Best practice per catalogare un'opera con Artshell
Introduzione
Una scheda opera può contenere molte informazioni: dai dati essenziali, come titolo, artista, tecnica e dimensioni, fino a documentazione più articolata, come bibliografia, esposizioni, condition report, rassegna stampa, certificati o materiali d'archivio.
Artshell ti permette di organizzare questi contenuti utilizzando principalmente due strumenti: i campi della scheda opera e le Cartelle con i relativi Allegati.
In questa guida vediamo quando utilizzare gli uni o le altre e come organizzare le informazioni in modo coerente, così da mantenere il tuo archivio ordinato e facilitarne la consultazione, l'esportazione e la condivisione.
Prima di iniziare
Questa guida è dedicata all'organizzazione dei contenuti e non alla creazione della scheda opera o al funzionamento di Cartelle e Allegati.
Se non conosci ancora queste funzionalità, consulta prima:
Campi della scheda o Cartelle: quale utilizzare?
Quando aggiungi un'informazione a un'opera, verifica prima di tutto se Artshell prevede già un campo dedicato. Informazioni come titolo, artista, anno, tecnica, dimensioni, prezzo, acquisizione, assicurazione, valutazione, proprietà e certificazioni possono essere inserite direttamente nei campi della scheda opera. Vai all'articolo Aggiungi un'opera per consultare l'elenco completo dei campi disponibili.
Le Cartelle servono invece a estendere la scheda con informazioni e materiali aggiuntivi, ad esempio descrizioni dell'opera, esposizioni, bibliografia, condition report, rassegna stampa, cataloghi, immagini, PDF, video o altra documentazione.
In breve:
| Tipologia di informazione | Dove inserirla | Esempi |
|---|---|---|
| Informazioni descrittive e gestionali | Scheda opera | Titolo, artista, anno, tecnica, dimensioni, edizione, prezzo, acquisizione, assicurazione, valutazione, proprietà, certificazioni |
| Documentazione di approfondimento | Cartelle e Allegati | Esposizioni, bibliografia, condition report, rassegna stampa, cataloghi, PDF e altri materiali descrittivi |
Puoi quindi seguire una regola semplice:
Se esiste un campo dedicato, utilizza il campo della scheda. Se devi aggiungere informazioni o documentazione per cui non è previsto un campo specifico, utilizza le cartelle e gli allegati.
Perché utilizzare i campi della scheda quando disponibili
I campi della scheda non servono soltanto a mantenere ordinato il database: sono dati strutturati che Artshell può organizzare e presentare correttamente anche quando l'opera viene esportata o condivisa.
L'ordine e la gerarchia delle informazioni vengono infatti mantenuti nei PDF, nelle etichette, nelle schede condivise tramite link e negli altri formati disponibili.
Suggerimento: prima di creare una nuova Cartella, controlla sempre che non esista già un campo dedicato all'informazione che vuoi inserire.
Come utilizzare Cartelle e Allegati
Quando devi aggiungere informazioni più articolate o materiali che non trovano spazio nei campi della scheda, puoi quindi creare una Cartella dedicata all'argomento e organizzare al suo interno uno o più Allegati.
All'interno di ciascun Allegato puoi inserire testo, immagini, PDF, video, link e altri materiali. Per scoprire come creare Cartelle e Allegati e aggiungere i diversi tipi di contenuto, consulta la guida Cartelle e Allegati.
Ad esempio, puoi creare Cartelle come:
- Descrizione
- Esposizioni
- Bibliografia
- Condition Report
- Rassegna stampa
- Documentazione fotografica
- Materiale d'archivio
All'interno di ciascuna Cartella puoi poi creare gli Allegati necessari e aggiungere testo, immagini, PDF, video, link e altri materiali.
In questo modo la Cartella identifica l'argomento, mentre gli Allegati permettono di organizzare i singoli contenuti relativi a quell'argomento.
Attenzione: se all'interno di uno stesso Allegato hai contenuti con livelli di riservatezza diversi, ti consigliamo di separarli in Allegati differenti. Il Lucchetto viene infatti applicato all'intero Allegato: quando è chiuso, tutti i contenuti dell'Allegato vengono esclusi dalle condivisioni e dalle esportazioni. Non è possibile rendere privato solo un singolo contenuto al suo interno.
Per maggiori informazioni, consulta l'articolo dedicato alla funzione Lucchetto.
Qui di seguito trovi alcuni esempi di come organizzare diversi tipi di contenuto:
- Organizza le esposizioni
- Organiza la bibliografia
- Aggiungi una descrizione più approfondita dell'opera
- Organizza altra documentazione
Esempio: organizza le esposizioni
Se vuoi conservare lo storico delle esposizioni di un'opera, puoi creare una Cartella Esposizioni.
