualità della mailing list, il contenuto del messaggio e le modalità di invio possono infatti influire sulla deliverability, ovvero sulla capacità delle email di raggiungere correttamente la posta in arrivo dei destinatari.

Inoltre, ogni provider di posta elettronica (come Gmail, Outlook o Yahoo, ecc) utilizza sistemi di filtraggio che analizzano il mittente, il contenuto del messaggio e il comportamento dei destinatari per decidere se un'email sia affidabile.

In questo articolo trovi alcune buone pratiche da seguire prima e durante l’invio di email e newsletter con Artshell, per ridurre il rischio che i messaggi vengano filtrati come spam.

Che cosa significa che un'email finisce nello spam?

Quando un'email viene classificata come spam, il provider di posta del destinatario (ad esempio Gmail, Outlook o Yahoo) ritiene che possa trattarsi di un messaggio indesiderato o potenzialmente non affidabile.

Invece di essere recapitata nella Posta in arrivo, l'email viene quindi spostata automaticamente nella cartella Spam o Posta indesiderata. In alcuni casi potrebbe persino essere bloccata prima di raggiungere il destinatario.

Questa classificazione non dipende esclusivamente dal contenuto dell'email: i provider valutano molti fattori, tra cui la reputazione del dominio mittente, la configurazione tecnica del dominio e il comportamento degli utenti che ricevono le comunicazioni.

Per questo motivo è importante adottare alcune buone pratiche che aiutino i provider di posta a riconoscere le tue comunicazioni come affidabili.

Prima di tutto: configura i DNS

Prima di concentrarti sul contenuto delle email, assicurati di aver configurato correttamente i DNS del tuo dominio.

La configurazione dei DNS permette ai provider di verificare che Artshell sia autorizzato a inviare email per conto del tuo dominio ed è uno dei fattori che incidono maggiormente sulla deliverability.

Se non lo hai ancora fatto, consulta l'articolo Configura i DNS del dominio.

Mantieni il tuo indirizzario pulito

La qualità del database è uno dei fattori più importanti per costruire una buona reputazione come mittente.

Ti consigliamo di:

✔ inviare comunicazioni solo a persone che hanno realmente scelto di riceverle;

✔ mantenere l'indirizzario aggiornato eliminando gli indirizzi non più validi;

✔ rimuovere periodicamente gli indirizzi contrassegnati come Bounced;

✔ raccogliere, quando possibile, indirizzi email personali anziché caselle generiche come info@, amministrazione@ o office@, che spesso sono protette da filtri antispam più severi per evitare che le newsletter raggiungano le caselle di posta dei loro dipendenti.

Un indirizzario composto da destinatari realmente interessati produce più aperture, più clic e meno segnalazioni di spam.

Scrivi un oggetto naturale

L'oggetto dell'email è uno degli elementi analizzati dai filtri antispam.

Evita quindi formule troppo aggressive o tipiche delle comunicazioni commerciali.

Ad esempio è preferibile evitare:

• SCRIVERE TUTTO IN MAIUSCOLO;
• utilizzare molteplici punti esclamativi;
• inserire promozioni come "Offerta" o "Risparmia il 50%";
• creare un senso di urgenza con frasi come "Tempo limitato" o "Ordina subito";
• utilizzare simboli di valuta o importi economici nell'oggetto;
• ricorrere a espressioni sensazionalistiche come "Il segreto che nessuno conosce" o "Non crederai ai tuoi occhi".

Un oggetto semplice, coerente e descrittivo viene generalmente percepito come più affidabile.

Cura il contenuto delle email

Anche il contenuto del messaggio influisce sulla deliverability.

Ti consigliamo di:

✔ utilizzare un indirizzo mittente facilmente riconoscibile, collegato a una casella di posta funzionante e affidabile;

✔ alternare testo e immagini, evitando email composte esclusivamente da immagini;

✔ inserire link funzionanti e verificati;

✔ utilizzare URL completi ed evitare link abbreviati, che possono essere considerati sospetti da alcuni provider.

✔ evita di mantenere la formattazione di testi copiati da altre fonti, come Word, Google Docs, siti web o altre email. Insieme al testo potrebbero infatti essere copiati anche stili e codice non visibili che aumentano il peso dell'email. Quando possibile, incolla il testo senza formattazione e formattalo successivamente nell'editor di Artshell.

L'obiettivo è creare comunicazioni che risultino chiare sia ai destinatari sia ai sistemi automatici che analizzano le email.

Mantieni l'email della giusta lunghezza

Cerca di mantenere le tue comunicazioni chiare e della giusta lunghezza, concentrandoti sulle informazioni realmente utili per il destinatario. Un'email molto lunga può risultare più difficile da leggere e rendere meno immediato individuare le informazioni o le azioni principali.

La dimensione dell'email non dipende solamente dalla quantità di testo visibile: contribuiscono anche HTML, formattazioni, link e codice di tracciamento. Per questo motivo, anche un'email che non appare particolarmente lunga può raggiungere una dimensione elevata.

Se devi condividere molti contenuti, valuta quindi di sintetizzare le informazioni principali nell'email e rimandare gli approfondimenti tramite link, anziché inserire tutto direttamente nel messaggio. In alternativa, puoi valutare di inserire i contenuti più lunghi all'interno di un Insight e inserirne il link all'interno dell'email tramite l'aggiunta di un bottone.

Costruisci una relazione con i destinatari

I provider di posta non valutano soltanto il contenuto delle email, ma osservano anche il comportamento dei destinatari.

Ad esempio, considerano positivamente quando le persone:

• aprono le email;
• cliccano sui link;
• rispondono ai messaggi;
• aggiungono il mittente ai propri contatti.

Al contrario, segnalazioni di spam o cancellazioni frequenti possono ridurre la reputazione del dominio e influenzare negativamente gli invii successivi.

Per questo motivo è importante:

✔ inviare contenuti realmente interessanti per il tuo pubblico;

✔ mantenere una frequenza di invio costante ma non eccessiva;

✔ evitare comunicazioni ripetitive o poco pertinenti.

Una newsletter attesa e apprezzata dai destinatari ha molte più probabilità di raggiungere la Posta in arrivo.

Ricorda che ogni provider utilizza criteri diversi

Non esiste una regola valida per tutti.

Gmail, Outlook, Yahoo, Apple Mail e gli altri provider aggiornano continuamente i propri sistemi antispam e non rendono pubblici tutti i criteri utilizzati. Per questo motivo nessuno può garantire il recapito al 100% delle email.

Seguire le buone pratiche descritte in questo articolo permette però di costruire nel tempo una buona reputazione come mittente e di migliorare sensibilmente la deliverability delle comunicazioni.

Conclusioni

La deliverability non dipende da un solo elemento, ma dall'insieme di numerosi fattori: una corretta configurazione del dominio, un database aggiornato, contenuti di qualità e comunicazioni pertinenti.

Dopo ogni invio, ti consigliamo inoltre di consultare le Analisi di email e newsletter per monitorare aperture, clic, bounced e disiscrizioni. Interpretare correttamente questi dati ti aiuterà a migliorare progressivamente le performance delle tue comunicazioni.