L'app Scanner
Introduzione
L’app Scanner di Artshell ti permette di scansionare i codici QR associati agli eventi creati nel tuo account e di verificare rapidamente l’accesso dei partecipanti.
È pensata per essere utilizzata all’ingresso di eventi, fiere, inaugurazioni o appuntamenti con registrazione, direttamente da smartphone o tablet.
Una volta configurata correttamente, l’app è semplice e immediata da utilizzare e non richiede competenze tecniche specifiche.
Prerequisiti
Prima di utilizzare l’app Scanner, assicurati di aver completato i seguenti passaggi:
- Scarica l’app Artshell sul tuo smartphone. L’app è disponibile su Google Play Store (dispositivi Android) e App Store (dispositivi Apple). Clicca qui per leggere l'articolo dedicato a come scaricare l'app Artshell sul tuo dispositivo mobile.
- Aggiorna il sistema operativo del telefono o del tablet all’ultima versione disponibile;
- Mantieni sempre attiva la connessione Internet. L’app Scanner funziona solo se il dispositivo è collegato a una rete Wi-Fi o utilizza i dati mobili;
- Consenti ad Artshell di utilizzare la fotocamera del dispositivo. Se il permesso non è attivo, la schermata dello scanner apparirà nera e non sarà possibile leggere i codici QR.
Consentire l’accesso allo staff esterno
Se collabori con personale esterno per la gestione degli ingressi, ad esempio steward, volontari o addetti all’accoglienza, è necessario creare un utente dedicato per ogni dispositivo utilizzato per la scansione.
Ogni dispositivo deve essere associato a un indirizzo email distinto. Le stesse credenziali non devono essere utilizzate contemporaneamente su più dispositivi, perché questo potrebbe causare errori o malfunzionamenti durante la scansione.
Ad esempio, se prevedi sei postazioni di ingresso con sei dispositivi diversi, dovrai utilizzare sei indirizzi email distinti.
Questa configurazione è disponibile nella sezione Impostazioni → Utenti e Ruoli per gli account con piano Artshell Premiere. In questo modo puoi limitare l’accesso dello staff alla sola app Scanner, mantenendo protetti gli altri dati presenti nel tuo account.
Aggiungi un nuovo utente
Per aggiungere un operatore:
- Seleziona l'icona in basso a destra;
- Clicca la voce Utenti & Ruoli;
- Clicca il tasto Aggiungi in alto a destra;
- Inserisci nome, cognome, indirizzo email e lingua del nuovo utente;
- Abilita l’accesso all’app Scanner;
- Assegna solo gli eventuali permessi aggiuntivi strettamente necessari.
Una volta aggiunto, il nuovo utente riceverà automaticamente un’email con una password temporanea. Dovrà utilizzare l’indirizzo email inserito in Utenti e Ruoli e la password temporanea per accedere ad Artshell, quindi impostare una nuova password personale.
Non hai abbastanza indirizzi email?
Alcuni provider di posta consentono di creare indirizzi univoci utilizzando il simbolo + dopo il nome della casella email principale.
- artshell+scanner1@nomegalleria.com
- artshell+scanner2@nomegalleria.com
- artshell+scanner3@nomegalleria.com
- ecc...
I messaggi inviati a questi indirizzi vengono generalmente recapitati nella casella email principale.
Prima di utilizzare questa soluzione, verifica che il tuo provider supporti il plus addressing.
Inizia a scannerizzare i codici QR
Step 1: Accedi all'app Scanner
Per aprire l’app Scanner dal tuo dispositivo mobile:
- Apri l’app Artshell sul tuo smartphone o tablet ed effettua il login.
- Seleziona l’icona del menu in alto a sinistra.
- Seleziona l’icona App.
- Clicca l’app Scanner.
Step 2: Seleziona l'evento
All’interno dell’app Scanner trovi l’elenco degli eventi con codici QR attivi.
Cerca l'evento per cui vuoi gestire gli accessi con la barra di ricerca e selezionalo. Una volta aperto, potrai scannerizzare i codici QR oppure consultare la lista dei partecipanti.
Step 3: Scannerizza il codice QR del visitatore
Chiedi al partecipante di mostrarti il codice QR ricevuto sul proprio smartphone. Prima della scannerizzazione assicurati che la fotocamera del tuo dispositivo sia pulita e che la luminosità dello schermo del dispositivo del partecipante sia alta.
Inquadra il codice QR all’interno della cornice rossa e attendi qualche secondo. La scansione verrà completata automaticamente.
Dopo la lettura del codice QR, il sistema può mostrare diversi risultati.
Consulta la tabella qui sotto:
Il codice QR viene scannerizzato per la prima volta.
Alla prima scansione del codice QR, apparirà un messaggio di conferma verde. Le informazioni riportate sono: Il titolo dell'evento, il titolo dell'attività, il nome del partecipante, la validità del codice QR (se per una o due persone).
Il codice QR viene scannerizzato una seconda volta.
Se un codice QR viene scannerizzato una seconda volta, appare un messaggio lilla che indica il secondo ingresso. Anche qui le informazioni riportate sono: Il titolo dell'evento, il titolo dell'attività, il nome del partecipante, la validità del codice QR (se per una o due persone).
Il codice QR non è valido per la data e l'orario.
Se un codice QR viene scannerizzato al di fuori del periodo di validità, viene visualizzato un messaggio arancione che segnala un ingresso non valido. Questa situazione può verificarsi, ad esempio, se l’evento inizia alle ore 15:00 e il codice QR viene scansionato alle 14:00 o alle 14:59. Anche in questo caso, lo scanner mostra il titolo dell’evento, il titolo dell’attività, il nome del partecipante e la validità del codice QR (se per una o due persone). È comunque possibile consentire l’accesso: per farlo, clicca su Autorizza manualmente. Lo scanner tornerà allo stato verde e registrerà l’ingresso anche al di fuori del periodo di validità.
Errore nella scansione del codice QR
Se il codice non risulta scannerizzabile, verranno mostrati due possibili messaggi di errore, a seconda della tipologia di problema riscontrato. Il primo, a sinistra, compare quando la luminosità dello schermo è troppo bassa oppure quando il dispositivo utilizzato per la scansione è in modalità aereo, offline o presenta problemi di connessione. Il secondo, a destra, si verifica invece quando il codice QR non è associato all’evento in corso, ma appartiene a un altro evento o a un’altra manifestazione.
In entrambi i casi puoi tentare una nuova scansione selezionando Scansiona di nuovo. Assicurati che la fotocamera del dispositivo mobile sia pulita e che lo schermo dell'invitato sia impostato su una luminosità elevata. In alternativa, clicca Cerca per nome per aprire la lista dei partecipanti all'evento. A questo punto puoi cercare il nome, cognome o email dell'utente dalla barra di ricerca oppure utilizzare il tasto Filtri in alto a destra.
Registrazione dell'ospite +1 via scanner
Se l’evento consente al partecipante principale di portare un ospite +1, i due ingressi devono essere registrati insieme.
Solo il partecipante principale riceve l’email con il codice QR e deve mostrarlo all’ingresso anche per il proprio ospite. Dopo la scansione, ti viene mostrato il pulsante Aggiungi ospite +1, che permette di registrare anche l’ingresso dell’accompagnatore.
Se l’ospite +1 non ha ancora confermato la propria partecipazione, lo Scanner ti segnala la situazione con la dicitura "L'OSPITE +1 NON HA COMPLETATO LA REGISTRAZIONE" così da poterlo invitare a cercare l'email di invito e completare la registrazione.
La conferma dell’ospite +1 è importante anche dal punto di vista organizzativo e della privacy.
Durante la registrazione, l’ospite può infatti:
- accettare l’informativa privacy;
- scegliere, se previsto, se iscriversi alla newsletter;
- confermare i propri dati.
Senza questa conferma, i dati dell’ospite non potranno essere utilizzati per le finalità di comunicazione o marketing descritte nella tua privacy policy.
Cerca partecipanti
Dopo aver selezionato l’evento all’interno dell’app Scanner, puoi scannerizzare il codice QR oppure consultare la lista dei partecipanti associati a quell’evento.
Per accedere alla lista, clicca l’icona in alto a sinistra.
Da questa sezione puoi:
- cercare un partecipante tramite la barra di ricerca;
- selezionare un nominativo dall’elenco;
- visualizzare e gestire la relativa prenotazione.
Questa funzione è utile, ad esempio, quando un partecipante non trova il proprio codice QR oppure quando devi verificare rapidamente lo stato di una prenotazione.
Nota: La ricerca dei partecipanti non include i nominativi degli ospiti +1. L’ospite +1 è infatti collegato alla prenotazione del partecipante principale e non può essere cercato direttamente dalla barra di ricerca. Per registrare l’ingresso dell’ospite, cerca il partecipante principale, apri la sua prenotazione e conferma da lì l’ingresso del +1.
Re-inoltra email di prenotazione
Può accadere che un partecipante non riesca più a trovare l’email di prenotazione all’evento. In questo caso, l’operatore può inviare di nuovo l’email direttamente dall’app Scanner, accedendo alla scheda del partecipante.
Per re-inviare l’email di prenotazione:
- Clicca l’icona in alto a sinistra nello scanner.
- Cerca il partecipante utilizzando la barra di ricerca. Puoi cercare sia per email per partecipante che per nome o cognome.
- Una volta individuato il partecipante, clicca sul suo nominativo. Assicurati che l'indirizzo email sia quello corretto e che il partecipante possa ricevere le email di quell'indirizzo email dal suo dispositivo.
- Clicca l’icona .
- Seleziona Invia di nuovo l'email di prenotazione.
L’email verrà inviata nuovamente all’indirizzo associato alla prenotazione.
Chiedi quindi al partecipante di aprire l’email appena ricevuta e mostrarti il codice QR, quindi procedi con la scansione.
Cosa fare se il partecipante non riceve l’email
Chiedi innanzitutto al partecipante di controllare le cartelle Spam e Posta indesiderata, perché l’email potrebbe essere stata filtrata automaticamente.
Se il messaggio non è presente, chiedigli di accedere alla propria casella email tramite un browser, ad esempio Safari o Google Chrome, anziché utilizzare l’app di posta del telefono. Alcune app possono impiegare più tempo per aggiornarsi e mostrare i nuovi messaggi.
Se il partecipante continua a non ricevere l’email, puoi registrare l’ingresso manualmente dalla sua prenotazione:
- clicca Ingresso singolo se sta entrando solo il partecipante principale;
- clicca Con ospite se stanno entrando insieme il partecipante principale e il suo ospite +1.
Controlla gli ingressi registrati
Il controllo degli ingressi registrati può essere effettuato solo dall’amministratore dell’account o dagli utenti che dispongono dell’accesso alla sezione Eventi e ai relativi contenuti.
Gli operatori abilitati esclusivamente all’app Scanner non possono accedere alla sezione Eventi e, di conseguenza, non possono consultare o verificare lo storico degli ingressi.
Per verificare gli ingressi già registrati:
- Entra nella sezione Eventi;
- Seleziona l'evento desiderato;
- Clicca la tab Dettagli in alto a sinistra all'interno della scheda evento;
- Dal menù a tendina seleziona Prenotazioni;
- Seleziona Partecipanti;
- Applica il filtro per Entrati.
Qui di seguito trovi una breve dimostrazione:
Visualizzare o eliminare uno storico ingressi
Per consultare gli ingressi di un singolo partecipante:
- Seleziona il partecipante;
- Clicca l’icona nella sezione Prenotazioni;
- Seleziona Storico ingressi.
Per eliminare un ingresso registrato, clicca nuovamente l’icona accanto all’ingresso interessato e seleziona l’opzione di cancellazione.
Conclusioni
L’app Scanner ti permette di gestire gli accessi agli eventi in modo rapido e controllato.
Oltre alla scansione dei codici QR, puoi cercare i partecipanti, verificare le prenotazioni, re-inviare le email di conferma, registrare manualmente gli ingressi e controllare lo storico degli accessi.
Per evitare errori durante l’evento, ti consigliamo di configurare in anticipo gli utenti, verificare i dispositivi e testare la connessione Internet e la fotocamera prima dell’apertura degli ingressi.