La tab Dettagli negli eventi
Introduzione
La tab Dettagli della scheda evento ti permette di raccogliere, organizzare e gestire tutti i contenuti aggiuntivi collegati a un evento.
Da questa sezione puoi associare opere, immagini, video, cartelle, allegati e file, oltre a controllare dove l’evento è stato pubblicato o condiviso online e consultare le eventuali prenotazioni ricevute.
La tab Dettagli è quindi utile per centralizzare i materiali dell’evento e avere una visione più completa di tutti i contenuti collegati alla scheda.
Prerequisiti
Questo articolo approfondisce funzionalità avanzate della sezione Eventi. Prima di procedere, ti consigliamo di consultare anche gli articoli dedicati a:
- La Medialibrary di Artshell
- Introduzione alla sezione Eventi
- Cartelle e Allegati: struttura, utilizzo e gestione
Accedere alla tab Dettagli
Per accedere alla tab Dettagli, seleziona un evento dalla sezione Eventi e clicca Dettagli in alto a sinistra all’interno della scheda.
La tab Dettagli raccoglie diverse sezioni:
Opere
All’interno della sezione Opere puoi associare all’evento una o più opere presenti nel tuo account Artshell.
Per aggiungere opere all’evento:
- Apri la tab Dettagli e seleziona Opere.
- Clicca l’icona e seleziona le opere che vuoi aggiungere. Puoi anche usare la barra di ricerca e gli operatori disponibili, ad esempio tag o artista.
- Clicca la barra verde con il contatore degli elementi selezionati per visualizzare solo le opere scelte ed eventualmente modificarne l’ordine trascinandole.
- Usa l’icona di selezione per selezionare tutte le opere presenti oppure l’icona X per svuotare la selezione.
- Clicca il tasto Aggiungi per confermare.
Una volta aggiunte, le opere possono essere ordinate, selezionate, rimosse dalla scheda evento oppure cercate tramite la barra di ricerca interna.
Se l’evento viene pubblicato online, le opere associate potranno essere mostrate anche nella pagina pubblicata dell’evento, in base alle impostazioni di pubblicazione scelte.
Immagini e Video
Nella sezione Immagini e video trovi tutti i contenuti multimediali associati all’evento.
Puoi utilizzare questa sezione per caricare immagini dell’allestimento, materiali promozionali, locandine, video teaser o altri contenuti visivi legati all’evento.
All’interno della sezione puoi:
- Cercare contenuti tramite la barra di ricerca.
- Aggiungere immagini o video dalla Medialibrary tramite l’icona .
- Selezionare più media tramite l’icona di selezione
- Gestire singoli media o selezioni multiple.
Gestione di un singolo media
Cliccando su un’immagine o un video puoi aprire il contenuto e visualizzarne i dettagli, come il nome del file, il video link (se il media è un video), la descrizione, eventuali note e la lingua impostata al momento del caricamento.
I campi Descrizione e Note presenti in questa sezione sono diversi da quelli della Medialibrary, quindi i contenuti non si sovrascrivono.
La Descrizione inserita qui accompagna l’immagine quando viene condivisa e può essere utilizzata, ad esempio, per indicare courtesy o crediti fotografici. I campi Note e Tipo, invece, restano sempre privati: sono visibili solo all’interno del tuo account e non vengono mai inclusi nelle condivisioni.
Cliccando l’icona in alto a destra del media puoi aprire il menu delle opzioni.
Nella parte superiore della scheda sono inoltre disponibili la funzione lucchetto, l’opzione multilingua e l’icona X per tornare alla visualizzazione completa dei media.
Il menu di gestione è disponibile anche nella vista a griglia, sempre tramite l’icona .
Gestione di una selezione di media
Per gestire più immagini o video contemporaneamente, clicca l’icona di selezione e scegli i media che desideri modificare. Dopo averli selezionati, clicca l’icona per aprire il menu delle opzioni. L’azione scelta verrà applicata a tutti gli elementi selezionati.
Nota: La rimozione di un’immagine o di un video dalla sezione Immagini e video non ne comporta l’eliminazione dalla Medialibrary.
Cartelle
La sezione Cartelle estende le informazioni della scheda evento, permettendoti di caricare e correlare dati aggiuntivi.
Puoi utilizzare le cartelle per raccogliere, ad esempio, presentazioni o materiali ufficiali da condividere con la stampa o partner, descrizioni delle opere, informazioni sulla logistica e trasporti (orari di carico/scarico, riferimenti), ecc.
Qui di seguito puoi vedere un esempio di cartelle all'interno di una scheda evento.
Se è la prima volta che utilizzi le cartelle, ti consigliamo di leggere prima l'articolo dedicato Cartelle e Allegati: struttura, utilizzo e gestione.
Per comodità qui ti presentiamo un riassunto delle funzionalità principali e come creare una cartella e un primo allegato dalla scheda evento.
Per creare una nuova cartella:
- Seleziona la scheda evento.
- Clicca la tab Dettagli e seleziona Cartelle.
- Clicca il ➕ e inserisci un nuovo nome nella barra di ricerca, infine clicca crea. Inserisci il nome della nuova cartella anche nelle altre lingue se prevedi di condividere il contenuto con un pubblico internazionale.
-
Clicca Crea per concludere la creazione della cartella.
Per aggiungere allegati:
- Apri la cartella e clicca il ➕.
- Inserisci un titolo, del testo o degli elementi multimediali (immagini, video o file) o grafici (separatore o slider), la data e traduci i contenuti usando la funzione multilingua se lo ritieni necessario.
- Clicca Salva per aggiornare il contenuto della cartella.
Tornando alla lista delle cartelle, puoi visualizzare alcune informazioni utili:
- Il numero accanto a ogni titolo indica il numero di allegati che la cartella contiene.
- La data a destra indica quando la cartella è stata aggiunta alla scheda.
- L'icona ti permette di spostare gli allegati in un’altra cartella o eliminare la cartella stessa.
Attenzione! non è possibile eliminare una cartella che contiene allegati. Per procedere con l’eliminazione, sposta prima tutti gli allegati in un’altra cartella.
Gestire degli allegati
All'interno delle cartelle gli allegati possono essere: bloccati tramite la funzione lucchetto, spostati in altre cartelle oppure cancellati.
File
Nella sezione File trovi tutti i file associati al tuo evento.
Puoi utilizzare questa sezione per allegare comunicati stampa, contratti con fornitori, artisti o partner, planimetrie dello spazio espositivo o venue, cataloghi e brochure, file Word o Excel. All'interno dei File puoi:
- Cercare un file tramite la barra di ricerca.
- Aggiungere nuovi file con l'icona ➕. Puoi caricare qualsiasi tipo di file (es. .zip, .mp4, .docx, ecc.) senza limiti di formato o dimensione. Puoi anche allegare documenti generati tramite le funzioni di Export di Artshell.
Se il file che desideri non è già presente nella Medialibrary, clicca nuovamente l'icona ➕ per caricarlo direttamente dal tuo computer.
Prima di iniziare il caricamento dei file, il sistema ti presenterà una scheda per ogni file, in cui puoi aggiungere, in tre lingue (Italiano, Inglese e Francese), una descrizione e delle note. Il nome del file, invece, rimane comune nelle tre lingue.
Puoi gestire ulteriormente i tuoi file tramite l'icona , in particolare puoi:
- bloccare un file con l’apposita funzione lucchetto;
- copiarne il link, scaricarlo o rimuoverlo dalla scheda evento.
Se rimuovi un file dalla scheda il file resterà comunque salvato nella Medialibrary. Le stesse azioni possono essere eseguite anche aprendo il file.
Online
La sezione Online raccoglie i link e i canali in cui l’evento è stato pubblicato e/o condiviso.
Da qui puoi controllare dove l’evento è presente online, ad esempio all’interno del Network o nei siti web collegati ad Artshell o nei link di condivisione esportati.
Per approfondire le modalità di pubblicazione degli eventi, consulta l’articolo La funzione Pubblica per gli eventi.
Se invece vuoi sapere come generare un link condivisibile, consulta l’articolo Export e condivisione degli eventi.
Per ogni elemento vengono mostrate alcune informazioni utili per riconoscerlo e verificarne l’ultimo aggiornamento.
Canali
Per i contenuti pubblicati nei Canali, vengono mostrati:
- Immagine - l’immagine associata al canale impostata CHIARIRE DOVE
- Nome del canale - il nome del canale in cui il contenuto è stato pubblicato.
- Data - il giorno, il mese, l’anno e l’orario dell’ultima pubblicazione o dell’ultima sincronizzazione.
Link
Per i contenuti condivisi tramite link esportato, vengono mostrati:
- Immagine - l’immagine impostata nella sezione Metadati durante la configurazione del link.
- Nome del link - il nome inserito nel campo Titolo link, nella sezione Impostazioni generali della configurazione del link.
- Data - Il giorno, il mese, l’anno e l’orario dell’ultima pubblicazione o dell’ultima sincronizzazione.
Tramite l’icona puoi aprire, copiare o cancellare un link. Se hai modificato la scheda evento dopo la pubblicazione o la condivisione, puoi utilizzare il pulsante Sincronizza per aggiornare la versione online.
Sincronizzare un evento già pubblicato o condiviso
Può accadere che, dopo aver generato un link, tu debba correggere un refuso o aggiornare un’informazione già presente nella versione condivisa dell’evento.
In questi casi puoi utilizzare la funzione Sincronizza, che ti consente di aggiornare il link esistente senza crearne uno nuovo.
La sincronizzazione funziona solo per i contenuti che erano già stati inclusi nella configurazione iniziale del link. Ad esempio, se nel link avevi incluso il titolo, la descrizione, gli orari o alcune immagini, potrai correggere o aggiornare queste informazioni nella scheda evento e poi sincronizzare il link.
Per farlo:
- Apri la scheda evento in modalità modifica;
- Aggiorna le informazioni necessarie e clicca Salva;
- Entra poi nella sezione Online della tab Dettagli;
- Clicca Sincronizza per aggiornare la versione online.
Modificare la configurazione di un evento condiviso
Se vuoi aggiungere contenuti che non erano stati inclusi nella configurazione iniziale, la sola sincronizzazione dalla scheda evento non è sufficiente.
Ad esempio, se al momento della creazione del link non avevi selezionato immagini, video, cartelle, file o altre sezioni della tab Dettagli, questi contenuti non verranno aggiunti al link tramite semplice sincronizzazione.
In questo caso, devi procedere dalla sezione Export e modificare la configurazione del link.
Per farlo:
- Apri la sezione Export;
- Cerca il link tramite la barra di ricerca o utilizza i filtri disponibili;
- Clicca l’icona ;
- Seleziona Modifica configurazione;
- Includi i contenuti mancanti selezionandoli manualmente o usando gli interruttori;
- Clicca Sincronizza per aggiornare il link con la nuova configurazione.
Quando creare un nuovo link
Se vuoi generare una versione diversa dello stesso evento, ad esempio con una selezione di contenuti diversa o pensata per un altro destinatario, ti consigliamo di creare un nuovo link.
In questo modo potrai mantenere attivo il link già condiviso e creare una nuova versione con una configurazione diversa, senza modificare quella precedente.
Prenotazioni
Nella sezione Prenotazioni puoi tenere traccia delle registrazioni ricevute per l’evento.
Questa sezione ti permette di consultare le informazioni relative agli utenti registrati e monitorare la partecipazione all’evento, se la gestione delle prenotazioni è attiva.
Conclusioni
La tab Dettagli della scheda evento ti permette di gestire in un unico punto tutti i contenuti collegati all’evento: opere, media, cartelle, allegati, file, pubblicazioni online e prenotazioni.
Utilizzarla correttamente ti aiuta a mantenere la scheda evento completa, ordinata e pronta per la condivisione o la pubblicazione nei canali collegati ad Artshell.