Introduzione
In questo articolo vediamo come configurare il tuo account per raccogliere iscrizioni alla newsletter e gestire correttamente le comunicazioni email.
Tra le prime azioni da fare per costruire una solida mailing list e per presentare la tua organizzazione in modo professionale c'è sicuramente la creazione di un form di iscrizione efficace. Artshell ti consente di creare il form di iscrizione direttamente all'interno del software e di collegarlo al tuo sito web (ma anche nella firma della tua email o nel tuo link in bio social) tramite un semplice link, senza dover creare e aggiungere una sezione apposita. Chi si iscriverà alla tua newsletter tramite questo form verrà automaticamente aggiunto anche nella sezione Contatti di Artshell.
Per una gestione efficace delle proprie comunicazioni è inoltre essenziale sapere come i tuoi contatti stanno rispondendo alle tue newsletter e comprendere quindi lo status dei contatti.
Form iscrizione newsletter
Il form di iscrizione alla newsletter può essere configurato in due modi: tramite l'opzione interna di Artshell oppure collegando un modulo presente sul tuo sito web alla sezione Contatti tramite API.
Prima di iniziare a personalizzare il form di iscrizione alla tua newsletter, verifica di:
- Avere verificato l'indirizzo email da cui vuoi inviare le tue newsletter.
- Aver inserito il link alla privacy policy nel campo Privacy & Policy all’interno del pannello Impostazioni ().
- Avere inserito un messaggio disclaimer per l'email del mittente.
Configurare il form interno di Artshell
Step 1: Abilita il form
Accedi al pannello impostazioni cliccando l'icona , e seleziona la voce Form iscrizione newsletter. Attiva l’interruttore per espandere la sezione e iniziare la configurazione.
Step 2: Personalizzare Stile & Layout
Nella sezione Stile & Layout puoi definire l’aspetto grafico del modulo: inserire il logo, modificare colori e font, personalizzare il testo del bottone e impostare l’eventuale link di reindirizzamento. Qui puoi anche scrivere il messaggio di ringraziamento che verrà mostrato all’utente al termine della registrazione.
Step 3: Imposta il Tag di iscrizione
All’interno della sezione Struttura & Dati puoi impostare il tag che verrà assegnato automaticamente ai nuovi iscritti, ad esempio #newsletter_subscription.
Questo tag sarà visibile nella scheda del contatto e ti permetterà di identificare facilmente chi si è iscritto tramite il form.
Step 4: Inserisci il link per la privacy policy
Se hai già inserito il link alla tua privacy policy nel pannello Impostazioni, alla voce Privacy & policy, il campo sarà compilato automaticamente. In caso contrario, dovrai incollarlo manualmente.
Come ottenere il link alla privacy policy:
Per incollare il link alla tua privacy policy puoi caricare il documento all'interno di un Google Drive oppure utilizzare la Medialibrary di Artshell. Se vuoi utilizzare la Medialibrary segui questi step:
- All'interno della sezione Contatti crea una scheda contatto con il nome della tua organizzazione. Ad esempio "Galleria XYZ".
- Apri la tab Dettagli e seleziona File.
- Clicca il per scegliere il documento di privacy e policy che vuoi inserire dentro i File.
- Se il documento non è ancora presente dentro la Medialibrary clicca nuovamente il per importarlo dal tuo computer. Assicurati di nominarlo in modo chiaro, ad esempio "Privacy policy 2025" così da poterlo trovare velocemente in futuro.
- Una volta caricato all'interno della Medialibrary selezionalo e clicca il tasto Aggiungi in alto.
- A questo punto clicca l'icona e seleziona la seconda opzione Copia negli appunti.
- Torna nel pannello Impostazioni alla voce Form iscrizione newsletter e incolla il link nel campo Link alla privacy policy.
Step 5: Utilizzare il link del modulo
Una volta completata la configurazione, puoi copiare il link del modulo dalla voce Link del modulo di iscrizione.
