Introduzione
Prosegui la tua esplorazione delle funzionalità di Artshell: oggi vediamo come impostare correttamente il tuo account per inviare newsletter ai tuoi clienti e utenti senza difficoltà.
Tra le prime azioni da fare per costruire una solida mailing list e per dare ai propri utenti una visione professionale della tua organizzazione c'è sicuramente la creazione di un form di iscrizione efficace. Artshell ti consente di creare il form di iscrizione direttamente all'interno del software e di collegarlo al tuo sito web (ma anche nella firma della tua email o nel tuo link in bio social) tramite un semplice link, senza dover creare e aggiungere una sezione apposita.
Per una gestione efficace delle proprie comunicazioni è inoltre essenziale sapere come i tuoi contatti stanno rispondendo alle tue newsletter e comprendere quindi lo status dei contatti.
Form iscrizione newsletter
Prima di iniziare a personalizzare il form di iscrizione alla tua newsletter verifica di:
- Avere verificato l'indirizzo email da cui vuoi inviare le tue newsletter.
- Avere inserito il link alle tue privacy policy all'interno del campo Privacy & Policy nel pannello Impostazioni ().
- Avere inserito il messaggio disclaimer all'email mittente.
Step 1: Abilita il form di iscrizione
Clicca l'icona , poi seleziona la voce Form iscrizione newsletter, infine abilita il tasto di switch per espandere la sezione.
Step 2: Imposta lo Style e il Layout
Clicca su Style & Layout per personalizzare il design del tuo form di iscrizione: puoi aggiungere il tuo logo, cambiare colore e font dei testi, decidere il testo del bottone e aggiungere il link a cui il bottone rimanda. Qui puoi anche inserire un messaggio di ringraziamento che appare all'utente a registrazione conclusa.
Step 3: Imposta il Tag di iscrizione
Clicca su Struttura & Dati per impostare il tag di iscrizione. Questo tag viene assegnato automaticamente a tutti i contatti nel momento in cui si iscrivono alla tua newsletter dal form di iscrizione e sarà visibile all'interno della scheda del contatto.
Step 4: Inserisci il link per la privacy policy
Se hai già inserito il link alla privacy policy nella rispettiva sezione del Pannello impostazioni molto probabilmente questo campo è già compilato. Nel caso in cui questo campo sia vuoto inserisci qui il link.
Step 5: Copia il link del modulo di iscrizione
Clicca la voce Link del modulo di iscrizione per copiare il link al tuo form personalizzato.
Status: Attivo, Errore, Inattivo e Disiscritto
All'interno di Artshell, le schede contatti sono strettamente integrate con la funzionalità di invio email dalla sezione Email e Newsletter. Questo legame viene segnalato da un indicatore grafico denominato status del contatto, presente all'interno della scheda del contatto.
Qui di seguito puoi vedere all'interno di un contatto fittizzio dove si trova lo status (in questo caso è Attivo):
Quando inserisci un nuovo indirizzo nella sezione Contatti, il sistema imposta il suo status automaticamente come attivo. Questo perché, inizialmente, il contatto è considerato pronto a ricevere le tue email e newsletter. A seconda del modo in cui un contatto interagisce con le tue comunicazioni il suo status varia.
Perchè questo status è importante?
Quando invii comunicazioni a un ampio numero di contatti (tramite Tutti i contatti, Tag o Liste), lo status dell'email funge da filtro, determinando se il destinatario riceverà o meno le tue comunicazioni.
Lo status di un indirizzo email può essere:
Attivo (active)
Caratterizzato dal simbolo , è lo stato predefinito alla creazione di un nuovo indirizzo email per il contatto. Lo stato attivo indica al sistema di inviare una email o newsletter a quel determinato indirizzo nel caso in cui il contatto sia tra i destinatari di una comunicazione.
Errore (bounced)
Caratterizzato del simbolo , sono quegli indirizzi email definiti “bloccati” per cui l’indirizzo email è sintatticamente corretto ma viene bloccato dal server di posta in ingresso. Se un indirizzo email risulta non valido (bounced), il sistema lo escluderà automaticamente dall'invio della comunicazione.
Gli indirizzi email considerati bounced sono in genere indirizzi che presentano una o più delle seguenti condizioni:
- l'indirizzo non è più attivo (l'account di posta è stato chiuso).
- l'indirizzo ha raggiunto il limite di spazio disponibile nella casella di posta in arrivo.