A seconda del livello di dettaglio di cui hai bisogno, puoi organizzare le informazioni in modi diversi. Ad esempio, puoi creare un unico Allegato con l'elenco completo delle esposizioni oppure un Allegato per ogni mostra, se vuoi conservare informazioni e materiali specifici per ciascuna esposizione.
Scegli la struttura più adatta alle esigenze del tuo archivio e cerca di mantenerla coerente tra le diverse opere.
Esempio: organizza la bibliografia
Per raccogliere la bibliografia relativa a un'opera, puoi creare una Cartella Bibliografia e aggiungere un Allegato per ogni pubblicazione.
In ciascun Allegato puoi inserire, ad esempio, il riferimento bibliografico, immagini della copertina, PDF, link alla pubblicazione ed eventuali note.
In questo modo puoi ampliare e aggiornare la bibliografia nel tempo senza modificare le informazioni principali della scheda.
Esempio: aggiungi una descrizione più approfondita dell'opera
Se vuoi aggiungere alla scheda un testo descrittivo più lungo o un approfondimento sull'opera, puoi creare una Cartella chiamata Descrizione e inserire al suo interno un Allegato con il testo.
In questo modo puoi conservare descrizioni e approfondimenti più articolati separatamente dalle informazioni principali della scheda e, se necessario, arricchirli con immagini, file, video o altri contenuti.
Se hai più testi dedicati alla stessa opera, puoi inoltre creare più Allegati all'interno della stessa Cartella, assegnando a ciascuno un titolo chiaro per distinguerne il contenuto.
Esempio: organizza altra documentazione
Lo stesso criterio può essere applicato a condition report, rassegna stampa, documentazione fotografica, materiale d'archivio e qualsiasi altro contenuto collegato all'opera.
Ad esempio, puoi creare una Cartella Condition Report e utilizzare gli Allegati per conservare diversi report realizzati nel tempo.
Artshell non impone una struttura predefinita: puoi scegliere Cartelle e Allegati in base alle esigenze del tuo archivio. Ti consigliamo però di mantenere lo stesso criterio di organizzazione per tutte le opere, così da rendere il database più facile da consultare nel tempo.
Organizza pensando anche alla condivisione
La distinzione tra campi della scheda e Cartelle è utile anche quando devi esportare o condividere un'opera.
Le informazioni principali rimangono organizzate nei campi della scheda, mentre i contenuti delle Cartelle vengono presentati in una sezione dedicata alla documentazione di approfondimento.
Organizzare correttamente le informazioni fin dall'inizio ti permette quindi di avere una scheda ordinata sia durante il lavoro quotidiano sia quando devi presentarla o condividerla all'esterno.
Definisci l'ordine delle Cartelle
Se utilizzi più Cartelle, puoi definirne l'ordine di visualizzazione, dal pannello Impostazioni clicca la voce Lucchetto & Cartelle. L'ordine impostato viene riproposto all'interno delle schede opera e, quando esporti più Cartelle, determina anche l'ordine con cui vengono presentate nell'esportazione.
Tieni presente che l'ordine delle Cartelle è unico per tutte le opere: non è quindi possibile impostare un ordine diverso per una singola scheda.
Per scoprire come modificare l'ordine, consulta l'articolo Cartelle e Allegati.
Perché organizzare la documentazione in questo modo?
Separare la documentazione di approfondimento dai campi principali della scheda offre diversi vantaggi.
Puoi:
- mantenere la scheda opera sintetica e facilmente leggibile;
- raccogliere testi di qualsiasi lunghezza;
- allegare immagini, PDF, video e link insieme alle informazioni testuali;
- aggiornare la documentazione senza modificare i dati principali dell'opera;
- decidere quali contenuti condividere o mantenere riservati tramite il Lucchetto.
Quando la scheda viene esportata o condivisa, i contenuti delle Cartelle vengono presentati in una sezione dedicata, separata dai dati principali dell'opera. In questo modo la parte iniziale della scheda rimane riservata alle informazioni essenziali, mentre la documentazione di approfondimento conserva tutto lo spazio necessario per essere consultata in modo ordinato.
Lo stesso metodo può essere utilizzato per gli Artisti
La logica descritta in questa guida può essere applicata anche alle schede Artista. Ad esempio, puoi creare una Cartella Bio Artista per raccogliere una biografia estesa e gli eventuali materiali di approfondimento.
Conclusione
Ogni archivio ha esigenze e criteri di catalogazione diversi. Utilizzando i campi della scheda per le informazioni principali e Cartelle e Allegati per documentazione e approfondimenti, puoi costruire una struttura chiara e coerente con il tuo metodo di lavoro.
Definire fin dall'inizio criteri comuni per nomi, organizzazione, ordine e riservatezza dei contenuti ti aiuterà inoltre a mantenere il database ordinato nel tempo e a rendere più semplice la condivisione delle informazioni.