Come e dove utilizzare il link al form di iscrizione:
Questo link può essere inserito nella firma email, nei profili social, trasformato in QR code o integrato nel sito web come pagina dedicata. Se desideri un’integrazione più coerente con la grafica del tuo sito, puoi optare per una soluzione tramite API. Vedi il prossimo paragrafo in questo articolo per saperne di più.
Configurare il form interno di Artshell
Se desideri un modulo di iscrizione alla newsletter perfettamente integrato nel tuo sito web, con una grafica personalizzata e coerente con il tuo brand, puoi optare per un’integrazione tramite API REST, creando un collegamento diretto tra il form del tuo sito e la sezione Contatti di Artshell.
Qui sotto puoi vedere un esempio di integrazione personalizzata, come quella presente sul sito Artshell.
Modalità di collegamento disponibili
A seconda delle competenze tecniche interne e delle tue esigenze, l’integrazione può essere realizzata in due modalità:
- Integrazione autonoma tramite API REST
Puoi affidare lo sviluppo al tuo sviluppatore di fiducia, che potrà collegare il modulo del sito ad Artshell utilizzando le nostre API REST e la documentazione tecnica dedicata. In questo caso, è sufficiente contattare il team Support di Artshell all’indirizzo support@artshell.eu per richiedere la documentazione API relativa al form di iscrizione newsletter.
- Integrazione personalizzata sviluppata da Artshell
Se preferisci delegare lo sviluppo al nostro team, puoi richiedere una quotazione per un’integrazione su misura scrivendo a sales@artshell.eu
Il costo dello sviluppo dipende da diversi fattori, tra cui: la tecnologia su cui è costruito il sito (ad esempio WordPress, Shopify, PHP custom, Next.js, ecc.), il numero e la tipologia di campi da collegare e il numero di moduli presenti nel sito. È importante specificare se i moduli sono identici o differenti tra loro in termini di struttura.
Per permetterci di formulare una stima accurata, ti chiediamo di fornire queste informazioni in fase di richiesta.
Status dei contatti: Attivo, Bounced, Inattivo e Disiscritto
In Artshell, le schede dei contatti sono strettamente integrate con la sezione Email e Newsletter. Ogni contatto ha uno status, indicato da un simbolo grafico, che rappresenta la sua idoneità a ricevere comunicazioni.
Qui sotto trovi un esempio di dove si trova lo status nella scheda di un contatto fittizio (in questo caso è Attivo):
Quando inserisci un nuovo indirizzo nella sezione Contatti, il sistema imposta automaticamente lo status su Attivo, considerandolo pronto a ricevere email e newsletter. Lo status può però variare in base all’interazione del contatto con le comunicazioni.
Perchè lo status è importante?
Quando invii comunicazioni a un ampio numero di contatti (tramite Tutti i contatti, Tag o Liste), lo status dell'email agisce da filtro, determinando chi riceverà effettivamente le email.
Lo status di un indirizzo email può essere:
Attivo (active)
Caratterizzato dal simbolo , è lo stato predefinito alla creazione di un nuovo contatto con un indirizzo email. Il sistema invia email e newsletter agli indirizzi attivi.
Bounced
Caratterizzato dal simbolo , sono quegli indirizzi email definiti “bloccati”, sono formalmente corretti, ma rifiutati dal server del destinatario. Il sistema li esclude automaticamente dai successivi invii.
Gli indirizzi email considerati bounced sono in genere indirizzi che presentano una o più delle seguenti condizioni:
- l'account di posta è stato chiuso: quindi l'indirizzo non è più attivo.
- la casella di posta è piena: l'indirizzo ha raggiunto il limite di spazio disponibile nella casella di posta in arrivo.
- Errori temporanei non legati alla sintassi: la casella di posta del destinatario ha un errore che però non è riconducibile a un errore di sintassi dell'indirizzo email.
Inattivo (inactive)
Caratterizzato dal simbolo , si tratta di un indirizzo valido che non riceve più comunicazioni. Può essere:
-
È automaticamente diventato inattivo.
Un indirizzo email diventa inattivo quando non interagisce con le tue comunicazioni. In particolare, Artshell modifica automaticamente lo status da Attivo a Inattivo se il contatto non apre 20 tue email consecutive. Questo può accadere anche se la casella postale dell'utente non viene aperta da molto tempo: Artshell quindi "disattiva" automaticamente il contatto per evitare di inviare email a caselle inutilizzate. -
È stato reso manualmente inattivo.
Se clicchi il simbolo , puoi farlo diventare una icona con il cerchio vuoto (). Questa azione è utile nel caso in cui un unico contatto ha associati molti indirizzi email e non vuoi che inviando al contatto una newsletter questo riceva la stessa comunicazione in ogni indirizzo email.
Per abilitare o disabilitare lo stato inattivo clicca il simbolo così da renderlo un cerchio con il check (, status Attivo). Se un contatto è inattivo, il sistema NON gli invierà newsletter, anche se incluso tra i destinatari di una comunicazione. È invece possibile inviare email a indirizzi inactive se si sta inviando una email singola (l’indirizzo è l’unico destinatario).
Disiscritto (disiscritto)
Caratterizzato dal simbolo sono gli indirizzi degli utenti che hanno deciso di cancellare la loro sottoscrizione dalla tua mailing list cliccando sul link “unsubscribe”, in calce a tutte le email inviate con Artshell.
Un contatto disiscritto:
- Non viene cancellato dal tuo account Artshell, ma rimane nel tuo indirizzario con lo status disiscritto.
- Può ricevere email singole, se è l’unico destinatario.
Clicca i box per espanderli e vedere le risposte alle domande:
In tal caso, invita il contatto a iscriversi nuovamente alla tua newsletter:
- Seleziona l'icona in basso a destra.
- Seleziona la voce Form iscrizione newsletter.
- Se non lo hai attivato Abilita il modulo per l'iscrizione alla newsletter cliccando l'interruttore .
- Clicca il link presente nel campo Link del modulo di iscrizione per copiarlo e invialo al contatto che desidera iscriversi di nuovo alla tua newsletter.
No, non è possibile, e per ottime ragioni:
- È obbligatorio per legge: molte giurisdizioni, inclusa l'Unione Europea con il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), richiedono che le comunicazioni di marketing via email forniscano un modo semplice per i destinatari di ritirare il proprio consenso. In Italia, il Codice in materia di protezione dei dati personali richiede anch'esso che venga garantita la possibilità di disiscriversi.
- La mancanza di un'opzione di annullamento dell'iscrizione può comportare pesanti sanzioni.
- È una buona pratica: favorisce la fiducia dei tuoi contatti e riduce i contrassegni come spam.
Se vuoi più informazioni puoi leggere questo articolo di Iubenda.
Come cercare i contatti in base allo status
Grazie al sistema di ricerca della Sezione Contatti è possibile filtrare i contatti per lo stato dei loro indirizzi email utilizzando la sintassi di ricerca: clicca l'icona in alto, scegli l’operatore is: e poi scegli una tra le condizioni active, inactive, bounced o unsubscribe.
Conclusioni
Ora puoi iniziare a costruire la tua mailing list e a inviare newsletter coinvolgenti ai tuoi iscritti. Ricorda che un form ben fatto è il primo passo per una comunicazione efficace.
Non dimenticare di controllare regolarmente lo status dei tuoi contatti per assicurarti che le tue email arrivino solo a chi è realmente interessato ai tuoi contenuti. Questo non solo migliora la tua reputazione come mittente, ma ti aiuta anche a rispettare le normative anti-spam. Qui di seguito puoi leggere i nostri suggerimenti su come evitare che le tue comunicazioni vadano in Spam: