Gestione dell'ospite (+1) negli eventi
Introduzione
Questa guida descrive nel dettaglio le modalità di gestione dell’ospite (+1) nelle prenotazioni evento e il comportamento del sistema nelle diverse fasi del flusso: registrazione, accesso, modifica e cancellazione della prenotazione.
Le opzioni disponibili consentono di scegliere se raccogliere o meno i dati dell’eventuale ospite, con implicazioni dirette sia sulle comunicazioni inviate sia sulle modalità di tracciamento degli ingressi.
Prerequisiti
Questo è un articolo avanzato. Prima di procedere, assicurati di aver letto i seguenti articoli:
- Introduzione alla sezione Eventi
- Aggiungi, modifica o elimina un evento
- Tipologie di evento e gestione delle registrazioni
Abilita ospite per i partecipanti
Dopo aver configurato i dettagli principali delle opzioni di prenotazione, puoi abilitare la gestione dell’ospite attivando l'interruttore Abilita ospite per i partecipanti e configurando il campo Tipo di registrazione ospite.
Questo campo prevede due opzioni:
- Ospite anonimo - Non verranno richiesti i dati dell’ospite.
- Ospite registrato - Verranno richiesti i dati dell'ospite.
La scelta effettuata determina il comportamento dell’intero flusso, in termini di dati raccolti, comunicazioni inviate e modalità di accesso.
Cosa ricevono il partecipante principale e il suo ospite (+1)
Entrambe le opzioni (ospite anonimo o registrato) prevedono che l’ospite acceda all’evento insieme al partecipante principale. Tuttavia, differiscono per modalità di registrazione, comunicazioni e dati raccolti.
Ospite anonimo
Questa opzione è consigliata quando non è necessario raccogliere dati sull'ospite del partecipante principale.
In questo caso:
- i dati dell'ospite non vengono registrati nel sistema;
- l'ospite non riceve alcuna comunicazione.
Il partecipante principale riceve l’email di conferma della prenotazione (configurata nel campo Email di conferma nella scheda evento), con l’indicazione che la prenotazione è valida per 2 persone.
Nella sezione Prenotazioni >> Partecipanti dell’evento vengono raccolti esclusivamente i dati del partecipante principale.
L’ingresso dell'ospite anonimo viene tracciato insieme a quello del partecipante principale (solo presenza o assenza). Per maggiori dettagli, vedi il paragrafo Accesso all’evento.
Ospite registrato
Questa opzione consente di raccogliere i dati di entrambi gli utenti: il partecipante principale e il suo ospite.
Dopo aver completato la propria registrazione, il partecipante principale inserisce i dati del proprio ospite. I dati richiesti sono:
- Nome
- Cognome
- Indirizzo email
Al termine della registrazione, il partecipante principale:
- visualizza una schermata di conferma che lo informa che il suo ospite ha ricevuto un'email di registrazione che dovrà confermare per partecipare all'evento.
-
riceve l’email di conferma prenotazione.
L'ospite invece riceve un’email automatica di registrazione in cui deve:
- confermare i propri dati (l’indirizzo email non è modificabile)
- accettare la privacy
- scegliere se iscriversi alla newsletter
Una volta completata la procedura, anche l’ospite visualizza una schermata di conferma.
Modifica di una prenotazione
La modifica della prenotazione è disponibile solo per eventi che prevedono più date oppure più fasce orarie selezionabili.
Ad esempio:
- un evento distribuito su più giorni (es. 1–3 maggio),
- oppure un evento con più fasce orarie nello stesso giorno (es. visite guidate alle 10:00, 11:00, ecc.).
In questi casi, il partecipante principale può modificare la propria scelta cliccando il pulsante Modifica prenotazione che si trova sia nell’email di conferma sia nell’email di promemoria dell’evento.
Se invece l’evento prevede un’unica data e un unico slot, il pulsante non è visibile.
La funzionalità di modifica prenotazione è attiva di default per tutti gli eventi configurati in questo modo e non può essere disabilitata: gli utenti registrati avranno sempre la possibilità di modificare la propria prenotazione.
Impatto della modifica sull'ospite
L’impatto della modifica sull’ospite dipende dal fatto che abbia già completato o meno la registrazione.
Ipotesi 1: L'ospite ha già completato la registrazione
Se l’ospite ha già completato la registrazione, non riceve alcuna comunicazione automatica della modifica.
Quando il partecipante principale modifica la prenotazione:
- visualizza una schermata che conferma la modifica e lo invita a informare il proprio ospite della modifica
- riceve un’email di conferma con la nuova data e/o orario
Il partecipante principale è quindi responsabile di informare il proprio ospite. La schermata finale di conferma lo ricorda esplicitamente.
Ipotesi 2: L'ospite non ha ancora completato la registrazione
Se la modifica avviene prima che l’ospite abbia completato la registrazione:
- l'ospite riceve una nuova email di registrazione che lo informa che il suo invito è stato aggiornato;
- il link contenuto nella precedente email di registrazione non sarà più valido;
- se l’ospite tenta di utilizzarlo, verrà reindirizzato a una schermata che segnala che la prenotazione è stata modificata o cancellata e lo invita a contattare la persona che ha effettuato l’invito in caso di dubbi.
Cancellazione di una prenotazione
La cancellazione può essere effettuata esclusivamente dal partecipante principale.
Il partecipante principale può cancellare la propria registrazione cliccando il pulsante Cancella prenotazione, disponibile sia nell'email di conferma sia nell’email di promemoria dell’evento.
Impatto della cancellazione sull'ospite
Anche in questo caso, l’impatto sull’ospite dipende dal fatto che abbia già completato o meno la registrazione.
Ipotesi 1: L'ospite ha già completato la registrazione
Se l’ospite ha già completato la registrazione, non riceve alcuna comunicazione automatica della cancellazione. Quando il partecipante principale cancella la prenotazione:
- visualizza una schermata che conferma la cancellazione (Artshell richiede una doppia conferma per evitare cancellazioni accidentali) e lo invita a informare il proprio ospite.
Il partecipante principale è quindi responsabile di informare il proprio ospite. Anche in questo caso, la schermata finale lo ricorda esplicitamente.
Ipotesi 2: L'ospite non ha ancora completato la registrazione
- il link contenuto nella precedente email di registrazione non sarà più valido
- se l’ospite tenta di utilizzarlo, verrà reindirizzato a una schermata che segnala che la prenotazione è stata modificata o cancellata.
Anche in questo caso, l’ospite viene invitato a contattare la persona che ha effettuato l’invito.
Accesso all'evento
Al momento dell’accesso all’evento, il tracciamento degli ingressi può avvenire in due modalità, a seconda della configurazione scelta:
- tramite l'app Scanner di Artshell, se l'opzione dei QR code è abilitata per l'evento;
- manualmente, se l'evento non utilizza QR code.
Tracciamento tramite app Scanner
Come anticipato, se l'opzione dei QR code è abilitata, all’ingresso dell’evento solo il partecipante principale presenta il proprio QR code.
Il partecipante principale può:
- presentarsi da solo;
- presentarsi con il proprio ospite;
- presentarsi con un ospite che non ha completato la registrazione.
In tutti questi casi, lo Scanner di Artshell si comporta in modo diverso.
Lo Scanner di Artshell riconosce automaticamente se la prenotazione è valida per una sola persona oppure per due (partecipante principale + ospite).
La procedura è la seguente:
- L’operatore scannerizza il QR code del partecipante principale;
- Se è previsto un ospite, viene mostrato il pulsante “Aggiungi ospite +1”;
- L’operatore conferma se il partecipante è accompagnato oppure no cliccando il pulsante “Aggiungi ospite +1”.
- Se l’ospite ha completato la registrazione, l’accesso avviene normalmente per entrambi.
- Se invece non ha completato la registrazione, l’app Scanner mostra un messaggio informativo all’operatore avvertendolo che l'ospite non ha completato la registrazione e non ha accettato la privacy policy.
L'operatore può utilizzare il pulsante "Re-invia email di registrazione" per inviare nuovamente l'email all'ospite così che possa procedere con la registrazione.
Tracciamento manuale
Il tracciamento manuale entra in atto quando non ci sono i QR code da scansionare, gli ingressi vanno quindi configurati manualmente all'interno della sezione Prenotazioni dell’evento.
Come raggiungere la sezione Prenotazioni per segnare gli ingressi:
- apri la scheda dell’evento e seleziona la tab Dettagli;
- accedi alla sezione Prenotazioni;
- seleziona Partecipanti;
- l’operatore chiede il nominativo del partecipante e lo cerca tramite la barra di ricerca
- seleziona il partecipante e, nella sezione Prenotazioni, clicca Ingresso singolo se il partecipante è da solo o Ingresso con ospite se è insieme al suo ospite.
In entrambi i casi (tracciamento manuale o tramite QR code), le informazioni sugli ingressi sono disponibili nella sezione Prenotazioni.
In questa sezione puoi:
- visualizzare l’elenco completo dei partecipanti
- verificare il numero di ingressi (in caso di scansioni multiple)
- controllare la presenza o meno dell’ospite
Selezionando un partecipante e cliccando sull’icona puoi accedere alla voce Storico ingressi dell’attività per consultare il dettaglio completo.
Conclusioni e riepilogo
La gestione dell’ospite consente di adattare il flusso di registrazione alle esigenze dell’evento, permettendo di scegliere se raccogliere o meno i dati dell’accompagnatore e di monitorarne la partecipazione. In sintesi:
- l'ospite può essere configurato come anonimo o registrato all'interno della scheda dell'evento
- in fase di registrazione, se necessari, i dati dell'ospite devono essere inseriti dopo l'inserimento dei dati del partecipante principale
- l'ospite completa la registrazione tramite email di attivazione (se l'ospite non è anonimo)
- l'ospite non dispone di un QR code personale
- l’accesso avviene insieme al partecipante principale
- la presenza dell'ospite insieme al partecipante principale viene segnalata allo scanner di Artshell (se sono stati configurati i QR code)
- l’ingresso del partecipante principale e del suo eventuale ospite viene tracciato nella sezione Prenotazioni (nella tab Dettagli della scheda evento)