- l'indirizzo ha un errore che però non è riconducibile a un errore di sintassi.
Inattivo (inactive)
Caratterizzato dal simbolo , si tratta di un indirizzo valido che:
-
E' automaticamente diventato inattivo.
Un indirizzo email diventa inattivo quando non interagisce con le tue comunicazioni: Artshell cambia lo status di un contatto da attivo a inattivo se quest'ultimo non apre 20 email consecutive. Questo può accadere anche se la casella postale dell'utente non viene aperta da molto tempo: Artshell quindi "disattiva" automaticamente il contatto per evitare di inviare email a caselle inutilizzate. -
E' stato reso manualmente inattivo.
Se cliccli il simbolo , puoi farlo diventare una icona con il cerchio vuoto (). Questa azione è utile nel caso in cui uno unico contatto ha associati molti indirizzi email e non vuoi che inviando al contatto una newsletter questo riceva la stessa comunicazione in ogni indirizzo email. Per sapere di più riguardo questa funzionalità leggi l'articolo Newsletter: gestisci al meglio le tue comunicazioni a più contatti.
Per abilitare o disabilitare lo stato inattivo clicca il simbolo così da renderlo un cerchio con il check (, status Attivo). Se un contatto è inattivo, il sistema NON gli invierà newsletter, anche se incluso tra i destinatari di una comunicazione. E' invece possibile inviare email a indirizzi inactive se si sta inviando una email singola (l’indirizzo è l’unico destinatario).
Disiscritto (Unsubscribed)
Caratterizzato dal simbolo , sono gli indirizzi degli utenti che hanno deciso di cancellare la loro sottoscrizione dalla tua mailing list cliccando sul link “unsubscribe”, in calce a tutte le email inviate con Artshell. Un indirizzo email disiscritto NON viene quindi cancellato dal tuo account Artshell ma rimane nel tuo indirizzario con lo status disiscritto. Quando un contatto è unsubscribed non è modificabile e indica al sistema di NON inviare mai newsletter a quel determinato indirizzo email nel caso in cui il contatto fosse tra i destinatari di una comunicazione. E' invece possibile inviare email a indirizzi disiscritti se si sta inviando una email singola (l’indirizzo è l’unico destinatario).
Segui i passaggi elencati qui sotto per invitare un contatto a iscriversi nuovamente per ricevere le tue comunicazioni:
- Seleziona l'icona delle impostazioni in basso a destra.
- Seleziona la voce Form iscrizione newsletter.
- Copia il link presente nel campo Link del modulo di iscrizione e invialo al contatto che desidera iscriversi di nuovo alla tua newsletter.
- Molte giurisdizioni, inclusa l'Unione Europea con il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), richiedono che le comunicazioni di marketing via email forniscano un modo semplice per i destinatari di ritirare il proprio consenso.
- In Italia, il Codice in materia di protezione dei dati personali richiede anch'esso che venga garantita la possibilità di cancellarsi.
- La mancanza di un'opzione di annullamento dell'iscrizione può comportare pesanti sanzioni.
Inoltre:
- Fornire un'opzione di annullamento dell'iscrizione è una buona pratica per costruire e mantenere la fiducia con i tuoi contatti.
- Rendere difficile l'annullamento dell'iscrizione può danneggiare la tua reputazione e portare i destinatari a contrassegnare le tue email come spam.
Se vuoi più informazioni puoi leggere questo articolo di Iubenda.
Come cercare i contatti in base allo status
Grazie al sistema di ricerca della Sezione Contatti è possibile filtrare i contatti per lo stato dei loro indirizzi email utilizzando la sintassi di ricerca: clicca l'icona in alto, scegli l’operatore is: e poi scegli una tra le condizioni active, inactive, bounced o unsubscribe.
Conclusioni
Ora puoi iniziare a costruire la tua mailing list e a inviare newsletter coinvolgenti ai tuoi iscritti. Ricorda che un form ben fatto è il primo passo per una comunicazione efficace. Non dimenticare di controllare regolarmente lo status dei tuoi contatti per assicurarti che le tue email arrivino solo a chi è realmente interessato ai tuoi contenuti. Questo non solo migliora la tua reputazione come mittente, ma ti aiuta anche a rispettare le normative anti-spam. Qui di seguito puoi leggere i nostri suggerimenti su come evitare che le tue comunicazioni vadano in Spam: